Podczas gdy w przeszłości niektóre firmy były niechętne korzystaniu z wirtualnych spotkań, niechęć ta nie jest już prawdziwa. Coraz więcej firm odkrywa wszystkie zalety wirtualnych spotkań. Od poszerzania zasięgu, przez osiąganie nowych celów, po pozostawanie w kontakcie z innymi członkami zespołu, firmy na całym świecie organizują więcej spotkań online niż kiedykolwiek wcześniej. Koordynacja wirtualnego spotkania jest nie tylko opłacalna i łatwa, ale może również zwiększyć Twoje możliwości produktywność zespołu czy jesteś Praca z domu, w biurze lub z odległego miejsca na najdalszych krańcach ziemi. Aby zapewnić jak najlepsze wykorzystanie tych spotkań, przyglądamy się wirtualnym spotkaniom w dobie COVID-19 i udzielamy pomocnych wskazówek dotyczących organizowania i prowadzenia skutecznych wirtualnych spotkań.
Wirtualne spotkania w dobie COVID
Wraz z nagłym wybuchem COVID-19 na początku 2020 r. większość światowej populacji odczuła wpływ osobisty, zawodowy lub połączenie tych dwóch czynników. Niemal z dnia na dzień interakcje w biurze i spotkania osobiste przekształciły się w działający zdalnie oraz wideokonferencje z klientami, partnerami i współpracownikami. Ponieważ coraz więcej firm zaczęło opowiadać się za rozproszonymi zespołami, wirtualne spotkania stały się nowym standardem komunikacji, stanowiąc realną alternatywę dla osobistych spotkań i wydarzeń.
Co to jest Wirtualne Spotkanie?
Wirtualne spotkanie ma miejsce, gdy dwie lub więcej osób, niezależnie od ich lokalizacji, korzysta z platformy wideo lub audio do interakcji w czasie rzeczywistym. Takie podejście nie tylko ogranicza koszty podróży i dodatkowy czas związany ze spotkaniami osobistymi, ale nadal umożliwia bezpośrednie interakcje, udostępnianie ekranu i poczucie łączności między uczestnikami.
Jak zorganizować wirtualne spotkanie
Teraz, gdy masz już definicję wirtualnego spotkania, możesz być ciekawy, jak je zorganizować i jakiego oprogramowania do obsługi spotkań będziesz potrzebować. Na szczęście Lifesize ułatwia bezproblemowe zorganizowanie wirtualnego spotkania. Poniżej znajduje się przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci przeprowadzić wirtualne spotkanie, które jest zarówno zorganizowane, jak i skuteczne. Podczas gdy Lifesize Go umożliwia bezpłatne, nieograniczone rozmowy z maksymalnie 8 uczestnikami za pomocą samej przeglądarki internetowej, przyjrzymy się możliwości organizowania wirtualnych spotkań w aplikacji Lifesize i poznamy niektóre dodatkowe funkcje oferowane przez aplikację.
1. Aby rozpocząć, pobierz aplikację Lifesize
Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to pobrać plik Aplikacja Lifesize (dostępne dla systemów Windows, Mac, Android i iOS) na preferowane urządzenie. To narzędzie służy jako łatwe w użyciu rozwiązanie do wideokonferencji, pomagając bezproblemowo rozpocząć czat wideo lub dołączyć do spotkania z kimkolwiek, z dowolnego miejsca. Wystarczy laptop, tablet lub telefon z wbudowaną kamerą internetową, aby mieć system do wideokonferencji na wyciągnięcie ręki.
2. Utwórz jednorazowe lub stałe spotkanie
W otwartej aplikacji Lifesize kliknij kartę Spotkania i wybierz spotkanie jednorazowe lub stałe. Jednorazowe spotkanie to jednorazowa, prywatna przestrzeń do synchronizacji ukryta w katalogu Lifesize, co czyni ją doskonałym wyborem do połączeń konferencyjnych lub spotkań, w których bezpieczeństwo jest priorytetem. Stałe spotkania są idealne w przypadku wydarzeń cyklicznych, ponieważ ich dane dołączenia przez telefon pozostają zawsze takie same (eliminując potrzebę wyszukiwania łącza, które mogłeś omyłkowo usunąć).
3. Wypełnij odpowiednie dane
Następnym krokiem po utworzeniu spotkania jest podanie szczegółów, których prawdopodobnie będą potrzebować uczestnicy — nazwy i opisu spotkania oraz opcjonalnego hasła. Pomoże to ustalić jasne oczekiwania dotyczące celu spotkania i sprawić, że wszyscy uczestnicy będą na tej samej stronie, zanim się spotkają. Po dodaniu wszystkich istotnych informacji kliknij Zapisz.
4. Zaproś swój zespół na spotkanie
Na koniec nie zapomnij zaprosić uczestników do dołączenia do spotkania przez napisanie wersji roboczej wiadomości e-mail, utworzenie zaproszenia w kalendarzu lub po prostu skopiowanie i wklejenie szczegółów do narzędzia do przesyłania wiadomości lub aplikacji do czatu. Rozsądnie jest wysłać zaproszenie z dużym wyprzedzeniem przed spotkaniem, aby uczestnicy mieli szansę dodać je do swoich harmonogramów i zakończyć wszelkie niezbędne przygotowania przed czasem spotkania.
5 wskazówek, jak utrzymać przebieg wirtualnego spotkania
Niezależnie od tego, czy spotykasz się z potencjalnymi klientami, przeprowadzasz wirtualny ratusz obejmujący całą firmę lub po prostu szukając porozumienia między zdalnymi zespołami, kluczem do udanego wirtualnego spotkania jest pamiętanie, że to jest dokładnie to — spotkanie. Wzywa celowe planowanie i przygotowanie, wytyczne dotyczące szacunku i uprzejmości oraz jasny plan działania, aby wszystko przebiegało sprawnie. Jeśli weźmiesz pod uwagę te pięć wskazówek, istnieje duża szansa na owocne spotkanie, które można łatwo powtórzyć.
1. Wysyłaj materiały na spotkania z wyprzedzeniem
Planując osobiste spotkanie, możesz podejść do sprawy nieco swobodniej, ponieważ możesz połączyć się ze współpracownikami na korytarzu lub w pokoju socjalnym i nadrobić zaległości we wszystkim, co przegapili. Jednak efektywne spotkanie wirtualne wymaga celowego planowania, a także dystrybucji materiałów z wyprzedzeniem.
Przed spotkaniem każdy uczestnik powinien zapoznać się z poruszanymi tematami i celami do osiągnięcia. Jako gospodarz będziesz chciał stworzyć agendę spotkania i wyślij go całemu zespołowi przed rozpoczęciem wirtualnego spotkania. Ten program zawiera kluczowe punkty do dyskusji i określa wyniki spotkania, pozwalając uczestnikom podejść do stołu tak dobrze, jak to możliwe. Oprócz rozpowszechnienia tego planu podróży pamiętaj o przekazaniu wszystkim wirtualnych zaproszeń (jak wspomniano powyżej), przekazaniu materiałów wizualnych, które uzupełniają przesłanie spotkania i potwierdzają udostępnienie wszystkich niezbędnych linków lub danych logowania.
2. Przetestuj wszystkie technologie kilka minut wcześniej
Poświęć chwilę na przetestowanie funkcjonalności swoich urządzeń przed spotkaniem i zachęć uczestników do zrobienia tego samego. Każdy powinien przynajmniej wiedzieć, jak połączyć się z rozmową i jak udostępnić swój ekran. Będziesz także chciał sprawdzić ustawienia audio i wideo, sprawdzając, czy kamera i mikrofon działają prawidłowo (i czy wybrano preferowane źródło dźwięku). Testując te komponenty z wyprzedzeniem, możesz uniknąć frustracji lub zakłopotania z nimi związanych problemy techniczne, a ostatecznie zapewnij bezproblemowy przebieg spotkania.
3. Poproś osoby niebędące prezenterami o wyciszenie się
Piękno wirtualnych spotkań polega na możliwości zalogowania się uczestników skądkolwiek, ale ta wolność może przynieść odwrotny skutek, jeśli nie będziesz ostrożny. Członkowie zespołu mogą osiedlić się w pobliskiej kawiarni, zatłoczonej przestrzeni coworkingowej, a nawet w poczekalni na lotnisku. Chociaż praca zdalna lub niezależna od lokalizacji może być świetna, te nietradycyjne biura czasami rozpraszają uwagę, co może zakłócać produktywność zespołu.
Aby zmniejszyć liczbę przerw, zaleca się, aby wszystkie osoby niebędące prezenterami wyciszyły się na czas spotkania. Możesz uwzględnić ten punkt w udostępnianych materiałach ze spotkania, a następnie wspomnieć o nim na początku rozmowy, na wypadek gdyby ktoś zapomniał zaimplementować go na swoich urządzeniach. Przewidując nieunikniony hałas w tle i rozwiązując problem z wyprzedzeniem, będziesz na bieżąco i z łatwością wyeliminujesz spotkania. Możesz także przypisać kogoś jako moderator spotkania który może wyciszyć i wyłączyć wyciszenie uczestników w razie potrzeby.
4. Zamknij zakładki niezwiązane z pracą i zachęcaj do zachowania etykiety
Ważne jest, aby poświęcić całą swoją uwagę wirtualnym prezenterom i innym uczestnikom, co oznacza zamykanie kart niezwiązanych z pracą, wychodzenie z mediów społecznościowych i unikanie wysyłania SMS-ów podczas spotkania. Nikt nie musi widzieć przepisu, który właśnie wyszukałeś w Google, ani tego, co pojawia się na Twoim kanale na Instagramie, więc wyrób sobie nawyk bycia w pełni obecnym i zaangażowanym w to, co się dzieje.
Inne etykieta wirtualnego spotkania obejmuje nawiązywanie kontaktu wzrokowego z kamerą, mówienie wyraźnie i z odpowiednią głośnością, ograniczanie ruchów ciała do minimum za pomocą powolnych i naturalnych gestów oraz unikanie przerywania innym lub prowadzenia pobocznych rozmów.
5. Utrzymuj koncentrację, będąc zwięzłym
Część prac przygotowawczych do spotkania powinna obejmować ustalenie intencji na ten czas, a konkretnie jakie informacje zostaną przekazane. Prezentacja, która dobrze sprawdziła się przed publicznością na żywo, może nie uzyskać takich samych wyników, gdy zostanie przeprowadzona za pośrednictwem wideokonferencji. Z tego powodu najlepiej skupić się na wirtualnym spotkaniu na jednym lub dwóch głównych zagadnieniach — nie więcej niż to, a uczestnicy mogą wyjść z siebie lub rosnąć niespokojnie.
Jeśli Twój program obejmuje dużo treści, pamiętaj o uwzględnieniu przerw, aby zespół mógł wstać i się rozciągnąć, skorzystać z toalety lub napić się kawy. A jeśli spotkanie składa się z wielu segmentów, spróbuj ograniczyć je do maksymalnie trzydziestu minut na temat. Ustalając limity czasowe, spotkanie będzie przebiegać w oczekiwanym tempie, a Ty ustalisz rytm między prezentacjami i przerwami, który ostatecznie przyniesie korzyści wszystkim.
Wnioski
Współpraca za pośrednictwem wirtualnych spotkań nie jest już odległym pomysłem. Zamiast tego jest to bardzo aktualne i praktyczne rozwiązanie dla dowolnej liczby firm i zespołów. Przestrzenie wirtualne nie tylko oszczędzają czas i koszty związane z tradycyjnymi spotkaniami osobistymi, ale nadal wspierają bezpośredni kontakt i współpracę.
Firmy w dalszym ciągu dostrzegają zalety tej niedrogiej metody prowadzenia działalności o dużym wpływie, ponieważ wirtualne spotkania zapewniają płynność operacji nawet w przypadku globalnych katastrof i nieoczekiwanych sytuacji. Lifesize niezwykle ułatwiło organizowanie wirtualnych spotkań, dzięki którym Twój zespół zajmie się wspólnie projektami w mgnieniu oka.
