타운 홀 회의 및 기타 회사 전체 전체 토론은 조직의 모든 사람을 동시에 모아 중요한 비즈니스 업데이트, 전략 결정, 대규모 고객 확보 및 회사 전체 목표를 향한 진행 상황을 공유하는 데 유용합니다. 그러나 그 어느 때보다 많은 직원이 원격으로 근무하면서 모든 직원을 물리적으로 같은 장소에 모으는 것이 불가능할 수 있습니다. 고맙게도 화상 회의를 통해 가상 타운홀 미팅을 비교적 쉽게 주최하고 실행할 수 있습니다. 직원들은 전 세계 어디에서나 시청에 참석할 수 있다는 보너스와 함께 대면 상호 작용과 같은 대면 이벤트와 동일한 많은 이점을 얻습니다. 또한 가상 타운홀은 콘텐츠를 쉽게 공유하고 새로운 방식으로 청중과 상호 작용하며 나중에 재생하기 위해 토론을 녹화할 수 있는 기능을 제공합니다.

COVID-19 대유행을 둘러싼 불확실성이 지속되고 다른 국가들 사이에서 미국의 많은 사무실이 재개될 때까지 가상 타운홀 회의는 그 어느 때보다 중요합니다. 직원들이 리더의 의견을 듣고 공동체 의식을 형성하며 회사의 사명, 목표, 가치 및 문화를 강화할 수 있는 소중한 방법입니다. 이 게시물에서는 유용하고 매력적인 가상 타운홀 회의를 주최하기 위한 팁과 제안된 도구를 제공합니다.

가상 타운홀 미팅이란 무엇입니까?

가상 타운홀 회의는 일반적으로 경영진이 직원들에게 큰 그림 뉴스에 대한 업데이트를 제공하여 모든 사람에게 정보를 제공하고 조직의 사명 및 목표와 동기화되는 온라인 전사적 이벤트입니다. 잘 수행되면 가상 타운홀 회의는 공동체 의식을 형성하고 조직에 대한 신뢰와 신뢰를 구축하는 데 도움이 됩니다.

보다 효과적인 가상 타운홀 미팅을 위한 10가지 팁

리써치 직원이 필요하다고 느끼거나 조직에 연결되어 있지 않다고 느낄 때 직원이 직장에서 이탈한다는 것을 보여줍니다. 생산적인 가상 타운홀 회의를 통해 직원들은 리더의 말을 직접 듣고 자신의 역할이 회사의 성공에 어떻게 기여하는지 더 잘 이해할 수 있습니다. 이러한 토론은 또한 회사의 우선 순위 및 초점 영역에 대한 중요한 컨텍스트를 제공하여 공동체 의식을 조성합니다. 다음 회사 타운홀 회의를 더욱 매력적이고 대화식으로 만드는 데 도움이 되는 XNUMX가지 팁 목록을 아래에 모았습니다.

1. 수상자 축하하기

동료의 외침, 뛰어난 성과에 대한 분기별 보상 또는 회사 가치를 보여준 것에 대한 인정 등 직원 표창은 시청 회의 중에 직원을 참여시키고 모든 사람의 공헌이 가치 있음을 강화하는 효과적인 방법입니다. 모든 타운홀 미팅의 일부를 직원 표창에 할애하는 것을 고려하십시오. 동료 지명은 모든 부서의 훌륭한 작업을 강조하는 동시에 더 크고 다양한 발표자 그룹을 참여시키는 좋은 방법이기도 합니다.

2. 아이스 브레이커와 양방향 대화 시작

가상 타운홀 미팅이 항상 리더와 직원 간의 양방향 대화인지 확인하십시오. 이러한 회의는 일반적으로 더 광범위하므로 세션 중에 참여할 수 있는 효율적인 방법을 찾아야 합니다. 회의 의제를 미리 보내어 사람들이 준비하고 신속하게 회의에 참석할 수 있도록 하십시오. 쇄빙선 분위기를 조성하기 위해 회의 초반에 빠른 투표를 실시하여 실시간 피드백을 얻거나 각 발표자가 질문을 장려하기 위해 회의의 일부를 할애합니다.

3. 화상 회의 전 회의 의제 만들기

만들기 회의 안건 생산적이고 효율적인 시청을 갖는 데 가장 필수적인 구성 요소 중 하나입니다. 회의 리더는 의제를 시청에서 주제를 유지하고 앞으로 나아가기 위한 지침으로 사용할 것입니다. 참가자들에게 사전에 제공되는 훌륭한 회의 의제는 또한 모든 사람이 논의 중인 주제와 회의 목표를 명확하게 이해할 수 있도록 시청 앞에서 적절한 기대치를 설정합니다.

4. 기술 확인

가상 타운홀 회의를 탈선시키는 가장 빠른 방법 중 하나는 기술적인 어려움이 있거나 다양한 화상 회의 기능을 사용하는 방법을 모르는 것입니다. 회의를 시작하기 전에 비디오 및 오디오가 제대로 작동하는지, 화면 공유 방법을 알고 있는지, 화상 통화를 호스트하거나 참여하기에 충분한 대역폭이 있는지 확인하십시오. 시청이 시작되기 전에 몇 명의 직원에게 전화를 걸어 비디오 및 오디오 품질을 확인함으로써 사전에 회의의 빠른 드라이런을 고려하십시오. 가상 타운홀 설정에 대한 자세한 내용은 블로그를 확인하세요. 화상 회의 설정 요구 사항: 하드웨어 및 소프트웨어에 대한 체크리스트.

5. 모두가 쉽게 화상 회의에 참여할 수 있도록 하세요.

일부 직원은 사무실에서 일하고 다른 직원은 원격으로 근무하므로 직원이 스마트폰, 태블릿, 노트북 또는 회의실에서 가상 타운홀에 쉽게 참여하고 모든 다른 장치에서 동일한 사용자 경험을 가질 수 있는 화상 회의 솔루션이 필요합니다. . Lifesize를 사용하면 사용자가 통화에 참여할 URL을 보내기만 하면 됩니다. 다운로드가 필요하지 않습니다. 인터넷 또는 셀룰러 네트워크에 액세스할 수 있는 모든 장치가 통화에 참여할 수 있습니다. 직원과 승인된 손님이 추가적인 복잡성 없이 참여할 수 있도록 회의 초대에 회의 암호가 제공되었는지 확인하십시오.

6. 중재자 사용

시청 회의 및 기타 대규모 그룹을 위한 화상 회의 토론, 할당 회의 진행자 모든 것이 가능한 한 원활하게 실행되도록 합니다. 중재자는 고급 통화 제어 기능을 통해 개별 참가자를 음소거 또는 음소거 해제할 수 있을 뿐만 아니라 모든 참가자를 음소거하거나 음소거 해제하여 배경 소음을 제한할 수 있습니다. 이 기능은 사용자가 회의 중에 자신을 음소거하는 것을 잊었을 때 특히 유용합니다. 보안 강화를 위해 진행자는 회의를 잠그거나 잠금 해제하고, 참가자의 프레젠테이션을 중지하고, 초대받지 않았거나 방해가 되는 개인을 통화에서 제거할 수도 있습니다.

7. 분명한 리더가 있다

회의 사회자는 시청이 무대 뒤에서 원활하게 진행되도록 하는 책임이 있지만 회의 리더 또는 회의 주최자는 회의의 얼굴입니다. 이 사람은 시청을 제 시간에 맞춰 진행하는 데 중요한 역할을 합니다. 회의 리더의 임무에는 시청 시작, 의제 설명, 연사 소개, 연사 전환, Q&A 및 청중 피드백 관리, 회의 종료 등이 있습니다. 훌륭한 회의 리더는 발표자와 긴밀히 협력하여 내용이 회의 목표에 부합하는지 확인하고 발표자가 할당된 시간을 책임지도록 하며 프레젠테이션을 마무리할 시간이 되면 필요에 따라 미리 알림을 제공해야 합니다.

8. 다양한 스피커 활용

모든 시청에서 항상 같은 스피커를 사용하는 것은 예측 가능하고 단조롭습니다. 흥미를 더하기 위해 다양한 부서 및 관리 수준의 다양한 발표자를 사용하십시오. 모든 회사 차원의 타운 홀 모임에 적어도 한 명의 새로운 연사를 포함시키도록 노력하십시오. 이를 통해 서로 다른 관점을 표현할 수 있을 뿐만 아니라 전체 조직에서 진행되는 상황을 더 정확하게 파악할 수 있습니다.

9. 작동하지 않는 것에 대해 부끄러워하지 마십시오.

완벽한 조직은 없으며, 개선의 기회를 무시하면 직원들이 확장 목표를 위해 노력하도록 동기를 부여하는 능력이 약화됩니다. 딸꾹질을 공개적으로 해결하고 사람들에게 사무실에서 발견한 문제를 말할 기회를 주는 것은 학습 기회를 만들고 회사를 인간화합니다.

10. KISS: 간단하게 해라, 바보야

회의에 참석했는데 다른 사람의 말을 이해하지 못하는 것보다 더 나쁜 것은 없습니다. 비즈니스 전문 용어가 너무 많든 눈을 피로하게 하는 슬라이드든 전체 회의에서 지나치게 복잡한 주제를 피하고 메시지를 간단하고 이해하기 쉬우며 요점을 전달하도록 유지하십시오.

가상 타운홀 회의에 통합하기 위한 4가지 주요 도구

너무 많은 경우, 전원 회의는 지루하고 일방적인 경험으로 빠져들게 됩니다. 직원들은 회의에서 자신이 능동적인 역할을 하지 않는다고 느낄 때 가상 시청이 백그라운드에서 재생되는 동안 확인하고 다른 작업을 완료합니다. 가상 타운홀 회의를 성공적으로 진행하려면 회의를 주최하고 실행할 수 있는 적절한 도구가 있어야 합니다. 다음 가상 타운홀에 통합하여 회의를 더욱 매력적이고 대화식으로 만들 수 있는 네 가지 도구가 있습니다.

화면 공유

화면 공유는 시청을 단조로운 회의에서 진정으로 대화형 전체 회의로 완전히 바꿀 수 있습니다. 랩톱 화면 공유에서 풀 모션 비디오 재생, 휴대폰에서 바로 프레젠테이션 실행에 이르기까지 Lifesize는 무선 프레젠테이션 방식에 많은 유연성을 제공합니다. 화면 공유에 대한 자세한 내용은 블로그를 확인하세요. Lifesize Share로 4단계로 간편하게 화면을 공유하는 방법.

제기 손

가상 타운홀에서 모든 직원으로부터 빠른 피드백을 받는 것은 어렵고 시간이 많이 소요될 수 있습니다. Lifesize와 함께 손들기 기능, 직원은 버튼을 클릭하여 엄지손가락을 치켜세우거나 손을 들어 제안을 지지하는지 여부를 표시할 수 있습니다. 손들기 기능으로 직원들을 조용히 투표하는 것이 한 번에 100명 이상의 사람들이 끼어드는 것보다 훨씬 낫습니다. 또한 시청의 Q&A 부분에서 직원들에게 가상으로 손을 들어 질문이 있음을 표시하도록 요청할 수 있습니다. 이렇게 하면 회의가 계속 진행되고 회의 진행자가 각 직원을 개별적으로 호출할 수 있습니다.

실시간 스트리밍

수백 또는 수천 명의 회의 참석자가 있는 경우 라이브 스트리밍을 통해 경험을 더욱 확장할 수 있습니다. 최대 10,000명의 참가자에게 비디오 스트림을 방송하는 것은 시청자가 웹 브라우저에서 연결할 수 있는 링크를 보내는 것만큼 간단합니다. 라이브 스트림 중에 텍스트 기반 질문을 활성화하여 통화 참가자가 발표자를 방해하지 않고 질문을 입력할 수 있도록 할 수도 있습니다. 자세히 알아보려면 블로그를 확인하세요. 라이브 스트리밍 방법: 라이브 스트림 호스팅 및 녹화에 대한 단계별 가이드.

기록 및 공유

모든 직원이 참석할 수 있는 완벽한 회의 시간을 찾는 것은 불가능할 수 있습니다. 특히 원격 사무실과 직원이 여러 시간대에 흩어져 있는 회사의 경우 더욱 그렇습니다. 라이브 타운홀에 참석하지 못한 직원을 위해 회의를 녹화하고 이벤트가 끝난 후 링크를 ​​공유할 수 있습니다. 와 함께 Lifesize 기록 및 공유, 비디오는 자동으로 암호화되고 인덱싱되며 내부적으로 또는 조직 외부에서 공개적으로 볼 수 있도록(필요한 경우) 쉽게 공유할 수 있습니다.

다음 가상 타운홀 회의에 Lifesize 사용

전사 화상회의에서 일어날 수 있는 최악의 상황은 기술적인 어려움에 부딪히는 것입니다. Lifesize를 사용하면 시스템이 단순함을 염두에 두고 구축되므로 작은 일에 신경 쓸 필요 없이 전파하려는 메시지에 집중할 수 있습니다. 그만큼 Lifesize® Icon™ 800 시리즈 랙 장착형 디자인으로 연단이나 서버 인클로저에 쉽게 맞고 여러 스피커를 쉽게 마이킹할 수 있는 여러 오디오 및 비디오 입력을 제공하므로 대규모 청중을 위해 특별히 제작되었습니다. Lifesize® 라이브 스트림 최대 10,000명의 참석자에게 회사 회의를 쉽게 스트리밍할 수 있으며 녹음 및 공유 애드온 전체 세션을 녹화하여 라이브 이벤트에 참여할 수 없는 사람과 공유할 수 있습니다.

“내게 능력 주시는 자 안에서 내가 모든 것을 할 수 있느니라”

가상 타운홀 회의에는 단순히 회사 전체의 업데이트 및 뉴스를 공유하는 것 이상의 의미가 있습니다. 전원 회의는 회사 문화를 구축하고 강화하는 데 중요한 역할을 할 수 있습니다. 이러한 회의를 통해 직원들이 회사의 사명과 목표에 대해 흥분하고 그들의 승리와 성취를 축하할 수 있습니다. 올바른 도구와 전략을 사용하면 다음 가상 타운홀 미팅을 유익한 만큼 흥미진진하게 만들고 처음부터 끝까지 직원들의 참여를 유지할 수 있습니다.