Met het ontdekken, evalueren en analyseren van alle samenwerkingstools die in uw organisatie worden gebruikt, kan het proces van het verbeteren van uw communicatieoplossing een beetje rommelig worden.
Bij Lifesize begrijpen we hoe gecompliceerd uw tech-stack kan worden, vooral wanneer u uitbesteed en ad-hocoplossingen hebt toegevoegd. In een recent onderzoek dat we samen met Spiceworks hebben uitgevoerd, ontdekten we dat de de gemiddelde IT-beslisser beheert ongeveer 4.4 oplossingen bij drie verschillende providers. Al deze oplossingen maken het niet alleen gemakkelijk om alle verschillende tools, applicaties en systemen uit het oog te verliezen die elke afdeling in de hele organisatie gebruikt, het kan ook behoorlijk zwaar zijn voor de bedrijfsportemonnee.
Daarom hebben we samengewerkt met een aantal IT-experts om enkele stappen samen te stellen die u kunt nemen om aan de slag te gaan met het transformeren van uw huidige communicatiestack in een goed georganiseerd, goed functionerend en IT-gestuurd ecosysteem voor samenwerking:
1. Inventariseer uw huidige samenwerkingstechnologieën en hoe vaak ze worden gebruikt
Hoewel het misschien wat tijd en moeite kost, is het identificeren en inventariseren van alle verschillende tools die in uw hele organisatie worden gebruikt, een cruciale stap in uw zoektocht naar een betere communicatie- en samenwerkingsoplossing. Het creëren van een open dialoog met verschillende afdelingen kan zeker helpen om dat technische gesprek op gang te brengen en het uiteindelijk gemakkelijker voor u maken om te identificeren welke tools worden gebruikt.
2. Identificeer de tools die je gewoon niet nodig hebt
Terwijl je alle verschillende gereedschappen opspoort die op kantoor worden gebruikt, ontdek je wat er daadwerkelijk wordt gebruikt en wat er stof verzamelt in de hoeken van het kantoor. Door gewoon de tijd te nemen om de huidige tools te beoordelen, kunt u kosten besparen en beginnen met het vereenvoudigen van uw samenwerkingspakket.
3. Consolideer waar mogelijk
Op dit punt zult u waarschijnlijk enige overlap gaan ontdekken in functies die in uw hele organisatie worden gebruikt. En hier kunt u beginnen met het consolideren van oplossingen om het aantal contracten, leveranciers en services waarvoor u bent aangemeld te verminderen. Dit bespaart niet alleen kosten, maar maakt het ook eenvoudiger om alle afdelingen te controleren, te beheren en in te zetten.
4. Verzamel de belangrijkste belanghebbenden in elke afdeling om de acceptatie van nieuwe tools te stimuleren
Het volgende dat u moet doen, is iedereen in uw organisatie op dezelfde pagina krijgen. Door in elke afdeling een vertegenwoordiger te vinden die de acceptatie in hun vakgebied op zich kan nemen, kunt u uw hele bedrijf soepel laten overgaan op het gebruik van een betere oplossing, terwijl u grote tegenslagen vermijdt die eindgebruikers zouden afschrikken.
