Genom att upptäcka, utvärdera och analysera alla samarbetsverktyg som används i din organisation kan processen att förändra din kommunikationslösning till det bättre bli lite rörig.
På Lifesize förstår vi hur komplicerad din tekniska stack kan bli, särskilt när du har lagt ut lösningar på entreprenad och ad hoc-lösningar. I en nyligen genomförd undersökning som vi genomförde med Spiceworks fann vi att Den genomsnittliga IT-beslutsfattaren hanterar cirka 4.4 lösningar hos tre olika leverantörer. Alla dessa lösningar gör det inte bara lätt att tappa koll på alla olika verktyg, applikationer och system som varje avdelning använder i hela organisationen, det kan också bli ganska tufft på företagets plånbok.
Så vi slog oss ihop med ett par IT-experter för att sammanställa några steg som du kan ta för att komma igång med att omvandla din nuvarande kommunikationsstack till ett välorganiserat, välfungerande och IT-drivet samarbetsekosystem:
1. Inventera dina nuvarande samarbetstekniker och hur ofta de används
Även om det kan ta lite tid och ansträngning, är identifiering och inventering av alla olika verktyg som används i hela din organisation ett avgörande steg i ditt sökande efter en bättre kommunikations- och samarbetslösning. Att skapa en öppen dialog med olika avdelningar kan definitivt hjälpa till att få igång det tekniska samtalet och i slutändan göra det lättare för dig att identifiera vilka verktyg som används.
2. Identifiera de verktyg du helt enkelt inte behöver
Medan du spårar alla olika verktyg som används runt kontoret, ta reda på vad som faktiskt används och vad som samlar damm i hörnen på kontoret. Bara genom att ta dig tid att utvärdera de nuvarande verktygen kan du minska kostnaderna och börja förenkla din samarbetsstack.
3. Konsolidera där det är möjligt
Vid det här laget kommer du förmodligen att börja hitta en viss överlappning av funktioner som används i hela din organisation. Och det är här du kan börja konsolidera lösningar för att minska antalet kontrakt, leverantörer och tjänster som du är registrerad för. Detta minskar inte bara kostnaderna, det gör det också lättare att kontrollera, hantera och distribuera över alla avdelningar.
4. Samla nyckelintressenter i varje avdelning för att driva införandet av nya verktyg
Nästa sak att göra är att få alla i din organisation på samma sida. Genom att hitta en representant på varje avdelning som kan ta hand om adoptionen inom sina områden kan du smidigt omvandla hela ditt företag till att använda en bättre lösning samtidigt som du undviker stora motgångar som skulle avvisa slutanvändare.
