Spotkania w ratuszu i inne ogólnofirmowe dyskusje to świetny sposób na zebranie wszystkich członków organizacji w tym samym czasie w celu podzielenia się ważnymi aktualizacjami biznesowymi, decyzjami strategicznymi, zdobytymi dużymi klientami i postępami w realizacji celów całej firmy. Jednak przy większej liczbie pracowników pracujących zdalnie niż kiedykolwiek wcześniej zebranie wszystkich pracowników w tym samym fizycznym miejscu może być niemożliwe. Na szczęście dzięki wideokonferencjom stosunkowo łatwo jest organizować i prowadzić wirtualne spotkania w ratuszu. Pracownicy uzyskują wiele takich samych korzyści, jak spotkanie osobiste, takie jak interakcja twarzą w twarz, z dodatkową możliwością uczestniczenia w ratuszu z dowolnego miejsca na świecie. Ponadto wirtualne ratusze umożliwiają łatwe udostępnianie treści, interakcję z publicznością na nowe sposoby oraz nagrywanie dyskusji do późniejszego odtworzenia.
Do czasu ponownego otwarcia wielu biur w Stanach Zjednoczonych, między innymi w innych krajach, oraz w związku z utrzymującą się niepewnością związaną z pandemią COVID-19, wirtualne spotkania w ratuszu są ważniejsze niż kiedykolwiek. To cenny sposób, w jaki pracownicy mogą usłyszeć od liderów, stworzyć poczucie wspólnoty i wzmocnić misję, cele, wartości i kulturę firmy. W tym poście przedstawiamy wskazówki i sugerowane narzędzia do organizowania przydatnych i angażujących wirtualnych spotkań w ratuszu.
Czym są wirtualne spotkania w ratuszu?
Wirtualne spotkanie w ratuszu to zazwyczaj ogólnofirmowe wydarzenie online, podczas którego kierownictwo dostarcza pracownikom aktualne informacje dotyczące ogólnych wiadomości, aby wszyscy byli na bieżąco informowani i zsynchronizowani z misją i celami organizacji. Dobrze przeprowadzone wirtualne spotkania w ratuszu pomagają stworzyć poczucie wspólnoty i zbudować zaufanie do organizacji.
10 wskazówek, jak skuteczniej organizować wirtualne spotkania w ratuszu
Badania pokazuje, że pracownicy wycofują się z pracy, gdy nie czują się potrzebni lub związani z organizacją. Produktywne spotkania w wirtualnym ratuszu pozwalają pracownikom bezpośrednio wysłuchać liderów, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób ich role przyczyniają się do sukcesu firmy. Dyskusje te sprzyjają również poczuciu wspólnoty, dostarczając ważnego kontekstu dotyczącego priorytetów firmy i obszarów zainteresowania. Poniżej zebraliśmy listę dziesięciu wskazówek, które sprawią, że następne spotkanie firmowe w ratuszu będzie bardziej atrakcyjne i interaktywne.
1. Świętuj swoich zwycięzców
Niezależnie od tego, czy chodzi o okrzyk od kolegi, kwartalną nagrodę za wyjątkowe wyniki, czy uznanie za pokazywanie wartości firmy, uznanie pracowników jest skutecznym sposobem na zaangażowanie pracowników podczas spotkań w ratuszu i potwierdzenie, że wkład każdej osoby jest doceniany. Rozważ poświęcenie części każdego spotkania w ratuszu na uznanie pracowników. Nominacje równorzędne to także świetny sposób na podkreślenie wspaniałej pracy w każdym dziale, przy jednoczesnym zaangażowaniu większej i bardziej zróżnicowanej grupy prezenterów.
2. Rozpocznij dwukierunkową rozmowę z lodołamaczami
Upewnij się, że Twoje wirtualne spotkania w ratuszu są zawsze dwukierunkowymi rozmowami między liderami a pracownikami. Ponieważ spotkania te są zazwyczaj bardziej obszerne, musisz znaleźć skuteczny sposób, aby umożliwić udział w sesji. Rozważ wysłanie planu spotkania z wyprzedzeniem, aby ludzie przyszli na spotkanie przygotowani, zrób to szybko lodołamacze na początku spotkania, aby wprowadzić nastrój, przeprowadzaj szybkie ankiety, aby uzyskać informacje zwrotne w czasie rzeczywistym lub poświęć część spotkania po każdym prezenterze, aby zachęcić do zadawania pytań.
3. Utwórz plan spotkania przed spotkaniem wideo
Tworząc porządek obrad jest jednym z najważniejszych elementów posiadania produktywnego i wydajnego ratusza. Prowadzący spotkanie wykorzysta porządek obrad jako wskazówkę, jak utrzymać ratusz w temacie i posuwać się naprzód. Świetny program spotkania, przekazany uczestnikom z wyprzedzeniem, stawia również przed ratuszem odpowiednie oczekiwania, tak aby każdy miał jasne zrozumienie omawianych tematów i celów spotkania.
4. Sprawdź swoją technologię
Jednym z najszybszych sposobów na wykolejenie wirtualnego spotkania w ratuszu są problemy techniczne lub brak wiedzy, jak korzystać z różnych funkcji wideokonferencji. Zanim zainicjujesz spotkanie, upewnij się, że obraz i dźwięk działają prawidłowo, wiesz, jak udostępniać ekran i masz wystarczającą przepustowość, aby zorganizować rozmowę wideo lub dołączyć do niej. Rozważ szybkie przeprowadzenie spotkania z wyprzedzeniem, dzwoniąc do kilku pracowników przed rozpoczęciem ratusza, aby sprawdzić jakość obrazu i dźwięku. Więcej informacji na temat zakładania wirtualnego ratusza znajdziesz na naszym blogu Wymagania dotyczące konfiguracji wideokonferencji: Twoja lista kontrolna dotycząca sprzętu i oprogramowania.
5. Ułatw wszystkim dołączanie do spotkania wideo
Ponieważ niektórzy pracownicy pracują w biurze, a inni pracują zdalnie, potrzebujesz rozwiązania do wideokonferencji, które pozwoli pracownikom łatwo dołączyć do wirtualnego ratusza ze smartfonów, tabletów, laptopów lub sali konferencyjnej i mieć takie samo doświadczenie użytkownika na wszystkich różnych urządzeniach . Dzięki Lifesize możesz po prostu wysłać adres URL, aby użytkownicy mogli dołączyć do rozmowy; nie wymaga pobierania. Każde urządzenie, które ma dostęp do Internetu lub sieci komórkowej, może dołączyć do rozmowy. Upewnij się, że hasło do spotkania jest podane w zaproszeniu na spotkanie, aby pracownicy i zatwierdzeni goście mogli dołączyć bez dodatkowych komplikacji.
6. Skorzystaj z moderatora
Na spotkania ratuszowe i nie tylko wideokonferencje dla dużej grupy dyskusje, przypisz a moderator spotkania aby wszystko przebiegało tak płynnie, jak to tylko możliwe. Moderatorzy mają zaawansowane opcje sterowania podczas rozmowy, które pozwalają im wyciszać lub wyłączać wyciszenie poszczególnych uczestników, a także wyciszać wszystkich lub wyłączać wyciszenie wszystkich uczestników w celu ograniczenia hałasu w tle. Ta funkcja jest szczególnie przydatna, gdy użytkownicy zapominają wyciszyć się podczas spotkania. W celu zwiększenia bezpieczeństwa moderatorzy mogą również zablokować lub odblokować spotkanie, zatrzymać prezentację uczestnika i usunąć z rozmowy nieproszoną lub przeszkadzającą osobę.
7. Miej wyraźnego lidera
Podczas gdy moderator spotkania jest odpowiedzialny za zapewnienie sprawnego funkcjonowania ratusza za kulisami, lider spotkania lub gospodarz spotkania jest twarzą spotkania. Ta osoba odgrywa kluczową rolę w utrzymywaniu ratusza na właściwej drodze i na czas. Do obowiązków lidera spotkania należy otwarcie ratusza, wyjaśnienie programu, przedstawienie mówców, przechodzenie między mówcami, zarządzanie pytaniami i odpowiedziami oraz opiniami publiczności, a także zamknięcie spotkania. Dobry lider spotkania powinien ściśle współpracować z prezenterami, aby upewnić się, że treść jest zgodna z celami spotkania, i rozliczać mówców z przydzielonego im czasu, w razie potrzeby przypominając, kiedy nadszedł czas, aby zakończyć prezentację.
8. Używaj różnych głośników
Używanie zawsze tego samego głośnika w każdym ratuszu jest przewidywalne i monotonne. Aby urozmaicić, skorzystaj z różnych prezenterów z różnych działów i poziomów zarządzania. Postaraj się włączyć co najmniej jednego nowego mówcę na każde spotkanie w ratuszu w całej firmie. Pozwala to nie tylko na reprezentowanie różnych perspektyw, ale także tworzy pełniejszy obraz tego, co dzieje się w całej organizacji.
9. Nie wstydź się tego, co nie działa
Żadna organizacja nie jest bez skazy, a ignorowanie możliwości doskonalenia osłabia zdolność motywowania pracowników do dążenia do osiągania ambitnych celów. Publiczne rozwiązywanie swoich problemów i dawanie ludziom szansy na wypowiedzenie się na temat problemów, które widzą w biurze, stwarza możliwości uczenia się i humanizuje firmę.
10. KISS: Zachowaj prostotę, głupcze
Nie ma nic gorszego niż pójście na spotkanie i niemożność zrozumienia ani słowa z tego, co ktoś mówi. Niezależnie od tego, czy jest to zbyt dużo żargonu biznesowego, czy męczące oczy slajdy, staraj się unikać zbyt skomplikowanych tematów podczas spotkań z udziałem wszystkich pracowników i staraj się, aby przekaz był prosty, zrozumiały i na temat.
4 kluczowe narzędzia do włączenia do wirtualnych spotkań w ratuszu
Zbyt wiele razy spotkania wszystkich rąk przeradzają się w nudne, jednostronne doświadczenie. Kiedy pracownicy czują, że nie odgrywają aktywnej roli na spotkaniu, sprawdzają i wykonują inne zadania, podczas gdy wirtualny ratusz gra w tle. Aby zorganizować udane spotkanie w wirtualnym ratuszu, musisz dysponować odpowiednimi narzędziami do zorganizowania i przeprowadzenia spotkania. Oto cztery narzędzia, które można zastosować w kolejnym wirtualnym ratuszu, aby uczynić spotkanie bardziej wciągającym i interaktywnym.
Udostępnianie ekranu
Udostępnianie ekranu może całkowicie zmienić Twój ratusz z monotonnego spotkania w prawdziwie interaktywną sesję z udziałem wszystkich rąk. Od udostępniania ekranu laptopa, przez odtwarzanie pełnoekranowych filmów, po prowadzenie prezentacji bezpośrednio z telefonu komórkowego, Lifesize zapewnia dużą elastyczność w sposobie bezprzewodowej prezentacji. Więcej informacji na temat udostępniania ekranu znajdziesz na naszym blogu Jak udostępniać ekran w 4 prostych krokach dzięki Lifesize Share.
Podniesione ręce
Uzyskanie szybkiej informacji zwrotnej od wszystkich pracowników podczas wirtualnego ratusza może być trudne i czasochłonne. Z Lifesize funkcja podnoszenia rąk, pracownicy mogą kliknąć przycisk, aby pokazać kciuk w górę lub podniesioną rękę, aby wskazać, czy popierają propozycję. Ciche sondowanie pracowników za pomocą funkcji podnoszenia ręki jest znacznie lepsze niż wtrącanie się ponad 100 osób jednocześnie. Dodatkowo, podczas części pytań i odpowiedzi w ratuszu, możesz poprosić pracowników o wirtualne podniesienie ręki, aby wskazać, że mają pytania. Dzięki temu spotkanie posuwa się naprzód, a moderator spotkania może dzwonić do każdego pracownika indywidualnie.
Transmisja na żywo
Gdy dotrzesz do setek lub tysięcy uczestników spotkania, transmisja na żywo pozwala jeszcze bardziej rozszerzyć to doświadczenie. Transmisja strumienia wideo do 10,000 XNUMX uczestników jest tak prosta, jak wysłanie łącza, z którym widzowie mogą się połączyć w swoich przeglądarkach internetowych. Możesz także włączyć pytania tekstowe podczas transmisji na żywo, aby uczestnicy rozmowy mogli wpisywać swoje pytania zamiast przeszkadzać prezenterowi. Aby dowiedzieć się więcej, zajrzyj na naszego bloga Jak transmitować na żywo: Przewodnik krok po kroku dotyczący hostowania i nagrywania transmisji na żywo.
Nagrywaj i udostępniaj
Znalezienie idealnego czasu na spotkanie, gdy wszyscy pracownicy są dostępni, może być niemożliwe, szczególnie w przypadku firm posiadających zdalne biura i pracowników rozproszonych w wielu strefach czasowych. Pracownicy, którzy nie mogli uczestniczyć w ratuszu na żywo, mogą po prostu nagrać spotkanie i udostępnić link po zakończeniu wydarzenia. Z Nagrywaj i udostępniaj Lifesize, filmy są automatycznie szyfrowane, indeksowane i łatwo udostępniane wewnętrznie lub do publicznego oglądania (w razie potrzeby) poza organizacją.
Korzystanie z Lifesize podczas następnego wirtualnego spotkania w ratuszu
Najgorszą rzeczą, jaka może się przytrafić podczas wirtualnego spotkania w całej firmie, są problemy techniczne. Dzięki Lifesize nasze systemy są zbudowane z myślą o prostocie, więc nie musisz przejmować się drobiazgami i zamiast tego możesz skupić się na przesłaniu, które próbujesz rozpowszechniać. The Seria Lifesize® Icon™ 800 jest specjalnie stworzony dla dużej publiczności, ponieważ jego konstrukcja do montażu w stojaku z łatwością mieści się na podeście lub obudowie serwera, a także oferuje wiele wejść audio i wideo, aby bez wysiłku omikrofonować wiele głośników. Transmisja na żywo Lifesize® ułatwia strumieniowe przesyłanie spotkań firmowych do 10,000 XNUMX uczestników, a nasze dodatek do nagrywania i udostępniania pozwala nagrywać sesje all-hands, aby udostępniać je każdemu, kto nie mógł uczestniczyć w wydarzeniu na żywo.
Wnioski
Wirtualne spotkanie w ratuszu to coś więcej niż zwykłe udostępnianie aktualizacji i wiadomości dotyczących całej firmy. Twoje wspólne spotkania mogą odegrać integralną rolę w budowaniu i wzmacnianiu kultury Twojej firmy. Możesz wykorzystać te spotkania, aby wzbudzić zainteresowanie pracowników misją i celami firmy oraz świętować ich zwycięstwa i osiągnięcia. Dzięki odpowiednim narzędziom i strategiom możesz sprawić, że następne wirtualne spotkanie w ratuszu będzie równie ekscytujące, co pouczające, i utrzymać zaangażowanie pracowników od początku do końca.
