För många är virtuella presentationer en förvärvad smak. Men med avlägsna team som blir allt mer populära – särskilt nu på grund av uppkomsten av covid-19-pandemin – är virtuella presentationer inte bara att förvänta, utan de blir också snabbt normen i vårt dagliga yrkesliv. Förutom att hjälpa kollegor att hålla koll på stora projekt är virtuella presentationer ett användbart säljverktyg som hjälper dig förbättra dina vinstmarginaler och är också en stapelvara i kund- eller klientengagemang, oavsett om det är i form av kvartalsvisa affärsgenomgångar, introduktioner av nya funktioner eller regelbunden rapportering.
Hur skiljer sig virtuella presentationer från vanliga presentationer?
Det är frestande att tro att samma regler som gäller för personliga presentationer också skulle gälla för virtuella presentationer. I verkligheten kräver de två dock olika tillvägagångssätt för att hålla tittarna engagerade i presentationen. Här är två stora skillnader mellan virtuella och vanliga presentationer:
Virtuella presentationer konkurrerar med fler distraktioner
Deltagare som tittar på en virtuell presentation distraheras mycket lättare än en typisk mötesdeltagare när de tittar på innehållet i samma rum som presentatören. Med presentationer på kontoret är deltagarna vanligtvis i konferensrummet, som är en kontrollerad miljö med färre distraktioner tävlar om uppmärksamheten, vilket gör det lättare att ställa in kroppsspråket och vad talaren säger. Med virtuella presentationer är sammanhanget väldigt annorlunda.
Tittarna är ofta tysta (video eller ljud), vilket gör det mycket svårare för presentatörer att förstå vem som engagerar sig i innehållet. När som helst kan deltagarna svara på ett telefonsamtal, kolla e-post, surfa sociala medier eller helt enkelt multitasking på grund av ointresse, som presentatören inte skulle vara desto klokare på.
Virtuella presentationer ger större skalbarhet
Virtuella presentationer låter dig presentera för fler människor samtidigt, med hjälp av gruppvideokonferenstjänster som Lifesize, som möjliggör hundratals deltagare per möte. För att delta behöver mötesdeltagarna bara en enhet med internetuppkoppling, vilket avsevärt förenklar logistiken jämfört med en traditionell presentation på kontoret, som ofta kräver att man gör resplaner, spärrar några dagar att resa och bokar ett konferensrum. Inte ens då kan du vara säker på att alla dyker upp på avtalat datum och tid förrän mötet börjar.
Även om virtuella presentationer är bekväma, gör det dem inte nödvändigtvis lättare för dig eller dina publikmedlemmar. Vi har alla upplevt smärtan av misslyckade virtuella presentationer som plågas av dålig ljud- eller videokvalitet eller presentatörer som inte känner sig helt bekväma med att navigera kontroller för att dela innehåll. Dessutom, när du inte fysiskt presenterar för en publik ansikte mot ansikte, måste du arbeta så mycket hårdare för att skapa en koppling och upprätthålla deras uppmärksamhet. Så här gör du.
4 virtuella presentationstips för ditt nästa möte
Bra innehåll, förberedelser och övning i att tala offentligt är nyckelfaktorer för varje presentation, men om du inte kan hålla din publik engagerad genom att bli av med alla distraktioner, kommer din presentation sannolikt att floppa. Här är fyra presentationstips som hjälper dig att minimera distraktioner nästa gång du är i mötets rampljus.
1. Håll det kort
När du presenterar virtuellt har din publik ett nästan oändligt utbud av distraktioner till hands, från e-post till snabbmeddelanden till sociala medier. Så om du gör en virtuell presentation, håll den kortfattad och enkel. Även om du är engagerad i en längre presentation som en webbseminarium, att hålla fokus och inte slingra sig är avgörande.
Smakämnen genomsnittlig uppmärksamhet span när man lyssnar på en presentatör är mellan 5 och 10 minuter. Även elit, erfarna talare kämpar för att hålla en publiks uppmärksamhet i mer än 20 minuter. För att undvika trötthet hos lyssnarna och hålla uppmärksamheten i det (virtuella) rummet, vill du slå ett slag i din presentation, kondensera innehållet till högst fem nyckelpunkter tillsammans med en kortfattad sammanfattning av den åtgärd du vill att publiken ska utföra efter presentationen.
Ett sätt att göra detta är att börja med slutet i åtanke. Till exempel om du håller en presentation om hur man är produktiv när man arbetar hemifrån, kan ditt mål vara att få publiken att omsätta råden i praktiken och ge feedback på sina erfarenheter. När du har identifierat detta kommer du att veta hur mycket information du behöver tillhandahålla som får dem att vidta den specifika åtgärden du vill att de ska vidta.
2. Stäng fönster du inte behöver
Innan du delar din skärm, se till att du har innehållet du vill presentera redan förberett. De första ögonblicken av din presentation är avgörande för att skapa en förbindelse med publiken, och ingen tycker om att se en talare som nervöst letar sig för att hitta sin presentation på ett rörigt skrivbord eller, värre, oavsiktligt dela känslig eller personlig information som kan visas från en annan Ansökan.
Dessutom, om du använder samma presentation för olika målgrupper, se till att du utvärderar varje bild för att säkerställa att den är relevant och skräddarsydd för rummet. Att distrahera din tittare genom att behöva gå igenom ett gäng generiska bilder som inte har skräddarsytts för deras organisation, jobbfunktion eller prioriteringar gör att du verkar oförberedd, vilket ger publiken den perfekta ursäkten att ställa in vad du har att säga. När du gör detta bryter du flödet av din presentation och deras vilja att stanna kvar tills du är klar.
3. Be publiken att förbinda sig till ett möte utan distraktion
Många fjärrföretag har en outtalad regel: stäng av mikrofonen om du inte presenterar. Det är lätt för en ambulans som åker förbi att kasta en presentation av spåret, så innan du börjar, be deltagarna att stänga av ljudet på sina mikrofoner tills du är redo för frågor och svar. Lyckligtvis tillåter många videokonferensplattformar mötesvärdar att stänga av deltagarnas mikrofoner för att bättre kontrollera mötesupplevelsen. Som en ytterligare fördel hjälper muting presentatörer att hålla mötesdeltagarnas uppmärksamhet genom att fastställa när det blir deras tur att tala.
För helt avlägsna och distribuerade team är det också vanligt att be mötesdeltagare att undvika multitasking och tysta telefoner under mötets varaktighet. Detta skapar en mötesmiljö som mer liknar ett möte på kontoret med minimala distraktioner som konkurrerar med talaren om uppmärksamhet.
4. Testa din utrustning i förväg
Om du läser det här har du sannolikt deltagit i ett onlinemöte där någon presenterade i flera minuter utan att veta att deras mikrofon var avstängd eller att deras innehåll inte visades på skärmen. Det är en obehaglig upplevelse för både programledaren och publiken och som tur är väldigt lätt att undvika.
Innan din nästa virtuella presentation, se till att testa din mikrofon, skärmdelning och kamera 5-10 minuter innan du går live. Detta hjälper dig att identifiera vad som fungerar och vad som inte fungerar och rätta till det. Detta är också ett utmärkt tillfälle att kontrollera din belysning för att säkerställa att ditt videoflöde är tydligt och redo för bästa sändningstid.
Att veta att dina verktyg är i gott skick ökar dessutom ditt självförtroende eftersom du är säker på att de inte kommer att avbryta din presentation.
Hur man virtuellt presenterar på Lifesize
Lifesize är en högupplöst, säker videokonferenslösning för onlinemöten som hjälper dig att hålla oavbrutna presentationer och leverera en exceptionell upplevelse för mötesdeltagare på olika enheter. Här är några steg som hjälper dig att använda Lifesize för din nästa virtuella presentation:
1. Ha din presentation redo
Övertygande bilder och kopiering gör varje presentation bättre. Oroa dig inte om dina designkotletter saknas; använda innehåll från ditt företags webbplats, blogg eller sociala medier.
Bra kopia hjälper till att säkerhetskopiera dina bilder och övertalar din publik att vidta åtgärder. Du vill prata om fördelarna med att vidta åtgärder, övervinna invändningar och ge oemotståndliga uppmaningar för att göra det enkelt för din publik att engagera sig.
För dina mest kritiska presentationer, överväg att anställa en copywriting tjänst för att hjälpa dig att skapa övertygande bilder som lämnar ett bestående intryck i medvetandet hos din publik så att de är redo att göra det när du ber dem att vidta åtgärder. Verktyg för interaktiv presentationsutveckling som Visme förenkla också processen att bygga unikt, uppslukande innehåll som kommer att synas bra under möten. Företaget publicerar också regelbundet bästa praxis för presentationer för att hjälpa användare att undvika alltför röriga eller texttunga layouter.
2. Klicka på "Presentera"
När du är redo med din presentation, gå med i ditt Lifesize-möte från skrivbordet/webbappen, bekräfta att dina deltagare är närvarande och klicka sedan på ikonen "Dela din skärm" för att starta presentationen. Du blir då ombedd att välja vilken skärm eller applikation du vill dela.
3. Dela dina bilder eller hela skärmen
När du har gjort ditt val klickar du på knappen "Dela" för att visa dina bilder. Kom ihåg att du inte kan dela bilder samtidigt som en annan presentatör, så se till att andra talare har avslutat sin presentation innan du försöker dela dina bilder.
Vad du ska göra efter presentationen
Goda nyheter – du krossade presentationen. Nu vad gör du? De bästa presentatörerna slutar inte när mötet är slut. Efter varje presentation, ägna några minuter åt att utvärdera dig själv, eller be kollegor om feedback, för att se hur bra du gjorde och om du uppnådde ditt mål. Dessutom finns här några sätt att säkerställa att presentationen översätts till affärseffekter.
1. Skicka ut din inspelade möteslänk
Beroende på materialet kan din publik behöva titta på mötet igen för att hjälpa dem att få tag på viktiga detaljer i din presentation. Lifesize låter dig spela in och dela dina presentationer så att allt du behöver göra när du är klar är att dela en länk till inspelningen med dina deltagare för senare referens. Du kan också använda en videoredigerare för att sy ihop olika videor för att använda för extra material i framtida webbseminarier, möten eller presentationer.
2. Boka ett uppföljningsmöte vid behov
När är det lämpligt att samlas igen och diskutera framsteg? I en vecka? Två veckor? Alla fantastiska virtuella möten resulterar i någon typ av action, så vänta inte schemalägga och skicka en mötesinbjudan för ditt nästa Lifesize-samtal. Uppföljningsmöten är ett bra sätt att hålla sig i fokus med kunderna, föra projekt framåt eller kursrätta om det finns någon felanpassning angående nästa steg.
Slutsats
Din nästa presentation kommer inte att suga på grund av en sak: att hålla din publik engagerad. Du har utmärkt presentationsförmåga och bra innehåll, men distraktioner är din största fiende.
Genom att implementera idéerna vi har diskuterat ovan är det möjligt att bli av med dessa distraktioner för att hjälpa dig fokusera på att få ut det mesta av dina presentationer.
Vanliga frågor om virtuell presentation
Hur skapar man en virtuell presentation?
Du behöver någon form av visuellt medium för att skapa en virtuell presentation (som PowerPoint) och en telekonferenslösning som Lifesize som låter dig dela skärmar. Med det visuella på plats behöver du bara komma med en tal- eller talplan för din presentation.
Hur engagerar du publiken i en virtuell presentation?
För att skapa en engagerande virtuell presentation, se till att presentationen flyter smidigt utan några besvärliga pauser och att du har ett antal saker att säga för varje bild eller visuell referens. Därifrån måste du tala på ett livligt och engagerande sätt och ställa frågor till publiken om möjligt för att hålla dem engagerade.
Vilka är några av utmaningarna du behöver tänka på när du presenterar i en onlinemiljö?
Jokertecknet är tekniska svårigheter: fördröjning, dålig video-/ljudkvalitet eller anslutningsproblem kan förstöra en presentation. Om du har en integrerad videokonferenslösning på plats, är den största utmaningen att behålla publikens uppmärksamhet (som lätt kan förloras).
