Menedżer IT, który zrujnował Shadow IT

Clark
Wcielenie heroicznego menedżera IT dla firmy podobnej do twojej

Zaczęło się od artykułu, który przeczytałem, który twierdził, ???Siedmiu na dziesięciu dyrektorów nie wie, ile aplikacji Shadow IT jest używanych w ich organizacji.??? Byłem ciekawy, czy to prawda w mojej firmie. Często mój zespół słyszał o tych wszystkich różnych aplikacjach używanych przez działy w biurze, ale nikt nie przychodził bezpośrednio do nas w tej sprawie. I chociaż niektóre były łagodne, inne były potencjalnie złośliwe ??? i nie mogliśmy sobie pozwolić na jakiekolwiek ryzyko. Zaczęliśmy uważnie monitorować, aby zobaczyć, czy podczas naszych regularnych skanów pojawiły się jakieś nowe i nieznane narzędzia lub aplikacje, co zaowocowało skanowaniem pod kątem luk w zabezpieczeniach całego przedsiębiorstwa.

Istnieją programy stworzone specjalnie w celu wykrywania nowych aplikacji w sieci. Sniffery sieciowe i narzędzia do skanowania pod kątem bezpieczeństwa mogą dostarczać szczegółowych informacji o nowych i nieznanych strumieniach danych. Oczywiście monitorowanie nie eliminuje całkowicie zagrożenia ze strony shadow IT, ale zapewnia wgląd. Ten skan nie tylko pokazał nam, że nasi pracownicy używają narzędzi, o których nie mieliśmy pojęcia, ale dostarczył nam wystarczających informacji, aby rozpocząć ocenę ryzyka, aw najgorszych przypadkach poszukać alternatywnych rozwiązań, które lepiej odpowiadają naszym wymaganiom.

Oczywiście. W naszej firmie wspieramy wielu telepracowników, a jednym z wyzwań, które szybko odkryliśmy, jest to, że jeśli nie masz zatwierdzonych przez IT sposobów na umożliwienie pracownikom pracy zdalnej lub w podróży, znajdą oni na to własne sposoby. Wtedy sprawy stają się ryzykowne, z niezabezpieczoną transmisją dokumentów, zagubionymi lub skradzionymi urządzeniami i tak dalej. Odkryliśmy, że przejrzystość naszych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i sieci oraz zachęcanie naszych pracowników do kontaktowania się z działem IT w fazie odkrywania nowego oprogramowania umożliwiło nam udział w większej liczbie dyskusji i lepszą pozycję do dokonania ostatecznego wyboru. Zdziwiłbyś się, jak bardzo ludzie cieszą się z Twojej pomocy w poszukiwaniu i wyborze rozwiązań zamiast owijania w bawełnę i próbowania samodzielnego rozwiązania problemu.

To było na początku. Shadow IT stanowi nieograniczone zagrożenie tylko dla tych firm, które nie chcą się nim zająć, więc zajęliśmy się nim. Organizacje IT mają tendencję do wyważania drzwi i grożenia karą więzienia osobom korzystającym z niezatwierdzonego oprogramowania, co wydawało mi się trochę surowe. Zdecydowaliśmy się na podejście pokojowe, dlatego zaoferowaliśmy bezpieczną przystań dla działów korzystających z Shadow IT. Zamiast natychmiastowego przejmowania tych programów i zamykania ich, cofnęliśmy się o krok, określiliśmy ryzyko i zaoferowaliśmy porównywalne rozwiązania tam, gdzie było to konieczne, aby osiągnąć wynik, którego szukały jednostki biznesowe. Pozwoliło nam to również rozpocząć dialog na temat zagrożeń związanych z każdym programem. To ćwiczenie naprawdę postawiło nas wszystkich na tej samej stronie i ustanowiło zaufanie i szczerość między nami ??? i oni.???

Wiesz, wiele osób zadawało mi to pytanie, a odpowiedź jest dość prosta. To sprowadza się do relacji. Zbudowałem relacje z każdym kierownikiem działu, spotykałem się regularnie w celu omówienia strategii technologicznej i stworzyłem otwarty dialog między działami a organizacją IT. Ponadto bardzo ważne było, aby moja szefowa, Cynthia, CIO, utrzymywała bliski kontakt z resztą e-personelu w sprawie przejrzystości technologii i potencjalnego ryzyka związanego z przyjęciem niezatwierdzonych technologii.

Skorzystaj z otwartego dialogu ze współpracownikami w całej firmie ??? Twoi klienci. Wysłuchaj ich opinii, dowiedz się więcej o problemach, które próbują rozwiązać, i bądź gotów wnieść wkład. Kiedyś otrzymałem prośbę o przejrzenie narzędzia, które zostało już zatwierdzone i wdrożone przez inny dział w organizacji. W tym przypadku o wiele łatwiej i taniej było dostosować nasz plan, dodając kilka licencji więcej, niż rozpoczynając zupełnie nową umowę. Ostatnia rada, którą ci zostawię, to nie lekceważ potęgi prostego interfejsu użytkownika. Pamiętaj, aby zrównoważyć wymagania dotyczące bezpieczeństwa i sieci z użytecznością końcową aplikacji. Jedną z rzeczy, których lubię szukać, jest rozwiązanie, które integruje się z naszym SSO. To po prostu zmniejszy liczbę haseł, które pracownicy muszą śledzić i aktualizować przez cały rok.