Jak prowadzić w pełni zdalny zespół w czasie pandemii koronawirusa

Na całym świecie firmy i pracownicy dostosowują się do nowego sposobu pracy w świetle nowych technologii Pandemia koronawirusa (COVID-19).. W ramach działań mających na celu ochronę przed rozprzestrzenianiem się wirusa wiele firm wprowadziło możliwość pracy z domu lub polityka zdalnej pracy dla wszystkich pracowników. Chociaż 70% światowej siły roboczej pracowało zdalnie co najmniej raz w tygodniu przed pandemią COVID-19, a 100% siły roboczej pracuje w domu w pełnym wymiarze godzin, co stanowi nowe wyzwanie dla pracodawców. Ta nagła zmiana sposobu pracy oznacza również, że menedżerowie muszą natychmiast wymyślić, jak skutecznie zarządzać i motywować w pełni zdalny zespół. 

Instruktorka z Uniwersytetu Harvarda, Julie Wilson wyjaśnia, „Zarządzanie wirtualnym zespołem wymaga od menedżerów podwójnego skupienia się na podstawach dobrego zarządzania, w tym ustalania jasnych celów, prowadzenia świetnych spotkań, jasnej komunikacji i wykorzystywania indywidualnych i zbiorowych mocnych stron członków zespołu”. Pomyślne zarządzanie zdalnym zespołem jest wyzwaniem, nawet dla najbardziej doświadczonych menedżerów. Wymaga to czasu, cierpliwości i dużo praktyki, ale dzięki odpowiednim procesom i narzędziom możliwe jest posiadanie produktywnego i zaangażowanego w pełni zdalnego zespołu. Oto sześć wskazówek, jak skutecznie zarządzać rozproszonym zespołem.

6 kluczowych strategii zarządzania rozproszonym zespołem

1. Ustal jasne oczekiwania

Przechodząc do zespołu w pełni zdalnego, menedżerowie powinni nadać priorytet opracowaniu jasnych wytycznych i oczekiwań. Większość zespołów składa się z różnych grup ludzi. Niektórzy pracownicy mogą mieć wcześniejsze doświadczenie w pracy zdalnej, podczas gdy inni pracownicy mogą być zupełnie nowi w pracy z domu. Aby wszyscy działali na równych prawach, ważne jest, aby od razu określić jasne i realistyczne oczekiwania dla całego zespołu.

Brak wyjaśnienia oczekiwań na wczesnym etapie może prowadzić do problemów i nieporozumień w późniejszym czasie, co może spowodować poważne zakłócenia w przepływie pracy i wydajności zespołu. Wyjaśnij, jakich narzędzi będzie używał Twój zespół, jak będziesz się komunikować, w jakich godzinach każdy ma pracować, jak i kiedy projekty zostaną zakończone, a gdy sytuacja się zmieni, również to komunikuj. Twoje oczekiwania powinny zostać spisane, przesłane w wiadomości e-mail i łatwo dostępne dla całego zespołu. Dzięki temu wszyscy będą na tej samej stronie i nie będzie niejasności co do tego, czego oczekuje się od każdego członka zespołu.

2. Używaj odpowiednich narzędzi

Kiedy już jasno zdefiniowałeś swoje oczekiwania, czas znaleźć odpowiednie narzędzia, które pomogą Twojemu zespołowi spełnić te oczekiwania i sprawić, że jego dni pracy będą przebiegać płynnie i wydajnie. Badania pokazują, że przeciętny pracownik biurowy ma otwartych 5 lub więcej aplikacji w dowolnym momencie, dlatego ważne jest, aby wybierać mądrze, aby uniknąć jeszcze większego zmęczenia aplikacji lub zamieszania związanego z tym, gdzie pracownicy powinni szukać informacji.

Istnieją setki rozwiązań do współpracy i komunikacji oraz niezliczone narzędzia produktywności zaprojektowane, aby pomóc zespołom rozproszonym w zwiększaniu produktywności. Oparte na chmurze narzędzia do wideokonferencji, takie jak Rozmiar życia i aplikacje do czatowania, takie jak Slack i Zespoły Microsoft ułatw stałą komunikację ze zdalnymi członkami zespołu. Narzędzia do zarządzania projektami, np Asana, Poniedziałek.com i ProjectManager.com pomóż w zarządzaniu czasem i utrzymuj swój zespół na właściwej drodze, aby uniknąć marnowania czasu na rozpraszacze i nieproduktywną pracę. W świetle ostatnią sytuację związaną z koronawirusem, wiele firm oferuje swoje usługi za darmo, m.in Rozmiar życia. Dzięki Lifesize możesz uzyskać dostęp do wielu funkcji niedostępnych w innych bezpłatnych usługach do wideokonferencji, takich jak Google Hangouts czy Zoom. Przeprowadź badania, aby znaleźć narzędzia, które będą najlepsze dla Ciebie i Twojego zespołu. 

3. Stwórz kulturę opartą na wideo

Bez codziennych interakcji osobistych, do których przyzwyczajeni są tradycyjni pracownicy biurowi, pracownicy zdalni, którzy po raz pierwszy pracują z domu, mogą czuć się samotni i oddzieleni od reszty zespołu. Tworząc a kultura wideo który kładzie nacisk na używanie narzędzi do wideokonferencji do komunikacji, w przeciwieństwie do połączeń konferencyjnych zawierających tylko dźwięk lub aplikacji tekstowych, Twój zespół może mieć znaczące i angażujące interakcje twarzą w twarz. Wideokonferencje zapewniają bardziej interakcję „osobistą” i dodają do rozmowy element ludzki, którego często brakuje w innych formach komunikacji cyfrowej. Będąc w stanie wyraźnie widzieć i słyszeć swoich kolegów z drużyny, możesz lepiej ich zrozumieć, podsłuchując sygnały niewerbalne i połączyć się z nimi na głębszym poziomie.

WP Engine to wiodąca platforma cyfrowych doświadczeń WordPress, zatrudniająca ponad 500 pracowników w Stanach Zjednoczonych, Europie i Australii. Jako firma, dla której kultura jest najwyższym priorytetem, stanęła przed wyzwaniem zjednoczenia zespołów rozmieszczonych na trzech kontynentach w sześciu różnych biurach. Mając Lifesize w przestrzeniach konferencyjnych w każdym biurze i na laptopie każdego pracownika, współpracownicy mogą natychmiast łączyć się ze sobą, a menedżerowie mogą skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi w rozmowach wideo jeden na jednego. Interakcje międzyludzkie pomagają pracownikom prowadzić angażujące rozmowy i osobiste powiązania z menedżerami i członkami zespołu oddalonymi o tysiące kilometrów. Przeczytaj pełne studium przypadku

4. Organizuj regularne spotkania indywidualne i zespołowe

Stała komunikacja jest kluczem do utrzymania produktywności i zaangażowania rozproszonego zespołu. Zaplanuj regularne spotkania zespołu na początku tygodnia, korzystając z wideokonferencji, aby omówić status projektu, przeszkody, z jakimi borykają się członkowie zespołu, oraz cele na dany tydzień. Wejście na tę samą stronę jest szczególnie ważne, jeśli Twój zespół jest rozproszony w różnych strefach czasowych. Następnie w dalszej części tygodnia rozważ zorganizowanie dłuższych spotkań „podsumowujących”, aby porozmawiać o osiągnięciach zespołu spotkania na stojąco meldować się z pracownikami i upewnić się, że zespół pozostaje skoncentrowany. Możesz również wykorzystać ten czas na docenienie zaległej pracy i zaplanowanie kolejnego tygodnia. 

Oprócz spotkań zespołu, wysoce zalecane są regularne spotkania jeden na jeden z każdym z pracowników, aby upewnić się, że wszyscy pozostają w kontakcie i zaangażowani. W rzeczywistości, badania naukowe pokazać, że pracownicy menedżerów, którzy nie regularnie spotykają się 1:1, czterokrotnie częściej odczuwają brak zaangażowania w pracy. Chociaż spotkania 1:1 mogą być czasochłonne dla menedżerów z dużymi zespołami, odgrywają one kluczową rolę w zapewnieniu członkom zespołu poczucia, że ​​są doceniani jako jednostki, a jednocześnie dają im możliwość zadawania pytań, omawiania problemów lub zgłaszania sugestii, którymi mogą nie czuć się komfortowo. w środowisku grupowym.

Spotkania w cztery oczy powinny być częścią Twojego nowego harmonogramu, nawet jeśli Ty powrót do pracy jak zwykle!

5. Nadmiernie komunikuj cele, aby pomóc pracownikom odnieść sukces

Dla wielu pracowników nagła zmiana miejsca i sposobu pracy będzie dodatkowym wyzwaniem. Jak powiedział kiedyś słynny Bill Gates: „Kiedy patrzymy w przyszłość na następne stulecie, liderami będą ci, którzy dają siłę innym”.

Dla pracowników, dla których organizacja pracy zdalnej jest trudna, nadmierne komunikowanie indywidualnych celów i zadań jest skutecznym sposobem na upewnienie się, że są skoncentrowani na właściwych rzeczach. Oznacza to używanie jasnego i precyzyjnego języka, który pracownicy mogą łatwo zrozumieć dla każdego projektu. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu zadań, zrozumieniu każdego etapu projektu i poznaniu terminu realizacji projektu. Efektywne zarządzanie rozproszonym zespołem nie zadziała, jeśli skupisz się wyłącznie na śledzeniu czasu pracy pracowników. Zamiast tego najlepszym sposobem pomiaru wydajności pracownika jest skupienie się na jego wynikach. Tworzenie kultury zorientowanej na wyniki oznacza zaufanie do swojego zespołu i rezygnację z arbitralnego i wymuszonego 40-godzinnego tygodnia pracy od dziewiątej do piątej. Zamiast tego skup się na wkładzie poszczególnych członków zespołu. Jak i kiedy wykonują zadania, nie powinno mieć znaczenia, o ile praca jest wykonywana dobrze i na czas.

6. Oferuj możliwości tworzenia więzi

Dystans społeczny nie oznacza izolacji społecznej. Ponieważ w większości firm spotkania osobiste nie są obecnie możliwe, znajdź inne sposoby na nawiązanie więzi w rozproszonym zespole poza regularnymi spotkaniami zespołu. Pracownicy mogą tworzyć odpowiednie dla pracy strony w mediach społecznościowych, kluby książki i prywatne grupy na czacie, w których mogą grać wirtualne zajęcia integracyjne, prowadzą beztroskie rozmowy o swojej pracy i życiu osobistym, publikują zdjęcia swoich rodzin lub zwierząt domowych i dzielą się osobistymi historiami sukcesu. Niektóre firmy oferują nawet regularne hostingi wirtualne happy hours aby umożliwić pracownikom swobodną interakcję i nadrabianie zaległości za pośrednictwem wideokonferencji podczas pracy zdalnej.  

Sheel Gupta, Chief Growth Officer w Humble Dot, podzielił się dalej Quora jak utrzymuje zaangażowanie pracowników zdalnych: „Jednym z najczęstszych wyzwań związanych z pracą zdalną jest to, że członkowie zespołu czują się samotni i odłączeni. Bycie zdalnym oznacza, że ​​Twój zespół jest mniej skłonny do spontanicznych rozmów i działań niezwiązanych z pracą. Zachęcam zdalne zespoły do ​​wprowadzenia tradycji biurowych do swojego stylu pracy zdalnej. Na przykład mój zespół co dwa tygodnie organizuje wieczory z grami, a podczas naszego zdalnego eksperymentu zorganizowaliśmy wirtualny wieczór z grami”.

Wnioski

Zarządzanie w pełni zdalnym zespołem może być trudne, zwłaszcza w obecnym środowisku niepewności koronawirus. Ale dzięki odpowiednim procesom i narzędziom komunikacyjnym możesz stworzyć angażujące i produktywne środowisko, które wykracza poza fizyczne ograniczenia. Organizowanie regularnych spotkań zespołowych i spotkań wideo 1:1 pomoże Twojemu zespołowi pozostać w kontakcie i realizować projekty. Interakcja twarzą w twarz dodaje element ludzki do rozmowy i pomaga współpracownikom łączyć się na głębszym poziomie. Kiedy pracownicy czują się częścią zespołu i są zaangażowani w cele i misję zespołu, są bardziej zaangażowani w pracę ze współpracownikami i dumni ze swojej pracy, nawet w tym okresie obaw i niepewności. Jeśli chcesz usłyszeć więcej dobrych wiadomości, sprawdź nasze pozytywne historie związane z koronawirusem!