Kaupungintalon kokoukset ja muut yrityksen laajuiset kaikkien käsien keskustelut sopivat mainiosti kokoamaan kaikki organisaatiosi jäsenet samaan aikaan jakamaan tärkeitä liiketoimintapäivityksiä, strategiapäätöksiä, suuria asiakasvoittoja ja etenemistä kohti yrityksen laajuisia tavoitteita. Mutta koska enemmän työntekijöitä työskentelee etänä kuin koskaan ennen, voi olla mahdotonta saada koko henkilökuntaa samaan fyysiseen paikkaan. Onneksi videoneuvottelujen avulla on suhteellisen helppoa isännöidä ja pitää virtuaalisia kaupungintalon kokouksia. Työntekijät saavat monia samoja etuja kuin henkilökohtaisessa tapahtumassa, kuten kasvokkain tapahtuvan vuorovaikutuksen, ja lisäksi he voivat osallistua kaupungintaloon mistä päin maailmaa tahansa. Lisäksi virtuaaliset kaupungintalot antavat sinulle mahdollisuuden helposti jakaa sisältöä, olla vuorovaikutuksessa yleisön kanssa uusilla tavoilla ja tallentaa keskustelua myöhempää toistoa varten.
Ennen kuin monet toimistot avataan uudelleen Yhdysvalloissa muiden maiden joukossa ja COVID-19-pandemiaan liittyvän jatkuvan epävarmuuden vuoksi, virtuaaliset kaupungintalon kokoukset ovat tärkeämpiä kuin koskaan. Ne ovat työntekijöille arvokas tapa kuulla johtajia, luoda yhteisöllisyyden tunnetta ja vahvistaa yrityksen missiota, tavoitteita, arvoja ja kulttuuria. Tässä viestissä tarjoamme vinkkejä ja ehdotettuja työkaluja hyödyllisten ja mukaansatempaavien virtuaalisten kaupungintalon kokousten järjestämiseen.
Mitä ovat virtuaaliset kaupungintalon kokoukset?
Virtuaalinen kaupungintalon kokous on tyypillisesti online-, yrityksen laajuinen tapahtuma, jonka aikana johtajuus toimittaa työntekijöille päivityksiä ison kuvan uutisista, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla ja synkronoidaan organisaation mission ja tavoitteiden kanssa. Hyvin tehtynä virtuaaliset kaupungintalon kokoukset auttavat luomaan yhteisöllisyyden tunnetta ja rakentamaan luottamusta organisaatioon.
10 vinkkiä tehokkaampiin virtuaalisiin kaupungintalon kokouksiin
tutkimus osoittaa, että työntekijät irtautuvat työstä, kun he eivät tunne olevansa tarpeellisia tai sidoksissa organisaatioonsa. Tuottavat virtuaaliset kaupungintalon kokoukset antavat työntekijöille mahdollisuuden kuulla suoraan johtajilta ymmärtääkseen paremmin, kuinka heidän roolinsa vaikuttavat yrityksen menestykseen. Nämä keskustelut edistävät myös yhteisöllisyyden tunnetta ja tarjoavat tärkeän kontekstin yrityksen prioriteeteista ja painopistealueista. Alla olemme koonneet listan kymmenestä vinkistä, joiden avulla voit tehdä seuraavasta yrityksesi kaupungintalon kokouksesta houkuttelevamman ja interaktiivisemman.
1. Juhli voittajiasi
Olipa kyseessä työtoverin huuto, neljännesvuosittainen palkkio poikkeuksellisesta suorituksesta tai tunnustus yrityksen arvojen osoittamisesta, työntekijöiden tunnustus on tehokas tapa saada työntekijät mukaan kaupungintalon kokouksiin ja vahvistaa, että jokaisen henkilön panosta arvostetaan. Harkitse osan kustakin kaupungintalon kokouksesta omistamista työntekijöiden tunnustamiseen. Vertaisehdokkuudet ovat myös loistava tapa korostaa hienoa työtä jokaisella osastolla ja saada samalla mukaan suurempi ja monipuolisempi esittelijäjoukko.
2. Aloita kaksisuuntainen keskustelu jäänmurtajien kanssa
Varmista, että virtuaaliset kaupungintalon kokoukset ovat aina kaksisuuntaisia keskusteluja johtajien ja työntekijöiden välillä. Koska nämä tapaamiset ovat tyypillisesti laajempia, sinun on löydettävä tehokas tapa sallia osallistuminen istunnon aikana. Harkitse kokouksen esityslistan lähettämistä etukäteen, jotta ihmiset tulevat kokoukseen valmistautuneena, toimi nopeasti jäänmurtajat kokouksen alussa luomaan tunnelmaa, suorittamaan nopeita kyselyitä saadaksesi reaaliaikaista palautetta tai omistamaan osan kokouksesta jokaisen esittelijän jälkeen kysymyksille.
3. Luo kokouksen esityslista ennen videokokousta
Luominen kokouksen esityslista on yksi tärkeimmistä tuottavan ja tehokkaan kaupungintalon osista. Kokouksen vetäjä käyttää esityslistaa oppaana kaupungintalon pitämiseen aiheessa ja eteenpäin viemiseen. Osallistujille etukäteen tarjottuna loistava tapaamisohjelma asettaa myös asianmukaiset odotukset kunnantalolle, jotta jokaisella on selkeä käsitys keskustelun aiheista ja kokouksen tavoitteista.
4. Tarkista tekniikkasi
Yksi nopeimmista tavoista suistaa virtuaalinen kaupungintalon kokous on, jos sinulla on teknisiä vaikeuksia tai ei osaa käyttää erilaisia videoneuvottelutoimintoja. Ennen kuin aloitat kokouksen, varmista, että video ja ääni toimivat oikein, osaat jakaa näytön ja että sinulla on tarpeeksi kaistanleveyttä videopuhelun isännöintiä tai siihen liittymistä varten. Harkitse kokouksen nopeaa kuivaamista etukäteen soittamalla muutamalle työntekijälle ennen kaupungintalon alkua tarkistaakseen kuvan ja äänen laadun. Lisätietoja virtuaalisen kaupungintalon perustamisesta on blogissamme Videoneuvottelun asennusvaatimukset: Laitteiston ja ohjelmiston tarkistuslista.
5. Tee kaikkien videokokoukseen liittymisestä helppoa
Koska osa työntekijöistä työskentelee toimistossa ja toiset etänä, tarvitset videoneuvotteluratkaisun, jonka avulla työntekijät voivat helposti liittyä virtuaaliseen kaupungintaloon älypuhelimesta, tabletista, kannettavasta tietokoneesta tai kokoushuoneesta ja saada saman käyttökokemuksen kaikilla eri laitteilla. . Lifesizen avulla voit yksinkertaisesti lähettää URL-osoitteen käyttäjille, jotta he voivat liittyä puheluun. latauksia ei vaadita. Mikä tahansa laite, jolla on pääsy Internetiin tai matkapuhelinverkkoon, voi liittyä puheluun. Varmista, että kokouksen pääsykoodi on annettu kokouskutsussa, jotta työntekijät ja hyväksytyt vieraat voivat liittyä ilman ylimääräistä monimutkaisuutta.
6. Käytä moderaattoria
Kaupungintalon kokouksiin ja muihin videokonferenssit suurelle ryhmälle keskustelut, anna a kokouksen moderaattori jotta kaikki sujuisi mahdollisimman sujuvasti. Moderaattoreissa on edistyneet puhelunaikaiset ohjaimet, joiden avulla he voivat mykistää yksittäisiä osallistujia tai poistaa niiden mykistyksen sekä mykistää kaikki osallistujat tai poistaa niiden mykistyksen taustamelun rajoittamiseksi. Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen, kun käyttäjät unohtavat mykistää itsensä kokouksen aikana. Turvallisuuden lisäämiseksi moderaattorit voivat myös lukita tai avata kokouksen, pysäyttää osallistujan esityksen ja poistaa kutsumattoman tai häiritsevän henkilön puhelusta.
7. Sinulla on selkeä johtaja
Vaikka kokouksen moderaattori on vastuussa siitä, että kaupungintalo toimii sujuvasti kulissien takana, kokouksen johtaja tai kokouksen isäntä on kokouksen kasvot. Tällä henkilöllä on ratkaiseva rooli kaupungintalon pitämisessä raiteilla ja ajoissa. Kokouksen vetäjän tehtäviin kuuluu raatihuoneen avaus, esityslistan selostus, puhujien esittely, puhujien välillä siirtyminen, Q&A ja yleisöpalautteen hallinta sekä kokouksen päättäminen. Hyvän kokouksen vetäjän tulee työskennellä tiiviissä esittelijöiden kanssa varmistaakseen, että sisältö vastaa kokouksen tavoitteita, ja pitää puhujat vastuussa heille varatusta ajasta ja antaa tarvittaessa muistutuksia, kun on aika päättää esityksensä.
8. Käytä erilaisia kaiuttimia
Saman kaiuttimen käyttäminen jokaisessa kaupungintalossa on ennustettavaa ja yksitoikkoista. Maustaaksesi asioita, käytä erilaisia esittelijöitä eri osastoilta ja johtotasoilta. Yritä ottaa vähintään yksi uusi puhuja jokaiseen koko yrityksen laajuiseen kaupungintalon kokoukseen. Tämä ei ainoastaan mahdollista eri näkökulmien esittämistä, vaan se myös luo aidon käsityksen siitä, mitä koko organisaatiossa tapahtuu.
9. Älä ole ujo sen suhteen, mikä ei toimi
Mikään organisaatio ei ole virheetön, ja parannusmahdollisuuksien huomiotta jättäminen heikentää kykyäsi motivoida työntekijöitä pyrkimään venyviin tavoitteisiinsa. Hikkasi julkinen käsitteleminen ja ihmisille mahdollisuus kertoa toimistossa näkemänsä ongelmat luo oppimismahdollisuuksia ja inhimillistää yritystä.
10. SUUKKO: Pidä se yksinkertaisena, tyhmä
Mikään ei ole pahempaa kuin mennä kokoukseen etkä ymmärrä kenenkään sanomaa sanaa. Olipa kyse sitten liiallisesta bisnesslangista tai silmiä rasittavista dioista, yritä välttää liian monimutkaisia aiheita kokouksissasi ja pidä viesti yksinkertainen, ymmärrettävä ja ytimekäs.
4 avaintyökalua virtuaalisiin kaupungintalon kokouksiin
Liian monta kertaa kaikkien käsien tapaaminen muuttuu tylsäksi, yksisuuntaiseksi kokemukseksi. Kun työntekijät kokevat, ettei heillä ole aktiivista roolia kokouksessa, he kirjautuvat ulos ja suorittavat muita tehtäviä virtuaalisen kaupungintalon soidessa taustalla. Onnistuneen virtuaalisen kaupungintalon kokouksen järjestämiseksi sinulla on oltava oikeat työkalut kokouksen isännöimiseen ja järjestämiseen. Tässä on neljä työkalua, jotka voit sisällyttää seuraavaan virtuaaliseen kaupungintaloon, jotta kokouksesta tulee mukaansatempaavampi ja interaktiivisempi.
Näytön jakaminen
Näytön jakaminen voi muuttaa kaupungintalosi täysin yksitoikkoisesta kokouksesta aidosti interaktiiviseksi all-hand-istunnoksi. Lifesize tarjoaa langattomasti esittämisessäsi paljon joustavuutta kannettavan tietokoneen näytön jakamisesta koko liikkeen videoiden katseluun ja esityksen ohjaamiseen suoraan matkapuhelimesta. Lisätietoja näytön jakamisesta on blogissamme Näytön jakaminen 4 helpossa vaiheessa Lifesize Share -sovelluksella.
Kädet kohotettuina
Nopea palautteen saaminen kaikilta työntekijöiltäsi virtuaalisen kaupungintalon aikana voi olla vaikeaa ja aikaa vievää. Lifesizen kanssa nosta kädet -ominaisuus, työntekijät voivat napsauttaa painiketta näyttääkseen peukalolla tai kohotetulla kädellä ilmoittaakseen, tukevatko he ehdotusta. Työntekijöiden äänettöminen kädennostoominaisuuden avulla on paljon parempi kuin 100+ henkilöä, jotka puhuvat samalla kertaa. Lisäksi kaupungintalon Q&A-osion aikana voit pyytää työntekijöitä virtuaalisesti nostamaan kätensä ilmoittaakseen, että heillä on kysyttävää. Tämä pitää kokouksen eteenpäin ja antaa kokouksen moderaattorin soittaa jokaiselle työntekijälle erikseen.
Suora stream
Kun pääset satojen tai tuhansien kokouksen osallistujien joukkoon, suoratoiston avulla voit laajentaa kokemusta entisestään. Videostreamin lähettäminen jopa 10,000 XNUMX osallistujalle on yhtä helppoa kuin linkin lähettäminen, johon katsojat voivat muodostaa yhteyden verkkoselaimen kautta. Voit myös ottaa tekstipohjaiset kysymykset käyttöön suoratoiston aikana, jotta puhelun osallistujat voivat kirjoittaa kysymyksensä esittäjän keskeyttämisen sijaan. Lue lisää blogistamme Suoratoisto: Vaiheittainen opas suoratoiston isännöintiin ja tallentamiseen.
Äänitä ja jaa
Täydellisen kokousajan löytäminen, kun jokainen työntekijä on tavoitettavissa, voi olla mahdotonta varsinkin yrityksille, joilla on etätoimistoja ja työntekijöitä hajallaan useilla aikavyöhykkeillä. Työntekijät, jotka eivät päässeet osallistumaan kaupungintaloon, voit tallentaa kokouksen ja jakaa linkin tapahtuman päätyttyä. Kanssa Lifesize Record and Share, videot salataan, indeksoidaan ja helposti jaettavissa sisäisesti tai julkista katselua varten (tarvittaessa) organisaatiosi ulkopuolella.
Lifesizen käyttö seuraavaan virtuaaliseen kaupungintalon kokoukseen
Pahinta, mitä yrityksen laajuiselle virtuaalikokoukselle voi tapahtua, on joutua teknisiin ongelmiin. Lifesizen avulla järjestelmämme on rakennettu yksinkertaiseksi, joten sinun ei tarvitse hikoilla pienistä asioista vaan voit keskittyä viestiin, jota yrität levittää. The Lifesize® Icon™ 800 -sarja on suunniteltu erityisesti suurelle yleisölle, koska sen telineeseen kiinnitettävä muotoilu sopii helposti korokkeelle tai palvelinkoteloon, ja se tarjoaa useita ääni- ja videotuloja useiden kaiuttimien vaivattomasti mikrofoniin. Lifesize® Live Stream helpottaa yrityksen kokousten suoratoistoa jopa 10,000 XNUMX osallistujalle, ja meidän tallennus- ja jakamislisäosa voit tallentaa all-hand-istuntoja ja jakaa niitä kenelle tahansa, joka ei päässyt live-tapahtumaan.
Yhteenveto
Virtuaalinen kaupungintalon kokous on muutakin kuin vain yrityksen laajuisten päivitysten ja uutisten jakamista. Kaikkien käsien tapaamiset voivat olla olennainen osa yrityksesi kulttuurin rakentamista ja vahvistamista. Näiden tapaamisten avulla voit saada työntekijäsi innostumaan yrityksen missiosta ja tavoitteista sekä juhlia heidän voittojaan ja saavutuksiaan. Oikeilla työkaluilla ja strategioilla voit tehdä seuraavasta virtuaalisesta kaupungintalon kokouksesta yhtä jännittävän kuin informatiivinen ja pitää työntekijäsi sitoutuneina alusta loppuun.
