Fjärrarbete har förändrat hur företag runt om i världen tänker på att vara uppkopplade och produktiva. Som ett resultat tänker företag om hur de stödjer sina anställda med processer och verktyg som underlättar effektivt distansarbete och designsamarbete.
I det här inlägget kommer jag att ge dig fem designsamarbetstips som hjälper externa team att göra sitt arbete mer effektivt och effektivt. Mer specifikt kommer vi att täcka följande ämnen:
- Designa samarbetsverktyg
- Vikten av tidig feedback
- Kommunikation i realtid och hur det påverkar samarbete på distans
- Betydelsen av att ha en fast och effektiv process
- Dokumentation av säkerhetskopior och versionshantering
Låt oss dyka in i det.
5 tips för designsamarbete
Tips #1: Välj rätt verktyg för designsamarbete
När det kommer till en effektiv designprocess för samarbete är det viktigaste steget att välja rätt verktyg för designsamarbete. För att ett företag ska underlätta samarbetet inom sitt designteam, såväl som med andra avdelningar, är det absolut nödvändigt att täcka designbehov genom att tillhandahålla användbara projektledningsverktyg för att säkerställa att designförfrågningar är väl omfångade, hanterade och levererade i tid.
Genom att ha rätt verktyg och processer på plats blir teammedlemmarna gladare och mer produktiva när de arbetar tillsammans på distans utan att behöva ta itu med onödiga projektledningsproblem som kan orsaka förseningar och missförstånd inom teamet.
Nedan hittar du några designa samarbetsverktyg som jag är säker på att du kommer att ha nytta av:
1. Visme
Visme är en populär skrivbordsapp som kan hjälpa designteam avsevärt med designsamarbete.
Verktyget ger alla lag möjlighet att centralisera och förena sina designprojekt genom att skapa designfiler i en mängd olika former, såsom presentationer, webbinnehåll och infografik. Eftersom alla teammedlemmar samarbetar inom en gemensam, lättanvänd plattform som förser dem med praktiska och effektiva designverktyg, blir processer för att skapa innehåll så mycket enklare och mer strömlinjeformade.
2. Filestage
Som alla kreativa team kommer att intyga, är innehållsgranskning och godkännanden viktiga steg i designprocessen; men de kan också vara tråkiga och tidskrävande om de inte hanteras på rätt sätt.
För att komma till rätta med detta fokuserar Filestage på att effektivisera processen att ge och ta emot feedback, samt att konstruktivt granska ett innehåll och se till att det uppfyller projektkraven. Detta gör det alltså möjligt för fjärrdesignteam att mer effektivt granska och adressera feedback och arbeta med intressenter för att göra uppdateringar efter behov för att möta projektkraven.
3. asana
Projektledning är en av de mest kritiska faktorerna för alla högpresterande distansteam. Tack och lov har verktyg som Asana gjort projekthanteringen betydligt enklare.
Asana har ett antal intuitiva verktyg för att hjälpa alla lag att hålla arbetet organiserat och projekten i tid, inklusive arbetsflödeshantering och kraftfulla tidslinjer för att visualisera alla projektkomponenter.
Medan fjärrarbetsverktyg som Asana, Slack, Proofhub och Trello (eller en av de Trello alternativ) är inte verktyg för designsamarbete, de är extremt användbara för att hålla reda på uppgifter och aktiviteter mellan team och projektledare. De kan också hjälpa till mycket öka produktiviteten och effektivitet inom designteam. Det finns också försäljnings- och marknadsföringsverktyg för distansarbete du bör känna till, som PR-programvara Svar. Dessutom kan fildelningsverktyg som Dropbox och prototypverktyg för designteam som Invision användas för Sketch-fildelning och designsamarbete av designers och designteam.
Tips #2: Be om tidig feedback
Att arbeta på distans har visat sig vara fördelaktigt för många anställda som tillskriver att de känner sig mer avslappnade och motiverade till den ökade flexibiliteten de har när de arbetar från ett hemmakontor.
Distansarbete, när det kan tillämpas, ger de anställda flexibilitet och kan öka deras produktivitet. Grafen nedan visar tydligt det uppåtgående intresset för termen "distansarbete" under 2020.
Å andra sidan kan arbete på distans påverka vissa aspekter av samarbete. Med andra ord, ett stort antal team som tidigare arbetade tillsammans, och vanligtvis inom samma fysiska utrymmen, går nu på distans och behöver anpassa sig till massor av förändringar när det gäller deras samarbete och kommunikation.
Under dessa omständigheter är det absolut nödvändigt att teammedlemmar och projektledare ber om tidig feedback.
Varför är det viktigt?
Genom att be om tidig feedback sparar du dig själv och ditt team värdefull tid och ser till att det inte finns några missförstånd mellan kreativa team och interna intressenter. Det är alltid användbart att veta hur andra kan känna om ett projekt som du arbetar med och att kontrollera framstegen för att säkerställa att du är på rätt väg. När du gör detta kommer du att märka att tidig feedback kan vara extremt konstruktiv och få ditt arbete att träffa målet.
Som du kan se i exemplet ovan har en designteammedlem delat en fil som är öppen för diskussion och brainstorming mellan teammedlemmarna. Granskarna av filen får möjlighet att kommentera och lyfta fram detaljer om en design, samt föreslå idéer i kommentarsfältet till höger.
Istället för att göra granskningar via e-post – vilket kan vara ganska formellt, stressande och tidskrävande – överväg att utnyttja ett verktyg för designsamarbete som rymmer uppmärkning och feedback. Som jag nämnde tidigare är Filestage ett användbart verktyg för innehållsgranskning och godkännande som ger feedback med bildkommentarer.
I slutändan leder fildelning och tidig feedback om pågående arbete till att team arbetar mer effektivt tillsammans, även när de arbetar hemifrån eller på olika platser över hela världen.
Tips #3: Utnyttja videokommunikation i realtid för milstolpar
Det tredje tipset att alla avlägsna och distribuerade lag bör komma ihåg är vikten av att utnyttja videokommunikation i realtid – särskilt för milstolpar.
Videokonferenser, kan livechatt och andra former av realtidskommunikation vara mycket användbara när det gäller att bygga kundrelationer och samarbeta med kollegor. Det kan vara särskilt viktigt för designteam, där kommunikation ansikte mot ansikte kan hjälpa till att replikera mötesrumsupplevelsen.
Särskilt när många företag och anställda arbetar helt på distans är det viktigt att utnyttja videokommunikation i realtid för att öka medarbetarnas tillfredsställelse och moral, samt hålla teammedlemmarna engagerade.
Team som regelbundet kommunicerar bygger relationer, arbetar bättre tillsammans och förbättrar tiden för att få projekt gjorda.
Inte bara det, utan att ha förmågan att förstå visuella och icke-verbala signaler via videosamtal kan verkligen hjälpa människor att samarbeta mer sömlöst. Till och med sluta jobba då och då för att delta i vissa virtuella lagbyggande aktiviteter tillsammans kan hjälpa teammedlemmar på distans att lära känna varandra på en mer personlig nivå, vilket skapar bättre arbetsrelationer.
Videomöten ansikte mot ansikte skapar den miljö som krävs för naturlig kommunikation och framgångsrikt samarbete.
Tips #4: Etablera en produktionssekvens och kunskapsbas
När det gäller att anpassa dina processer för att passa både ditt designteams strategi och kraven från en kund eller ett företag, bör du inte glömma hur viktigt det är att definiera de rätta sekvenserna för uppgifter och kommunikation.
Fjärrlag kan vara online i olika tidszoner och det kan leda till kommunikationsproblem eller påverka kvaliteten på det visuella innehållet som produceras. Av den anledningen rekommenderas det starkt att skapa och dokumentera en formell sekvens för de metoder och steg som alla dina teammedlemmar bör följa när de arbetar med varandra.
Med andra ord, vad du kan göra är att skapa en kunskapsbas med standardoperativa procedurer (SOPs), checklistor och mallar för att hjälpa någon som en junioranställd eller nykomling att följa företagets designprocess.
Här är vad några av huvudkomponenterna i en grafisk designprocess kan referera till:
Som jag nämnde tidigare, att ha en fast rutin för hur saker behöver göras kan spara tid eftersom alla dina teammedlemmar kommer att vara på samma sida och det kommer att minimera förseningar och minska missförstånd.
Enkelt uttryckt är det viktigt att ha en process och det finns verktyg där ute som kan hjälpa dig att uppnå det.
Även om processexemplet ovan från Trello byggdes för att skapa blogginnehåll, är principerna desamma för design. Kom ihåg att även om det är mycket viktigt att skapa en process och hålla fast vid den, måste du regelbundet granska processen och be om feedback för att avgöra om den verkligen fungerar för dig.
Att förstå din process genom att analysera och övervaka den hjälper fjärr- och projektledningsteam att förbättra den när det behövs. När det gäller att skapa en process för avlägsna team kan du också överväga lagträning som kan lyfta ett teams samarbetsarbete samt hjälpa medarbetare att ha samma inledande kunskap kring ett projekt innan det sätts igång.
Tips #5: Skapa namnkonventioner för säkerhetskopiering och versionskontroll
Fjärrlag inom grafisk design kommer att ha fungerande mockups och säkerhetskopior som skapas samtidigt. Dessa versioner kommer att skapas för ett brett spektrum av syften, från arbetsfiler till utkast utformade för demonstration eller utvärdering.
Att etablera strikta namnkonventioner och mappstrukturer skapar effektivitet för kollegor på distans och ger en intuitiv taxonomi för nyanställda – för att referera till tidigare arbetsprover och återanvända koncept som kan optimeras ytterligare. Med tanke på att fjärrdesignteam inte delar samma fysiska utrymme där deras designarbete helst skulle vara öppet för diskussion och tillgängligt för alla i teamet, ger inspelning av tidigare och olika versioner designers möjlighet att reflektera över en design.
För att vara säker på att du behåller säkerhetskopior av olika versioner av ditt kreativa arbete, bör du försöka rikta dina designansträngningar mot designverktyg som låter dig återställa tidigare versioner av din design såväl som duplicera dina projekt, precis som Visme gör.
Ge dubbletter och versioner ett namn som klassificerar dokument till ditt projektarbetsflöde, så att medieskapare har friheten att redigera och prova nya idéer i en av kopiorna samtidigt som den behåller originaldesignen som den är.
Du vill också se till att ditt hårda arbete inte plötsligt försvinner på grund av ett systemfel, och att alla varianter är lätta att referera till under projektets livslängd.
Inslag Up
Sammanfattningsvis bör företag alltid försöka hitta det lämpligaste verktyget för designsamarbete och se till att det täcker deras behov och effektiviserar deras arbete, istället för att göra det mer komplext.
När du arbetar med fjärrdesignteam, kom ihåg att skapa en process som kommer att definiera och underlätta ditt arbete och, naturligtvis, be alltid om tidig feedback eftersom det kommer att spara dig en betydande mängd tid.
Se dessutom till att utnyttja hög kvalitet appar för videokonferenser som Lifesize för dina viktigaste milstolpar och möten. Upprätta en kommunikationssekvens för dina verktyg för designsamarbete. Och slutligen, följ strikta namnkonventioner för versioner och säkerhetskopior, så att dina externa team fungerar bättre tillsammans.
Detta gästinlägg skrevs av Farzad Rashidi. Farzad är medgrundare av Svar, allt-i-ett PR- och länkbyggande verktyg som kombinerar personalisering med produktivitet. Han driver även marknadsföringsinsatser på Visme, där han hjälpte företaget att få över 5 miljoner användare och passera 1.5 miljoner månatlig organisk trafik. Sedan dess har han hjälpt andra företag att nå samma framgång via Respona.
