De aanhoudende pandemie heeft een schaduw van onzekerheid geworpen voor individuen en bedrijven over de hele wereld. Veel enterprise-bedrijven hebben geïmplementeerd beleid voor werken op afstand om hun werknemers te beschermen. Misschien merkt u dat u een van die personen bent die plotseling vanuit huis werkt. Maar de overstap maken kan desoriënterend zijn als u gewend bent om in een kantooromgeving te werken. Je hoeft niet op een bepaalde tijd op je werk te zijn en je hebt geen specifieke uren voor werk en vrije tijd, dus het is gemakkelijk om werk en privé te combineren. Bovendien zult u merken dat er thuis veel afleiders zijn die uw aandacht opeisen terwijl u probeert te werken. Om verder uitstelgedrag te elimineren en blijf productief terwijl u op afstand werkt, het vereist discipline, planning, basisregels en technologie. Dit artikel behandelt enkele veelvoorkomende problemen waarmee thuiswerkers worden geconfronteerd en geeft handige tips om deze obstakels te overwinnen en gefocust en productief te blijven tijdens het thuiswerken.
Meer vrijheid, meer afleiding: 4 veelvoorkomende problemen waarmee elke externe medewerker wordt geconfronteerd
Thuiswerken betekent dat niemand je in de nek zit te hijgen, maar je moet toch je beste werk blijven leveren. Als je thuis geen afleiding elimineert, zal je productiviteit eronder lijden. Hier volgen een aantal veelvoorkomende problemen waarmee thuiswerkers worden geconfronteerd:
1. Familie, huisgenoten en huisdieren
In een onderzoek uit 2018 80% van de werknemers melden dat ze op kantoor werden afgeleid door spraakzame collega's. Gelukkig hoef je je geen zorgen te maken dat collega's langskomen om commentaar te leveren op de laatste krantenkoppen als je thuis werkt. Maar uw afleidende collega's zijn nu vervangen door uw familie, kamergenoten en huisdieren die allemaal om uw aandacht strijden.
2. Gedachten afdwalen en niet-werkgerelateerde activiteiten
Anderen bezig zien met hun werk kan je motiveren om op het goede spoor te blijven. Maar zonder een kantooromgeving en collega's is het gemakkelijk om de tijd uit het oog te verliezen bij niet-werkgerelateerde activiteiten, zoals scrollen door feeds op sociale media of tv kijken of YouTube-video's. Je zegt tegen jezelf dat je 'slechts één' clip op YouTube gaat bekijken. Ineens is het na de middag en heb je nog niets gedaan.
3. Gebrek aan een schema
Het dagelijkse ritme van een kantooromgeving houdt de boel op orde. U weet wanneer u op kantoor moet zijn, wanneer u een lunchpauze kunt nemen en wanneer het tijd is om naar huis te gaan. Thuiswerkers kunnen daarentegen zonder duidelijke werktijden komen te zitten en gemakkelijk worden afgeleid als ze geen schema hebben. Nog erger, onregelmatige werkschema's kunnen tot meer stress leiden.
4. Technische problemen
Eindelijk, als je in een positie bent waar je kunt van thuis uit te werken, of je nu een leraar bent, callcenter klantenservice agent of een van de vele banen die online zijn gemigreerd, is uw werk waarschijnlijk sterk afhankelijk van technologie. U moet communiceren met collega's en managers via videoconferenties en op chat gebaseerde apps zoals Microsoft Teams en Slack. Internetuitval en hardware- en softwareproblemen kunnen allemaal uw productiviteit tijdens het thuiswerken belemmeren.
Elimineer afleidingen en verhoog de productiviteit met deze 10 tips
Werknemers verliezen naar schatting 759 uur per jaar per bedrijf tot onderbrekingen op de werkplek, zoals spraakzame collega's, kantoorlawaai, vergaderingen en sociale media. Afleiding is een nog grotere uitdaging voor werknemers die vanuit huis werken. Dus hoe blijf je gefocust en neem je de controle over je tijd terug? Hier zijn tien tips om u te helpen uw productiviteit te verhogen en afleidingen tijdens het thuiswerken te elimineren.
1. Maak een schema en houd je eraan
Een schema maken is een van de beste manieren om met afleiding om te gaan. Streef ernaar om elke dag op hetzelfde tijdstip wakker te worden en voor je bureau te zitten. Plan je taken en een to-do-lijst de avond ervoor, zodat je precies weet waar je de volgende dag je aandacht op moet richten. Maar - en dit kan niet genoeg worden benadrukt - u moet zich aan uw schema houden. Anders kunt u merken dat u tijd verspilt aan onproductieve activiteiten.
2. Neem een lunchpauze en pauzeer regelmatig
Het klinkt contra-intuïtief, maar de meest productieve werknemers nemen regelmatig pauzes gedurende de dag. De reden is simpel: langdurig werken is mentaal belastend. Pauzes nemen kan je helpen je focus te verfrissen en je humeur te verbeteren. De 52-17 regel is bijzonder effectief: er staat 52 minuten werken en 17 minuten pauze nemen. Besteed deze tijd aan alles wat je afleidt of gebruik het om snel een kop koffie te pakken en bij te praten met een familielid of vriend.
3. Zoek wat tijd buiten (indien mogelijk)
Niet iedereen kan naar buiten tijdens de pandemie van het coronavirus, maar als je kunt, zal het je geestelijke gezondheid ten goede komen en je gefocust houden. Een studie heeft dat zelfs gevonden tijd buitenshuis doorbrengen wordt in verband gebracht met minder stress. Maak tijdens een van je pauzes een korte wandeling door je buurt of wandel door een park als er een in de buurt is.
4. Houd uw werkruimte georganiseerd
Een rommelige werkruimte kan ervoor zorgen dat u zich overweldigd voelt door uw werklast. Ruim je bureau op en neem alleen die spullen mee die je nodig hebt om de werkdag door te komen. Stop accessoires en niet-essentiële papieren in opbergorganizers zodat ze direct beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt. Met een opgeruimd en georganiseerd bureau kunt u zich concentreren op uw werk.
5. Schakel desktop- en telefoonmeldingen uit
Het is onmogelijk om je beste werk te leveren als je constant wordt gestoord door meldingen van Facebook, Twitter en andere sociale mediaplatforms. Multitasken door actief te zijn op social media terwijl je ook werkt, kan nadelig zijn voor je productiviteit. Zet notificaties uit op je werkcomputer of zet je smartphone op “Niet storen” tijdens werkuren.
6. Beperk de tijd op uw telefoon
Als je het gewoon niet kunt laten om tijdens werkuren op je telefoon te kijken, kun je beperkingen instellen. Met Schermtijd op iOS-apparaten of Digitale Welling op Android kun je zien hoeveel tijd je op je apparaat doorbrengt en zelfs dagelijkse limieten instellen. Als u uw limiet overschrijdt, sluit uw telefoon u automatisch af voor bepaalde toepassingen.
7. Stel basisregels op met uw familie of huisgenoten
Als je bij familie woont of huisgenoten hebt, zorg er dan voor dat ze je werkuren kennen en je werkruimte respecteren. Stel een signaal in om anderen te laten weten wanneer ze je niet mogen storen. Een voorbeeld kan zijn als je je koptelefoon op hebt of je deur dicht is, dan mag je niet gestoord worden. Deel bovendien uw werkschema met anderen in uw huishouden, zodat zij weten hoe laat u pauzeert, luncht en stopt met werken voor de dag. Alle niet-essentiële vragen en discussies moeten tot die tijd wachten.
8. Stel dagelijkse doelen en doelstellingen in
Een andere manier om afleiding te elimineren, is door uw projecten op te delen in dagelijkse doelen en doelstellingen en u eraan te houden. Het is natuurlijk gemakkelijker gezegd dan gedaan, en daarom kan het hebben van een productiviteitssysteem u helpen op het goede spoor te blijven. Een systeem dat heeft gewerkt voor The Muse, een online carrièreplatform, is de 1-3-5-regel. Dit is de essentie: probeer elke dag één grote taak, drie middelzware taken en vijf kleine taken uit te voeren.
9. Zorg dat je internet betrouwbaar en snel is
Om je werk te doen ben je afhankelijk van een betrouwbare internetverbinding. Eventuele verbindingsproblemen kunnen uw productiviteit belemmeren. Om vertragingen te voorkomen, is het belangrijk om een back-upplan te hebben. U kunt bijvoorbeeld een mobiel hotspot-apparaat zoals een mifi als uw thuisverbinding langzamer begint te worden of als u naar een café kunt gaan om te werken. Als u een online bedrijf runt, is het de moeite waard om te investeren in een snelle webhost om ervoor te zorgen dat uw website meer verkeer aankan.
10. Gebruik software voor videoconferenties van hoge kwaliteit
Te gebruiken hoogwaardige software voor videoconferenties om vergaderingen met je team te faciliteren en je manager op de hoogte te houden van waar je mee bezig bent. Dit voorkomt miscommunicatie en houdt iedereen op één lijn. Zo een face-to-face interactie is de beste ervaring om met uw collega's in dezelfde ruimte te zijn en stelt u in staat non-verbale signalen op te pikken die vaak worden gemist met andere vormen van communicatietools zoals e-mail, audioconferenties en chat-apps.
Conclusie
Het zijn moeilijke tijden nu COVID-19 zich over de hele wereld blijft verspreiden. Veel bedrijven hebben beleid geïmplementeerd om hun werknemers aan te moedigen thuis te werken om de verspreiding van het virus te voorkomen. Het kan even duren voordat je gewend bent aan het werken in een nieuwe omgeving, vooral als je gewend bent om op kantoor te werken omringd door collega's. Gebruik deze tips om afleiding te elimineren, productief te blijven en een gezonde balans tussen privé en werk te vinden.
Om jou en je team te helpen verbonden te blijven in deze tijd van onzekerheid, biedt Lifesize een aanbieding aan gratis, onbeperkte videoconferenties voor bedrijven gedurende zes maanden. Er zijn geen tijdslimieten voor uw oproepen en u kunt de software gebruiken om een onbeperkt aantal oproepen naar collega's en klanten te plaatsen. Neem deel aan vergaderingen vanaf elk apparaat, overal en altijd met apps voor Mac, pc, Android, iOS en alle grote webbrowsers.
Veelgestelde vragen over afleiding elimineren
Of je het nu bent voor het eerst thuiswerken of je bent een tijdje op afstand geweest, we raken allemaal op een gegeven moment afgeleid. Hoewel het volkomen normaal is, kan het handig zijn om een paar tips te kennen die u helpen om gedurende uw werkdag gefocust te blijven. Hier zijn een paar veelgestelde vragen, beantwoord.
Wat zijn voorbeelden van afleidingen?
Afleidingen kunnen sociale interacties zijn, je smartphone zoemt om de paar minuten, onnodige sociale media-meldingen, sms-berichten en telefoontjes om er maar een paar te noemen. Afleiding zorgt ervoor dat u zich niet op uw werk kunt concentreren en kan ervoor zorgen dat u niet meer in uw ideale workflow kunt komen.
Hoe voorkom je afleidingen en blijf je gefocust op het werk?
Het meest effectieve wat je kunt doen om gefocust te blijven, is een schema maken en je eraan houden. Zorg ervoor dat u tijdens tijden van werkstop precies dat doet: werken. Schakel meldingen uit en sluit uw e-mail, zodat u zich kunt concentreren op het voltooien van de taak die voorhanden is.
Hoe beïnvloeden afleidingen de productiviteit?
Als je afgeleid bent, heb je uiteindelijk een langere werkdag terwijl je probeert de verloren tijd in te halen. Het is ook gemakkelijk om in de val te lopen door eerst de gemakkelijkste taken uit te voeren en de grotere items met een hogere prioriteit voor later te bewaren. Pak in plaats daarvan de grotere dingen aan het begin van je dag aan als je geest fris is en bewaar de gemakkelijkere taken voor later.
