Kun etsit, arvioit ja analysoit kaikkia organisaatiossasi käytettäviä yhteistyötyökaluja, viestintäratkaisusi muuttaminen parempaan suuntaan voi muuttua hieman sotkuiseksi.
Ymmärrämme Lifesizella, kuinka monimutkainen tekniikkasi voi olla, varsinkin kun olet ulkoistanut ja lisännyt ad hoc -ratkaisuja. Äskettäisessä Spiceworksin kanssa tekemässämme tutkimuksessa havaitsimme, että Keskimääräinen IT-päättäjä hallitsee noin 4.4 ratkaisua kolmelta eri toimittajalta. Sen lisäksi, että kaikki nämä ratkaisut tekevät jokaisen osaston käyttämistä erilaisista työkaluista, sovelluksista ja järjestelmistä helppoa kadota koko organisaatiossa, ne voivat myös olla melko karkeita yrityksen lompakolle.
Joten yhdistimme muutaman IT-asiantuntijan kanssa muutamia vaiheita, joiden avulla voit aloittaa nykyisen viestintäpinosi muuttamisen hyvin organisoiduksi, toimivaksi ja IT-vetoiseksi yhteistyöekosysteemiksi:
1. Tee luettelo nykyisistä yhteistyötekniikoistasi ja siitä, kuinka usein niitä käytetään
Vaikka se saattaa viedä vähän aikaa ja vaivaa, kaikkien organisaatiossasi käytettävien eri työkalujen tunnistaminen ja inventointi on ratkaiseva askel paremman viestintä- ja yhteistyöratkaisun etsimisessä. Avoimen vuoropuhelun luominen eri osastojen kanssa voi varmasti auttaa aloittamaan tekniikan keskustelun ja helpottaa viime kädessä käytettyjen työkalujen tunnistamista.
2. Tunnista työkalut, joita et yksinkertaisesti tarvitse
Kun seuraat kaikkia toimistossa käytettyjä työkaluja, ota selvää, mitä toimiston kulmissa todella käytetään ja mikä kerää pölyä. Vain käyttämällä aikaa nykyisten työkalujen arvioimiseen, voit leikata kustannuksia ja aloittaa yhteistyöpinon yksinkertaistamisen.
3. Yhdistä mahdollisuuksien mukaan
Tässä vaiheessa alat todennäköisesti löytää päällekkäisyyksiä organisaatiossasi käytettävissä ominaisuuksissa. Ja tästä voit aloittaa ratkaisujen yhdistämisen vähentääksesi sopimusten, toimittajien ja palveluiden määrää. Tämä ei pelkästään vähennä kustannuksia, vaan myös helpottaa hallintaa, hallintaa ja käyttöönottoa kaikissa osastoissa.
4. Kerää tärkeimmät sidosryhmät jokaiselle osastolle uusien työkalujen käyttöönoton edistämiseksi
Seuraavaksi sinun on saatava kaikki organisaatiosi jäsenet samalle sivulle. Löytämällä jokaiselle osastolle edustajan, joka voi ottaa vastuulleen adoption omilla aloillaan, voit siirtää koko yrityksesi sujuvasti paremman ratkaisun käyttöön ja välttää suuria takaiskuja, jotka johtaisivat loppukäyttäjien poissulkemiseen.
