Town hall-vergaderingen en andere bedrijfsbrede all-hands-discussies zijn geweldig om iedereen in uw organisatie tegelijkertijd bij elkaar te krijgen om belangrijke zakelijke updates, strategische beslissingen, grote klantenwinsten en vooruitgang in de richting van bedrijfsbrede doelen te delen. Maar met meer werknemers die op afstand werken dan ooit tevoren, kan het onmogelijk zijn om al uw personeel op dezelfde fysieke plek bij elkaar te krijgen. Gelukkig maakt videoconferentie het relatief eenvoudig om virtuele gemeentehuisvergaderingen te organiseren en te houden. Werknemers krijgen veel van dezelfde voordelen van een persoonlijk evenement, zoals de face-to-face interactie, met de bonus dat ze overal ter wereld het gemeentehuis kunnen bijwonen. Bovendien bieden virtuele gemeentehuizen je de mogelijkheid om eenvoudig inhoud te delen, op nieuwe manieren met het publiek te communiceren en de discussie op te nemen om later af te spelen.
Tot de heropening van veel kantoren in onder meer de Verenigde Staten en met de aanhoudende onzekerheid rond de COVID-19-pandemie, zijn virtuele gemeentehuisvergaderingen belangrijker dan ooit. Ze zijn een waardevolle manier voor werknemers om van leiders te horen, een gemeenschapsgevoel te creëren en de missie, doelen, waarden en cultuur van het bedrijf te versterken. In dit bericht geven we tips en voorgestelde hulpmiddelen voor het organiseren van nuttige en boeiende virtuele gemeentehuisvergaderingen.
Wat zijn virtuele gemeentehuisvergaderingen?
Een virtuele gemeentehuisvergadering is typisch een online, bedrijfsbreed evenement waarbij de leiding medewerkers voorziet van updates over groot nieuws om iedereen op de hoogte te houden en in lijn te houden met de missie en doelen van de organisatie. Als het goed wordt gedaan, helpen virtuele gemeentehuisvergaderingen een gemeenschapsgevoel te creëren en vertrouwen in de organisatie op te bouwen.
10 tips voor effectievere virtuele gemeentehuisvergaderingen
Onderzoek laat zien dat werknemers zich terugtrekken op het werk wanneer ze zich niet nodig of verbonden voelen met hun organisatie. Productieve virtuele gemeentehuisvergaderingen stellen werknemers in staat rechtstreeks van leiders te horen om beter te begrijpen hoe hun rol bijdraagt aan het succes van het bedrijf. Deze discussies bevorderen ook een gemeenschapsgevoel en bieden belangrijke context over de prioriteiten en aandachtsgebieden van het bedrijf. Hieronder hebben we een lijst met tien tips samengesteld om uw volgende gemeentehuisbijeenkomst voor bedrijven aantrekkelijker en interactiever te maken.
1. Vier je winnaars
Of het nu gaat om een shout-out van een collega, een driemaandelijkse beloning voor uitzonderlijke prestaties of een erkenning voor het tentoonspreiden van bedrijfswaarden, erkenning door werknemers is een effectieve manier om werknemers te betrekken tijdens gemeentehuisvergaderingen en om te benadrukken dat ieders bijdragen worden gewaardeerd. Overweeg een deel van elke gemeentehuisvergadering te wijden aan de erkenning van werknemers. Peer-nominaties zijn ook een geweldige manier om geweldig werk op elke afdeling onder de aandacht te brengen en tegelijkertijd een grotere en diversere groep presentatoren te betrekken.
2. Start een tweerichtingsgesprek met ijsbrekers
Zorg ervoor dat uw virtuele gemeentehuisvergaderingen altijd tweerichtingsgesprekken zijn tussen leiders en werknemers. Aangezien deze vergaderingen doorgaans uitgebreider zijn, moet u een efficiënte manier vinden om deelname tijdens de sessie mogelijk te maken. Overweeg om de agenda van de vergadering van tevoren te versturen, zodat mensen voorbereid naar de vergadering komen, wees er snel bij ijsbrekers aan het begin van de vergadering om de stemming te bepalen, houd snelle peilingen om real-time feedback te krijgen of wijd een deel van de vergadering aan elke presentator om vragen te stimuleren.
3. Maak een vergaderagenda voor de videovergadering
Een maken vergadering agenda is een van de meest essentiële onderdelen van een productief en efficiënt gemeentehuis. De leider van de vergadering zal de agenda gebruiken als leidraad om het gemeentehuis bij het onderwerp te houden en vooruit te helpen. Wanneer deze van tevoren aan de deelnemers wordt verstrekt, schept een geweldige vergaderagenda ook passende verwachtingen voor het gemeentehuis, zodat iedereen een duidelijk begrip heeft van de onderwerpen die worden besproken en de doelen voor de vergadering.
4. Controleer uw technologie
Een van de snelste manieren om een virtuele gemeentehuisvergadering te laten ontsporen, is door technische problemen te hebben of niet te weten hoe verschillende functies voor videoconferenties moeten worden gebruikt. Voordat u de vergadering start, moet u ervoor zorgen dat uw video en audio correct werken, dat u weet hoe u schermen moet delen en dat u voldoende bandbreedte hebt om het videogesprek te hosten of eraan deel te nemen. Overweeg vooraf een snelle droge run van de vergadering door voor aanvang van het gemeentehuis enkele medewerkers te bellen om de beeld- en audiokwaliteit te controleren. Bekijk onze blog voor meer informatie over het opzetten van een virtueel gemeentehuis Installatievereisten voor videoconferenties: uw checklist voor hardware en software.
5. Maak het voor iedereen gemakkelijk om deel te nemen aan de videovergadering
Aangezien sommige werknemers op kantoor werken en anderen op afstand, hebt u een oplossing voor videoconferenties nodig waarmee werknemers eenvoudig vanaf hun smartphones, tablets, laptops of een vergaderruimte toegang kunnen krijgen tot het virtuele gemeentehuis en dezelfde gebruikerservaring hebben op alle verschillende apparaten . Met Lifesize kunt u eenvoudig een URL naar gebruikers sturen om deel te nemen aan het gesprek; geen downloads vereist. Elk apparaat dat toegang heeft tot internet of een mobiel netwerk kan deelnemen aan het gesprek. Zorg ervoor dat de toegangscode voor de vergadering wordt vermeld in de uitnodiging voor de vergadering, zodat werknemers en goedgekeurde gasten zonder extra complexiteit kunnen deelnemen.
6. Schakel een moderator in
Voor gemeentehuisvergaderingen en andere videoconferenties voor grote groepen discussies, wijs een gespreksleider om alles zo vlot mogelijk te laten verlopen. Moderators hebben geavanceerde bedieningselementen tijdens het gesprek, waardoor ze individuele deelnemers kunnen dempen of dempen opheffen, evenals alle deelnemers dempen of de dempen opheffen om achtergrondgeluid te beperken. Deze mogelijkheid is vooral handig wanneer gebruikers vergeten zichzelf tijdens de vergadering te dempen. Voor extra veiligheid kunnen moderators de vergadering ook vergrendelen of ontgrendelen, de presentatie van een deelnemer stoppen en een ongenode of storende persoon uit het gesprek verwijderen.
7. Zorg voor een duidelijke leider
Terwijl de moderator van de vergadering ervoor verantwoordelijk is dat het gemeentehuis achter de schermen soepel verloopt, is de vergaderingsleider of gastheer van de vergadering het gezicht van de vergadering. Deze persoon speelt een cruciale rol om het gemeentehuis op schema en op tijd te houden. Taken van de leider van de vergadering zijn onder meer het aftrappen van het gemeentehuis, de agenda uitleggen, sprekers introduceren, schakelen tussen sprekers, Q&A en feedback van het publiek beheren, evenals het afsluiten van de vergadering. Een goede leider van een vergadering moet nauw samenwerken met presentatoren om ervoor te zorgen dat de inhoud is afgestemd op de doelstellingen van de vergadering en de sprekers verantwoordelijk houdt voor de tijd die hen is toegewezen, en waar nodig herinneringen geeft wanneer het tijd is om hun presentatie af te ronden.
8. Gebruik verschillende luidsprekers
Altijd dezelfde spreker gebruiken in elk gemeentehuis is voorspelbaar en eentonig. Gebruik verschillende presentatoren van verschillende afdelingen en managementniveaus om het wat spannender te maken. Probeer ten minste één nieuwe spreker op te nemen bij elke bedrijfsbrede gemeentehuisbijeenkomst. Hierdoor kunnen niet alleen verschillende perspectieven worden weergegeven, maar ontstaat er ook een beter beeld van wat er gaande is in de hele organisatie.
9. Wees niet verlegen over wat niet werkt
Geen enkele organisatie is foutloos en het negeren van mogelijkheden voor verbetering ondermijnt uw vermogen om werknemers te motiveren om hun ambitieuze doelen na te streven. Door in het openbaar je hik aan te pakken en mensen de kans te geven om problemen te uiten die ze op kantoor tegenkomen, creëer je leermogelijkheden en wordt het bedrijf menselijker.
10. KISS: Houd het simpel, stom
Er is niets zo vervelend als naar een vergadering gaan en geen woord kunnen verstaan van wat iemand zegt. Of het nu te veel zakelijk jargon is of dia's die je ogen vermoeien, probeer al te gecompliceerde onderwerpen te vermijden voor al je vergaderingen en houd de boodschap eenvoudig, begrijpelijk en to the point.
4 belangrijke tools om op te nemen in uw virtuele gemeentehuisvergaderingen
Te vaak vervallen vergaderingen met alle handen in een saaie, eenrichtingservaring. Wanneer werknemers het gevoel hebben dat ze geen actieve rol spelen in een vergadering, zullen ze uitchecken en andere taken uitvoeren terwijl het virtuele stadhuis op de achtergrond speelt. Om een succesvolle virtuele gemeentehuisvergadering tot een goed einde te brengen, moet u over de juiste tools beschikken om de vergadering te hosten en te leiden. Hier zijn vier tools die u in uw volgende virtuele gemeentehuis kunt opnemen om de vergadering boeiender en interactiever te maken.
Scherm delen
Scherm delen kan uw gemeentehuis volledig transformeren van een eentonige vergadering naar een echt interactieve all-hands sessie. Van het delen van uw laptopscherm tot het afspelen van bewegende video's tot het besturen van een presentatie rechtstreeks vanaf uw mobiele telefoon, Lifesize geeft u veel flexibiliteit in hoe u draadloos presenteert. Bekijk onze blog voor meer informatie over het delen van schermen Screen Share in 4 eenvoudige stappen met Lifesize Share.
Opgeheven handen
Snelle feedback krijgen van al uw medewerkers tijdens een virtueel gemeentehuis kan moeilijk en tijdrovend zijn. Met Lifesize's hand opsteken functie, kunnen werknemers op een knop klikken om een duim omhoog of een opgestoken hand te laten zien om aan te geven of ze een voorstel steunen. Het stilzwijgend peilen van uw werknemers met de functie Hand opsteken is veel beter dan 100+ mensen tegelijk tussenbeide komen. Daarnaast kun je medewerkers tijdens het Q&A gedeelte van het gemeentehuis vragen om virtueel hun hand op te steken om aan te geven dat ze vragen hebben. Hierdoor blijft de vergadering doorgaan en kan de moderator van de vergadering elke medewerker afzonderlijk bellen.
Live stream
Wanneer u tussen de honderden of duizenden deelnemers aan de vergadering komt, kunt u met livestreaming de ervaring verder uitbreiden. Het uitzenden van een videostream naar maximaal 10,000 deelnemers is net zo eenvoudig als het verzenden van een link waarmee kijkers verbinding kunnen maken vanuit hun webbrowser. U kunt tijdens de livestream ook op tekst gebaseerde vragen inschakelen, zodat gespreksdeelnemers hun vragen kunnen typen in plaats van de presentator te onderbreken. Bekijk onze blog voor meer informatie Livestreamen: stapsgewijze handleiding voor het hosten en opnemen van livestreams.
Opnemen en delen
Het vinden van de perfecte vergadertijd wanneer elke werknemer beschikbaar is, kan onmogelijk zijn, vooral voor bedrijven met externe kantoren en werknemers verspreid over meerdere tijdzones. Voor werknemers die niet in staat waren om het live gemeentehuis bij te wonen, kunt u de vergadering eenvoudig opnemen en een link delen nadat het evenement is afgelopen. Met Levensgroot Opnemen en delen, worden video's automatisch versleuteld, geïndexeerd en gemakkelijk intern gedeeld of voor openbare weergave (indien nodig) buiten uw organisatie.
Lifesize gebruiken voor uw volgende virtuele gemeentehuisvergadering
Het ergste dat een bedrijfsbrede virtuele vergadering kan overkomen, is dat er technische problemen optreden. Met Lifesize zijn onze systemen gebouwd met het oog op eenvoud, zodat u zich niet druk hoeft te maken over de kleine dingen en u zich in plaats daarvan kunt concentreren op de boodschap die u probeert te verspreiden. De Lifesize® Icon™ 800-serie is speciaal gemaakt voor een groot publiek omdat het in een rek te monteren ontwerp gemakkelijk op een podium of serverbehuizing past, en het biedt meerdere audio- en video-ingangen om moeiteloos meerdere luidsprekers op te nemen. Lifesize®-livestream maakt het gemakkelijk om bedrijfsvergaderingen te streamen naar maximaal 10,000 deelnemers, en onze add-on voor opnemen en delen laat je all-hands-sessies opnemen om te delen met iedereen die het live-evenement niet kon bijwonen.
Conclusie
Bij een virtuele gemeentehuisvergadering komt meer kijken dan alleen het delen van bedrijfsbrede updates en nieuws. Uw all-hand meetings kunnen een integrale rol spelen bij het opbouwen en versterken van de cultuur van uw bedrijf. U kunt deze vergaderingen gebruiken om uw werknemers enthousiast te maken voor de missie en doelen van het bedrijf en om hun overwinningen en prestaties te vieren. Met de juiste tools en strategieën kunt u uw volgende virtuele gemeentehuisvergadering net zo spannend als informatief maken en uw medewerkers van begin tot eind betrokken houden.
