Přiznejme si to – všichni jsme jednou nebo dvakrát v životě zažili hrozné setkání. Ve skutečnosti jsou mnohem běžnější, než si myslíte. Podle Zpráva o stavu schůzek Doodle za rok 2019, náklady na špatně organizovaná setkání v roce 2019 dosáhnou jen ve Spojených státech ohromných 399 miliard dolarů, což je ohromná brzda efektivity podniků. Jedním snadným krokem ke zvýšení efektivity vaší schůzky je vždy zahrnout agendu schůzky. Zde je náš průvodce pro návrh skvělého programu schůzek, který můžete použít příště naplánovat konferenční místnost nebo uspořádejte virtuální týmovou schůzku.
Co je to virtuální schůzka?
Program schůzky je chronologický seznam témat, úkolů a činností, které je třeba během schůzky řešit nebo řešit. Virtuální program schůzky umožňuje účastníkům mít přehled o tom, co se bude na schůzce projednávat, aby se mohli předem připravit a zajistit co nejproduktivnější a efektivní setkání je to možné.
Proč jsou důležité programy jednání?
Nikdo nechce být ve špatně naplánovaném setkání týmu. Čas je klíčový pro všechny v místnosti – i mimo místnost –, takže když musíte sedět v konferenční místnosti nebo při videohovoru se skupinou lidí, kteří vůbec nevědí, proč tam jsou, může vám to trochu pomoci. frustrující.
Pouhým vytvořením jednoduchého nástinu toho, jak chcete na této schůzce trávit svůj čas a sdílením se svými kolegy, nejenže odstraníte zmatek, ale také udáte tón schůzce, definujete témata, která je třeba řešit, a zvýšíte počet účastníků. zapojení, protože každý má čas připravit si informace nebo témata výzkumu předem.
5 důvodů, proč používat agendu během virtuálních schůzek
Efektivní a dobře promyšlený program jednání dokáže s vámi i vašimi kolegy zázraky. Zde je pět důvodů, proč používat program schůze:
1. Zaměřte se na všechny klíčové body rozhovoru
Není nic horšího, než když jdete na schůzku a nemáte tušení, proč se to vůbec jmenovalo. Na agendě schůzek je skvělé, že přehledně vypisují probíraná témata v danou dobu schůzky, takže nikdo nepřijde do místnosti zcela bezradný.
2. Odešlete pozvánky na schůzku správným lidem
Účastníci schůzky jsou vybíráni ručně a jsou vybráni tak, aby měli místo v místnosti z nějakého důvodu. Ať už jste byli vybráni, abyste hovořili o určitém tématu na programu jednání, nebo se vás rozhodnutí učiněná na této schůzce přímo dotýkají, možnost podívat se na agendu předem potvrzuje vaše místo u stolu.
3. Definujte výsledky
Každé setkání má důvod se scházet. Pokud znáte cíl schůzky – a jaký může být výsledek –, je méně příležitostí odchýlit se od tématu diskuse, čímž se eliminuje riziko špatné schůzky.
4. Udržujte pozornost účastníků
Programy dávají účastníkům osnovu, kterou se mají na schůzce řídit. Konverzace budou méně zabloudit do prázdna a budou méně pronikat do jiných témat, která nejsou na seznamu diskusních témat, což udrží schůzku na správné cestě.
5. Odstraňte výmluvy
S agendou rozesílanou s předstihem odpadá jakákoliv výmluva, kterou by účastník mohl mít za to, že není připraven diskutovat o nějakém tématu. Agenda vede kolegy k odpovědnosti za přípravu a prezentaci svého nejlepšího já v zasedací místnosti.
9 tipů pro vytvoření agendy virtuálních schůzek
Vytvoření agendy schůzky nemusí být obtížné. Zde je několik tipů, jak vytvořit důkladnou agendu, abyste ze schůzky vytěžili maximum. Tyto tipy můžete použít bez ohledu na to, zda vaše schůzka trvá 30 minut nebo třídenní a zda se scházíte se skupinou čtyř nebo 100.
1. Vytvořte program schůzky včas
Nikdo nepotřebuje stres spojený se skládáním agendy pár minut před hovorem – čím později agendu odešlete, tím méně času mají lidé na to, aby se na ni podívali. Čím dříve začnete s návrhem programu schůzky, tím více času budete mít na úpravy a zpřístupnění pro vaše kolegy.
2. Vyhledejte informace od členů týmu
Chcete-li zaručit zapojení do schůzky během videohovoru, ujistěte se, že program zahrnuje témata, o kterých chtějí mluvit. Požádejte účastníky schůzky, aby navrhli, co chtějí přidat, aby se všichni mohli zapojit od začátku do konce a všichni se na schůzce mohli vystřídat.
3. Upřednostněte akční body, které je třeba řešit
Jakmile budete mít všechna svá témata na papíře, seřaďte je podle důležitosti, abyste na začátku schůzky mluvili o nejmasovějším materiálu. Schůzky často probíhají přesčas, takže se nechcete dostat do situace, kdy musíte důležitá témata posouvat na další schůzku.
4. Stanovte si přiměřený časový limit
Pětačtyřicetiminutové schůzky vám poskytnou čas navíc na to, abyste si promluvili o věcech, které byste během 30minutové synchronizace nemuseli zvládnout, a zdají se vám méně intenzivní a zastrašující než celé hodinové schůzky. Pokud jste uživatelem Lifesize, můžete se o vaší společnosti hodně dozvědět průměrná doba schůzky v administrátorské konzoli.
5. Zabraňte „brainstormingu“ z časově citlivých setkání
Schůzky s otevřeným koncem jako brainstorming nebo sezení na tabuli obvykle nemají časový limit a lze je konat okamžitě. Snažte se vyhnout těm tématům na schůzkách, které mají přísné časové omezení, kvůli času a rozvrhu všech ostatních.
6. Určete, zda je nutné rozhodnout o bodu programu
Zdůrazněte problémy, které je třeba vyřešit, nebo rozhodnutí, která vyžadují hlasování, aby bylo jasné, že účastníci budou požádáni o účast. Ujistěte se, že dejte členům svého týmu přiměřené množství času na zvážení svých rozhodnutí.
7. Použijte pravidlo 2/3
Když vytvoříte program schůzky a začnete shromažďovat účastníky, ujistěte se, že každý účastník schůzky je zapojen alespoň do dvou ze tří věcí, o kterých se diskutuje. Lidé tak nemají pocit, že sedí na schůzce, kde nejsou potřeba. Sledování zápisu ze schůzky může zlepšit další schůzku.
8. Dodržujte plán
Je těžké načasovat, jak dlouho se bude jednotlivým tématům agendy věnovat, ale snažte se dát na každé téma agendy dostatek času, aniž byste sešli z cesty. Buďte flexibilní, ale také se ujistěte, že každé téma je efektivně a důkladně probráno.
9. Odešlete program schůzky předem
Čím dříve můžete svou agendu schůzky odeslat, tím více času dáte účastníkům na přípravu. Nejpozději 24 hodin před schůzkou sdílejte agendu týmové schůzky – bude to sloužit jako připomenutí, že se schůzka bude konat, a dá vašim kolegům příležitost aktualizovat na poslední chvíli.
Šablona programu virtuální schůzky [2020]
Tato šablona programu konferenčního hovoru je rozdělena do 5 částí: logistika schůzky, cíl, příprava na schůzku, agenda a související informace. Tuto šablonu programu schůzky můžete použít pro jakýkoli typ schůzky. Jednoduše vyplňte níže uvedenou šablonu:
Pojďme se setkat!
Datum: [Vložte datum]
Čas: [Vložit čas]
pronájem: [Vložte umístění]
Účastníci: [Vložte účastníky]
Objektivní
Naším cílem je najít způsoby, jak zvýšit produktivitu na našich schůzkách. Přijďte na schůzku s několika nápady, o které se podělíte.
Příprava na schůzku
Číst: Průvodce – Jak pořizovat efektivní zápisy z jednání
Přinést: Příklady věcí, které jste v minulosti vyzkoušeli a které fungovaly, a/nebo věcí, o kterých jste slyšeli od jiných týmů
program
Naše požadavky - 10 minuty
Kolem stolu - 30 minuty
Demonstrace z Aplikace v životní velikosti - 15 minuty
Hlasování - 5 minuty
Související informace
Průměrný člověk je naplánován na téměř 60 setkání každý měsíc
1 ze 3 minut každého pracovního dne stráveného na schůzkách
Odhaduje se, že 25–50 % času na schůzku je promarněno
Stáhněte si naši šablonu programu virtuální schůzky
Připravili jsme bezplatnou šablonu virtuálního programu schůzky, kterou můžete zkopírovat a vložit do těla pozvánky na další schůzku. Uveďte základní podrobnosti o schůzce (datum, čas, účastníci, místo), hlavní cíl, proč byla schůzka svolána, a veškeré přípravy, které vaši kolegové mohou potřebovat před zahájením schůzky. Uveďte témata schůzky, řečníky, časové limity a další podrobnosti, které by mohly být relevantní pro schůzku.
Následné otázky po schůzce, které si položte
Je důležité vyhodnotit, jak váš program schůzky ovlivnil zbytek vašeho týmu po skončení schůzky. Když si uděláte čas na zamyšlení nad tím, jak blízko se váš tým drží agendy nebo ne, můžete začít navrhovat další.
Vyčlenili jste si dostatek času?
Nemůžete přesně předvídat, kolik času přidělit na jedno téma ve vaší agendě, a to je v pořádku! Někdy přeceňujete nebo podceňujete, kolik toho mají vaši kolegové ke každému tématu říct – jen nezapomeňte na příští schůzku zahrnout ta, která vám unikla.
Zůstali jste u tématu?
Pokud jste vy a vaši kolegové měli problém držet se tématu, při příštím setkání buďte trochu přísnější. Témata byla vypsána z nějakého důvodu a někdy to vyžaduje trochu většího šmrncu, než se dodržet agendy.
Splnili jste všechno nebo většinu toho, co jste potřebovali?
Vezměte si témata, ke kterým jste se v tomto hovoru možná nedostali, a ujistěte se, že je zařadíte do své příští agendy, a možná dokonce pošlete účastníkům e-mail po schůzce s tím, že konverzace o těchto zmeškaných tématech ještě neskončila.
Co můžete změnit pro příště?
Žádná agenda není dokonalá hned napoprvé. Udělejte si chvilku a proveďte úpravy, které potřebujete pro příští setkání – budou jen lepší!
Tři způsoby, jak zlepšit virtuální setkání
Lifesize je vytvořena tak, aby umožnila týmům komunikovat všemi způsoby, které potřebují. S 15 lety zkušeností s budováním a podporou produktivních schůzek víme, co potřebujete k úspěchu.
Sdílejte svou obrazovku
Dopřejte svým uživatelům nástroje, které zjednodušují způsob, jakým se seznamujete. Od sdílení aplikací, prezentací a souborů až po streamování videa a zvuku v zasedací místnosti, Lifesize Share™ odstraňuje složitost nutnosti vzít si s sebou na schůzku správný kabel nebo dongle. S bezdrátovou konektivitou zasedací místnosti sdílejte agendu schůzek na obrazovce a přeskočte zmatky, které jsou spojeny s předáváním kabelů a prezentací.
Prohlédněte si vše v jasných detailech
Pro týmy zaměřené na detaily a distribuované týmy je technologie videa 4K tím, kdo změní hru, abyste uspěli. Životní velikost je první a jediné globální řešení pro videokonference 4K na trhu, s plnohodnotným sdílením obsahu 4K a nesrovnatelně kvalitním zážitkem ze setkání. Výkonný 20x zoom a bohatá optika fotoaparátu poskytují neuvěřitelnou čistotu obrazu a ohromující zážitky ze setkání.
Jste připraveni začít s Lifesize?
Využijte svůj čas na maximum tím, že budete mít schůzky chytřejší, budete proaktivní a rozešlete svým kolegům podrobnou agendu schůzek ještě před schůzkou. Objevte Lifesize.
