Setkání jsou v těchto dnech dost špatný rap a máme pocit, že jsme možná zapomněli, proč se schůzky staly na prvním místě. Jsou ideálně vytvořeny tak, aby blokovaly čas na spolupráci a brainstorming, ale až příliš často se proměňují v děsivé časové zámky se stejnými lidmi, kteří mluví o stejných tématech znovu a znovu, narušují pracovní postupy a snižují úroveň produktivity.
Jen pro americké podniky průměr $ 37 miliardy je vynaloženo na účast na schůzkách a jejich zprostředkování. S průměrem 31 hodin práce za měsíc strávené v zasedací místnosti (z toho polovina účastníků se hlásí jako a ztráta času), co můžeme udělat, abychom ten čas využili moudřeji a produktivněji?
Tipy a triky pro produktivní setkání
Zjistěte, zda je schůzka skutečně tím nejlepším způsobem, jak předat informace, které potřebujete sdílet
Zablokovat si hodinu s celým týmem pokaždé, když potřebujete odpovědět na otázku, nemusí být nejchytřejší a nejúčinnější způsob, jak věci na pracovišti udělat. Než budete pokračovat a pošlete pozvánku, zeptejte se sami sebe: „Lze na to odpovědět v chatu, e-mailu nebo rychlém videohovoru?“
Nastavte kratší dobu schůzek
To povzbudí členy vaší schůzky, aby vynechali malou řeč a přešli přímo k věci. Třicetiminutové schůzky se také zdají být méně intenzivní a zastrašující než celé hodinové schůzky a dávají vám čas posílat následné e-maily a připravit se na další hovor. Pokud jste uživatelem Lifesize, můžete se o vaší společnosti hodně dozvědět průměrná doba setkání v Administrátorská konzole.
Předem zašlete program jednání
Program udržuje lidi zaměřené na to, o čem se diskutuje, a dává účastníkům čas připravit si příspěvky na schůzku předem, místo aby ztráceli drahocenný čas sledováním dat na místě.
Použijte pravidlo 2/3
Když to uděláš program schůze a začněte shromažďovat účastníky, ujistěte se, že každý účastník schůzky je zapojen alespoň do dvou ze tří věcí, o kterých se diskutuje. Lidé tak nemají pocit, že sedí na schůzce, kde nejsou potřeba.
Používejte technologii zasedacích místností
Nedělejte si starosti, když přijdou schůzky lékaře na pohotovosti nebo se časy schůzek překrývají. Virtuální zasedací místnosti vám umožňují zvát na schůzky ty správné lidi bez ohledu na to, kde se nacházejí. A s řešením pro videokonference, jako je Lifesize, můžete nahrávat svá videokonference a sdílet rekapitulaci, takže nikdo nemusí přijít o probíraný obsah.
Setkání nemusí být na hovno. Vyzkoušejte tyto osvědčené postupy pro zasedací místnosti a ukažte svým týmům, jak může vypadat produktivní schůzka se správnými nástroji a nastavením mysli pro spolupráci.
