Seien wir ehrlich – wir hatten alle ein- oder zweimal in unserem Leben ein schreckliches Meeting. Sie sind tatsächlich viel häufiger als Sie vielleicht denken. Entsprechend Doodles State of Meetings-Bericht 2019, werden die Kosten schlecht organisierter Meetings im Jahr 2019 allein in den Vereinigten Staaten satte 399 Milliarden US-Dollar erreichen, was die Effektivität von Unternehmen enorm beeinträchtigt. Ein einfacher Schritt zur Steigerung Ihrer Meeting-Effektivität besteht darin, immer eine Meeting-Agenda beizufügen. Hier ist unser Leitfaden für die Gestaltung einer großartigen Meeting-Agenda, die Sie beim nächsten Mal verwenden können Planen Sie den Konferenzraum oder organisieren Sie ein virtuelles Teammeeting.

Was ist eine Agenda für virtuelle Meetings?

Eine Meeting-Agenda ist eine chronologische Liste von Themen, Aufgaben und Aktivitäten, die während eines Meetings angesprochen oder angegangen werden sollen. Eine virtuelle Meeting-Agenda ermöglicht es den Teilnehmern, einen Überblick darüber zu erhalten, was in dem Meeting besprochen wird, damit sie sich im Voraus vorbereiten können, um ein möglichst produktives und produktives Arbeiten zu gewährleisten effektives Treffen möglich.

Warum sind Besprechungsagenden wichtig?

Niemand will schlecht geplant sein Teamsitzung. Zeit ist für jeden im Raum – und außerhalb des Raums – von entscheidender Bedeutung. Daher kann es ein wenig dauern, in einem Konferenzraum oder bei einem Videoanruf mit einer Gruppe von Personen zu sitzen, die nicht wissen, warum sie überhaupt dort sind frustrierend.

Indem Sie einfach einen einfachen Überblick darüber erstellen, wie Sie Ihre Zeit in diesem Meeting verbringen möchten, und es mit Ihren Kollegen teilen, können Sie nicht nur Verwirrung beseitigen, Sie geben auch den Ton für das Meeting an, definieren Themen, die angesprochen werden sollen, und erhöhen die Teilnehmerzahl Engagement, da jeder Zeit hat, Informationen vorzubereiten oder Themen im Voraus zu recherchieren.

5 Gründe für die Verwendung einer Agenda bei virtuellen Meetings

Eine effektive und gut durchdachte Meeting-Agenda kann Wunder für Sie und Ihre Kollegen bewirken. Hier sind fünf Gründe, eine Meeting-Agenda zu verwenden:

1. Sprechen Sie alle wichtigen Gesprächsthemen an

Es gibt nichts Schlimmeres, als zu einem Meeting zu gehen und keine Ahnung zu haben, warum es überhaupt einberufen wurde. Das Tolle an Meeting-Tagesordnungen ist, dass sie klar die Themen auflisten, die in der angegebenen Meeting-Zeit besprochen werden, sodass niemand völlig ahnungslos in den Raum kommt.

2. Senden Sie Besprechungseinladungen an die richtigen Personen

Die Meeting-Teilnehmer werden von Hand ausgewählt und aus einem bestimmten Grund ausgewählt, um im Raum Platz zu nehmen. Unabhängig davon, ob Sie ausgewählt werden, zu einem bestimmten Thema auf der Tagesordnung zu sprechen, oder ob Entscheidungen, die in diesem Meeting getroffen werden, Sie direkt betreffen, die Möglichkeit, sich die Tagesordnung im Voraus anzusehen, bestätigt Ihren Platz am Tisch.

3. Definieren Sie die Ergebnisse

Jedes Treffen hat einen Grund, sich zu versammeln. Wenn Sie das Ziel eines Meetings kennen – und was das Ergebnis sein kann – gibt es weniger Möglichkeiten, vom Diskussionsthema abzuweichen, wodurch das Risiko eines schlechten Meetings eliminiert wird.

4. Halten Sie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrecht

Tagesordnungen geben den Teilnehmern einen Überblick, dem sie in der Besprechung folgen können. Gespräche werden weniger ins Leere geführt und münden weniger in andere Themen, die nicht auf der Liste der Diskussionsthemen stehen, wodurch das Meeting auf Kurs bleibt.

5. Beseitige Ausreden

Mit den im Voraus verschickten Tagesordnungen entfällt jede Entschuldigung, die ein Teilnehmer haben könnte, um nicht bereit zu sein, ein Thema zu diskutieren. Agendas halten Kollegen dafür verantwortlich, vorbereitet zu sein und sich im Besprechungsraum von ihrer besten Seite zu präsentieren.

9 Tipps zum Erstellen Ihrer Agenda für virtuelle Meetings

Das Erstellen Ihrer Meeting-Agenda muss nicht schwierig sein. Hier ist eine Handvoll Tipps zum Erstellen einer gründlichen Tagesordnung, um das Beste aus Ihrem Meeting zu machen. Sie können diese Tipps verwenden, unabhängig davon, ob Ihr Meeting 30 Minuten oder eine dreitägige Konferenz dauert und ob Sie sich mit einer Gruppe von vier oder 100 Personen treffen.

1. Erstellen Sie frühzeitig die Meeting-Agenda

Niemand braucht den Stress, Minuten vor dem Anruf eine Agenda zusammenzustellen – je später Sie eine Agenda versenden, desto weniger Zeit haben die Leute, um sie sich anzusehen. Je früher Sie mit dem Entwurf einer Besprechungsagenda beginnen, desto mehr Zeit haben Sie, sie zu bearbeiten und für Ihre Kollegen präsentabel zu machen.

2. Holen Sie sich Input von Teammitgliedern

Stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung Themen enthält, über die sie sprechen möchten, um das Engagement während des Videoanrufs zu gewährleisten. Bitten Sie die Meeting-Teilnehmer, vorzuschlagen, was sie hinzufügen möchten, damit alle von Anfang bis Ende einbezogen werden können und jeder in der Meeting sprechen kann.

3. Priorisieren Sie Aktionspunkte, die angegangen werden müssen

Wenn Sie alle Ihre Themen auf Papier haben, ordnen Sie sie nach Wichtigkeit, damit Sie zu Beginn des Meetings über das wichtigste Material sprechen. Meetings laufen oft über die Zeit hinaus, sodass Sie nicht in eine Situation geraten wollen, in der Sie wichtige Themen auf das nächste Meeting schieben müssen.

4. Setzen Sie eine angemessene Frist

30-Minuten-Meetings geben Ihnen die zusätzliche Zeit, über Dinge zu sprechen, die Sie in einer XNUMX-Minuten-Synchronisation möglicherweise nicht erledigen könnten, und wirken weniger intensiv und einschüchternd als einstündige Meetings. Wenn Sie ein Lifesize-Benutzer sind, können Sie viel über Ihr Unternehmen erfahren durchschnittliche Besprechungszeit in der Admin-Konsole.

5. Halten Sie „Brainstorming-Sitzungen“ aus einem zeitkritischen Meeting heraus

Open-End-Meetings wie Brainstormings oder Whiteboard-Sitzungen haben in der Regel keine zeitliche Begrenzung und können spontan abgehalten werden. Versuchen Sie, diese Themen in Besprechungen zu vermeiden, die eine strenge Zeitbeschränkung haben, um der Zeit und den Zeitplänen aller anderen zuliebe.

6. Bestimmen Sie, ob zu einem Tagesordnungspunkt eine Entscheidung getroffen werden muss

Heben Sie Probleme hervor, die gelöst werden müssen, oder Entscheidungen, die eine Abstimmung erfordern, um deutlich zu machen, dass die Teilnehmer zur Teilnahme aufgefordert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Teammitgliedern ausreichend Zeit geben, um ihre Entscheidungen zu überdenken.

7. Verwenden Sie die 2/3-Regel

Wenn Sie diese Meeting-Agenda erstellen und anfangen, Teilnehmer zusammenzubringen, stellen Sie sicher, dass jede Person in dem Meeting an mindestens zwei der drei besprochenen Dinge beteiligt ist. Auf diese Weise haben die Leute nicht das Gefühl, an einem Meeting teilzunehmen, in dem sie nicht gebraucht werden. Das Nachverfolgen von Besprechungsprotokollen kann das nächste Meeting besser machen.

8. Halten Sie einen Zeitplan ein

Es ist schwer zu planen, wie lange jedes Tagesordnungsthema behandelt wird, aber versuchen Sie, genügend Zeit für jedes Tagesordnungsthema einzuplanen, ohne vom Kurs abzukommen. Seien Sie flexibel, aber stellen Sie auch sicher, dass jedes Thema effektiv und gründlich besprochen wird.

9. Senden Sie Ihre Meeting-Agenda im Voraus

Je früher Sie Ihre Meeting-Agenda versenden können, desto mehr Zeit geben Sie Ihren Teilnehmern für die Vorbereitung. Stellen Sie spätestens 24 Stunden vor dem Meeting sicher, dass Sie Ihre Teammeeting-Agenda teilen – sie dient als Erinnerung, dass das Meeting stattfinden wird, und gibt Ihren Kollegen die Möglichkeit, in letzter Minute Updates zu machen.

Agenda-Vorlage für virtuelle Meetings [2020]

Diese Tagesordnungsvorlage für Telefonkonferenzen ist in 5 Abschnitte unterteilt: Besprechungslogistik, Zielsetzung, Besprechungsvorbereitung, Tagesordnung und zugehörige Informationen. Sie können diese Meeting-Agenda-Vorlage für jede Art von Meeting verwenden. Füllen Sie einfach die folgende Vorlage aus:


Lass uns treffen!

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Ziel

Unser Ziel ist es, Ideen zu sammeln, wie wir die Produktivität unserer Meetings steigern können. Bitte kommen Sie mit ein paar Ideen zum Treffen zum Treffen.

Besprechungsvorbereitung

Lesen: Führen - Wie man effektive Besprechungsprotokolle führt

Bringen mit: Beispiele für Dinge, die Sie in der Vergangenheit ausprobiert haben und die funktioniert haben, und/oder Dinge, von denen Sie von anderen Teams gehört haben

Eventkalender

Unsere Anforderungen - 10 Minuten

Um den Tisch herum - 30 Minuten

Demo dauert ebenfalls 3 Jahre. Das erste Jahr ist das sog. Lifesize-App - 15 Minuten

Abstimmung - 5 Minuten

Die durchschnittliche Person ist jeden Monat für fast 60 Meetings eingeplant

1 von 3 Minuten eines jeden Arbeitstages wird in Meetings verbracht

Es wird geschätzt, dass 25-50 % der Besprechungszeit verschwendet werden


Laden Sie unsere Agenda-Vorlage für virtuelle Meetings herunter

Wir haben eine kostenlose Vorlage für eine virtuelle Meeting-Agenda vorbereitet, die Sie kopieren und in den Text Ihrer nächsten Meeting-Einladung einfügen können. Geben Sie die grundlegenden Details des Meetings (Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Ort), das Hauptziel, warum das Meeting einberufen wurde, und alle Vorbereitungen an, die Ihre Kollegen möglicherweise vor Beginn des Meetings erledigen müssen. Fügen Sie Meeting-Themen, Redner, Zeitlimits und alle anderen Details hinzu, die für das jeweilige Meeting relevant sein könnten.

Nachbereitende Fragen, die Sie sich selbst stellen sollten

Es ist wichtig zu bewerten, wie sich Ihre Meeting-Agenda nach Ende des Meetings auf den Rest Ihres Teams ausgewirkt hat. Indem Sie sich die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie nah sich Ihr Team an die Agenda gehalten hat oder nicht, können Sie damit beginnen, die nächste zu skizzieren.

Haben Sie genügend Zeit eingeplant?

Sie können nicht genau vorhersagen, wie viel Zeit Sie pro Thema auf Ihrer Agenda einplanen, und das ist in Ordnung! Manchmal überschätzen oder unterschätzen Sie, wie viel Ihre Kollegen zu jedem Thema zu sagen haben – stellen Sie einfach sicher, dass Sie die verpassten Themen für Ihr nächstes Meeting einbeziehen.

Bist du beim Thema geblieben?

Wenn es Ihnen und Ihren Kollegen schwergefallen ist, beim Thema zu bleiben, seien Sie beim nächsten Treffen etwas strenger. Die Themen wurden aus einem bestimmten Grund aufgelistet, und manchmal braucht es ein wenig mehr Schwung, um sich an die Agenda zu halten.

Haben Sie alles oder das meiste von dem erreicht, was Sie brauchten?

Nehmen Sie die Themen auf, die Sie bei diesem Anruf möglicherweise nicht erreicht haben, und stellen Sie sicher, dass Sie sie in Ihre nächste Tagesordnung aufnehmen, und senden Sie vielleicht sogar eine E-Mail nach dem Meeting an die Teilnehmer, in der Sie sagen, dass das Gespräch über diese verpassten Themen noch nicht ganz beendet ist.

Was kannst du beim nächsten Mal ändern?

Keine Agenda ist von Anfang an perfekt. Nimm dir einen Moment Zeit und nimm die Änderungen vor, die du für das nächste Treffen benötigst – sie werden nur noch besser!

Drei Möglichkeiten, virtuelle Meetings zu verbessern

Lifesize wurde entwickelt, damit Teams auf alle Arten kommunizieren können, die sie benötigen. Mit 15 Jahren Erfahrung im Aufbau und der Unterstützung produktiver Meetings wissen wir, was Sie brauchen, um erfolgreich zu sein.

Teile deinen Bildschirm

Unterstützen Sie Ihre Benutzer mit Tools, die Ihre Meetings vereinfachen. Von der gemeinsamen Nutzung von Anwendungen, Präsentationen und Dateien bis hin zum Streamen von Video und Audio im Besprechungsraum, Lifesize Share™ Es entfällt die Komplexität, das richtige Kabel oder den richtigen Dongle zum Meeting mitbringen zu müssen. Mit der drahtlosen Konnektivität für Besprechungsräume teilen Sie Ihre Besprechungsagenda auf dem Bildschirm und überspringen Sie das Durcheinander, das mit dem Herumreichen von Kabeln und Präsentationen einhergeht.

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Für detailorientierte und verteilte Teams ist die 4K-Videotechnologie der Wendepunkt, den Sie brauchen, um erfolgreich zu sein. Lifesize ist das erste und einzige globale 4K-Videokonferenzlösung auf dem Markt, mit Full-Motion-4K-Content-Sharing und einem unvergleichlich hochwertigen Meeting-Erlebnis. Leistungsstarker 20-facher Zoom und reichhaltige Kameraoptik sorgen für unglaubliche Bildschärfe und atemberaubende Meeting-Erlebnisse.

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