Schůzky na radnici a další všestranné diskuse v celé společnosti jsou skvělé pro to, aby se všichni ve vaší organizaci sešli a sdíleli důležité obchodní novinky, strategická rozhodnutí, výhry velkých zákazníků a pokrok směrem k cílům celé společnosti. Ale vzhledem k tomu, že více zaměstnanců pracuje na dálku než kdykoli předtím, může být nemožné dát všechny své zaměstnance dohromady na stejném fyzickém místě. Díky videokonferencím je naštěstí relativně snadné hostit a provozovat virtuální schůze radnice. Zaměstnanci získají mnoho stejných výhod z osobní akce, jako je osobní interakce, s bonusem, že se mohou zúčastnit radnice odkudkoli na světě. Virtuální radnice vám navíc dávají možnost snadno sdílet obsah, komunikovat s publikem novými způsoby a nahrávat diskusi pro pozdější přehrání.
Až do znovuotevření mnoha kanceláří ve Spojených státech mimo jiné země a s přetrvávající nejistotou kolem pandemie COVID-19 jsou setkání virtuálních radnic důležitější než kdy jindy. Jsou cenným způsobem, jak mohou zaměstnanci slyšet od lídrů, vytvářet pocit komunity a posilovat poslání, cíle, hodnoty a kulturu společnosti. V tomto příspěvku poskytujeme tipy a navrhované nástroje pro pořádání užitečných a poutavých setkání virtuálních radnic.
Co jsou setkání virtuální radnice?
Virtuální schůzka na radnici je obvykle online celofiremní událost, během níž vedení poskytuje zaměstnancům aktuální informace týkající se velkých zpráv, aby byli všichni informováni a byli v souladu s posláním a cíli organizace. Když jsou setkání na virtuální radnici dobře vedena, pomáhají vytvářet pocit komunity a budovat důvěru v organizaci.
10 tipů pro efektivnější jednání na virtuální radnici
Články vyžadující průzkum ukazuje, že zaměstnanci odcházejí z práce, když se necítí potřební nebo spojení s jejich organizací. Produktivní virtuální setkání na radnici umožňují zaměstnancům slyšet přímo od vedoucích, aby lépe pochopili, jak jejich role přispívají k úspěchu společnosti. Tyto diskuse také podporují smysl pro komunitu a poskytují důležitý kontext o prioritách společnosti a oblastech zaměření. Níže jsme sestavili seznam deseti tipů, které vám pomohou učinit vaše příští firemní setkání na radnici přitažlivější a interaktivnější.
1. Oslavte své vítěze
Ať už jde o pokřik od kolegy, čtvrtletní odměnu za mimořádný výkon nebo uznání za projevení firemních hodnot, uznání zaměstnanců je efektivním způsobem, jak zapojit zaměstnance do jednání na radnici a posílit tak, že si každý příspěvek váží. Zvažte, zda část každé porady na radnici věnovat uznání zaměstnancům. Nominace kolegů jsou také skvělým způsobem, jak vyzdvihnout skvělou práci v každém oddělení a zároveň zapojit větší a rozmanitější skupinu prezentujících.
2. Zahajte dvoustrannou konverzaci s lámači ledu
Zajistěte, aby vaše schůzky na virtuální radnici byly vždy dvoustranné rozhovory mezi vedoucími a zaměstnanci. Vzhledem k tomu, že tyto schůzky jsou obvykle rozsáhlejší, budete muset najít účinný způsob, jak umožnit účast během sezení. Zvažte rozeslání programu schůzky s předstihem, aby lidé přišli na schůzku připraveni, rychle ledoborce na začátku schůzky, abyste navodili náladu, proveďte rychlé průzkumy, abyste získali zpětnou vazbu v reálném čase, nebo věnujte část schůzky po každém přednášejícím na povzbuzení otázek.
3. Před videokonferencí vytvořte agendu schůzky
Vytvoření program schůze je jednou z nejdůležitějších součástí produktivní a efektivní radnice. Vedoucí schůze použije agendu jako vodítko pro udržení radnice v tématu a posun vpřed. Když je účastníkům předem poskytnut skvělý program jednání, nastaví také vhodná očekávání před radnicí, aby každý jasně porozuměl tématům, o kterých se diskutuje, a cílům jednání.
4. Zkontrolujte svou techniku
Jedním z nejrychlejších způsobů, jak vykolejit virtuální schůzi radnice, je mít technické potíže nebo nevíte, jak používat různé funkce pro videokonference. Před zahájením schůzky se ujistěte, že vaše video a zvuk fungují správně, víte, jak sdílet obrazovku, a že máte dostatečnou šířku pásma pro hostování nebo připojení k videohovoru. Zvažte rychlý průběh jednání předem tím, že před zahájením radnice zavoláte pár zaměstnancům, aby zkontrolovali kvalitu obrazu a zvuku. Další informace o zřízení virtuální radnice najdete na našem blogu Požadavky na nastavení videokonference: Váš kontrolní seznam pro hardware a software.
5. Usnadněte všem připojení k videokonferenci
Někteří zaměstnanci pracují z kanceláře a jiní vzdáleně, potřebujete řešení pro videokonference, které zaměstnancům umožní snadno se připojit k virtuální radnici ze svých chytrých telefonů, tabletů, notebooků nebo konferenční místnosti a mít stejnou uživatelskou zkušenost na všech různých zařízeních. . S Lifesize můžete uživatelům jednoduše poslat URL, aby se připojili k hovoru; není potřeba žádné stahování. K hovoru se může připojit jakékoli zařízení, které má přístup k internetu nebo mobilní síti. Ujistěte se, že v pozvánce na schůzku je uveden přístupový kód schůzky, aby se zaměstnanci a schválení hosté mohli připojit bez dalších komplikací.
6. Použijte moderátora
Na jednání radnice a další videokonference pro velké skupiny diskuse, přiřadit a moderátor schůzky aby vše probíhalo co nejhlaději. Moderátoři mají pokročilé ovládací prvky během hovoru, které jim umožňují ztlumit nebo zapnout ztlumení jednotlivých účastníků, stejně jako ztlumit všechny nebo ztlumit všechny účastníky, aby se omezil hluk na pozadí. Tato funkce je užitečná zejména v případě, že uživatelé zapomenou během schůzky vypnout zvuk. Pro zvýšení bezpečnosti mohou moderátoři také zamknout nebo odemknout schůzku, zastavit prezentaci účastníka a odstranit z hovoru nezvanou nebo rušivou osobu.
7. Mít jasného vůdce
Zatímco moderátor schůzky odpovídá za to, že radnice v zákulisí hladce běží, vedoucí schůzky neboli hostitel schůze je tváří schůzky. Tato osoba hraje klíčovou roli v udržování radnice na správné cestě a včas. Mezi povinnosti vedoucího schůze patří zahájení radnice, vysvětlování agendy, uvádění řečníků, přechod mezi řečníky, řízení otázek a odpovědí a zpětné vazby publika a také ukončení schůze. Skvělý vedoucí schůze by měl úzce spolupracovat s přednášejícími, aby zajistil, že obsah je v souladu s cíli schůzky, a aby přednášející odpovídali za čas, který jim byl přidělen, a podle potřeby jim připomínal, když je čas dokončit prezentaci.
8. Používejte různé reproduktory
Používání stále stejného reproduktoru na každé radnici je předvídatelné a monotónní. Chcete-li to okořenit, použijte řadu prezentujících z různých oddělení a úrovní řízení. Snažte se na každé celofiremní radniční shromáždění zařadit alespoň jednoho nového řečníka. Nejen, že to umožňuje zastoupení různých úhlů pohledu, ale také to vytváří pravdivější představu o tom, co se děje v celé organizaci.
9. Nestyďte se za to, co nefunguje
Žádná organizace není bezchybná a ignorování příležitostí ke zlepšení podkopává vaši schopnost motivovat zaměstnance, aby usilovali o dosažení svých cílů. Veřejné řešení vašich škytavek a poskytnutí možnosti lidem vyjádřit problémy, které vidí v kanceláři, vytváří příležitosti k učení a polidšťuje společnost.
10. KISS: Nech to být jednoduché, hloupé
Není nic horšího, než jít na schůzku a nerozumět ani slovu, které kdokoli říká. Ať už je to příliš mnoho obchodního žargonu nebo únavné snímky, snažte se vyhnout příliš komplikovaným tématům pro vaše schůzky, které se zabývají všemi rukama, a udržujte sdělení jednoduché, srozumitelné a věcné.
4 klíčové nástroje, které můžete začlenit do svých schůzí na virtuální radnici
Příliš často se setkání všech rukou změní v nudný, jednosměrný zážitek. Když mají zaměstnanci pocit, že nemají na schůzce aktivní roli, odhlásí se a dokončí jiné úkoly, zatímco na pozadí hraje virtuální radnice. Chcete-li uspořádat úspěšnou virtuální schůzi radnice, musíte mít k dispozici správné nástroje pro pořádání a řízení schůze. Zde jsou čtyři nástroje, které můžete začlenit do vaší příští virtuální radnice, aby bylo setkání poutavější a interaktivnější.
Sdílení obrazovky
Sdílení obrazovky může zcela proměnit vaši radnici z monotónní schůze na skutečně interaktivní relaci pro všechny. Lifesize vám poskytuje velkou flexibilitu v tom, jak bezdrátově prezentujete, od sdílení obrazovky vašeho notebooku přes přehrávání videí v plném pohybu až po řízení prezentace přímo z vašeho mobilního telefonu. Další informace o sdílení obrazovky najdete na našem blogu Jak sdílet obrazovku ve 4 snadných krocích s Lifesize Share.
Zvednuté ruce
Získání rychlé zpětné vazby od všech vašich zaměstnanců během virtuální radnice může být obtížné a časově náročné. S Lifesize's funkce zvednutí rukou, mohou zaměstnanci kliknutím na tlačítko ukázat palec nahoru nebo zdviženou ruku, aby dali najevo, zda návrh podporují. Tiché dotazování vašich zaměstnanců pomocí funkce zvednutí ruky je mnohem lepší než 100+ lidí, kteří se přihlásí najednou. Kromě toho můžete během části otázek a odpovědí na radnici požádat zaměstnance, aby virtuálně zvedli ruce a dali tak najevo, že mají otázky. Díky tomu se schůzka pohybuje kupředu a moderátor schůzky může volat každému zaměstnanci jednotlivě.
Živý proud
Když se dostanete mezi stovky nebo tisíce účastníků schůzky, živé vysílání vám umožní dále rozšířit zážitek. Vysílání videostreamu až 10,000 XNUMX účastníkům je stejně jednoduché jako odeslání odkazu, ke kterému se mohou diváci připojit ze svých webových prohlížečů. Během živého přenosu můžete také povolit textové otázky, aby účastníci hovoru mohli psát své otázky, aniž by přerušovali přednášejícího. Chcete-li se dozvědět více, podívejte se na náš blog Jak živě streamovat: Podrobný průvodce hostováním a nahráváním živých přenosů.
Záznam a sdílení
Najít ideální čas na schůzku, kdy jsou všichni zaměstnanci k dispozici, může být nemožné, zejména pro společnosti se vzdálenými pobočkami a zaměstnanci rozptýlenými ve více časových pásmech. Pro zaměstnance, kteří se nemohli živě zúčastnit radnice, můžete schůzku jednoduše nahrát a po skončení akce sdílet odkaz. S Lifesize Záznam a sdílení, jsou videa automaticky šifrována, indexována a lze je snadno sdílet interně nebo pro veřejné prohlížení (podle potřeby) mimo vaši organizaci.
Použití Lifesize pro vaši příští virtuální schůzku na radnici
To nejhorší, co se může stát na celofiremní virtuální schůzce, je dostat se do technických potíží. S Lifesize jsou naše systémy postaveny s ohledem na jednoduchost, takže se nemusíte zapotit malými věcmi a místo toho se můžete soustředit na zprávu, kterou se snažíte šířit. The Lifesize® Icon™ řady 800 je speciálně vyroben pro velké publikum, protože jeho design pro montáž do racku se snadno vejde na pódium nebo serverovou skříň a nabízí více audio a video vstupů pro snadné připojení více reproduktorů. Živý přenos Lifesize® usnadňuje streamování firemních schůzek až pro 10,000 XNUMX účastníků a naše doplněk pro nahrávání a sdílení umožňuje nahrávat relace všech rukou a sdílet je s kýmkoli, kdo se nemohl zúčastnit živé akce.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Virtuální setkání na radnici nabízí více než pouhé sdílení celofiremních aktualizací a novinek. Vaše osobní schůzky mohou hrát nedílnou součást při budování a posilování firemní kultury. Tyto schůzky můžete využít k tomu, abyste své zaměstnance nadchli pro poslání a cíle společnosti a oslavili jejich výhry a úspěchy. Se správnými nástroji a strategiemi můžete své příští setkání na virtuální radnici učinit stejně vzrušujícím a zároveň informativním a udržet své zaměstnance v zapojení od začátku do konce.
