La oss innse det - vi har alle hatt et forferdelig møte en eller to ganger i livet vårt. De er faktisk mye mer vanlige enn du kanskje tror. I følge Doodles 2019 State of Meetings-rapport, vil kostnadene for dårlig organiserte møter i 2019 nå hele 399 milliarder dollar i USA alene, noe som er en enorm belastning for effektiviteten til virksomheter. Et enkelt skritt for å øke møteeffektiviteten er å alltid inkludere en møteagenda. Her er vår guide for å designe en flott møteagenda som du kan bruke neste gang du planlegge konferanserommet eller organiser et virtuelt teammøte.
Hva er en virtuell møteagenda?
En møteagenda er en kronologisk liste over emner, oppgaver og aktiviteter som skal tas opp eller tas opp under et møte. En virtuell møteagenda lar deltakerne ha en oversikt over hva som vil bli diskutert i møtet, slik at de kan forberede seg på forhånd for å sikre den mest produktive og effektivt møte mulig.
Hvorfor er møteagendaer viktige?
Ingen ønsker å være i en dårlig planlagt gruppemøte. Tid er avgjørende for alle i rommet – og utenfor rommet – så det kan bli litt å måtte sitte i et konferanserom eller på en videosamtale med en gruppe mennesker som ikke vet hvorfor de er der i utgangspunktet. frustrerende.
Bare ved å lage en enkel oversikt over hvordan du vil bruke tiden din på dette møtet og dele den med kollegene dine, kan du ikke bare eliminere forvirring, du setter også tonen for møtet, definerer emner som skal tas opp og øker deltakerantallet. engasjement siden alle har tid til å forberede informasjon eller forskningstemaer på forhånd.
5 grunner til å bruke en agenda under virtuelle møter
En effektiv og gjennomtenkt møteagenda kan gjøre underverker for deg og dine kollegaer. Her er fem grunner til å bruke en møteagenda:
1. Ta opp alle de viktigste samtalepunktene
Det er ingenting verre enn å gå på et møte og ikke ha noen anelse om hvorfor det ble kalt i utgangspunktet. Det fine med møteagendaer er at de tydelig viser temaer som diskuteres i den gitte møtetiden, slik at ingen kommer inn i rommet helt uten peiling.
2. Send møteinvitasjoner til de rette personene
Møtedeltakere er håndvalgt og velges til å ha plass i lokalet av en grunn. Enten du blir valgt til å snakke om et bestemt emne på dagsordenen eller beslutninger tatt i dette møtet påvirker deg direkte, vil det å kunne se på en agenda på forhånd bekrefte din plass ved bordet.
3. Definer resultatene
Hvert møte har en grunn til å samles. Hvis du vet målet med et møte som skal inn – og hva utfallet kan bli – er det mindre mulighet for å komme bort fra diskusjonstemaet, og dermed eliminere risikoen for å ha et dårlig møte.
4. Hold deltakerne fokusert
Agendaer gir deltakerne en oversikt som de kan følge med på møtet. Samtaler vil forville seg mindre ut i tomrommet og blø mindre inn i andre emner som ikke er på listen over diskusjonsemner, og holde møtet på sporet.
5. Fjern unnskyldninger
Med agendaer sendt ut på forhånd, elimineres enhver unnskyldning som en deltaker kan ha for ikke å være klar til å diskutere et emne. Agendaer holder kolleger ansvarlige for å være forberedt og presentere sitt beste i møterommet.
9 tips for å lage din virtuelle møteagenda
Å lage møteagenda trenger ikke å være vanskelig. Her er en håndfull tips om hvordan du lager en grundig agenda for å få mest mulig ut av møtet ditt. Du kan bruke disse tipsene uansett om møtet er på 30 minutter eller en tredagers konferanse og om du møter med en gruppe på fire eller 100.
1. Lag møteagenda tidlig
Ingen trenger stresset med å sette sammen en agenda minutter før samtalen - jo senere du sender ut en agenda, jo mindre tid har folk til å se på den. Jo tidligere du kommer i gang med å lage en møteagenda, desto mer tid har du til å redigere og gjøre den presentabel for kollegene dine.
2. Søk innspill fra teammedlemmer
For å garantere møteengasjement under videosamtalen, sørg for at agendaen inneholder emner de ønsker å snakke om. Be møtedeltakerne foreslå hva de ønsker å legge til, slik at alle kan være med fra start til slutt og alle har en taletur i møtet.
3. Prioriter handlingspunkter som må tas opp
Når du har alle emnene dine på papir, kan du sortere dem etter viktighet slik at du snakker om det mest kjøttfulle stoffet i begynnelsen av møtet. Møter går ofte på overtid, så du vil ikke være i en situasjon hvor du må skyve viktige temaer til neste møte.
4. Sett en rimelig frist
Møter på 30 minutter gir deg den ekstra tiden til å snakke om ting du kanskje ikke er i stand til i løpet av en XNUMX-minutters synkronisering og virker mindre intense og skremmende enn hele timelange møter. Hvis du er Lifesize-bruker, kan du lære mye om bedriftens gjennomsnittlig møtetid i administrasjonskonsollen.
5. Hold "brainstorming-økter" unna et tidssensitivt møte
Åpne møter som brainstorming eller tavleøkter har vanligvis ikke en tidsbegrensning og kan holdes i øyeblikket. Prøv å unngå de temaene i møter som har en streng tidsbegrensning av hensyn til alle andres tid og tidsplaner.
6. Avgjør om det må tas en beslutning for et agendapunkt
Fremhev problemer som må løses eller beslutninger som krever en avstemning for å gjøre det klart at deltakerne vil bli bedt om å delta. Sørg for å gi teammedlemmene en rimelig tid til å vurdere valgene deres.
7. Bruk 2/3-regelen
Når du lager den møteagendaen og begynner å samle deltakere, sørg for at alle i møtet er involvert i minst to av de tre tingene som diskuteres. På den måten føler ikke folk at de sitter på et møte der de ikke er nødvendig. Sporing av møtereferater kan gjøre neste møte bedre.
8. Hold deg til en tidsplan
Det er vanskelig å tidsbestemme hvor lenge hvert agenda-emne skal behandles, men prøv å gi nok tid til hvert agenda-emne uten å gå av sporet. Vær fleksibel, men sørg også for at hvert emne diskuteres effektivt og grundig.
9. Send møteagenda på forhånd
Jo tidligere du kan sende møteagendaen ut, jo mer tid gir du deltakerne til å forberede seg. Sørg for å dele agendaen for teammøtet senest 24 timer før møtet – det vil tjene som en påminnelse om at møtet vil finne sted og gi kollegene dine en mulighet til å gjøre siste liten oppdateringer.
Agendamal for virtuelle møte [2020]
Denne agendamalen for telefonkonferansen er delt inn i 5 seksjoner: møtelogistikk, målsetting, møteforberedelse, agenda og relatert informasjon. Du kan bruke denne møteagendamalen for alle typer møter. Bare fyll ut malen nedenfor:
La oss møtes!
Dato: [Sett inn dato]
Tid: [Sett inn tid]
Sted: [Sett inn plassering]
Deltakere: [Sett inn deltakere]
Målet
Målet vårt er å brainstorme måter å øke produktiviteten på i møtene våre. Kom gjerne til møtet med noen ideer du kan dele.
Møteforberedelse
Les: Guide - Hvordan ta effektive møtereferater
Bringe: Eksempler på ting du har prøvd tidligere som fungerte og/eller ting du har hørt om fra andre team
agenda
Våre krav - 10 minutter
Rundt bordet - 30 minutter
Demo av Livsstørrelse app - 15 minutter
Stem - 5 minutter
Relatert info
Gjennomsnittspersonen er planlagt til nesten 60 møter hver måned
1 av 3 minutter av hver arbeidsdag brukt på møter
Det anslås at 25–50 % av møtetiden er bortkastet
Last ned vår virtuelle møteagendamal
Vi har utarbeidet en gratis mal for virtuell møteagenda som du kan kopiere og lime inn i brødteksten til neste møteinvitasjon. Inkluder de grunnleggende detaljene for møtet (dato, klokkeslett, deltakere, sted), hovedmålet med hvorfor møtet ble kalt inn og eventuelle forberedelser kollegene dine måtte gjøre før møtet starter. Inkluder møteemner, foredragsholdere, tidsbegrensninger og andre detaljer som kan være relevante for møtet.
Oppfølgingsspørsmål etter møtet å stille deg selv
Det er viktig å evaluere hvordan møteagendaen din påvirket resten av teamet ditt etter at møtet er over. Ved å ta deg tid til å reflektere over hvor nært teamet ditt holdt seg til agendaen eller ikke, kan du begynne å skissere den neste.
Tildelte du nok tid?
Du kan ikke forutsi nøyaktig hvor mye tid du skal tildele per emne på agendaen din, og det er greit! Noen ganger over- eller undervurderer du hvor mye kollegene dine har å si om hvert emne - bare sørg for å inkludere de du gikk glipp av til neste møte.
Holdt du deg til emnet?
Hvis du og kollegene dine hadde vanskelig for å holde deg til temaet, sørg for å være litt strengere neste gang dere møtes. Emner ble listet opp av en grunn, og noen ganger skal det litt ekstra stemning til for å holde seg til agendaen.
Fikk du oppnådd alt eller det meste av det du trengte?
Ta emnene du kanskje ikke har kommet til på denne samtalen, og sørg for å inkludere det på din neste agenda, og kanskje til og med send ut en e-post etter møtet til deltakerne som sier at samtalen om disse savnede emnene ikke er helt over.
Hva kan du endre til neste gang?
Ingen agenda er perfekt den første runden. Bruk et øyeblikk og gjør de endringene du trenger til neste gang dere møtes – de blir bare bedre!
Tre måter å forbedre virtuelle møter på
Lifesize er bygget for å la team kommunisere på alle måtene de trenger. Med 15 års erfaring med å bygge og støtte produktive møter, vet vi hva du trenger for å lykkes.
Del skjermen din
Styr brukerne dine med verktøy som forenkler måten dere møtes på. Fra deling av applikasjoner, presentasjoner og filer til streaming av video og lyd i møterommet, Lifesize Share™ fjerner kompleksiteten ved å måtte ta med deg den rette ledningen eller dongelen til møtet. Med trådløs tilkobling til møterom kan du dele møteagendaen din på skjermen og hoppe over forvirringen som følger med overføringsledninger og presentasjoner.
Se alt i klare detaljer
For detaljorienterte og distribuerte team er 4K-videoteknologi den gamechanger du trenger for å lykkes. Lifesize er den første og eneste globale 4K-videokonferanseløsning på markedet, med deling av 4K-innhold i full bevegelse og en møteopplevelse uten sidestykke. Kraftig 20x zoom og rik kameraoptikk gir utrolig bildeklarhet og fantastiske møteopplevelser.
Klar til å komme i gang med Lifesize?
Få mest mulig ut av tiden din ved å møte smartere, være proaktiv og sende ut grundige møteagendaer til kollegene dine i forkant av møtet. Oppdag Lifesize.
