Rådhusmøter og andre bedriftsomfattende allehåndsdiskusjoner er gode for å få alle i organisasjonen din sammen på samme tid for å dele viktige forretningsoppdateringer, strategibeslutninger, store kundegevinster og fremgang mot bedriftsomfattende mål. Men med flere ansatte som jobber eksternt enn noen gang før, kan det være umulig å samle alle ansatte på samme fysiske sted. Heldigvis gjør videokonferanser det relativt enkelt å være vertskap for og kjøre virtuelle rådhusmøter. Ansatte får mange av de samme fordelene ved et personlig arrangement, som ansikt-til-ansikt-interaksjon, med bonusen av å kunne delta på rådhuset fra hvor som helst i verden. I tillegg gir virtuelle rådhus deg muligheten til enkelt å dele innhold, samhandle med publikum på nye måter og ta opp diskusjonen for avspilling senere.
Inntil gjenåpningen av mange kontorer i USA blant andre land og med den pågående usikkerheten rundt COVID-19-pandemien, er virtuelle rådhusmøter viktigere enn noen gang. De er en verdifull måte for ansatte å høre fra ledere, skape en følelse av fellesskap og forsterke selskapets oppdrag, mål, verdier og kultur. I dette innlegget gir vi tips og foreslåtte verktøy for å arrangere nyttige og engasjerende virtuelle rådhusmøter.
Hva er virtuelle rådhusmøter?
Et virtuelt rådhusmøte er vanligvis en online, bedriftsomfattende begivenhet der ledelsen gir ansatte oppdateringer om store nyheter for å holde alle informert og synkronisert med organisasjonens oppdrag og mål. Når det gjøres godt, hjelper virtuelle rådhusmøter å skape en følelse av fellesskap og bygge tillit og tillit til organisasjonen.
10 tips for mer effektive virtuelle rådhusmøter
Forskning viser at ansatte kobler seg fra jobben når de ikke føler seg behøvd eller knyttet til organisasjonen sin. Produktive virtuelle rådhusmøter lar ansatte høre direkte fra ledere for bedre å forstå hvordan deres roller bidrar til selskapets suksess. Disse diskusjonene fremmer også en følelse av fellesskap, og gir viktig kontekst om selskapets prioriteringer og fokusområder. Nedenfor har vi samlet en liste med ti tips for å gjøre ditt neste rådhusmøte mer tiltalende og interaktivt.
1. Feir vinnerne dine
Enten det er et rop fra en kollega, en kvartalsvis belønning for eksepsjonell ytelse eller en anerkjennelse for å vise selskapets verdier, er ansattes anerkjennelse en effektiv måte å engasjere ansatte under rådhusmøter og forsterke at hver persons bidrag blir verdsatt. Vurder å dedikere en del av hvert rådhusmøte til ansattes anerkjennelse. Peer-nominasjoner er også en fin måte å fremheve flott arbeid i hver avdeling, samtidig som det involverer en større og mer mangfoldig gruppe av foredragsholdere.
2. Start en toveis samtale med isbrytere
Sørg for at dine virtuelle rådhusmøter alltid er toveis samtaler mellom ledere og ansatte. Siden disse møtene vanligvis er mer omfattende, må du finne en effektiv måte å tillate deltakelse under økten. Vurder å sende ut møteagendaen på forhånd slik at folk kommer forberedt til møtet, gjør det raskt isbrytere i begynnelsen av møtet for å sette stemningen, gjennomføre raske avstemninger for å få tilbakemeldinger i sanntid eller dedikere en del av møtet etter hver foredragsholder til å oppmuntre til spørsmål.
3. Lag en møteagenda før videomøtet
Opprette en møte agenda er en av de viktigste komponentene for å ha et produktivt og effektivt rådhus. Møtelederen vil bruke agendaen som en veiledning for å holde rådhuset ved like og komme videre. Når det gis deltakerne på forhånd, setter en flott møteagenda også passende forventninger til rådhuset slik at alle har en klar forståelse av temaene som diskuteres og målene for møtet.
4. Sjekk teknologien din
En av de raskeste måtene å avspore et virtuelt rådhusmøte er å ha tekniske problemer eller ikke vite hvordan man bruker ulike videokonferansefunksjoner. Før du starter møtet, sørg for at videoen og lyden din fungerer som den skal, at du vet hvordan du skal dele skjermen og at du har nok båndbredde til å være vert for eller bli med i videosamtalen. Vurder en rask tørrkjøring av møtet på forhånd ved å ringe noen få ansatte før start av rådhuset for å sjekke video- og lydkvalitet. For mer informasjon om å sette opp et virtuelt rådhus, sjekk ut bloggen vår Oppsettskrav for videokonferanser: Din sjekkliste for maskinvare og programvare.
5. Gjør det enkelt for alle å bli med på videomøtet
Med noen ansatte som jobber fra kontoret og andre jobber eksternt, trenger du en videokonferanseløsning som lar ansatte enkelt bli med i det virtuelle rådhuset fra smarttelefoner, nettbrett, bærbare datamaskiner eller et konferanserom og ha den samme brukeropplevelsen på tvers av alle de forskjellige enhetene . Med Lifesize kan du ganske enkelt sende en URL for brukere å bli med i samtalen; ingen nedlastinger kreves. Enhver enhet som har tilgang til internett eller et mobilnettverk kan bli med i samtalen. Sørg for at møtepassordet er oppgitt i møteinvitasjonen slik at ansatte og godkjente gjester kan bli med uten ekstra kompleksitet.
6. Bruk en moderator
For rådhusmøter og annet videokonferanser for store grupper diskusjoner, tilordne en møteleder for å sikre at alt går så smidig som mulig. Moderatorer har avanserte kontroller for samtale, som lar dem dempe eller oppheve demping av individuelle deltakere, samt dempe alle eller slå på alle deltakere for å begrense bakgrunnsstøy. Denne funksjonen er spesielt nyttig når brukere glemmer å dempe seg selv under møtet. For økt sikkerhet kan moderatorer også låse eller låse opp møtet, stoppe en deltakers presentasjon og fjerne en ubuden eller forstyrrende person fra samtalen.
7. Ha en tydelig leder
Mens møtelederen er ansvarlig for å sørge for at rådhuset går knirkefritt bak kulissene, er møtelederen, eller møteverten, møtets ansikt. Denne personen spiller en kritisk rolle for å holde rådhuset i rute og i tide. Møtelederens oppgaver inkluderer å sparke i gang rådhuset, forklare agendaen, introdusere foredragsholdere, bytte mellom foredragsholdere, administrere spørsmål og svar og tilbakemeldinger fra publikum, samt avslutte møtet. En god møteleder bør jobbe tett med foredragsholdere for å sikre at innholdet er tilpasset møtemålene og holde foredragsholderne ansvarlige for tiden som er tildelt dem, og gi påminnelser etter behov når det er på tide å avslutte presentasjonen.
8. Bruk en rekke høyttalere
Å alltid bruke samme høyttaler i hvert rådhus er forutsigbart og monotont. For å krydre ting, bruk en rekke presentatører fra ulike avdelinger og ledelsesnivåer. Prøv å inkludere minst én ny foredragsholder på hver bedriftsomfattende rådhussamling. Ikke bare tillater dette ulike perspektiver å bli representert, men det skaper også en mer sann følelse av hva som skjer i hele organisasjonen.
9. Ikke vær sjenert om det som ikke fungerer
Ingen organisasjon er feilfri, og å ignorere muligheter for forbedring undergraver din evne til å motivere medarbeidere til å strebe etter strekkmålene deres. Å ta opp hikken din offentlig og gi folk en sjanse til å gi uttrykk for problemer de ser på kontoret, skaper læringsmuligheter og menneskeliggjør selskapet.
10. KYSS: Hold det enkelt, dumt
Det er ingenting verre enn å gå på et møte og ikke kunne forstå et ord noen sier. Enten det er for mye forretningssjargong eller anstrengende lysbilder, prøv å unngå altfor kompliserte emner for alle møter og hold budskapet enkelt, forståelig og til poenget.
4 nøkkelverktøy for å inkludere i dine virtuelle rådhusmøter
Altfor mange ganger blir møter med alle hender til en kjedelig enveisopplevelse. Når ansatte føler at de ikke har en aktiv rolle i et møte, sjekker de ut og fullfører andre oppgaver mens det virtuelle rådhuset spiller i bakgrunnen. For å gjennomføre et vellykket virtuelt rådhusmøte, må du ha de riktige verktøyene på plass for å være vertskap for og gjennomføre møtet. Her er fire verktøy du kan integrere i ditt neste virtuelle rådhus for å gjøre møtet mer engasjerende og interaktivt.
Skjermdeling
Skjermdeling kan fullstendig forvandle rådhuset ditt fra et monotont møte til en genuint interaktiv all-hends-sesjon. Fra å dele den bærbare skjermen til å spille av videoer i full bevegelse til å kjøre en presentasjon rett fra mobiltelefonen, gir Lifesize deg mye fleksibilitet i hvordan du presenterer trådløst. For mer informasjon om skjermdeling, sjekk ut bloggen vår Slik deler du skjerm i 4 enkle trinn med Lifesize Share.
Revet hender
Å få rask tilbakemelding fra alle dine ansatte under et virtuelt rådhus kan være vanskelig og tidkrevende. Med Lifesize's løfte hendene funksjon, kan ansatte klikke på en knapp for å vise tommel opp eller løftet hånd for å indikere om de støtter et forslag. Å stille spørsmål til de ansatte med løftehåndsfunksjonen er langt bedre enn at over 100 personer interjecterer samtidig. I tillegg, under spørsmål og svar-delen av rådhuset, kan du be ansatte om å praktisk talt rekke opp hendene for å indikere at de har spørsmål. Dette holder møtet fremover, og lar møtemoderatoren ringe hver ansatt individuelt.
Live stream
Når du kommer inn i hundrevis eller tusenvis av møtedeltakere, lar livestreaming deg utvide opplevelsen ytterligere. Å kringkaste en videostrøm til opptil 10,000 XNUMX deltakere er like enkelt som å sende ut en lenke som seerne kan koble seg til fra nettleseren. Du kan også aktivere tekstbaserte spørsmål under direktesendingen, slik at samtaledeltakere kan skrive inn spørsmålene sine i stedet for å avbryte presentatøren. For å lære mer, sjekk ut bloggen vår Slik direktestrømmer du: Trinn-for-trinn-veiledning for å være vert for og ta opp direktesendinger.
Ta opp og del
Det kan være umulig å finne den perfekte møtetiden når hver ansatt er tilgjengelig, spesielt for selskaper med eksterne kontorer og ansatte spredt over flere tidssoner. For ansatte som ikke var i stand til å delta på det direktesendte rådhuset, kan du ganske enkelt ta opp møtet og dele en lenke etter at arrangementet er over. Med Livsstørrelse Ta opp og del, videoer blir automatisk kryptert, indeksert og enkelt å dele internt eller for offentlig visning (etter behov) utenfor organisasjonen din.
Bruk Lifesize til ditt neste virtuelle rådhusmøte
Det verste som kan skje med et virtuelt møte for hele selskapet er å få tekniske problemer. Med Lifesize er systemene våre bygget med enkelhet i tankene, slik at du ikke trenger å svette de små tingene og i stedet kan fokusere på budskapet du prøver å spre. De Lifesize® Icon™ 800-serien er spesielt laget for et stort publikum, siden dens rackmonterbare design enkelt passer til et podium eller serverkabinett, og den tilbyr flere lyd- og videoinnganger for å enkelt mikrofon opp flere høyttalere. Lifesize® Live Stream gjør det enkelt å strømme bedriftsmøter til opptil 10,000 XNUMX deltakere, og vår opptak og delingstillegg lar deg ta opp økter for alle hender for å dele med alle som ikke kunne delta på live-arrangementet.
konklusjonen
Det er mer ved et virtuelt rådhusmøte enn bare å dele oppdateringer og nyheter for hele selskapet. Alle møtene dine kan spille en integrert rolle i å bygge og styrke bedriftens kultur. Du kan bruke disse møtene til å få de ansatte til å begeistre over selskapets oppdrag og mål og til å feire deres seire og prestasjoner. Med de riktige verktøyene og strategiene kan du gjøre ditt neste virtuelle rådhusmøte like spennende som det er informativt og holde de ansatte engasjert fra start til slutt.
