우리 모두가 새로운 삶의 방식에 적응하면서 영상을 통한 소통과 협업이 폭발적으로 증가했습니다. Covid-19 재택근무와 사회적 거리두기가 일상이 된 팬데믹.
그러나 코로나 바이러스가 발생하면서 가능한 한 빨리 플랫폼을 구축하려는 회사와 조직이 극적으로 증가했습니다. 사람들이 스마트 장치와 노트북에서 연결 상태를 유지하기 위해 소프트웨어와 앱을 다운로드하기 위해 경쟁하면서 정상적인 소프트웨어 심사 프로세스를 서두르는 결과가 빠르게 명백해졌습니다.
뉴스 보도, 전문 네트워크 또는 소셜 미디어 탐색을 통해 지금쯤이면 최근의 보안 조사 결과와 화상 회의 남용 및 개인 정보 유출에 대한 보고를 알고 계실 것입니다.
- 웨비나 주최 참가자가 모든 사람이 볼 수 있도록 음란물을 제시하도록만 하시겠습니까? 체크.
- 초대받지 않은 손님이 의도적으로 화상 회의를 방해하고 학급, 회중 또는 유권자와 나쁜 의도를 공유하도록 합니까? 체크 과 검사.
- 사용자 모르게 또는 동의 없이 대규모 소셜 미디어 회사와 우연히 데이터를 공유했습니까? 체크.
화상 회의 서비스에 가입하고 화상을 통해 개인 연락처 및 전문 동료와 연결하는 것은 비교적 빠르고 쉽습니다. 그러나 특히 개인 정보나 민감한 정보를 보호하는 것과 관련하여 이러한 형태의 커뮤니케이션에 익숙하지 않은 새내기 수백만 명의 사람들이 탐색해야 할 학습 곡선이 여전히 있습니다. 비슷한 상황을 피하는 데 도움이 되도록 사용하는 동안 개인 정보 및 보안을 유지하기 위한 XNUMX가지 모범 사례가 있습니다. 화상 회의.
개인 정보 보호 및 보안을 위한 10가지 화상 회의 모범 사례
사용자
1. 회의 설정 구성 및 확인
화상 통화에 빠르게 참여할 때 기본 설정을 유지하는 것이 쉽습니다. 회의에 참석할 때 예상치 못한 놀라움이 발생하지 않도록 잠시 시간을 내어 각 옵션이 회의에 맞게 구성되었는지 확인하세요. 여기에는 통화 전에 오디오와 비디오를 테스트하여 둘 다 제대로 작동하는지 확인하는 것이 포함됩니다. 기억하세요. 회의 참가자는 여러분 뒤에 있는 모든 것을 볼 수 있으므로 통화 전에 비디오를 테스트하면 배경을 확인하고 회의에 적합한지 확인할 수 있습니다.
2. 시간을 들여 사용 중인 도구를 익히십시오.
하루아침에 고급 사용자가 될 필요는 없지만 최소한 마이크를 음소거하고 카메라를 끄고 회의에서 나가는 버튼에 익숙해지십시오. 당신이 원할 때만 보이고 들리도록 하는 가장 쉬운 방법입니다. 하룻밤 사이에 파워 유저가 될 필요는 없지만 최소한 마이크를 음소거하는 버튼에 익숙해지고 카메라를 끄십시오. 그리고 회의에서 나갑니다. 원할 때만 보고 들을 수 있도록 하는 가장 쉬운 방법입니다. 일부 화상 회의 도구는 회의 전에 소프트웨어를 다운로드해야 합니다. 이 작업을 미리 수행하여 마지막 순간에 설정을 더듬지 않도록 하십시오3.
3. 스크린샷을 조심하세요
귀하와 다른 회의 참석자를 화면에 보여주는 스냅샷 또는 비디오 클립을 공유하고 싶습니까? 프로필에 업로드하기 전에 중요한 회의 세부 정보나 개인 연락처 정보가 프레임에 표시되지 않는지 다시 한 번 확인하세요. 심각한 영향을 미칠 수 있는 무고한 실수가 될 수 있는 개인 정보 문제나 사용자 데이터 노출을 피하는 것이 중요합니다.
4. 회의 소유자에게 회의 초대 남기기
회의 초대에서 누락된 사람이 있습니까? 다른 사람이 가입하면 혜택을 받을 수 있습니까? 회의 세부 정보를 직접 전달하는 대신 회의 소유자에게 알리고 처리하도록 합니다. 다른 사람이 예고 없이 나타날 때 잘못된 연락처로 전달하거나 회의 주최자에게 어색한 상황을 만들어 그들의 감독을 쉽게 무시할 수 있습니다.
회의 소유자 및 진행자용
5. 화상 회의 링크를 공개적으로 공유하지 마세요.
회의 링크를 사무실이나 집의 열쇠처럼 취급하십시오. 누구와도 공유하지 않을 것입니다. 다른 사람의 손에 넘어가지 않도록 보안 이메일이나 다이렉트 메시지와 같은 비공개 수단을 통해서만 링크를 알 필요가 있는 사람에게만 링크를 배포하십시오. 회의 ID는 항상 주의해서 다루어야 합니다.
수백 또는 수천 명의 참가자가 있는 공개 회의를 주최해야 합니까? Lifesize와 같은 대부분의 엔터프라이즈급 화상 회의 플랫폼에는 콘텐츠 공유, 비디오 공유 및 채팅에 대한 액세스를 초대된 발표자에게만 제한하여 남용을 방지하는 제어 기능이 내장되어 있습니다.
6. 회의 입장을 위한 비밀번호 요구
가능한 경우 개인 정보 보호 문제에 대해 암호를 설정하여 회의에 대한 추가 안전 장치를 고려하십시오. 회의 링크와 암호를 공유할 수 있지만 구두로 공유하거나 보안 강화를 위해 별도의 이메일 또는 메시지로 공유하는 것도 고려할 수 있습니다.
7. 참석만 하지 말고 조정하라
회의를 소유하고 있지만 중재할 수 없는 경우 참여할 중재자를 지정하십시오. 중재를 위해 회의에 참석하는 경우 멀티태스킹을 하고 싶은 유혹을 느낄 수 있습니다. 하지 않다. 참가자의 프레젠테이션을 중지하거나 회의에서 사람을 제거하거나 회의를 잠그라는 요청을 받은 경우 조치를 취할 준비가 되어 있어야 합니다.
Zoom 및 기타 비디오 서비스의 대안을 모색하는 사람들을 위해
8. 필요에 맞는 서비스 선택
믿거 나 말거나 온라인 검색에 나타나는 첫 번째 화상 회의 앱을 선택할 필요가 없습니다. Zoom, Skype 및 Google Hangouts와 같은 일반적인 무료 서비스는 쉽게 액세스할 수 있지만 일반적으로 화면 공유와 같은 기본 기능을 제공하지만 항상 필요한 기능을 제공하지는 않습니다. 더 큰 화상 회의. 현재 상황을 감안할 때 여러 회사에서 화상 회의 서비스 및 도구에 대한 무료 액세스를 제공하고 있으므로 실제로 모든 것을 시도하고 계획에 얽매이지 않고 자신에게 가장 적합한 것을 확인할 수 있습니다. 전문가 팁 - 개인 정보 보호 및 보안이 특히 우려되는 경우 고객의 개인 데이터 및 개인 정보 보호에 대한 역사와 명성을 가진 제공업체를 찾으십시오. 당신은 장기적으로
9. 라이브 스트리밍 고려
화상 회의는 주최자와 참가자 간의 실시간 양방향 통신 및 정보 교환이라는 특정한 목적을 수행합니다. 주로 청중과의 아웃바운드 커뮤니케이션이 필요한 경우 라이브 스트리밍을 기본 채널로 고려할 수 있습니다. 이렇게 하면 특히 대규모 통화 상황에서 외부인이 귀하의 메시지와 프레젠테이션을 방해할 기회가 제한됩니다. 다행스럽게도 일부 화상 회의 제공업체의 경우 라이브 스트리밍을 옵션으로 사용할 수 있으므로 보다 개인적인 수준에서 개인 및 소규모 그룹을 만나고 상호 작용할 수 있는 능력을 유지하면서 더 많은 청중에게 방송할 수 있습니다.
10. 암호화 및 기업 개인 정보 보호 정책의 우선 순위 지정
화상 회의를 가로채는 나쁜 행위자의 발생 증가와 같은 사이버 범죄 및 사이버 공격의 만연을 감안할 때 솔루션을 찾을 때 데이터 개인 정보 보호 및 사이버 보안을 강조하는 것이 좋습니다. 다행스럽게도 대부분의 공급자의 보안 및 개인 정보 보호 정책 문서는 해당 웹 사이트에서 공개적으로 사용할 수 있습니다(액세스할 수 있음). Lifesize의 개인 정보 보호 정책은 여기). 제공자의 정책에 대해 생각할 때 다음을 고려하십시오.
- 공급자가 수집하는 데이터와 보안 방법을 명시적으로 명시합니까?
- 공급자가 데이터 보존 기간과 목적을 지정합니까?
제품이 개인 정보 보호 및 보안 조사를 준수하는지 여부와 주의 사항 및 수반되는 위험을 수용할 의향이 있는지 결정하기 위해 더 깊이 파고드는 것은 궁극적으로 고객 또는 IT 관리자의 책임입니다.
결론
화상 회의의 함정 중 일부는 단순히 사용자 오류로 인한 것일 수 있지만 나머지는 사용 중인 서비스의 결함과 공급자 자체의 타협으로 인한 결과입니다. 기술이 코딩, 패키징 및 배포되는 방식이 데이터 보안 및 회의 참석자와의 대화 개인 정보 보호에 중대한 영향을 미친다는 것은 비밀이 아닙니다. 그러나 귀하는 제공업체가 자신의 제안과 관련하여 유지하는 투명성 수준과 귀하의 통신 및 지적 재산이 처리되는 방식 측면에서 그들이 얼마나 다가올 것인지에 대해서도 안심해야 합니다.
우리는 모두 자신과 가족, 친구를 지키기 위한 조치를 취하고 있습니다. 안전하고 안전한 코로나바이러스 봉쇄 기간 동안. 또한 커뮤니케이션 도구를 사용하여 동일한 작업을 수행하고 있는지 확인합시다.
현재 안전한 엔터프라이즈급 화상 회의 플랫폼이 필요한 경우 Lifesize는 XNUMX개월 동안 모든 기업에 무료 무제한 화상 회의 서비스를 제공하고 있습니다. 자세한 내용을 보려면 다음을 방문하십시오. www.lifesize.com/remote-work.
