IT-sjefen som knuste Shadow IT

Clark
Legemliggjøringen av en heroisk IT-sjef for et selskap som ikke er ulikt ditt eget

Det startet med en artikkel jeg leste som hevdet, ???Syv av hver 10 ledere vet ikke hvor mange Shadow IT-applikasjoner som brukes i deres organisasjon.??? Jeg var nysgjerrig på å se om det var sant i selskapet mitt. Ofte hørte teamet mitt om alle disse forskjellige applikasjonene som avdelingene brukte på kontoret, men ingen kom direkte til oss om det. Og mens noen var godartede, var andre potensielt ondsinnede ??? og vi hadde ikke råd til å risikere noe. Vi begynte å overvåke nøye for å se om noen nye og ukjente verktøy eller applikasjoner dukket opp i våre vanlige skanninger, noe som resulterte i en bedriftsomfattende sårbarhetsskanning.

Det er programmer spesielt laget for å oppdage nye applikasjoner på nettverket. Nettverkssniffer og sikkerhetsskanneverktøy kan gi detaljert informasjon om nye og ukjente datastrømmer. Selvfølgelig fjerner overvåking ikke trusselen fra skygge-IT fullstendig, men den gir innsikt. Ikke bare viste denne skanningen oss at våre ansatte brukte verktøy vi ikke var klar over, den ga oss nok informasjon til å starte risikovurderinger og i verste fall undersøke alternative løsninger som bedre samsvarer med kravene våre.

Selvfølgelig. Vi støtter mange fjernarbeidere i selskapet vårt, og en av utfordringene vi raskt oppdaget er at hvis du ikke har IT-godkjente måter å gjøre det mulig for ansatte å jobbe eksternt eller på farten, vil de finne sine egne måter å gjøre det på. Det er da ting blir risikabelt, med usikker dokumentoverføring, tapte eller stjålne enheter og så videre. Vi fant ut at ved å være transparente om sikkerhets- og nettverkskravene våre og oppmuntre våre ansatte til å kontakte IT under oppdagelsesfasen av ny programvare, ble vi inkludert i flere diskusjoner og bedre posisjonert til å foreta de endelige valgene. Du vil bli overrasket over hvor glade folk er for å få hjelpen din til å søke etter og velge løsninger i stedet for å slå rundt bushen og prøve å finne ut av det på egenhånd.

Det var først. Shadow IT representerer en ubegrenset fare bare for de selskapene som ikke er villige til å ta tak i det, så vi tok tak i det. Tendensen er at IT-organisasjoner bryter ned dører og truer med fengselsstraff for de som bruker ikke-godkjent programvare, og det virket litt hardt for min smak. Vi bestemte oss for å ta den fredelige tilnærmingen, så vi tilbød trygg havn for de avdelingene som bruker Shadow IT. I stedet for å overta disse programmene umiddelbart og stenge dem, tok vi et skritt tilbake, bestemte risikoen og tilbød sammenlignbare løsninger der det var nødvendig for å oppnå resultatet forretningsenhetene var ute etter. Det tillot oss også å åpne opp en dialog om risikoene knyttet til hvert program. Denne øvelsen fikk oss alle på samme side og etablerte en tillit og ærlighet mellom ???oss??? og dem.???

Du vet, mange mennesker har stilt meg dette spørsmålet, og svaret er ganske enkelt. Det kommer ned til relasjoner. Jeg bygde en rapport med hver avdelingsleder, møttes jevnlig for å diskutere teknologistrategi og skapte en åpen dialog mellom avdelingene og IT-organisasjonen. Videre var det viktig at sjefen min, Cynthia, CIO, holdt nær kontakt med resten av e-staben om teknologitransparens og potensielle risikoer ved å ta i bruk ikke-godkjente teknologier.

Dra nytte av å skape en åpen dialog med dine kolleger på tvers av selskapet ??? kundene dine. Lytt til tilbakemeldingene deres, lær mer om problemene de prøver å løse og vær villig til å gi innspill. Jeg hadde en gang en forespørsel om å gjennomgå et verktøy som allerede var godkjent og distribuert av en annen avdeling i organisasjonen. I dette tilfellet var det mye enklere, og mye billigere, å justere planen vår for å legge til noen flere lisenser enn det ville vært å starte en helt ny kontrakt. Det siste rådet jeg vil gi deg er ikke undervurder kraften til et enkelt brukergrensesnitt. Pass på å balansere sikkerhets- og nettverkskravene dine med applikasjonenes sluttbrukbarhet. En av tingene jeg liker å se etter er en løsning som integreres med vår SSO. Det vil bare redusere antall passord som ansatte trenger for å holde styr på og oppdatere gjennom året.