Kommunikasjon og samarbeid gjennom video har eksplodert mens vi alle tilpasser oss en ny livsstil i lys av Covid-19 pandemi, der arbeid hjemmefra og sosial distansering har blitt normen.
Men med koronavirusutbruddet har det vært en dramatisk økning av selskaper og organisasjoner som prøver å få på plass plattformer så raskt som mulig. Med folk som raser for å laste ned programvare og apper for å holde kontakten på smartenhetene og bærbare datamaskinene sine, har konsekvensene av forhastede normale programvarekontrollprosesser blitt raskt synlige.
Enten gjennom nyhetsdekning, profesjonelle nettverk eller surfing på sosiale medier, er du sannsynligvis klar over nylige sikkerhetsfunn og rapporter om misbruk av videokonferanser og lekket personlig informasjon der upretensiøse mennesker dessverre har befunnet seg:
- Arrangere et webinar bare for å la en deltaker presentere uanstendig materiale for alle å se? Trykk her.
- Å ha ubudne gjester bevisst krasj videomøter og dele sine dårlige intensjoner med klasser, menigheter eller velgere? Trykk her og sjekk.
- Å ha data på en sereniøs måte delt med et stort sosialt medieselskap uten brukerkunnskap eller samtykke? Trykk her.
Å registrere seg for en videokonferansetjeneste og få kontakt med personlige kontakter og profesjonelle kolleger over video er relativt raskt og enkelt. Imidlertid er det fortsatt en læringskurve å navigere for de millioner av mennesker som er nye og uvante med denne formen for kommunikasjon, spesielt når det gjelder sikring av personlig eller sensitiv informasjon. For å hjelpe deg med å unngå lignende situasjoner, her er ti beste fremgangsmåter for å opprettholde personvernet og sikkerheten mens du bruker videokonferanse.
10 beste fremgangsmåter for videokonferanser for personvern og sikkerhet
For brukere
1. Konfigurer og bekreft møteinnstillinger
Når du raskt blir med i en videosamtale, er det enkelt å holde seg til standardinnstillingene. Bruk et ekstra øyeblikk på å bekrefte at hvert alternativ er riktig konfigurert for møtet ditt, slik at du ikke møter uventede overraskelser når du blir med. Dette inkluderer å teste lyd og video før samtalen for å sikre at begge fungerer som de skal. Husk at møtedeltakere vil bli behandlet med visningen av det som er bak deg, så å teste videoen din før samtalen gir deg muligheten til å sjekke bakgrunnen din og sørge for at den passer for møtet.
2. Ta deg tid til å lære deg verktøyet du bruker
Du trenger ikke å bli superbruker over natten, men som et minimum, bli kjent med knappene for å dempe mikrofonen, slå av kameraet og forlate møtet. Det er den enkleste måten å sørge for at du bare blir sett og hørt når du ønsker det. Du trenger ikke å bli superbruker over natten, men som et minimum, bli kjent med knappene for å dempe mikrofonen, slå av kameraet og forlate møtet. Det er den enkleste måten å sørge for at du bare blir sett og hørt når du ønsker det. Noen videokonferanseverktøy krever også at du laster ned programvaren før møtet. Sørg for at du gjør dette på forhånd, slik at du ikke fumler i siste liten for å komme i gang3.
3. Pass på skjermbildene dine
Vil du dele et øyeblikksbilde eller videoklipp som viser deg og andre møtedeltakere på skjermen? Dobbeltsjekk at ingen sensitive møtedetaljer eller personlig kontaktinformasjon er synlig i rammen før du laster den opp til profilen din. Det er viktig å unngå personvernproblemer eller å avsløre brukerdata som kan være en uskyldig feil med alvorlige konsekvenser.
4. Overlat møteinvitasjoner til møteeieren
Er det en person som mangler i møteinvitasjonen? Vil noen andre ha nytte av å bli med? I stedet for å gi møtedetaljene selv, varsle møteeieren og la dem håndtere det. Du kan enkelt overtrumfe deres tilsyn ved å videresende til feil kontakt eller skape en vanskelig situasjon for møteverten når en annen part dukker opp uanmeldt.
For møteeiere og moderatorer
5. Ikke del videomøtelinken offentlig
Behandle møtelenken din som nøkkelen til kontoret eller, enda bedre, hjemmet ditt. Du vil ikke dele det med hvem som helst. For å sikre at den ikke faller i gale hender, distribuer lenken kun til folk som trenger å vite den – og kun på private måter, som sikker e-post eller direktemelding. Husk å alltid behandle møte-ID-ene dine med forsiktighet.
Trenger du å være vertskap for et offentlig møte med hundrevis eller tusenvis av deltakere? De fleste videokonferanseplattformer i bedriftsklasse som Lifesize har innebygde kontroller for å hjelpe deg med å unngå misbruk ved å begrense tilgangen for innholdsdeling, videodeling og chat kun til inviterte foredragsholdere.
6. Krev et passord for møteinnreise
Vurder en ekstra beskyttelse for møtet ditt ved å angi et passord, hvis mulig for eventuelle personvernproblemer du måtte ha. Mens du kan dele passordet med møtelenken din, kan du også vurdere å dele det muntlig eller i en separat e-post eller melding for økt sikkerhet.
7. Ikke bare delta, moderer
Hvis du eier møtet, men ikke kan moderere, utpek en moderator som skal delta. Hvis du kun er i et møte for å moderere, kan det være fristende å multitaske. Ikke gjør det. Hvis du blir bedt om å stoppe en deltakers presentasjon, fjerne en person fra møtet eller låse møtet, må du være klar til å handle.
For folk som utforsker alternativer til Zoom og andre videotjenester
8. Velg en tjeneste som dekker dine behov
Tro det eller ei, du trenger ikke å velge den første videokonferanseappen som dukker opp i søket ditt på nettet. Vanlige gratistjenester som Zoom, Skype og Google Hangouts kan være lett tilgjengelige, men selv om de vanligvis tilbyr grunnleggende funksjoner som skjermdeling, gir de ikke alltid funksjonaliteten som trengs for større videokonferanser. Gitt de nåværende omstendighetene gir flere selskaper gratis tilgang til videokonferansetjenestene og -verktøyene deres, så du kan faktisk prøve dem alle og se hva som fungerer best for deg uten å være låst fast i en plan. Profesjonelt tips – hvis personvern og sikkerhet er spesielt viktig, se etter en leverandør som har en historie og et rykte for å sikre kundenes personopplysninger og personvern. Å ta deg tid til å forstå tjenesteleverandører og sikkerhetstiltakene de har på plass, vil bare være til nytte deg i det lange løp
9. Vurder live streaming
Videokonferanser tjener et spesifikt formål – sanntid, toveiskommunikasjon og utveksling av informasjon mellom verter og deltakere. Hvis behovet ditt hovedsakelig er utgående kommunikasjon til et publikum, kan du alternativt vurdere livestreaming som din primære kanal. Dette vil begrense muligheten for eksterne parter til å forstyrre meldingen og presentasjonen din, spesielt i store samtalesituasjoner. Heldigvis er livestreaming tilgjengelig som et alternativ for utvalgte videokonferanseleverandører, slik at du kan kringkaste til større publikum samtidig som du bevarer muligheten til å møte og samhandle med enkeltpersoner og mindre grupper på et mer personlig nivå.
10. Prioriter kryptering og retningslinjer for bedriftens personvern
Gitt utbredelsen av nettkriminalitet og nettangrep, for eksempel den økende forekomsten av dårlige skuespillere som kaprer videomøter, anbefales det sterkt at du legger vekt på datavern og nettsikkerhet i søket etter en løsning. Heldigvis er de fleste leverandørers sikkerhets- og personverndokumentasjon offentlig tilgjengelig på deres nettsteder (du kan få tilgang til Lifesizes personvernerklæring her). Når du tenker på leverandørens retningslinjer, bør du vurdere følgende:
- Oppgir leverandøren eksplisitt hvilke data den samler inn og hvordan de er sikret?
- Spesifiserer leverandøren hvor lenge data oppbevares, og til hvilket formål?
Husk at det til syvende og sist er ditt ansvar, som kunde eller IT-administrator, å grave dypere for å finne ut om et tilbud tåler personvern- og sikkerhetskontroll og om du er villig til å akseptere forbeholdene og de medfølgende risikoene.
konklusjonen
Der noen fallgruver ved videokonferanser ganske enkelt kan tilskrives brukerfeil, er resten et produkt av feil i tjenesten som brukes og kompromissene som er gjort av leverandøren selv. Det er ingen hemmelighet at måten teknologien er kodet, pakket og distribuert på har en betydelig innvirkning på sikkerheten til dataene dine og personvernet til samtalene dine med møtedeltakere. Men du bør også være komfortabel med nivået av åpenhet en leverandør opprettholder angående tilbudet deres og hvor kommende de er når det gjelder hvordan kommunikasjon og intellektuell eiendom håndteres.
Vi tar alle tiltak for å beholde oss selv, familie og venner trygt og sikkert under koronaviruset. La oss også sørge for at vi gjør det samme med våre kommunikasjonsverktøy.
Hvis du for øyeblikket har behov for en sikker videokonferanseplattform i bedriftskvalitet, tilbyr Lifesize gratis, ubegrenset videokonferansetjeneste til alle bedrifter i seks måneder. For å lære mer, besøk www.lifesize.com/remote-work.
