正直に言いましょう — 私たちは皆、人生で一度か二度ひどい出会いを経験したことがあります。 実際には、あなたが思っているよりもはるかに一般的です。 によると Doodle の 2019 年の会議状況レポート、2019 年の不十分に組織化された会議のコストは、米国だけでなんと 399 億ドルに達し、ビジネスの有効性に大きな足かせとなります。 会議の有効性を高めるための簡単な手順の XNUMX つは、会議の議題を常に含めることです。 これは、次回の会議で使用できる優れた会議の議題を設計するためのガイドです。 会議室をスケジュールする または仮想チーム会議を開催します。
仮想会議の議題とは何ですか?
会議の議題は、会議中に対処または取り組むトピック、タスク、および活動の時系列のリストです。 仮想会議の議題を使用すると、出席者は会議で議論される内容の概要を把握できるため、事前に準備して、最も生産的で効率的な会議を確実に行うことができます。 効果的な会議 可能。
会議の議題はなぜ重要なのですか?
貧弱な計画に陥りたくない人はいません チーム会議. 時間は、部屋にいるすべての人にとって、そして部屋の外にいるすべての人にとって非常に重要です。そのため、会議室に座ったり、そもそもなぜそこにいるのかわからない人々のグループとビデオ通話をしなければならないことは、少し面倒です。イライラします。
この会議で時間をどのように過ごしたいかについて簡単な概要を作成し、同僚と共有するだけで、混乱を解消できるだけでなく、会議の雰囲気を設定し、取り組むトピックを定義して参加者を増やすことができます誰もが事前に情報を準備したり、トピックを調査したりする時間があるため、関与します。
仮想会議中に議題を使用する 5 つの理由
効果的でよく考え抜かれた会議の議題は、あなたとあなたの同僚に驚くべき効果をもたらします。 会議の議題を使用する XNUMX つの理由を次に示します。
1. すべての重要な論点に対処する
そもそもなぜ会議が呼ばれたのか分からずに会議に出席することほど悪いことはありません。 会議の議題の素晴らしい点は、与えられた会議時間に議論されるトピックが明確にリストされていることです。
2. 会議の招待状を適切な人に送信する
会議の出席者は厳選され、何らかの理由で部屋に着席するように選ばれます。 議題の特定のトピックについて話すように選ばれた場合でも、この会議で下された決定が直接あなたに影響を与える場合でも、事前に議題を見ることができれば、テーブルでのあなたの場所を確認できます。
3. 結果を定義する
すべての会議には、集まる理由があります。 ミーティングの目的と、その結果がどうなるかを知っていれば、議論のトピックから逸れる機会が減り、悪いミーティングになるリスクを排除できます。
4. 出席者の集中力を維持する
議題は、会議で従うべきアウトラインを出席者に提供します。 会話が空虚に迷い込んだり、ディスカッション トピックのリストにない他のトピックに流れ込んだりすることが少なくなり、会議が順調に進みます。
5. 言い訳をなくす
議題が事前に送信されるため、参加者が議題について話し合う準備ができていないという言い訳がなくなります。 議題は、準備を整え、会議室で最高の自分を表現する責任を同僚に負わせます。
仮想会議の議題を作成するための 9 つのヒント
会議の議題を作成することは、難しいことではありません。 ここでは、会議を最大限に活用するための綿密な議題を作成するためのヒントをいくつか紹介します。 これらのヒントは、会議が 30 分または 100 日間の会議であるかどうか、および XNUMX 人または XNUMX 人のグループと会議しているかどうかに関係なく使用できます。
1. 会議の議題を早めに作成する
電話会議の数分前に慌ててアジェンダをまとめるストレスはありません。後でアジェンダを送信すればするほど、人々がそれを見る時間が少なくなります。 会議の議題の下書きを始めるのが早ければ早いほど、編集して同僚に提示できるようにする時間が長くなります。
2. チームメンバーから意見を求める
ビデオ通話中の会議の参加を保証するには、議題に話したいトピックが含まれていることを確認してください。 会議の出席者に追加したいことを提案してもらい、全員が最初から最後まで参加できるようにし、全員が会議で発言できるようにします。
3. 対処が必要なアクション アイテムに優先順位を付ける
すべてのトピックを紙に書き出したら、重要度順に並べて、会議の冒頭で最も重要な資料について話します。 会議は残業することが多いため、重要なトピックを次の会議に持ち越さなければならない状況にはなりたくありません。
4. 妥当な制限時間を設定する
30 分間の会議では、XNUMX 分間の同期ではできないかもしれないことについて話すための余分な時間が与えられ、XNUMX 時間の会議よりも緊張感や威圧感が少ないように見えます。 Lifesize のユーザーであれば、会社について多くのことを学ぶことができます。 管理コンソールでの平均会議時間.
5. 時間に敏感な会議では「ブレインストーミング セッション」を避ける
ブレインストーミングや ホワイトボードセッション 通常、時間制限はなく、その瞬間に開催できます。 他の全員の時間とスケジュールのために厳密な時間制限がある会議では、これらのトピックを避けるようにしてください。
6. 議題項目について決定を下す必要があるかどうかを判断する
出席者に参加を求めることを明確にするために、解決が必要な問題や投票が必要な決定を強調します。 チームメンバーには、選択を検討するための十分な時間を与えるようにしてください。
7. 2/3 ルールを使用する
会議の議題を作成し、出席者を集め始めるときは、会議に参加しているすべての人が、議論されている XNUMX つの事項のうち少なくとも XNUMX つに関与していることを確認してください。 そうすれば、必要のない会議に参加しているような気がしなくなります。 会議の議事録を追跡することで、次回の会議をより良いものにすることができます。
8. スケジュールを守る
各アジェンダ トピックが取り上げられる時間を計るのは難しいですが、軌道から外れないように、各アジェンダ トピックに十分な時間を与えるようにしてください。 柔軟に対応しますが、各トピックが効果的かつ徹底的に議論されるようにしてください。
9. 会議の議題を事前に送信する
会議の議題を早く送信できるほど、出席者が準備する時間を増やすことができます。 遅くとも、ミーティングの 24 時間前までにチーム ミーティングの議題を共有してください。これにより、ミーティングが開催されることを思い出させ、同僚に直前の更新を行う機会を与えることができます。
バーチャル ミーティング アジェンダ テンプレート [2020]
この電話会議の議題テンプレートは、会議の構成、目的、会議の準備、議題、および関連情報の 5 つのセクションに分かれています。 この会議議題テンプレートは、あらゆる種類の会議に使用できます。 以下のテンプレートに入力するだけです。
会いましょう！
日付： [日付を挿入]
時間： 【挿入時間】
住所 [挿入場所]
出席者： [出席者を挿入]
DevOps Tools Engineer試験のObjective
私たちの目的は、会議の生産性を高める方法についてブレインストーミングすることです。 いくつかのアイデアを共有するために会議に来てください。
会議の準備
読む： ガイド– 効果的な議事録の取り方
持参： 過去に試してうまくいったことや、他のチームから聞いたことの例
議題
私たちの要件 - 10分
テーブルの周り - 30分
デモ Lifesize アプリ - 15分
投票 - 5分
関連情報
平均的な人は、毎月 60 回近くの会議を予定しています。
1 日の 3 分間に XNUMX 分間は会議に費やされます
会議時間の 25 ～ 50% が無駄になっていると推定されています
仮想会議の議題テンプレートをダウンロード
次の会議招待状の本文にコピーして貼り付けることができる、無料の仮想会議議題テンプレートを用意しました。 会議の基本的な詳細 (日付、時刻、出席者、場所)、会議が招集された主な目的、および会議の開始前に同僚が行う必要のある準備を含めます。 会議の議題、講演者、制限時間、その他会議に関連する可能性のある詳細を含めます。
会議後に自問するフォローアップの質問
会議の議題が、会議の終了後にチームの他のメンバーにどのように影響したかを評価することが重要です。 チームがアジェンダにどれだけ固執しているかどうかを考える時間をとることで、次のアジェンダの概要を説明することができます。
十分な時間を割り当てましたか？
議題のトピックごとに割り当てる時間を正確に予測することはできませんが、それは問題ありません。 同僚が各トピックについてどれだけ多くのことを言わなければならないかを過大評価または過小評価することがあります。次の会議で見逃したものを含めるようにしてください.
あなたは話題にとどまりましたか？
あなたとあなたの同僚が話題にとどまるのに苦労した場合は、次に会うときはもう少し厳しくしてください. トピックがリストされたのには理由があり、議題に固執するには少し余分な力が必要な場合があります。
必要なことのすべてまたはほとんどを達成しましたか?
この電話会議で聞き取れなかった可能性のあるトピックを取り上げて、次の議題に含めるようにしてください。また、会議後に、これらの見逃したトピックについての会話がまだ終わっていないことを伝える電子メールを出席者に送信することもできます.
次回は何を変更できますか？
最初のゴーアラウンドで完璧なアジェンダはありません。 少し時間を取って、次に会うときに必要な編集を行ってください。
仮想会議を強化する XNUMX つの方法
Lifesize は、チームが必要なあらゆる方法でコミュニケーションできるように構築されています。 生産的な会議の構築とサポートで 15 年の経験を持つ当社は、お客様が成功するために何が必要かを理解しています。
画面を共有する
会う方法を簡素化するツールを使用して、ユーザーに力を与えます。 アプリケーション、プレゼンテーション、ファイルの共有から、会議室でのビデオやオーディオのストリーミングまで、 Lifesize Share™ 適切なコードやドングルを会議に持参するという煩雑さを解消します。 ワイヤレスの会議室接続により、会議の議題を画面上で共有し、コードの受け渡しやプレゼンテーションに伴う混乱を回避できます。
すべてを詳細に見る
詳細を重視する分散型チームにとって、4K ビデオ テクノロジーは成功に必要なゲーム チェンジャーです。 Lifesize は最初であり、 唯一のグローバル 4K ビデオ会議ソリューション フルモーション 4K コンテンツ共有と比類のない品質の会議体験を提供します。 強力な 20 倍ズームと豊富なカメラ光学系により、信じられないほどの鮮明な画像と素晴らしい会議体験が実現します。
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会議をよりスマートに、積極的に行い、会議の前に詳細な会議議題を同僚に送信することで、時間を最大限に活用してください。 Lifesize を発見。
