Hoewel sommige bedrijven in het verleden afkerig waren van het gebruik van virtuele vergaderingen, klopt die terughoudendheid niet langer. Steeds meer bedrijven ontdekken alle voordelen van virtueel vergaderen. Van het uitbreiden van hun bereik tot het bereiken van nieuwe doelen, tot het in contact blijven met collega-teamleden, bedrijven over de hele wereld organiseren meer online vergaderingen dan ooit tevoren. Het coördineren van een virtuele vergadering is niet alleen kostenbesparend en gemakkelijk, het kan ook uw team productiviteit of je werken vanuit huis, het kantoor of vanaf een afgelegen locatie aan de andere kant van de aarde. Om ervoor te zorgen dat u het meeste uit deze vergaderingen haalt, kijken we naar virtuele vergaderingen in het tijdperk van COVID-19 en geven we handige tips voor het organiseren en houden van effectieve virtuele vergaderingen.
Virtuele vergaderingen in het tijdperk van COVID
Met de plotselinge uitbraak van COVID-19 begin 2020 werd de meerderheid van de wereldbevolking persoonlijk, professioneel of een combinatie van beide getroffen. Bijna van de ene dag op de andere gingen kantoorinteracties en persoonlijke ontmoetingen over naar het werken op afstand en videoconferencing met klanten, partners en collega's. Naarmate meer bedrijven zich gingen inzetten voor gedistribueerde teams, werden virtuele vergaderingen de nieuwe standaard voor communicatie en dienden ze als een levensvatbaar alternatief voor persoonlijke vergaderingen en evenementen.
Wat is een virtuele vergadering?
Een virtuele vergadering is wanneer twee of meer mensen, ongeacht hun locatie, een video- of audioplatform gebruiken om in realtime met elkaar te communiceren. Deze aanpak bespaart niet alleen de reiskosten en extra tijd die gepaard gaan met persoonlijke vergaderingen, maar maakt ook face-to-face interacties, het delen van schermen en een gevoel van verbondenheid tussen aanwezigen mogelijk.
Hoe een virtuele vergadering te hosten
Nu u een virtuele vergaderingsdefinitie heeft, bent u misschien benieuwd hoe u er een kunt houden en welke vergadersoftware u nodig heeft. Gelukkig maakt Lifesize het gemakkelijk om zonder problemen een virtuele vergadering te organiseren. Het volgende is een stapsgewijze handleiding om u te helpen een virtuele vergadering te houden die zowel georganiseerd als effectief is. Hoewel u met Lifesize Go gratis kunt hosten, met onbeperkt bellen met maximaal 8 deelnemers met alleen uw webbrowser, zullen we kijken naar het hosten van virtuele vergaderingen op de Lifesize-app en enkele van de extra functies die de app biedt.
1. Download de Lifesize-app om aan de slag te gaan
Het eerste dat u hoeft te doen, is het downloaden van de Levensgrote app (beschikbaar voor Windows, Mac, Android en iOS) naar uw voorkeursapparaat. Deze tool dient als een gebruiksvriendelijke oplossing voor videoconferenties, waarmee u naadloos een videochat kunt starten of met iedereen kunt deelnemen aan een vergadering, waar u ook bent. Alles wat je nodig hebt is een laptop, tablet of telefoon met ingebouwde webcam om een videoconferentiesysteem binnen handbereik te hebben.
2. Maak een eenmalige of permanente vergadering aan
Open de Lifesize-app, klik op het tabblad Vergaderingen en kies een eenmalige of permanente vergadering. Een eenmalige vergadering is een privé-synchronisatieruimte voor eenmalig gebruik die verborgen is in uw Lifesize-directory, waardoor het een uitstekende keuze is voor telefonische vergaderingen of vergaderingen waarbij veiligheid een prioriteit is. Permanente vergaderingen zijn ideaal voor terugkerende evenementen omdat hun inbelgegevens altijd hetzelfde blijven (waardoor u niet meer hoeft te zoeken naar een link die u per ongeluk hebt verwijderd).
3. Vul relevante gegevens in
Nadat uw vergadering is gemaakt, is de volgende stap het invullen van de details die de deelnemers waarschijnlijk nodig hebben: de naam en beschrijving van de vergadering, naast een optioneel wachtwoord. Dit zal helpen om duidelijke verwachtingen rond het doel van de vergadering te stellen en om alle aanwezigen op dezelfde pagina te krijgen voordat ze samenkomen. Zodra u alle relevante informatie heeft toegevoegd, klikt u op Opslaan.
4. Nodig je team uit voor de vergadering
Vergeet ten slotte niet om deelnemers uit te nodigen om deel te nemen aan de vergadering door een e-mail op te stellen, een agenda-uitnodiging te maken of simpelweg de details te kopiëren en in een berichtentool of chat-app te plakken. Het is slim om de uitnodiging ruim voor de vergadering te verzenden, zodat deelnemers de kans hebben om deze aan hun schema's toe te voegen en de nodige voorbereidingen te treffen voordat de vergadering begint.
5 tips om uw virtuele vergadering op schema te houden
Of u nu potentiële klanten ontmoet, een bedrijfsbreed virtueel gemeentehuis of gewoon afstemming zoeken tussen teams op afstand, de sleutel tot een succesvolle virtuele vergadering is te onthouden dat het precies dat is: een vergadering. Het vraagt om doelgerichte planning en voorbereiding, richtlijnen rond respect en beleefdheid, en een duidelijke agenda om alles soepel te laten verlopen. Als u deze vijf tips in overweging neemt, is de kans groot dat u een vruchtbare vergadering zult hebben die gemakkelijk kan worden herhaald.
1. Verstuur vergadermateriaal van tevoren
Wanneer u een persoonlijk gesprek plant, benadert u de zaken misschien wat nonchalanter, omdat u contact kunt maken met uw collega's in de gang of de kantine en ze kunt bijpraten over alles wat ze hebben gemist. Maar een efficiënte virtuele vergadering vereist een bewuste planning en het van tevoren verspreiden van uw vergadermateriaal.
Voorafgaand aan de bijeenkomst moet elke deelnemer op de hoogte zijn van de onderwerpen die worden besproken en de te bereiken doelen. Als gastheer zul je dat willen een vergaderagenda maken en stuur het naar het hele team voor de start van uw virtuele vergadering. Op deze agenda worden de belangrijkste gesprekspunten vermeld en worden de resultaten van de vergadering gedefinieerd, zodat de aanwezigen zo goed mogelijk voorbereid aan tafel kunnen komen. Vergeet niet om naast het verspreiden van dit reisschema iedereen virtuele uitnodigingen te sturen (zoals hierboven vermeld), afbeeldingen door te sturen die de boodschap van de vergadering aanvullen en te bevestigen dat alle benodigde links of inloggegevens zijn gedeeld.
2. Test alle techniek een paar minuten van tevoren
Neem even de tijd om de functionaliteit van uw apparaten voorafgaand aan de vergadering te testen en moedig deelnemers aan hetzelfde te doen. Iedereen moet op zijn minst weten hoe hij verbinding moet maken met het gesprek en hoe hij zijn scherm moet delen. U wilt ook de audio- en video-instellingen controleren, controleren of uw camera en microfoon goed werken (en of uw favoriete audiobron is geselecteerd). Door deze componenten van tevoren te testen, kunt u de frustratie of gêne voorkomen technische problemen, en uiteindelijk uw vergadering soepel laten verlopen.
3. Vraag niet-presentatoren om zichzelf te dempen
Het mooie van virtuele vergaderingen is de mogelijkheid voor deelnemers om in te loggen van waar dan ook, maar deze vrijheid kan averechts werken als je niet oppast. Teamleden kunnen hun intrek nemen in een buurtcafé, een drukke werkruimte of zelfs in een luchthavenlounge. Hoewel het geweldig kan zijn om op afstand of locatie-onafhankelijk te werken, zorgen deze niet-traditionele kantoren soms voor afleiding die de productiviteit van het team kan verstoren.
Om onderbrekingen te verminderen, wordt aanbevolen dat alle niet-presentatoren zichzelf dempen voor de duur van de vergadering. U kunt dit punt opnemen in het vergadermateriaal dat u deelt en het vervolgens aan het begin van uw gesprek vermelden voor het geval iemand het op zijn of haar apparaten is vergeten te implementeren. Door te anticiperen op onvermijdelijke achtergrondgeluiden en het probleem van tevoren aan te pakken, blijf je op het goede spoor en werk je de vergadering gemakkelijk af. U kunt ook iemand aanwijzen als de gespreksleider die deelnemers indien nodig kan dempen en dempen opheffen.
4. Sluit niet-werkgerelateerde tabbladen en moedig etiquette aan
Het is belangrijk om uw volledige aandacht te besteden aan virtuele presentatoren en mededeelnemers, wat betekent dat u niet-werkgerelateerde tabbladen sluit, van sociale media springt en sms't tijdens de vergadering. Niemand hoeft het recept te zien dat je zojuist hebt gegoogeld of wat er op je Instagram-feed verschijnt, dus maak er een gewoonte van om volledig aanwezig te zijn en betrokken te zijn bij wat er gebeurt.
Overige etiquette voor virtuele vergaderingen omvat het maken van oogcontact met de camera, duidelijk spreken en op een gepast volume, lichaamsbewegingen tot een minimum beperken met langzame en natuurlijke gebaren, en vermijden om anderen te onderbreken of nevengesprekken te voeren.
5. Behoud de focus door beknopt te zijn
Een deel van het voorbereidende werk voor uw vergadering moet bestaan uit het stellen van een intentie voor die tijd, met name welke informatie zal worden gecommuniceerd. Een presentatie die goed werkte voor een live publiek, levert mogelijk niet dezelfde resultaten op als deze via videoconferentie wordt gegeven. Om deze reden is het het beste om uw virtuele vergadering te concentreren op een of twee centrale kwesties - of meer dan dat, en het is mogelijk dat deelnemers zone uit of rusteloos worden.
Als je agenda voldoende inhoud bevat, zorg er dan voor dat je pauzes inbouwt zodat het team kan opstaan om zich uit te rekken, naar het toilet kan gaan of koffie kan bijvullen. En als uw vergadering meerdere segmenten heeft, probeer die dan te beperken tot maximaal dertig minuten per onderwerp. Door tijdslimieten in te stellen, verloopt de vergadering in een welkom tempo en creëer je een ritme tussen presentaties en pauzes waar uiteindelijk iedereen van profiteert.
Conclusie
Samenwerken via virtueel vergaderen is geen wijdverbreid idee meer. In plaats daarvan is het een zeer actuele en praktische oplossing voor een groot aantal bedrijven en teams. Virtuele ruimtes besparen niet alleen tijd en kosten in verband met traditionele persoonlijke ontmoetingen, maar ze ondersteunen nog steeds face-to-face verbinding en samenwerking.
Bedrijven blijven de voordelen inzien van deze goedkope, krachtige methode voor zakendoen, aangezien virtuele vergaderingen de operaties soepel laten verlopen, zelfs wanneer zich wereldwijde rampen en onverwachte situaties voordoen. Lifesize heeft het ongelooflijk eenvoudig gemaakt om virtuele vergaderingen op te zetten waarmee uw team in een mum van tijd samen projecten kan aanpakken.
