De IT-manager die schaduw-IT verbrijzelde

Clark
De belichaming van een heldhaftige IT-manager voor een bedrijf dat lijkt op het uwe

Het begon met een artikel dat ik las dat beweerde, ???Zeven op de tien leidinggevenden weten niet hoeveel schaduw-IT-applicaties er binnen hun organisatie worden gebruikt.??? Ik was nieuwsgierig om te zien of dat feit waar was in mijn bedrijf. Vaak hoorde mijn team over al die verschillende applicaties die afdelingen op kantoor gebruikten, maar niemand kwam er rechtstreeks naar toe. En hoewel sommige goedaardig waren, waren andere potentieel kwaadaardig ??? en we konden het ons niet veroorloven om iets te riskeren. We begonnen nauwlettend in de gaten te houden of er nieuwe en onbekende tools of applicaties opdoken in onze reguliere scans, wat resulteerde in een bedrijfsbrede kwetsbaarheidsscan.

Er zijn programma's die speciaal zijn gemaakt om nieuwe applicaties op het netwerk te herkennen. Netwerksnuffelaars en beveiligingsscantools kunnen gedetailleerde informatie geven over nieuwe en onbekende datastromen. Natuurlijk neemt monitoring de dreiging van schaduw-IT niet helemaal weg, maar het geeft wel inzicht. Deze scan liet ons niet alleen zien dat onze medewerkers tools gebruikten waarvan we ons niet bewust waren, het gaf ons ook voldoende informatie om risicobeoordelingen te starten en, in het ergste geval, alternatieve oplossingen te onderzoeken die beter aansluiten bij onze vereisten.

Natuurlijk. We ondersteunen veel telewerkers in ons bedrijf, en een van de uitdagingen die we al snel ontdekten, is dat als je geen door IT goedgekeurde manieren hebt om werknemers in staat te stellen op afstand of onderweg te werken, ze hun eigen manieren om dit te doen. Dat is wanneer de dingen riskant worden, met onveilige documentoverdracht, verloren of gestolen apparaten, enzovoort. We ontdekten dat door transparant te zijn over onze beveiligings- en netwerkvereisten en door onze werknemers aan te moedigen contact op te nemen met IT tijdens de ontdekkingsfase van nieuwe software, we werden betrokken bij meer discussies en beter gepositioneerd om de definitieve selecties te maken. Het zou je verbazen hoe blij mensen zijn met jouw hulp bij het zoeken naar en selecteren van oplossingen in plaats van er omheen te draaien en het zelf uit te zoeken.

Dat was het eerst. Schaduw-IT vormt alleen een onoverkomelijk gevaar voor die bedrijven die het niet willen aanpakken, dus hebben we het aangepakt. IT-organisaties hebben de neiging om deuren open te breken en te dreigen met gevangenisstraf voor degenen die niet-goedgekeurde software gebruiken, en dat leek me een beetje hard. We besloten om de vreedzame aanpak te volgen, dus we boden een veilige haven voor die afdelingen die schaduw-IT gebruiken. In plaats van deze programma's direct over te nemen en stop te zetten, deden we een stapje terug, bepaalden we het risico en boden we waar nodig vergelijkbare oplossingen om het resultaat te bereiken waar de business units naar op zoek waren. Dat stelde ons ook in staat om de dialoog aan te gaan over de risico's van elk programma. Deze oefening heeft ons echt allemaal op dezelfde golflengte gebracht en een vertrouwen en openhartigheid tussen ons gevestigd. en ???zij.???

Weet je, veel mensen hebben me deze vraag gesteld, en het antwoord is vrij eenvoudig. Het komt neer op relaties. Ik bouwde een band op met elk afdelingshoofd, kwam regelmatig bijeen om de technologiestrategie te bespreken en creëerde een open dialoog tussen de afdelingen en de IT-organisatie. Bovendien was het essentieel dat mijn baas, Cynthia de CIO, nauw contact onderhield met de rest van het e-personeel over technologische transparantie en de potentiële risico's van het toepassen van niet-goedgekeurde technologieën.

Profiteer van het creëren van een open dialoog met uw collega's in het hele bedrijf ??? uw klanten. Luister naar hun feedback, leer meer over de problemen die ze proberen op te lossen en wees bereid om input te geven. Ik had eens een verzoek om een ​​tool te reviewen die al was goedgekeurd en ingezet door een andere afdeling in de organisatie. In dit geval was het een stuk eenvoudiger, en een stuk goedkoper, om ons plan aan te passen om nog een paar licenties toe te voegen dan om een ​​heel nieuw contract te starten. Het laatste advies dat ik je wil geven, is dat je de kracht van een eenvoudige gebruikersinterface niet moet onderschatten. Zorg ervoor dat u uw beveiligings- en netwerkvereisten in evenwicht houdt met de uiteindelijke bruikbaarheid van de applicaties. Een van de dingen waar ik graag naar op zoek ben, is een oplossing die integreert met onze SSO. Dat zal het aantal wachtwoorden verminderen dat werknemers het hele jaar door moeten bijhouden en bijwerken.