Po odkryciu, ocenie i analizie wszystkich narzędzi do współpracy używanych w Twojej organizacji proces zmiany rozwiązania komunikacyjnego na lepsze może stać się nieco chaotyczny.
W Lifesize rozumiemy, jak skomplikowana może być Twoja technologia, zwłaszcza gdy korzystasz z outsourcingu i doraźnych rozwiązań. W niedawnej ankiecie przeprowadzonej ze Spiceworks odkryliśmy, że przeciętny decydent IT zarządza około 4.4 rozwiązaniami oferowanymi przez trzech różnych dostawców. Wszystkie te rozwiązania nie tylko ułatwiają utratę kontroli nad wszystkimi różnymi narzędziami, aplikacjami i systemami, z których korzysta każdy dział w całej organizacji, ale mogą również bardzo obciążać firmowy portfel.
Dlatego połączyliśmy siły z kilkoma ekspertami IT, aby opracować kilka kroków, które możesz podjąć, aby rozpocząć przekształcanie obecnego stosu komunikacyjnego w dobrze zorganizowany, dobrze funkcjonujący i oparty na IT ekosystem współpracy:
1. Zrób inwentaryzację swoich obecnych technologii współpracy i określ, jak często są one używane
Chociaż może to zająć trochę czasu i wysiłku, identyfikacja i inwentaryzacja wszystkich różnych narzędzi używanych w całej organizacji jest kluczowym krokiem w poszukiwaniu lepszego rozwiązania do komunikacji i współpracy. Stworzenie otwartego dialogu z różnymi działami może zdecydowanie pomóc w rozpoczęciu rozmowy technicznej i ostatecznie ułatwić identyfikację używanych narzędzi.
2. Zidentyfikuj narzędzia, których po prostu nie potrzebujesz
Śledząc różne narzędzia używane w biurze, dowiedz się, co jest faktycznie używane i co zbiera kurz w rogach biura. Poświęcając czas na ocenę aktualnych narzędzi, możesz obniżyć koszty i zacząć upraszczać swój stos współpracy.
3. Konsoliduj, jeśli to możliwe
W tym momencie prawdopodobnie zaczniesz dostrzegać pewne nakładanie się funkcji używanych w Twojej organizacji. W tym miejscu możesz rozpocząć konsolidację rozwiązań, aby zmniejszyć liczbę umów, dostawców i usług, z którymi się rejestrujesz. Nie tylko obniża to koszty, ale także ułatwia kontrolę, zarządzanie i wdrażanie we wszystkich działach.
4. Zbierz kluczowych interesariuszy w każdym dziale, aby stymulować wdrażanie nowych narzędzi
Następną rzeczą do zrobienia jest zapewnienie wszystkim w Twojej organizacji tej samej strony. Dzięki znalezieniu przedstawiciela w każdym dziale, który może zająć się adopcją w swoich dziedzinach, możesz płynnie przenieść całą firmę do korzystania z lepszego rozwiązania, unikając jednocześnie poważnych niepowodzeń, które zniechęciłyby użytkowników końcowych.
