Práce na dálku změnila způsob, jakým podniky po celém světě přemýšlejí o tom, jak zůstat ve spojení a být produktivní. V důsledku toho společnosti přehodnocují způsob, jakým podporují své zaměstnance procesy a nástroji, které usnadňují efektivní práci na dálku designová spolupráce.
V tomto příspěvku vám dám pět tipů pro spolupráci při návrhu, které pomohou vzdáleným týmům zefektivnit a zefektivnit jejich práci. Konkrétněji se budeme zabývat následujícími tématy:
- Navrhujte nástroje pro spolupráci
- Důležitost včasné zpětné vazby
- Komunikace v reálném čase a její vliv na spolupráci na dálku
- Význam pevného a efektivního procesu
- Dokumentace záloh a verzování
Pojďme se do toho ponořit.
5 tipů pro spolupráci při návrhu
Tip #1: Vyberte si správné nástroje pro spolupráci při návrhu
Pokud jde o efektivní proces společného navrhování, nejdůležitějším krokem je výběr správných nástrojů pro spolupráci při návrhu. Aby společnost usnadnila spolupráci v rámci svého projekčního týmu i s dalšími odděleními, je naprosto nezbytné pokrýt potřeby návrhu poskytnutím užitečných nástrojů projektového managementu, aby bylo zajištěno, že požadavky na návrh budou dobře rozvrženy, spravovány a doručeny včas.
Díky správným nástrojům a procesům budou členové týmu šťastnější a produktivnější při spolupráci na dálku, aniž by museli řešit zbytečné problémy s řízením projektů, které mohou způsobit zpoždění a nedorozumění v týmu.
Níže některé najdete navrhovat nástroje pro spolupráci které se vám jistě budou hodit:
1 Visme
Visme je oblíbená aplikace pro stolní počítače, která může výrazně pomoci návrhářským týmům s návrhářskou spoluprací.
Tento nástroj dává každému týmu příležitost centralizovat a sjednotit své designové projekty vytvářením návrhových souborů v různých formách, jako jsou prezentace, webový obsah a infografika. Vzhledem k tomu, že všichni členové týmu spolupracují v rámci společné, snadno použitelné platformy, která jim poskytuje pohodlné a efektivní nástroje pro návrh, jsou procesy tvorby obsahu mnohem jednodušší a efektivnější.
2. Souborová scéna
Jak potvrdí každý kreativní tým, kontrola obsahu a schvalování jsou zásadní fáze procesu návrhu; mohou však být také únavné a časově náročné, pokud nejsou správně spravovány.
K vyřešení tohoto problému se Filestage zaměřuje na zefektivnění procesu poskytování a přijímání zpětné vazby, stejně jako na konstruktivní kontrolu obsahu a ujištění, že splňuje požadavky projektu. To pak umožňuje vzdáleným návrhářským týmům efektivněji kontrolovat a řešit zpětnou vazbu a spolupracovat se zúčastněnými stranami na aktualizaci podle potřeby, aby byly splněny požadavky projektu.
3. asana
Řízení projektů je jedním z nejdůležitějších faktorů pro vysoce výkonné vzdálené týmy. Naštěstí nástroje jako Asana výrazně usnadnily řízení projektů.
Asana se může pochlubit řadou intuitivních nástrojů, které pomáhají jakémukoli týmu zorganizovat práci a projekty včas, včetně správy pracovních postupů a výkonných časových os, které pomáhají vizualizovat všechny součásti projektu.
Zatímco nástroje pro práci na dálku jako Asana, Slack, Proofhub a Trello (nebo jeden z Alternativy Trello) nejsou nástroje pro návrhovou spolupráci, jsou velmi užitečné pro sledování úkolů a aktivit mezi týmy a projektovými manažery. Mohou také výrazně pomoci zvýšit produktivitu a efektivitu v rámci konstrukčních týmů. Existují také prodejní a marketingové nástroje pro práci na dálku, o kterých byste měli vědět, jako je software pro PR Odpověď. Kromě toho lze nástroje pro sdílení souborů, jako je Dropbox, a nástroje pro prototypování pro návrhářské týmy, jako je Invision, použít pro sdílení souborů Sketch a spolupráci návrhářů a návrhářských týmů.
Tip č. 2: Požádejte o včasnou zpětnou vazbu
Práce na dálku se ukázala jako výhodná pro mnoho zaměstnanců, kteří připisují pocit uvolněnosti a motivace větší flexibilitě, kterou mají při práci z domácí kanceláře.
Práce na dálku, pokud ji lze použít, poskytuje zaměstnancům flexibilitu a může zvýšit jejich produktivitu. Níže uvedený graf jasně ukazuje rostoucí zájem o termín „práce na dálku“ během roku 2020.
Na druhou stranu práce na dálku může ovlivnit některé aspekty společné práce. Jinými slovy, velké množství týmů, které dříve spolupracovaly a obvykle ve stejných fyzických prostorech, se nyní vzdaluje a potřebuje se přizpůsobit mnoha změnám, pokud jde o jejich spolupráci a komunikaci.
Za těchto okolností je naprosto nezbytné, aby členové týmu a projektoví manažeři požádali o včasnou zpětnou vazbu.
Proč je to důležité?
Požádáním o včasnou zpětnou vazbu ušetříte sobě i svému týmu drahocenný čas a zajistíte, že nedojde k nedorozuměním mezi kreativními týmy a interními zainteresovanými stranami. Vždy je užitečné vědět, jak by se ostatní mohli cítit o projektu, na kterém pracujete, a sledovat průběh, abyste se ujistili, že jste na správné cestě. Když to uděláte, všimnete si, že včasná zpětná vazba může být extrémně konstruktivní a může vaši práci zasáhnout.
Jak můžete vidět v příkladu výše, člen konstrukčního týmu sdílel soubor, který je otevřený pro diskusi a brainstorming mezi členy týmu. Recenzenti souboru mají možnost komentovat a zvýraznit detaily návrhu a navrhnout nápady v sekci komentářů vpravo.
Namísto provádění recenzí prostřednictvím e-mailu – což může být docela formální, stresující a časově náročné – zvažte využití nástroje pro spolupráci při návrhu, který pojme značky a zpětnou vazbu. Jak jsem již zmínil dříve, Filestage je užitečný nástroj pro kontrolu a schvalování obsahu, který nabízí zpětnou vazbu s poznámkami k obrázkům.
Sdílení souborů a včasná zpětná vazba o probíhající práci nakonec vede k efektivnější spolupráci týmů, i když pracují z domova nebo na různých místech po celém světě.
Tip č. 3: Využijte videokomunikaci v reálném čase pro milníky
Třetí tip, že všechny vzdálené a distribuované týmy Je třeba mít na paměti, že je důležité využívat videokomunikaci v reálném čase – zejména pro milníky.
Video konference, živé chaty a další formy komunikace v reálném čase mohou být velmi užitečné, pokud jde o budování vztahů s klienty a spolupráci s kolegy. To může být obzvláště důležité pro konstrukční týmy, kde komunikace tváří v tvář může pomoci replikovat zážitek ze zasedací místnosti.
Zejména když mnoho společností a zaměstnanců pracuje zcela na dálku, je využití video komunikace v reálném čase zásadní pro zvýšení spokojenosti a morálky zaměstnanců a také pro udržení zapojení členů týmu.
Týmy, které pravidelně komunikují, budují vztah, lépe spolupracují a zkracují čas strávený prováděním projektů.
Nejen to, ale také schopnost porozumět vizuálním a neverbální náznaky prostřednictvím videohovorů může lidem skutečně pomoci hladší spolupráce. Dokonce i občasné zastavování práce, abyste se některých zúčastnili virtuální teambuildingové aktivity společně mohou pomoci vzdáleným členům týmu poznat jeden druhého na osobnější úrovni a vytvořit tak lepší pracovní vztahy.
Videokonference tváří v tvář vytvářejí prostředí nezbytné pro přirozenou komunikaci a úspěšnou spolupráci.
Tip č. 4: Vytvořte výrobní sekvenci a znalostní bázi
Pokud jde o úpravu vašich procesů tak, aby vyhovovaly strategii vašeho návrhářského týmu i požadavkům klienta nebo podniku, neměli byste zapomínat, jak důležité je definovat správné sekvence úkolů a komunikace.
Vzdálené týmy mohou být online v různých časových pásmech, což by mohlo vést k problémům s komunikací nebo ovlivnit kvalitu vytvářeného vizuálního obsahu. Z tohoto důvodu se důrazně doporučuje vytvořit a zdokumentovat formální sekvenci metod a kroků, které by měli všichni členové vašeho týmu při vzájemné spolupráci dodržovat.
Jinými slovy, co můžete udělat, je vytvořit znalostní bázi se standardními operačními postupy (SOP), kontrolními seznamy a šablonami, které pomohou někomu, jako je mladší zaměstnanec nebo nováček, sledovat proces návrhu společnosti.
Zde je to, na co mohou odkazovat některé z hlavních součástí procesu grafického návrhu:
Jak jsem již zmínil dříve, pevný rutinní postup, jak věci dělat, vám může ušetřit čas, protože všichni členové vašeho týmu budou na stejné stránce, což minimalizuje zpoždění a sníží nedorozumění.
Jednoduše řečeno, je důležité mít proces a existují nástroje, které vám mohou pomoci toho dosáhnout.
Zatímco výše uvedený příklad procesu z Trello byl vytvořen pro vytváření obsahu blogu, principy jsou stejné pro design. Pamatujte, že ačkoli je vytvoření procesu a jeho dodržování velmi důležité, musíte proces pravidelně kontrolovat a vyžadovat zpětnou vazbu, abyste zjistili, zda pro vás skutečně funguje.
Porozumění vašemu procesu jeho analýzou a monitorováním pomůže týmům vzdáleného řízení a projektovému managementu jej v případě potřeby zlepšit. Pokud jde o vytvoření procesu pro vzdálené týmy, můžete také zvážit týmový trénink které mohou pozvednout týmovou spolupráci a také pomoci spolupracovníkům získat stejné počáteční znalosti o projektu, než začne.
Tip č. 5: Vytvořte konvence pojmenování pro zálohování a správu verzí
Vzdálené týmy v grafickém designu budou mít simultánně vytvářené funkční makety a zálohy. Tyto verze budou vytvořeny pro širokou škálu účelů, od pracovních souborů až po koncepty určené k předvedení nebo vyhodnocení.
Zavedení přísných konvencí pojmenování a struktur složek zvyšuje efektivitu pro vzdálené kolegy a poskytuje intuitivní taxonomii pro nové zaměstnance – pro odkazování na předchozí pracovní vzorky a přerozdělování konceptů, které lze dále optimalizovat. Vzhledem k tomu, že vzdálené designérské týmy nesdílejí stejný fyzický prostor, kde by v ideálním případě byla jejich návrhářská práce vždy otevřená pro diskusi a dostupná všem v týmu, dává zaznamenávání předchozích a různých verzí návrhářům příležitost přemýšlet o návrhu.
Abyste se ujistili, že si uchováváte zálohy různých verzí své kreativní práce, měli byste se pokusit nasměrovat své návrhářské úsilí k návrhářským nástrojům, které vám umožní obnovit minulé verze vašich návrhů i duplikovat své projekty, přesně jako Visme.
Dejte duplikátům a verzím název, který dokumenty zařadí do pracovního postupu vašeho projektu, aby měli tvůrci médií svobodu upravovat a zkoušet nové nápady v jedné z kopií a přitom zachovat původní design tak, jak je.
Chcete se také ujistit, že vaše tvrdá práce náhle nezmizí kvůli poruše systému a že všechny varianty jsou snadno odkazovatelné po dobu životnosti projektu.
Balil
Závěrem lze říci, že společnosti by se měly vždy snažit najít nejvhodnější nástroj pro spolupráci při návrhu a ujistit se, že pokryje jejich potřeby a zefektivní jejich práci, místo aby ji dělal složitější.
Při práci se vzdálenými konstrukčními týmy nezapomeňte vytvořit proces, který bude definovat a usnadňovat vaši práci, a samozřejmě vždy požádejte o včasnou zpětnou vazbu, protože vám to ušetří značné množství času.
Kromě toho se ujistěte, že využíváte vysokou kvalitu videokonferenční aplikace jako Lifesize pro vaše nejdůležitější milníky a schůzky. Vytvořte posloupnost komunikace pro vaše nástroje pro spolupráci při návrhu. A nakonec dodržujte přísné konvence pojmenovávání verzí a záloh, aby vaše vzdálené týmy lépe spolupracovaly.
Tento příspěvek hosta přispěl Farzad Rashidi. Farzad je spoluzakladatelem Odpověď, nástroj pro PR a vytváření odkazů vše v jednom, který kombinuje personalizaci s produktivitou. Věnuje se také marketingu ve společnosti Visme, kde pomohl společnosti získat více než 5 milionů uživatelů a předat 1.5 milionu měsíční organické návštěvnosti. Od té doby pomáhá dalším společnostem dosáhnout stejného úspěchu prostřednictvím Respony.
