Jak zvýšit produktivitu týmu pro distribuované týmy

Statistiky ukazují, že společnosti s distribuovanou pracovní silou jsou produktivnější než společnosti, které zaměstnávají pouze tradiční pracovníky na místě. Ve skutečnosti, 91 % vzdálených pracovníků tvrdí, že se cítí produktivněji, když pracují z domova nebo z jiných míst mimo kancelář. Společnosti s distribuovanými týmy by však produktivitu neměly považovat za samozřejmost. Rozptylování doma, problémy s komunikací, špatné řízení času a problémy s odpovědností, kromě jiných problémů, to vše může ovlivnit, kolik toho každý zaměstnanec během pracovního dne zvládne. Vysoce produktivní distribuovaná pracovní síla nevzniká jen tak sama od sebe. Vyžaduje použití správných nástrojů a chytrých strategií, aby bylo zajištěno, že všichni přispívají a aktivně spolupracují jako tým.

Vzdálení pracovníci jsou obecně produktivní parta

• Vzdálení zaměstnanci dokončit každý týden téměř jeden den práce navíc ve srovnání s jejich tradičními kolegy v kanceláři
• Podniky, které umožňovaly práci na dálku od zaměstnanců zaznamenal 82% nárůst produktivity
• 73 % lidí, kteří pracují na dálku řekli, že do své práce vložili více úsilí, než bylo požadováno
• 76 % profesionálů řekli, že jejich produktivita se zlepšuje, když nepracují v kanceláři, protože je méně vyrušování a vyrušování ze strany kolegů
• 53 % lidí dojíždějících za prací pracovat více než 40 hodin za pracovní týden ve srovnání s pouhými 28 % těch, kteří pracují v kanceláři
• Vzdálení pracovníci ve srovnání se zaměstnanci na místě využívat méně dní nemoci a přestávek

6 způsobů, jak zvýšit produktivitu týmu

Dejte zaměstnancům odpovědnost za svou práci

Nejlepší manažeři znají sílu vlastnictví. Tím, že členům týmu umožníte vlastnit svou práci, se zaměstnanci cítí méně omezováni, mohou se rychleji rozhodovat a být na svou práci hrdí. Tato odpovědnost navozuje pocit odpovědnosti za včasné dokončení úkolů s větším důrazem na detail. Samozřejmě stále musíte vést členy týmu správným směrem a zakročit, pokud projekty směřují z kurzu. Susan M. Heathfield, spolumajitelka technický kovář, říká, že vaše organizace má „odpovědnost za vytvoření pracovního prostředí, které pomáhá podporovat schopnost a touhu zaměstnanců jednat zplnomocněným způsobem“. [1]

Neustále komunikujte

Komunikace je jedním z klíčových faktorů, který přispívá k produktivitě a celkovému úspěchu distribuovaného týmu. Mít efektivní komunikační strategie na místě hraje zásadní roli při pomoci členům týmu porozumět jejich pracovním povinnostem, spolupracovat se spolupracovníky, poskytovat aktualizace projektu, řešit problémy a zůstat na úkolu. Pořádejte pravidelná týmová setkání, která podporují prostředí otevřené komunikace. Všichni členové týmu by se měli cítit pohodlně sdílet své nápady a poskytovat zpětnou vazbu nebo dokonce konstruktivní kritiku konkrétních problémů.

Používejte nejlepší nástroje pro spolupráci

Mnoho organizací stále spoléhá na staré technologie, jako je e-mail, jako na primární způsob sdílení informací a komunikace. Podle a studovat by Inc V časopise tráví pracovníci v malých a středních podnicích polovinu času e-mailem a 14 procent svého dne tráví duplikováním informací přes e-mail (tj. přeposíláním e-mailů nebo potvrzováním přijetí souboru). Chcete-li zvýšit produktivitu pracovníků a vyhnout se nástrahám e-mailu, vybavte své týmy nejlepšími nástroji pro spolupráci. Chatovací aplikace jako Volný  a  Týmy společnosti Microsoft aby byly textové konverzace mnohem svižnější a stravitelnější v nastavení vzdálené skupiny. Technologie videokonferencí dává organizacím možnost komunikovat tváří v tvář bezdrátově sdílet a prezentovat obrazovku během schůzek, které pomohou překlenout komunikační propast mezi vzdálenými týmy. V nedávném průzkumu 94% firem říkají, že videokonference zvyšuje produktivitu.

Stanovte si jasné cíle a termíny

Cíle musí být jasné a dobře definované, zejména pro distribuované týmy, protože členové týmu mohou trávit spoustu času prací sami. To zahrnuje poskytování přesných pokynů a termínů pro každý úkol v písemné formě, aby se členové týmu mohli v případě potřeby k pokynům vrátit. Software pro řízení projektů jako Asana  a  Basecamp pomozte uspořádat všechny vaše projekty a související úkoly a dokumenty na jednom místě, abyste udrželi přehled o projektech. Tyto nástroje poskytují vizuální panel projektu, který vám umožní rychle vidět, na čem všichni pracují, termíny pro každý úkol v rámci projektu a další kroky v projektu. Kliknutím na konkrétní úkol zobrazíte další informace včetně konkrétních pokynů a souvisejících souborů pro daný úkol.

—Amit Kvint, vedoucí týmu pro kompatibilitu ve společnosti OnTheGoSystems [2]

Dát zpětnou vazbu

Kromě monitorování projektů a jejich udržování na správné cestě je také důležité mít formální proces zpětné vazby na místě. Toho lze dosáhnout prostřednictvím pravidelných individuálních schůzek, na kterých se členy vašeho týmu přezkoumáváte aktuální a nedávno dokončené projekty. Konstruktivní zpětná vazba pomáhá zaměstnancům poučit se ze svých chyb, zachytit přehlédnutí, přemýšlet o procesech a být hrdí na dobře odvedenou práci. Neexistuje žádná naděje na zvýšení efektivity a produktivity zaměstnance, pokud jim neukážete příležitosti ke zlepšení. Podporujte otevřený obousměrný dialog v procesu zpětné vazby, kde mohou zaměstnanci také dávat návrhy nebo klást otázky. Člen týmu může potřebovat více vedení k určitým úkolům nebo by dal přednost trochu tvůrčí svobody na projektu. Poskytnutím stálé podpory, zpětné vazby a povzbuzení zaměstnancům zajistíte, že projekty budou dokončeny tím nejefektivnějším možným způsobem.

Oslavte výhry

Zaměstnanci chtějí být součástí týmu, kde je jejich přínos oceňován a uznáván. Prokázáním uznání a udělením uznání tam, kde je to na místě, se zaměstnanci cítí ve své práci jistější a jsou ochotni dát 100 % do dalšího projektu. Projevování uznání nemusí být drahé odměny nebo propracované dárky. Pouhé vyslovení několika povzbudivých slov jako „pokračujte v tom“ nebo „dobře odvedená práce“ může mít silný účinek na zvýšení sebevědomí zaměstnance a jeho motivaci k větší práci. Samozřejmě, pokud to rozpočet dovolí, oslavte velké výhry a úspěchy skutečnými dárky, týmovým večírkem nebo dnem volna. Odměňování vynikající práce, jako je poskytování zpětné vazby, je velkou pobídkou ke zvýšení produktivity.