Le responsable informatique qui a brisé le Shadow IT

Clark
L'incarnation d'un responsable informatique héroïque pour une entreprise qui n'est pas sans rappeler la vôtre

Cela a commencé avec un article que j'ai lu qui prétendait, ???Sept cadres sur 10 ne savent pas combien d'applications Shadow IT sont utilisées au sein de leur organisation.??? J'étais curieux de voir si ce fait était vrai dans mon entreprise. Souvent, mon équipe entendait parler de toutes ces différentes applications que les services utilisaient au bureau, mais personne ne nous en parlait directement. Et tandis que certains étaient bénins, d'autres étaient potentiellement malveillants ??? et nous ne pouvions pas nous permettre de risquer quoi que ce soit. Nous avons commencé à surveiller de près pour voir si des outils ou applications nouveaux et inconnus apparaissaient dans nos analyses régulières, ce qui a entraîné une analyse des vulnérabilités à l'échelle de l'entreprise.

Il existe des programmes spécifiquement créés pour repérer de nouvelles applications sur le réseau. Les renifleurs de réseau et les outils d'analyse de sécurité peuvent fournir des informations détaillées sur les flux de données nouveaux et inconnus. Bien sûr, la surveillance ne supprime pas complètement la menace de l'informatique fantôme, mais elle fournit des informations. Non seulement cette analyse nous a montré que nos employés utilisaient des outils dont nous n'avions pas connaissance, mais elle nous a donné suffisamment d'informations pour commencer des évaluations des risques et, dans le pire des cas, rechercher des solutions alternatives mieux adaptées à nos exigences.

Bien sûr. Nous prenons en charge de nombreux télétravailleurs dans notre entreprise, et l'un des défis que nous avons rapidement découverts est que si vous ne disposez pas de moyens approuvés par l'informatique pour permettre aux employés de travailler à distance ou en déplacement, ils trouveront leur place. propres façons de le faire. C'est alors que les choses deviennent risquées, avec une transmission de documents non sécurisée, des appareils perdus ou volés, etc. Nous avons constaté qu'en étant transparents sur nos exigences en matière de sécurité et de réseau et en encourageant nos employés à contacter le service informatique pendant la phase de découverte de nouveaux logiciels, nous avons été inclus dans davantage de discussions et mieux placés pour effectuer les sélections finales. Vous seriez surpris de voir à quel point les gens sont heureux d'avoir votre aide pour rechercher et sélectionner des solutions au lieu de tourner autour du pot et d'essayer de comprendre par eux-mêmes.

C'était au début. Le Shadow IT représente un danger absolu uniquement pour les entreprises qui ne veulent pas y faire face, nous l'avons donc traité. Les organisations informatiques ont tendance à défoncer les portes et à menacer d'emprisonnement ceux qui utilisent des logiciels non approuvés, et cela semblait un peu dur à mon goût. Nous avons décidé d'adopter une approche pacifique, nous avons donc offert un refuge sûr aux départements utilisant le Shadow IT. Au lieu de reprendre ces programmes immédiatement et de les arrêter, nous avons pris du recul, déterminé le risque et proposé des solutions comparables là où elles étaient nécessaires pour atteindre le résultat recherché par les unités commerciales. Cela nous a également permis d'ouvrir un dialogue sur les risques associés à chaque programme. Cet exercice nous a vraiment tous mis sur la même longueur d'onde et a établi une confiance et une franchise entre ???nous??? et eux.???

Vous savez, beaucoup de gens m'ont posé cette question, et la réponse est assez simple. Cela se résume aux relations. J'ai établi une relation avec chaque chef de service, je me suis réuni régulièrement pour discuter de la stratégie technologique et j'ai créé un dialogue ouvert entre les services et l'organisation informatique. De plus, il était essentiel que ma patronne, Cynthia la CIO, maintienne un contact étroit avec le reste du personnel électronique sur la transparence technologique et les risques potentiels liés à l'adoption de technologies non approuvées.

Profitez de la création d'un dialogue ouvert avec vos collègues de toute l'entreprise ??? vos clients. Écoutez leurs commentaires, apprenez-en plus sur les problèmes qu'ils tentent de résoudre et soyez prêt à apporter leur contribution. J'ai eu une fois une demande d'examen d'un outil qui avait déjà été approuvé et déployé par un autre service de l'organisation. Dans ce cas, il était beaucoup plus facile, et beaucoup moins cher, d'ajuster notre plan pour ajouter quelques licences supplémentaires qu'il ne l'aurait été de commencer un tout nouveau contrat. Le dernier conseil que je vais vous donner est de ne pas sous-estimer la puissance d'une interface utilisateur simple. Assurez-vous d'équilibrer vos exigences en matière de sécurité et de réseau avec la convivialité finale des applications. L'une des choses que j'aime rechercher est une solution qui s'intègre à notre SSO. Cela réduira simplement le nombre de mots de passe que les employés doivent suivre et mettre à jour tout au long de l'année.