Rådhusmöten och andra företagsövergripande diskussioner med alla händer är bra för att få alla i din organisation att samlas samtidigt för att dela viktiga affärsuppdateringar, strategibeslut, stora kundvinster och framsteg mot företagsomfattande mål. Men med fler anställda som arbetar på distans än någonsin tidigare, kan det vara omöjligt att samla all personal på samma fysiska plats. Tack och lov gör videokonferenser det relativt enkelt att vara värd för och genomföra virtuella rådhusmöten. Anställda får många av samma fördelar som ett personligt evenemang, som öga mot öga, med bonusen att de kan delta i rådhuset var som helst i världen. Dessutom ger virtuella rådhus dig möjligheten att enkelt dela innehåll, interagera med publiken på nya sätt och spela in diskussionen för uppspelning senare.
Fram till återöppningen av många kontor i bland annat USA och med den pågående osäkerheten kring covid-19-pandemin, är virtuella rådhusmöten viktigare än någonsin. De är ett värdefullt sätt för anställda att höra från ledare, skapa en känsla av gemenskap och stärka företagets uppdrag, mål, värderingar och kultur. I det här inlägget ger vi tips och föreslagna verktyg för att hålla användbara och engagerande virtuella rådhusmöten.
Vad är virtuella rådhusmöten?
Ett virtuellt rådhusmöte är vanligtvis ett online-företagsomfattande evenemang under vilket ledarskap förser anställda med uppdateringar om stora nyheter för att hålla alla informerade och i synk med organisationens uppdrag och mål. När de görs väl hjälper virtuella rådhusmöten att skapa en känsla av gemenskap och bygga upp förtroende och förtroende för organisationen.
10 tips för effektivare virtuella rådhusmöten
Forskning visar att anställda kopplar av på jobbet när de inte känner sig behövda eller kopplade till sin organisation. Produktiva virtuella rådhusmöten låter anställda höra direkt från ledare för att bättre förstå hur deras roller bidrar till företagets framgång. Dessa diskussioner främjar också en känsla av gemenskap och ger viktiga sammanhang om företagets prioriteringar och fokusområden. Nedan har vi sammanställt en lista med tio tips för att göra ditt nästa företagsmöte mer tilltalande och interaktivt.
1. Fira dina vinnare
Oavsett om det är ett shout-out från en kollega, en kvartalsvis belöning för exceptionella prestationer eller ett erkännande för att de uppvisar företagets värderingar, är medarbetarnas erkännande ett effektivt sätt att engagera medarbetarna under stadshusmöten och förstärka att varje persons insatser värderas. Överväg att ägna en del av varje rådhusmöte till personalens erkännande. Kamratnomineringar är också ett bra sätt att lyfta fram fantastiskt arbete på varje avdelning samtidigt som de involverar en större och mer mångsidig grupp av presentatörer.
2. Starta en tvåvägskonversation med isbrytare
Se till att dina virtuella rådhusmöten alltid är tvåvägskonversationer mellan ledare och medarbetare. Eftersom dessa möten vanligtvis är mer omfattande måste du hitta ett effektivt sätt att tillåta deltagande under sessionen. Överväg att skicka ut mötesagendan i förväg så att folk kommer till mötet förberedda, skynda isbrytare i början av mötet för att skapa stämningen, genomföra snabba omröstningar för att få feedback i realtid eller ägna en del av mötet efter varje presentatör för att uppmuntra frågor.
3. Skapa en mötesagenda före videomötet
Skapa ett mötesagenda är en av de viktigaste komponenterna för att ha ett produktivt och effektivt stadshus. Mötesledaren kommer att använda dagordningen som vägledning för att hålla kommunhuset vid ämnet och gå vidare. När den tillhandahålls deltagarna i förväg ställer en bra mötesagenda också lämpliga förväntningar inför stadshuset så att alla har en klar förståelse för de ämnen som diskuteras och målen för mötet.
4. Kontrollera din teknik
Ett av de snabbaste sätten att spåra ur ett virtuellt rådhusmöte är att ha tekniska problem eller att inte veta hur man använder olika funktioner för videokonferenser. Innan du inleder mötet, se till att din video och ditt ljud fungerar som det ska, att du vet hur du delar skärm och att du har tillräckligt med bandbredd för att vara värd för eller gå med i videosamtalet. Överväg en snabb torrkörning av mötet i förväg genom att ringa några anställda innan stadshusets start för att kontrollera bild- och ljudkvalitet. För mer information om hur du skapar ett virtuellt stadshus, kolla in vår blogg Installationskrav för videokonferenser: Din checklista för hårdvara och programvara.
5. Gör det enkelt för alla att gå med i videomötet
Med vissa anställda som arbetar från kontoret och andra arbetar på distans, behöver du en videokonferenslösning som gör att anställda enkelt kan ansluta sig till det virtuella stadshuset från sina smartphones, surfplattor, bärbara datorer eller ett konferensrum och ha samma användarupplevelse på alla olika enheter . Med Lifesize kan du helt enkelt skicka en URL för användare att gå med i samtalet; inga nedladdningar krävs. Alla enheter som har åtkomst till internet eller ett mobilnät kan gå med i samtalet. Se till att möteslösenordet finns i mötesinbjudan så att anställda och godkända gäster kan gå med utan extra komplexitet.
6. Använd en moderator
För rådhusmöten och annat videokonferenser för stora grupper diskussioner, tilldela en mötesmoderator för att allt ska fungera så smidigt som möjligt. Moderatorer har avancerade kontroller för samtal, som låter dem stänga av eller stänga av ljudet för enskilda deltagare samt stänga av eller slå på alla deltagare för att begränsa bakgrundsljud. Denna funktion är särskilt användbar när användare glömmer att stänga av ljudet under mötet. För ökad säkerhet kan moderatorer även låsa eller låsa upp mötet, stoppa en deltagares presentation och ta bort en objuden eller störande person från samtalet.
7. Ha en tydlig ledare
Medan mötesmoderatorn är ansvarig för att se till att kommunhuset fungerar smidigt bakom kulisserna, är mötesledaren, eller mötesvärden, mötets ansikte utåt. Denna person spelar en avgörande roll för att hålla stadshuset på rätt spår och i tid. Mötesledarens uppgifter inkluderar att sparka igång stadshuset, förklara agendan, presentera talare, växla mellan talare, hantera frågor och svar och återkoppling från publiken, samt avsluta mötet. En bra mötesledare bör arbeta nära med presentatörer för att säkerställa att innehållet är anpassat till mötets mål och hålla talare ansvariga för den tid som tilldelats dem, ge påminnelser vid behov när det är dags att avsluta sin presentation.
8. Använd en mängd olika högtalare
Att alltid använda samma högtalare i varje stadshus är förutsägbart och monotont. För att piffa till det, använd en mängd olika presentatörer från olika avdelningar och ledningsnivåer. Försök att inkludera minst en ny talare vid varje företagsomfattande rådhussammankomst. Detta gör inte bara att olika perspektiv kan representeras, utan det skapar också en mer sann känsla av vad som händer i hela organisationen.
9. Var inte blyg för det som inte fungerar
Ingen organisation är felfri, och att ignorera möjligheter till förbättringar undergräver din förmåga att motivera anställda att sträva efter sina stretch-mål. Att offentligt ta itu med dina hicka och ge människor en chans att uttrycka frågor de ser på kontoret skapar lärandemöjligheter och humaniserar företaget.
10. KISS: Håll det enkelt, dumt
Det finns inget värre än att gå på ett möte och inte kunna förstå ett ord som någon säger. Oavsett om det är för mycket affärsjargong eller ansträngande bilder, försök att undvika alltför komplicerade ämnen för dina möten med alla händer och håll budskapet enkelt, begripligt och rakt på sak.
4 nyckelverktyg att införliva i dina virtuella rådhusmöten
Alltför många gånger förfaller möten med alla händer till en tråkig, enkelriktad upplevelse. När anställda känner att de inte har en aktiv roll i ett möte, checkar de ut och slutför andra uppgifter medan det virtuella stadshuset spelar i bakgrunden. För att genomföra ett framgångsrikt virtuellt rådhusmöte måste du ha rätt verktyg på plats för att vara värd för och genomföra mötet. Här är fyra verktyg att införliva i ditt nästa virtuella rådhus för att göra mötet mer engagerande och interaktivt.
Skärmdelning
Skärmdelning kan helt förvandla ditt stadshus från ett monotont möte till en genuint interaktiv session för alla händer. Från att dela din bärbara dators skärm till att spela upp filmer i full rörelse till att köra en presentation direkt från din mobiltelefon, Lifesize ger dig mycket flexibilitet i hur du presenterar trådlöst. För mer information om skärmdelning, kolla in vår blogg Så här delar du skärm i 4 enkla steg med Lifesize Share.
Upphöjda händer
Att få snabb feedback från alla dina anställda under ett virtuellt stadshus kan vara svårt och tidskrävande. Med Lifesize's höja händerna funktion, kan anställda klicka på en knapp för att visa en tumme upp eller upphöjd hand för att ange om de stöder ett förslag. Att tysta dina anställda med höjningsfunktionen är mycket bättre än att över 100 personer interagerar på en gång. Under Q&A-delen av rådhuset kan du dessutom be anställda att praktiskt taget räcka upp handen för att indikera att de har frågor. Detta gör att mötet går framåt och låter mötesmoderatorn ringa varje anställd individuellt.
Live stream
När du kommer in bland hundratals eller tusentals mötesdeltagare kan du med livestreaming utöka upplevelsen ytterligare. Att sända en videoström till upp till 10,000 XNUMX deltagare är lika enkelt som att skicka ut en länk som tittarna kan ansluta till från sina webbläsare. Du kan också aktivera textbaserade frågor under livestreamen så att samtalsdeltagare kan skriva sina frågor istället för att avbryta presentatören. För att lära dig mer, kolla in vår blogg Hur man liveströmmar: Steg-för-steg-guide för att vara värd för och spela in liveströmmar.
Spela in och dela
Att hitta den perfekta mötestiden när alla anställda är tillgängliga kan vara omöjligt, särskilt för företag med fjärrkontor och anställda utspridda över flera tidszoner. För anställda som inte kunde närvara vid det levande stadshuset kan du helt enkelt spela in mötet och dela en länk efter att evenemanget är över. Med Livsstorlek Spela in och dela, är videor automatiskt krypterade, indexerade och lätta att dela internt eller för offentlig visning (efter behov) utanför din organisation.
Använd Lifesize för ditt nästa virtuella rådhusmöte
Det värsta som kan hända ett företagsomfattande virtuellt möte är att stöta på tekniska problem. Med Lifesize är våra system byggda med enkelhet i åtanke så att du inte behöver svettas med småsaker och istället kan fokusera på budskapet du försöker sprida. De Lifesize® Icon™ 800-serien är speciellt gjord för en stor publik eftersom dess rackmonterbara design enkelt passar ett podium eller serverhölje, och den erbjuder flera ljud- och videoingångar för att enkelt kunna mikrofon upp flera högtalare. Lifesize® Live Stream gör det enkelt att streama företagsmöten till upp till 10,000 XNUMX deltagare, och vår inspelnings- och delningstillägg låter dig spela in sessioner för alla händer att dela med alla som inte kunde delta i live-eventet.
Slutsats
Det finns mer för ett virtuellt rådhusmöte än att bara dela företagsomfattande uppdateringar och nyheter. Dina allhandsmöten kan spela en integrerad del i att bygga och stärka ditt företags kultur. Du kan använda dessa möten för att få dina anställda entusiastiska över företagets uppdrag och mål och för att fira deras vinster och prestationer. Med rätt verktyg och strategier kan du göra ditt nästa virtuella rådhusmöte lika spännande som informativt och hålla dina anställda engagerade från början till slut.
