Fjernarbeid har endret hvordan bedrifter rundt om i verden tenker på å holde kontakten og være produktiv. Som et resultat av dette revurderer bedrifter hvordan de støtter sine ansatte med prosesser og verktøy som letter effektivt fjernarbeid og designsamarbeid.
I dette innlegget skal jeg gi deg fem designsamarbeidstips som vil hjelpe eksterne team med å gjøre arbeidet mer effektivt og effektivt. Mer spesifikt skal vi dekke følgende emner:
- Design samarbeidsverktøy
- Viktigheten av tidlig tilbakemelding
- Sanntidskommunikasjon og hvordan det påvirker eksternt samarbeid
- Betydningen av å ha en fast og effektiv prosess
- Dokumentasjon av sikkerhetskopier og versjonskontroll
La oss dykke rett inn i det.
5 tips om designsamarbeid
Tips 1: Velg de riktige verktøyene for designsamarbeid
Når det gjelder en effektiv samarbeidende designprosess, er det viktigste trinnet å velge de riktige designsamarbeidsverktøyene. For at et selskap skal legge til rette for samarbeid innen designteamet sitt, så vel som med andre avdelinger, er det helt avgjørende å dekke designbehov ved å tilby nyttige prosjektstyringsverktøy for å sikre at designforespørsler er godt utstrakt, administrert og levert til rett tid.
Ved å ha de riktige verktøyene og prosessene på plass, vil teammedlemmene bli lykkeligere og mer produktive når de jobber sammen eksternt uten å måtte håndtere unødvendige prosjektledelsesproblemer som kan forårsake forsinkelser og misforståelser i teamet.
Nedenfor finner du noen utforme samarbeidsverktøy som jeg er sikker på at du vil finne nyttig:
1. Visme
Visme er en populær desktop-app som kan hjelpe designteam betydelig med designsamarbeid.
Verktøyet gir ethvert team muligheten til å sentralisere og forene designprosjektene sine ved å lage designfiler i en rekke former, for eksempel presentasjoner, nettinnhold og infografikk. Siden alle teammedlemmer samarbeider innenfor en felles, brukervennlig plattform som gir dem praktiske og effektive designverktøy, blir prosessene for innholdsskaping så mye enklere og mer strømlinjeformet.
2. Filestage
Som ethvert kreativt team vil attestere, er innholdsgjennomgang og godkjenninger viktige stadier av designprosessen; men de kan også være kjedelige og tidkrevende hvis de ikke administreres riktig.
For å løse dette fokuserer Filestage på å strømlinjeforme prosessen med å gi og motta tilbakemeldinger, samt å konstruktivt gjennomgå et innholdsstykke og sørge for at det oppfyller prosjektkravene. Dette gjør at eksterne designteam kan gjennomgå og adressere tilbakemeldinger mer effektivt, og samarbeide med interessenter for å foreta oppdateringer etter behov for å møte prosjektkravene.
3. asana
Prosjektledelse er en av de mest kritiske faktorene for alle eksterne team med høy ytelse. Heldigvis har verktøy som Asana gjort prosjektledelsen betydelig enklere.
Asana har en rekke intuitive verktøy for å hjelpe ethvert team med å holde arbeidet organisert og prosjekter i tide, inkludert arbeidsflytadministrasjon og kraftige tidslinjer for å visualisere alle prosjektkomponenter.
Mens eksterne arbeidsverktøy som Asana, Slack, Proofhub og Trello (eller en av de Trello alternativer) er ikke designsamarbeidsverktøy, de er ekstremt nyttige for å holde styr på oppgaver og aktiviteter mellom team og prosjektledere. De kan også hjelpe betydelig øke produktiviteten og effektivitet i designteam. Det er også salgs- og markedsføringsverktøy for fjernarbeid du bør vite om, som PR-oppsøkende programvare Svar. I tillegg kan fildelingsverktøy som Dropbox og prototypeverktøy for designteam som Invision brukes til Sketch-fildeling og designsamarbeid av designere og designteam.
Tips 2: Be om tidlig tilbakemelding
Fjernarbeid har vist seg å være fordelaktig for mange ansatte som tilskriver at de føler seg mer avslappet og motivert til den økte fleksibiliteten de har ved å jobbe fra hjemmekontor.
Fjernarbeid, når det kan brukes, gir ansatte fleksibilitet og kan øke produktiviteten. Grafen nedenfor viser tydelig den oppadgående interessen for begrepet «fjernarbeid» i løpet av 2020.
På den annen side kan arbeid eksternt påvirke noen aspekter av samarbeidsarbeid. Med andre ord, et stort antall team som pleide å samarbeide, og vanligvis innenfor de samme fysiske områdene, blir nå fjerntliggende og må tilpasse seg mange endringer når det gjelder samarbeidsarbeid og kommunikasjon.
Under disse omstendighetene er det helt avgjørende at teammedlemmer og prosjektledere ber om tidlig tilbakemelding.
Hvorfor er det viktig?
Ved å be om tidlig tilbakemelding sparer du deg selv og teamet ditt for verdifull tid og sørger for at det ikke er noen misforståelser mellom kreative team og interne interessenter. Det er alltid nyttig å vite hvordan andre føler om et prosjekt du jobber med, og å sjekke fremdriften for å sikre at du er på rett spor. Når du gjør dette, vil du legge merke til at tidlig tilbakemelding kan være ekstremt konstruktiv og få arbeidet ditt til å treffe blink.
Som du kan se i eksempelet ovenfor, har et designteammedlem delt en fil som er åpen for diskusjon og idédugnad mellom teammedlemmene. Anmelderne av filen får muligheten til å kommentere og fremheve detaljer om et design, samt foreslå ideer i kommentarfeltet til høyre.
I stedet for å foreta anmeldelser via e-post – noe som kan være ganske formell, stressende og tidkrevende – vurder å utnytte et designsamarbeidsverktøy som rommer markeringer og tilbakemeldinger. Som jeg nevnte tidligere, er Filestage et nyttig verktøy for innholdsgjennomgang og godkjenning som gir tilbakemelding med bildekommentarer.
Til syvende og sist fører fildeling og tidlig tilbakemelding på arbeid som pågår til at team jobber mer effektivt sammen, selv når de jobber hjemmefra eller på forskjellige steder over hele verden.
Tips #3: Utnytt videokommunikasjon i sanntid for milepæler
Det tredje tipset som alle eksterne og fordelt lag bør huske på er viktigheten av å utnytte sanntids videokommunikasjon – spesielt for milepæler.
Videokonferanse, live chat og andre former for sanntidskommunikasjon kan være svært nyttig når det gjelder å bygge klientrelasjoner og samarbeide med kolleger. Det kan være spesielt kritisk for designteam, hvor kommunikasjon ansikt til ansikt kan bidra til å gjenskape møteromsopplevelsen.
Spesielt når mange bedrifter og ansatte jobber helt eksternt, er det avgjørende å utnytte sanntids videokommunikasjon for å øke medarbeidertilfredsheten og moralen, samt holde teammedlemmene engasjert.
Team som regelmessig kommuniserer bygger rapport, jobber bedre sammen og forbedrer tiden brukt på å få prosjekter utført.
Ikke bare det, men å ha evnen til å forstå visuelle og ikke-verbale signaler via videosamtaler kan virkelig hjelpe folk til å samarbeide mer sømløst. Til og med slutte å jobbe av og til for å delta i noen virtuelle teambyggingsaktiviteter sammen kan hjelpe eksterne teammedlemmer å bli kjent med hverandre på et mer personlig nivå, og skape bedre arbeidsforhold.
Ansikt til ansikt videomøter skaper miljøet som er nødvendig for naturlig kommunikasjon og vellykket samarbeid.
Tips #4: Etabler en produksjonssekvens og kunnskapsbase
Når det gjelder å justere prosessene dine for å passe både designteamets strategi og kravene til en klient eller virksomhet, bør du ikke glemme hvor viktig det er å definere de riktige sekvensene for oppgaver og kommunikasjon.
Eksterne team kan være online i ulike tidssoner, og det kan føre til kommunikasjonsproblemer eller påvirke kvaliteten på det visuelle innholdet som produseres. Av den grunn anbefales det sterkt å lage og dokumentere en formell sekvens for metodene og trinnene som alle teammedlemmene dine bør følge når de jobber med hverandre.
Sagt på en annen måte, det du kan gjøre er å lage en kunnskapsbase med standard driftsprosedyrer (SOPs), sjekklister og maler for å hjelpe noen som en junior ansatt eller nykommer med å følge designprosessen til selskapet.
Her er hva noen av hovedkomponentene i en grafisk designprosess kan referere til:
Som jeg nevnte tidligere, kan det å ha en fast rutine for hvordan ting må gjøres spare deg for tid fordi alle teammedlemmene dine vil være på samme side og det vil minimere forsinkelser og redusere misforståelser.
Enkelt sagt er det viktig å ha en prosess og det finnes verktøy der ute som kan hjelpe deg å oppnå det.
Mens prosesseksemplet ovenfor fra Trello ble bygget for å lage blogginnhold, er prinsippene de samme for design. Husk at selv om det er veldig viktig å lage en prosess og holde seg til den, må du jevnlig gjennomgå prosessen og be om tilbakemelding for å finne ut om den virkelig fungerer for deg.
Å forstå prosessen din ved å analysere og overvåke den vil hjelpe eksterne og prosjektledelsesteam til å forbedre den når det er nødvendig. Med hensyn til å lage en prosess for eksterne team, kan du også vurdere lagtrening som kan heve et teams samarbeidsarbeid samt hjelpe medarbeidere til å ha den samme innledende kunnskapen rundt et prosjekt før det starter.
Tips 5: Lag navnekonvensjoner for sikkerhetskopiering og versjonskontroll
Eksterne team innen grafisk design vil ha fungerende modeller og sikkerhetskopier som lages samtidig. Disse versjonene vil bli laget for et bredt spekter av formål, fra arbeidsfiler til utkast designet for demonstrasjon eller evaluering.
Etablering av strenge navnekonvensjoner og mappestrukturer skaper effektivitet for eksterne kolleger, og gir en intuitiv taksonomi for nye ansatte – for å referere til tidligere arbeidsprøver og gjenbruke konsepter som kan optimaliseres ytterligere. Gitt at eksterne designteam ikke deler det samme fysiske rommet der designarbeidet deres ideelt sett alltid vil være åpent for diskusjon og tilgjengelig for alle i teamet, gir innspilling av tidligere og forskjellige versjoner designerne muligheten til å reflektere over et design.
For å være sikker på at du tar sikkerhetskopi av ulike versjoner av det kreative arbeidet ditt, bør du prøve å rette designarbeidet mot designverktøy som lar deg gjenopprette tidligere versjoner av designene dine samt duplisere prosjektene dine, akkurat som Visme gjør.
Gi duplikater og versjoner et navn som klassifiserer dokumenter til prosjektarbeidsflyten din, slik at medieskapere har friheten til å redigere og prøve ut nye ideer i en av kopiene mens de beholder det originale designet som det er.
Du vil også forsikre deg om at det harde arbeidet ditt ikke plutselig forsvinner på grunn av en systemfeil, og at alle varianter lett kan refereres til for prosjektets levetid.
Innpakning Up
Avslutningsvis bør bedrifter alltid prøve å finne det mest hensiktsmessige designsamarbeidsverktøyet og sørge for at det dekker deres behov og effektiviserer arbeidet deres, i stedet for å gjøre det mer komplekst.
Når du jobber med eksterne designteam, husk å lage en prosess som vil definere og forenkle arbeidet ditt, og selvfølgelig alltid be om tidlig tilbakemelding fordi det vil spare deg for en betydelig mengde tid.
Sørg i tillegg for å utnytte høy kvalitet videokonferanserapper som Lifesize for dine viktigste milepæler og møter. Etabler en sekvens av kommunikasjon for designsamarbeidsverktøyene dine. Og til slutt, overhold strenge navnekonvensjoner for versjoner og sikkerhetskopier, slik at de eksterne teamene dine jobber bedre sammen.
Dette gjesteinnlegget er bidratt av Farzad Rashidi. Farzad er medgründer av Svar, alt-i-ett-verktøyet for PR og koblingsbygging som kombinerer personalisering med produktivitet. Han driver også markedsføringstiltak på Visme, hvor han hjalp selskapet med å få over 5 millioner brukere og passere 1.5 millioner månedlig organisk trafikk. Siden den gang har han hjulpet andre selskaper med å oppnå samme suksess via Respona.
