Låt oss inse det - vi har alla haft ett fruktansvärt möte en eller två gånger i våra liv. De är faktiskt mycket vanligare än du kanske tror. Enligt Doodles rapport om mötesläget 2019, kommer kostnaden för dåligt organiserade möten under 2019 att uppgå till hela 399 miljarder dollar enbart i USA, vilket är en enorm hämmande effekt på företagens effektivitet. Ett enkelt steg för att öka din möteseffektivitet är att alltid inkludera en mötesagenda. Här är vår guide för att utforma en bra mötesagenda som du kan använda nästa gång du schemalägga konferensrummet eller organisera ett virtuellt teammöte.
Vad är en virtuell mötesagenda?
En mötesdagordning är en kronologisk lista över ämnen, uppgifter och aktiviteter som ska tas upp eller tas upp under ett möte. En virtuell mötesagenda låter deltagarna ha en översikt över vad som kommer att diskuteras under mötet så att de kan förbereda sig i förväg för att säkerställa den mest produktiva och effektivt möte möjligt.
Varför är mötesagendor viktiga?
Ingen vill vara i en dåligt planerad Lag möte. Tid är avgörande för alla i rummet – och utanför rummet – så att behöva sitta i ett konferensrum eller på ett videosamtal med en grupp människor som inte vet varför de är där i första hand kan bli lite frustrerande.
Bara genom att skapa en enkel översikt över hur du vill spendera din tid på det här mötet och dela den med dina kollegor, kan du inte bara eliminera förvirring, du sätter också tonen för mötet, definierar ämnen som ska tas upp och ökar antalet deltagare engagemang eftersom alla har tid att förbereda information eller forskningsämnen i förväg.
5 skäl att använda en agenda under virtuella möten
En effektiv och genomtänkt mötesagenda kan göra underverk för dig och dina kollegor. Här är fem skäl att använda en mötesdagordning:
1. Ta upp alla viktiga samtalspunkter
Det finns inget värre än att gå på ett möte och inte ha en aning om varför det kallades till från början. Det fina med mötesagendor är att de tydligt listar ämnen som diskuteras under den givna mötestiden, så att ingen kommer in i rummet helt utan aning.
2. Skicka mötesinbjudningar till rätt personer
Mötesdeltagarna väljs ut för hand och väljs att ha en plats i lokalen av en anledning. Oavsett om du blir vald att tala om ett visst ämne på dagordningen eller beslut som fattas på detta möte påverkar dig direkt, att kunna titta på en agenda i förväg bekräftar din plats vid bordet.
3. Definiera resultaten
Varje möte har en anledning att samlas. Om du vet syftet med ett möte som går in - och vad resultatet kan bli - finns det mindre möjligheter att avvika från diskussionsämnet, vilket eliminerar risken för ett dåligt möte.
4. Håll deltagarna fokuserade
Agenda ger deltagarna en disposition att följa med på mötet. Konversationer kommer att hamna mindre i tomrummet och blöda mindre in i andra ämnen som inte finns på listan över diskussionsämnen, vilket håller mötet på rätt spår.
5. Ta bort ursäkter
Med dagordningar som skickas ut i förväg elimineras alla ursäkter som en deltagare kan ha för att inte vara redo att diskutera ett ämne. Agenda håller kollegor ansvariga för att vara förberedda och presentera sitt bästa jag i mötesrummet.
9 tips för att skapa din virtuella mötesagenda
Att skapa din mötesagenda behöver inte vara svårt. Här är en handfull tips om hur du skapar en noggrann agenda för att få ut det mesta av ditt möte. Du kan använda dessa tips oavsett om ditt möte är 30 minuter eller en tredagars konferens och om du träffar en grupp på fyra eller 100 personer.
1. Skapa mötesagendan tidigt
Ingen behöver stressen med att sätta ihop en agenda minuter före samtalet – ju senare du skickar ut en agenda, desto mindre tid har folk att titta på den. Ju tidigare du kommer igång med att utarbeta en mötesdagordning, desto mer tid har du på dig att redigera och göra den presentabel för dina kollegor.
2. Sök input från teammedlemmar
För att garantera mötesengagemang under videosamtalet, se till att agendan innehåller ämnen som de vill prata om. Be mötesdeltagarna att föreslå vad de vill lägga till så att alla kan vara delaktiga från början till slut och att alla har en tur i mötet.
3. Prioritera åtgärder som behöver åtgärdas
När du har alla dina ämnen på papper, ordna dem efter vikt så att du pratar om det köttigaste materialet i början av mötet. Möten går ofta på övertid, så du vill inte hamna i en situation där du måste driva viktiga ämnen till nästa möte.
4. Sätt en rimlig tidsgräns
Fyrtiofemminutersmöten ger dig den där extra tiden att prata om saker som du kanske inte kan på en 30-minuterssynkronisering och verkar mindre intensiva och skrämmande än hela timmeslånga möten. Om du är Lifesize-användare kan du lära dig mycket om ditt företags genomsnittlig mötestid i administratörskonsolen.
5. Håll "brainstormingsessioner" borta från ett tidskänsligt möte
Öppna möten som brainstorms eller whiteboardsessioner har vanligtvis inte en tidsgräns och kan hållas i ögonblicket. Försök att undvika de ämnen i möten som har en strikt tidsbegränsning för alla andras tid och scheman.
6. Bestäm om ett beslut behöver fattas för en punkt på dagordningen
Markera frågor som behöver lösas eller beslut som kräver en omröstning för att göra det tydligt att deltagarna kommer att uppmanas att delta. Se till att ge dina teammedlemmar en rimlig tid att överväga sina val.
7. Använd 2/3-regeln
När du gör mötesagendan och börjar dra samman deltagare, se till att alla personer i mötet är involverade i minst två av de tre saker som diskuteras. På så sätt känner folk inte att de sitter på ett möte där de inte behövs. Att spåra mötesprotokoll kan göra nästa möte bättre.
8. Håll dig till ett schema
Det är svårt att tajma hur länge varje agendaämne kommer att tas upp, men försök att ge tillräckligt med tid för varje agendaämne utan att gå ur spåret. Var flexibel, men se också till att varje ämne diskuteras effektivt och grundligt.
9. Skicka din mötesdagordning i förväg
Ju tidigare du kan skicka ut din mötesdagordning, desto mer tid ger du dina deltagare att förbereda sig. Se till senast att dela din gruppmötesagenda 24 timmar före mötet – det kommer att fungera som en påminnelse om att mötet kommer att äga rum och ge dina kollegor en möjlighet att göra uppdateringar i sista minuten.
Agendamall för virtuellt möte [2020]
Denna mall för konferenssamtaldagordning är uppdelad i 5 avsnitt: möteslogistik, mål, mötesförberedelser, agenda och relaterad information. Du kan använda den här mötesagendanmallen för alla typer av möten. Fyll bara i mallen nedan:
Låt oss träffas!
Datum: [Infoga datum]
Tid: [Infoga tid]
Plats: [Infoga plats]
Deltagare: [Infoga deltagare]
Mål
Vårt mål är att brainstorma hur vi kan öka produktiviteten i våra möten. Kom gärna till mötet med några idéer att dela med sig av.
Mötesförberedelser
Läsa: Guide – Hur man tar effektiva mötesprotokoll
Föra: Exempel på saker du har provat tidigare som fungerat och/eller saker du har hört talas om från andra team
agenda
Våra krav - 10 minuter
Runt bordet - 30 minuter
demo av Livsstorlek app - 15 minuter
Rösta - 5 minuter
Relaterad information
Den genomsnittliga personen är planerad till nästan 60 möten varje månad
1 av 3 minuter av varje arbetsdag som spenderas på möten
Det uppskattas att 25-50 % av mötestiden går till spillo
Ladda ner vår virtuella mötesmall
Vi har förberett en gratis mall för virtuell mötesagenda som du kan kopiera och klistra in i brödtexten på din nästa mötesinbjudan. Inkludera de grundläggande detaljerna för mötet (datum, tid, deltagare, plats), huvudsyftet med varför mötet kallades och eventuella förberedelser som dina kollegor kan behöva göra innan mötet börjar. Inkludera mötesämnen, talare, tidsgränser och andra detaljer som kan vara relevanta för det aktuella mötet.
Uppföljningsfrågor efter mötet att ställa till dig själv
Det är viktigt att utvärdera hur din mötesagenda påverkade resten av ditt team efter mötets slut. Genom att ta dig tid att reflektera över hur nära ditt team höll sig till agendan eller inte, kan du börja beskriva nästa.
Har du avsatt tillräckligt med tid?
Du kan inte förutsäga exakt hur mycket tid du ska tilldela per ämne på din agenda, och det är okej! Ibland över- eller underskattar du hur mycket dina kollegor har att säga om varje ämne - se bara till att ta med de du missade till ditt nästa möte.
Höll du dig vid ämnet?
Om du och dina kollegor hade svårt att hålla dig vid ämnet, se till att vara lite strängare nästa gång ni träffas. Ämnen listades av en anledning, och ibland krävs det lite extra kraft för att hålla sig till agendan.
Klarade du allt eller det mesta av det du behövde?
Ta de ämnen som du kanske inte har kommit till i det här samtalet och se till att ta med det på din nästa agenda, och kanske till och med skicka ut ett e-postmeddelande efter mötet till deltagarna som säger att konversationen om dessa missade ämnen inte riktigt är över.
Vad kan du ändra till nästa gång?
Ingen agenda är perfekt den första omgången. Ta en stund och gör de ändringar du behöver till nästa gång ni träffas – de kommer bara att bli bättre!
Tre sätt att förbättra virtuella möten
Lifesize är byggd för att låta team kommunicera på alla sätt de behöver. Med 15 års erfarenhet av att bygga och stödja produktiva möten vet vi vad du behöver för att lyckas.
Dela din skärm
Bemyndiga dina användare med verktyg som förenklar ditt möte. Från att dela applikationer, presentationer och filer till strömmande video och ljud i mötesrummet, Lifesize Share™ tar bort komplexiteten i att behöva ta med dig rätt sladd eller dongel till mötet. Med trådlös anslutning till mötesrum kan du dela din mötesagenda på skärmen och hoppa över tjafsandet som följer med att skicka sladdar och presentationer.
Se allt i tydlig detalj
För detaljorienterade och distribuerade team är 4K-videoteknik den spelväxlare du behöver för att lyckas. Lifesize är den första och enda globala 4K-videokonferenslösning på marknaden, med full-motion 4K-innehållsdelning och en mötesupplevelse av oöverträffad kvalitet. Kraftfull 20x zoom och rik kameraoptik ger otrolig bildskärpa och fantastiska mötesupplevelser.
Är du redo att komma igång med Lifesize?
Få ut det mesta av din tid genom att träffas smartare, vara proaktiv och skicka ut noggranna mötesagendor till dina kollegor innan mötet. Upptäck Lifesize.
