Når du oppdager, evaluerer og analyserer alle samarbeidsverktøyene som brukes i organisasjonen din, kan prosessen med å endre kommunikasjonsløsningen til det bedre bli litt rotete.
Hos Lifesize forstår vi hvor komplisert teknologistabelen din kan bli, spesielt når du har outsourcet og ad hoc-løsninger. I en fersk undersøkelse vi gjennomførte med Spiceworks fant vi at Gjennomsnittlig IT-beslutningstaker administrerer rundt 4.4 løsninger på tvers av tre forskjellige leverandører. Ikke bare gjør alle disse løsningene det enkelt å miste oversikten over alle de forskjellige verktøyene, applikasjonene og systemene hver avdeling bruker på tvers av organisasjonen, det kan også bli ganske tøft på bedriftens lommebok.
Så vi slo oss sammen med et par IT-eksperter for å sette sammen noen trinn du kan ta for å komme i gang med å transformere din nåværende kommunikasjonsstabel til et velorganisert, velfungerende og IT-drevet samarbeidsøkosystem:
1. Ta en oversikt over dine nåværende samarbeidsteknologier og hvor ofte de brukes
Selv om det kan ta litt tid og krefter, er identifisering og oversikt over alle de forskjellige verktøyene som brukes på tvers av hele organisasjonen et avgjørende skritt i søket etter en bedre kommunikasjons- og samarbeidsløsning. Å skape en åpen dialog med ulike avdelinger kan definitivt bidra til å få den tekniske samtalen i gang og til slutt gjøre det lettere for deg å identifisere hvilke verktøy som brukes.
2. Identifiser verktøyene du rett og slett ikke trenger
Mens du sporer opp alle de forskjellige verktøyene som brukes rundt på kontoret, finn ut hva som faktisk brukes og hva som samler støv i hjørnene på kontoret. Bare ved å ta deg tid til å vurdere de nåværende verktøyene, kan du kutte kostnader og begynne å forenkle samarbeidsstabelen.
3. Konsolider der det er mulig
På dette tidspunktet vil du sannsynligvis begynne å finne en viss overlapping i funksjoner som brukes på tvers av organisasjonen. Og det er her du kan begynne å konsolidere løsninger for å redusere antall kontrakter, leverandører og tjenester du er registrert for. Ikke bare reduserer dette kostnadene, det gjør det også enklere å kontrollere, administrere og distribuere på tvers av alle avdelinger.
4. Samle nøkkelinteressenter i hver avdeling for å få i bruk nye verktøy
Den neste tingen å gjøre er å få alle i organisasjonen på samme side. Ved å finne en representant i hver avdeling som kan ta ansvar for adopsjon innen deres felt, kan du enkelt omstille hele bedriften til å bruke en bedre løsning samtidig som du unngår store tilbakeslag som vil avvise sluttbrukere.
