Townhall-Meetings und andere unternehmensweite Diskussionen mit allen Beteiligten eignen sich hervorragend, um alle in Ihrer Organisation gleichzeitig zusammenzubringen, um wichtige Geschäftsaktualisierungen, Strategieentscheidungen, große Kundengewinne und Fortschritte bei der Erreichung unternehmensweiter Ziele auszutauschen. Da jedoch mehr Mitarbeiter als je zuvor remote arbeiten, ist es möglicherweise unmöglich, alle Ihre Mitarbeiter am selben physischen Ort zusammenzubringen. Glücklicherweise machen es Videokonferenzen relativ einfach, virtuelle Bürgerversammlungen zu veranstalten und durchzuführen. Die Mitarbeiter erhalten viele der gleichen Vorteile einer persönlichen Veranstaltung, wie z. B. die persönliche Interaktion, mit dem Bonus, dass sie von überall auf der Welt am Rathaus teilnehmen können. Darüber hinaus geben Ihnen virtuelle Rathäuser die Möglichkeit, Inhalte einfach zu teilen, auf neue Weise mit dem Publikum zu interagieren und die Diskussion zur späteren Wiedergabe aufzuzeichnen.

Bis zur Wiedereröffnung vieler Büros unter anderem in den Vereinigten Staaten und angesichts der anhaltenden Unsicherheit im Zusammenhang mit der COVID-19-Pandemie sind virtuelle Bürgerversammlungen wichtiger denn je. Sie sind eine wertvolle Möglichkeit für Mitarbeiter, von Führungskräften zu hören, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen und die Mission, Ziele, Werte und Kultur des Unternehmens zu stärken. In diesem Beitrag stellen wir Tipps und vorgeschlagene Tools zur Verfügung, um nützliche und ansprechende virtuelle Townhall-Meetings zu veranstalten.

Was sind Virtual Town Hall Meetings?

Ein virtuelles Townhall-Meeting ist in der Regel eine unternehmensweite Online-Veranstaltung, bei der die Führung die Mitarbeiter mit Updates zu Neuigkeiten im Gesamtbild versorgt, um alle auf dem Laufenden zu halten und mit der Mission und den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen. Wenn sie gut gemacht sind, tragen virtuelle Bürgerversammlungen dazu bei, ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen und Vertrauen in die Organisation aufzubauen.

10 Tipps für effektivere Virtual Town Hall Meetings

Forschung zeigt, dass sich Mitarbeiter von der Arbeit zurückziehen, wenn sie sich nicht gebraucht oder mit ihrer Organisation verbunden fühlen. Produktive virtuelle Townhall-Meetings ermöglichen es Mitarbeitern, direkt von Führungskräften zu hören, um besser zu verstehen, wie ihre Rollen zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Diese Diskussionen fördern auch das Gemeinschaftsgefühl und liefern wichtigen Kontext zu den Prioritäten und Schwerpunktbereichen des Unternehmens. Nachfolgend haben wir eine Liste mit zehn Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, Ihr nächstes Firmen-Townhall-Meeting ansprechender und interaktiver zu gestalten.

1. Feiern Sie Ihre Gewinner

Ob ein Gruß von einem Kollegen, eine vierteljährliche Belohnung für außergewöhnliche Leistungen oder eine Anerkennung für das Vorzeigen von Unternehmenswerten, die Anerkennung von Mitarbeitern ist eine effektive Möglichkeit, Mitarbeiter bei Bürgerversammlungen zu motivieren und zu bekräftigen, dass die Beiträge jedes Einzelnen geschätzt werden. Erwägen Sie, einen Teil jeder Bürgerversammlung der Mitarbeiteranerkennung zu widmen. Peer-Nominierungen sind auch eine großartige Möglichkeit, großartige Arbeit in jeder Abteilung hervorzuheben und gleichzeitig eine größere und vielfältigere Gruppe von Referenten einzubeziehen.

2. Starten Sie ein Zwei-Wege-Gespräch mit Eisbrechern

Stellen Sie sicher, dass Ihre virtuellen Townhall-Meetings immer wechselseitige Gespräche zwischen Führungskräften und Mitarbeitern sind. Da diese Sitzungen in der Regel umfangreicher sind, müssen Sie einen effizienten Weg finden, um die Teilnahme während der Sitzung zu ermöglichen. Erwägen Sie, die Tagesordnung des Meetings im Voraus zu versenden, damit die Leute vorbereitet zum Meeting kommen, tun Sie es schnell Eisbrecher zu Beginn des Meetings, um die Stimmung zu bestimmen, führen Sie schnelle Umfragen durch, um Echtzeit-Feedback zu erhalten, oder widmen Sie nach jedem Moderator einen Teil des Meetings, um Fragen anzuregen.

3. Erstellen Sie vor der Videokonferenz eine Besprechungsagenda

Erstellen einer Tagesordnung ist einer der wichtigsten Bestandteile eines produktiven und effizienten Rathauses. Der Sitzungsleiter wird die Tagesordnung als Leitfaden verwenden, um das Rathaus beim Thema zu halten und voranzukommen. Eine großartige Meeting-Agenda, die den Teilnehmern im Voraus zur Verfügung gestellt wird, setzt auch vor dem Rathaus angemessene Erwartungen, damit jeder ein klares Verständnis der diskutierten Themen und der Ziele des Meetings hat.

4. Überprüfen Sie Ihre Technik

Eine der schnellsten Möglichkeiten, eine virtuelle Bürgerversammlung zum Scheitern zu bringen, besteht darin, technische Schwierigkeiten zu haben oder nicht zu wissen, wie man verschiedene Videokonferenzfunktionen verwendet. Bevor Sie das Meeting initiieren, vergewissern Sie sich, dass Ihr Video und Audio ordnungsgemäß funktionieren, Sie wissen, wie die Bildschirmfreigabe funktioniert, und dass Sie über genügend Bandbreite verfügen, um den Videoanruf zu hosten oder daran teilzunehmen. Erwägen Sie vorab einen kurzen Probelauf des Meetings, indem Sie einige Mitarbeiter vor Beginn des Rathauses anrufen, um die Video- und Audioqualität zu überprüfen. Weitere Informationen zum Einrichten eines virtuellen Rathauses finden Sie in unserem Blog Voraussetzungen für die Einrichtung von Videokonferenzen: Ihre Checkliste für Hardware und Software.

5. Machen Sie es allen leicht, an der Videokonferenz teilzunehmen

Da einige Mitarbeiter aus dem Büro und andere aus der Ferne arbeiten, benötigen Sie eine Videokonferenzlösung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, einfach von ihren Smartphones, Tablets, Laptops oder einem Konferenzraum aus dem virtuellen Rathaus beizutreten und auf allen verschiedenen Geräten die gleiche Benutzererfahrung zu haben . Mit Lifesize können Sie Benutzern einfach eine URL senden, um an dem Anruf teilzunehmen; keine Downloads erforderlich. Jedes Gerät, das auf das Internet oder ein Mobilfunknetz zugreifen kann, kann an dem Anruf teilnehmen. Stellen Sie sicher, dass der Meeting-Passcode in der Meeting-Einladung angegeben ist, damit Mitarbeiter und genehmigte Gäste ohne zusätzliche Komplexität teilnehmen können.

6. Setzen Sie einen Moderator ein

Für Bürgerversammlungen und andere Videokonferenzen für große Gruppen Diskussionen, zuweisen a Sitzungsmoderator damit alles so reibungslos wie möglich läuft. Moderatoren verfügen über erweiterte Anrufsteuerungen, mit denen sie einzelne Teilnehmer stummschalten oder die Stummschaltung aufheben sowie alle Teilnehmer stummschalten oder die Stummschaltung aller Teilnehmer aufheben können, um Hintergrundgeräusche zu begrenzen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Benutzer vergessen, sich während des Meetings stummzuschalten. Für zusätzliche Sicherheit können Moderatoren das Meeting auch sperren oder entsperren, die Präsentation eines Teilnehmers stoppen und eine ungebetene oder störende Person aus dem Anruf entfernen.

7. Haben Sie einen klaren Anführer

Während der Meeting-Moderator dafür verantwortlich ist, dass das Rathaus hinter den Kulissen reibungslos läuft, ist der Meeting-Leiter oder Meeting-Gastgeber das Gesicht des Meetings. Diese Person spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, das Rathaus auf Kurs und pünktlich zu halten. Zu den Aufgaben des Meetingleiters gehören das Einweihen des Rathauses, das Erklären der Tagesordnung, das Vorstellen der Redner, das Wechseln zwischen den Rednern, das Verwalten von Fragen und Antworten und das Publikumsfeedback sowie das Beenden des Meetings. Ein guter Meeting-Leiter sollte eng mit den Moderatoren zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Inhalte auf die Meeting-Ziele abgestimmt sind, und die Redner für die ihnen zugewiesene Zeit verantwortlich halten und bei Bedarf Erinnerungen geben, wenn es Zeit ist, ihre Präsentation abzuschließen.

8. Verwenden Sie eine Vielzahl von Lautsprechern

Immer den gleichen Lautsprecher in jedem Rathaus zu verwenden, ist vorhersehbar und eintönig. Um die Sache aufzupeppen, setzen Sie eine Vielzahl von Referenten aus verschiedenen Abteilungen und Führungsebenen ein. Versuchen Sie, bei jeder unternehmensweiten Bürgerversammlung mindestens einen neuen Redner einzubeziehen. Dies ermöglicht nicht nur die Darstellung unterschiedlicher Perspektiven, sondern schafft auch ein besseres Gefühl dafür, was in der gesamten Organisation vor sich geht.

9. Scheuen Sie sich nicht, was nicht funktioniert

Keine Organisation ist fehlerlos, und das Ignorieren von Verbesserungsmöglichkeiten untergräbt Ihre Fähigkeit, Mitarbeiter zu motivieren, ihre anspruchsvollen Ziele zu erreichen. Wenn Sie Ihren Schluckauf öffentlich ansprechen und den Menschen die Möglichkeit geben, Probleme zu äußern, die sie im Büro sehen, schaffen Sie Lernmöglichkeiten und humanisieren das Unternehmen.

10. KISS: Halte es einfach, Dummkopf

Es gibt nichts Schlimmeres, als zu einem Meeting zu gehen und niemanden ein Wort zu verstehen. Egal, ob es sich um zu viel Geschäftsjargon oder umständliche Folien handelt, versuchen Sie, allzu komplizierte Themen für Ihre All-Hands-Meetings zu vermeiden, und halten Sie die Botschaft einfach, verständlich und auf den Punkt.

4 wichtige Tools, die Sie in Ihre Virtual Town Hall-Meetings integrieren können

Allzu oft verfallen Meetings mit allen Beteiligten in eine langweilige, einseitige Erfahrung. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, keine aktive Rolle in einem Meeting zu spielen, prüfen und erledigen sie andere Aufgaben, während das virtuelle Rathaus im Hintergrund läuft. Um ein erfolgreiches virtuelles Townhall-Meeting durchzuführen, müssen Sie über die richtigen Tools verfügen, um das Meeting zu veranstalten und durchzuführen. Hier sind vier Tools, die Sie in Ihr nächstes virtuelles Rathaus integrieren können, um das Meeting ansprechender und interaktiver zu gestalten.

Bildschirm teilen

Die Bildschirmfreigabe kann Ihr Rathaus vollständig von einer monotonen Besprechung in eine wirklich interaktive All-Hands-Sitzung verwandeln. Von der Freigabe Ihres Laptop-Bildschirms über das Abspielen von Full-Motion-Videos bis hin zum Steuern einer Präsentation direkt von Ihrem Mobiltelefon aus bietet Lifesize Ihnen viel Flexibilität bei der Art und Weise, wie Sie drahtlos präsentieren. Weitere Informationen zur Bildschirmfreigabe finden Sie in unserem Blog Bildschirmfreigabe in 4 einfachen Schritten mit Lifesize Share.

Erhobene Hände

Schnelles Feedback von all Ihren Mitarbeitern während eines virtuellen Rathauses zu erhalten, kann schwierig und zeitaufwändig sein. Mit Lifesize Funktion „Hände heben“.können Mitarbeiter auf eine Schaltfläche klicken, um einen Daumen nach oben oder eine erhobene Hand zu zeigen, um anzugeben, ob sie einen Vorschlag unterstützen. Die stillschweigende Befragung Ihrer Mitarbeiter mit der Funktion „Hand heben“ ist weitaus besser, als wenn mehr als 100 Personen gleichzeitig eingreifen. Darüber hinaus können Sie während des Q&A-Teils des Rathauses Mitarbeiter bitten, virtuell ihre Hände zu heben, um anzuzeigen, dass sie Fragen haben. Dadurch wird das Meeting vorangetrieben und der Meeting-Moderator kann jeden Mitarbeiter einzeln anrufen.

Livestream

Wenn Sie mit Hunderten oder Tausenden von Meeting-Teilnehmern in Kontakt kommen, können Sie mit Live-Streaming das Erlebnis noch erweitern. Das Übertragen eines Videostreams an bis zu 10,000 Teilnehmer ist so einfach wie das Versenden eines Links, mit dem sich die Zuschauer über ihren Webbrowser verbinden können. Sie können während des Live-Streams auch textbasierte Fragen aktivieren, sodass Anrufteilnehmer ihre Fragen eingeben können, anstatt den Moderator zu unterbrechen. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie unseren Blog Wie man live streamt: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Hosten und Aufzeichnen von Live-Streams.

Aufzeichnen und teilen

Es kann unmöglich sein, die perfekte Besprechungszeit zu finden, wenn jeder Mitarbeiter verfügbar ist, insbesondere für Unternehmen mit entfernten Niederlassungen und Mitarbeitern, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind. Für Mitarbeiter, die nicht live am Rathaus teilnehmen konnten, können Sie das Meeting einfach aufzeichnen und nach Ende der Veranstaltung einen Link teilen. Mit Lifesize Aufzeichnen und Teilenwerden Videos automatisch verschlüsselt, indiziert und einfach intern oder für die öffentliche Anzeige (bei Bedarf) außerhalb Ihrer Organisation freigegeben.

Verwenden Sie Lifesize für Ihr nächstes virtuelles Townhall-Meeting

Das Schlimmste, was einem unternehmensweiten virtuellen Meeting passieren kann, sind technische Schwierigkeiten. Bei Lifesize sind unsere Systeme auf Einfachheit ausgelegt, sodass Sie sich nicht um Kleinigkeiten kümmern müssen und sich stattdessen auf die Botschaft konzentrieren können, die Sie zu verbreiten versuchen. Das Lifesize® Icon™ 800-Serie wurde speziell für ein großes Publikum entwickelt, da sein rackmontierbares Design problemlos auf ein Podium oder Servergehäuse passt und mehrere Audio- und Videoeingänge bietet, um mühelos mehrere Lautsprecher aufzunehmen. Lifesize®-Livestream macht es einfach, Unternehmensmeetings für bis zu 10,000 Teilnehmer zu streamen, und unsere Aufnahme- und Freigabe-Add-on können Sie All-Hands-Sessions aufzeichnen, um sie mit allen zu teilen, die nicht am Live-Event teilnehmen konnten.

Konklusion

Ein virtuelles Townhall-Meeting ist mehr als nur das Teilen von unternehmensweiten Updates und Neuigkeiten. Ihre All-Hands-Meetings können eine wesentliche Rolle beim Aufbau und der Stärkung Ihrer Unternehmenskultur spielen. Sie können diese Meetings nutzen, um Ihre Mitarbeiter für die Mission und die Ziele des Unternehmens zu begeistern und ihre Erfolge und Erfolge zu feiern. Mit den richtigen Tools und Strategien können Sie Ihr nächstes virtuelles Townhall-Meeting so spannend wie informativ gestalten und Ihre Mitarbeiter von Anfang bis Ende bei der Stange halten.