IT-päällikkö, joka murskasi Shadow IT:n

Clark
Sankarillisen IT-päällikön ruumiillistuma yritykselle, joka ei ole erilainen kuin omasi

Se alkoi artikkelista, jonka luin ja jossa väitettiin, ???Seitsemän kymmenestä johtajasta ei tiedä, kuinka monta Shadow IT -sovellusta heidän organisaatiossaan on käytössä.??? Olin utelias näkemään, pitääkö tämä tosiasia yrityksessäni totta. Usein tiimini kuuli kaikista näistä erilaisista sovelluksista, joita osastot käyttivät toimistossa, mutta kukaan ei tullut suoraan meille asiasta. Ja vaikka jotkut olivat hyvänlaatuisia, toiset olivat mahdollisesti haitallisia??? eikä meillä ollut varaa riskeerata mitään. Aloimme seurata tarkasti nähdäksemme, ilmaantuuko tavallisissa tarkistuksissamme uusia ja tuntemattomia työkaluja tai sovelluksia, mikä johti koko yrityksen laajuiseen haavoittuvuustarkistukseen.

On olemassa ohjelmia, jotka on erityisesti luotu havaitsemaan uusia sovelluksia verkossa. Verkon haistajat ja suojausskannaustyökalut voivat tarjota yksityiskohtaista tietoa uusista ja tuntemattomista tietovirroista. Seuranta ei tietenkään poista täysin varjo-IT:n uhkaa, mutta se antaa oivalluksia. Tämä skannaus osoitti meille, että työntekijämme käyttivät työkaluja, joista emme tienneet, vaan se antoi meille riittävästi tietoa riskien arvioinnin aloittamiseen ja pahimmassa tapauksessa vaihtoehtoisten ratkaisujen tutkimiseen, jotka vastaavat paremmin vaatimuksiamme.

Tietysti. Tuemme monia etätyöntekijöitä yrityksessämme, ja yksi nopeasti havaitsemistamme haasteista on se, että jos sinulla ei ole IT-hyväksyttyjä tapoja antaa työntekijöille mahdollisuus työskennellä etänä tai tien päällä, he löytävät omansa. omia tapoja tehdä niin. Silloin asiat muuttuvat riskialttiiksi, kun asiakirjojen lähetys on turvaton, laitteet katoavat tai varastetaan ja niin edelleen. Huomasimme, että kun olimme avoimia tietoturva- ja verkkovaatimuksistamme ja rohkaisimme työntekijöitämme ottamaan yhteyttä IT:n puoleen uusien ohjelmistojen löytämisvaiheessa, osallistuimme enemmän keskusteluihin ja saimme paremmat mahdollisuudet tehdä lopullisia valintoja. Olisit yllättynyt siitä, kuinka iloisia ihmiset ovat, kun saat apuasi ratkaisujen etsimisessä ja valinnassa sen sijaan, että ryhdyisit keksimään asioita itse.

Se oli aluksi. Shadow IT muodostaa lieventämättömän vaaran vain niille yrityksille, jotka eivät halua puuttua siihen, joten otimme sen huomioon. IT-organisaatioilla on tapana murtaa ovia ja uhata vankeusrangaistusta hyväksymättömien ohjelmistojen käyttäjille, ja se tuntui hieman ankaralta minun makuuni. Päätimme omaksua rauhanomaisen lähestymistavan, joten tarjosimme turvapaikan Shadow IT:tä käyttäville osastoille. Sen sijaan, että ottaisimme nämä ohjelmat heti haltuun ja lopetimme ne, otimme askeleen taaksepäin, määritimme riskin ja tarjosimme vertailukelpoisia ratkaisuja, kun niitä tarvittiin saavuttaaksemme liiketoimintayksiköiden etsimän tuloksen. Näin pystyimme myös avaamaan vuoropuhelun kuhunkin ohjelmaan liittyvistä riskeistä. Tämä harjoitus todella sai meidät kaikki samalle sivulle ja loi luottamuksen ja suorapuheisuuden ???meidän??? ja heidät.???

Tiedätkö, monet ihmiset ovat kysyneet minulta tämän kysymyksen, ja vastaus on melko yksinkertainen. Se liittyy ihmissuhteisiin. Rakensin suhteen jokaisen osastopäällikön kanssa, tapasin säännöllisesti keskustelemaan teknologiastrategiasta ja loin avoimen vuoropuhelun osastojen ja IT-organisaation välille. Lisäksi oli tärkeää, että pomoni Cynthia tietohallintojohtaja piti tiivistä yhteyttä muuhun sähköiseen henkilöstöön liittyen teknologian läpinäkyvyyteen ja hyväksymättömien teknologioiden käyttöönoton mahdollisiin riskeihin.

Hyödynnä avointa vuoropuhelua kollegojesi kanssa kaikkialla yrityksessä ??? asiakkaitasi. Kuuntele heidän palautetta, opi lisää ongelmista, joita he yrittävät ratkaista, ja ole valmis antamaan palautetta. Minulla oli kerran pyyntö tarkistaa työkalu, jonka organisaation toinen osasto oli jo hyväksynyt ja ottanut käyttöön. Tässä tapauksessa oli paljon helpompaa ja paljon halvempaa muuttaa suunnitelmaamme lisätäksemme muutaman lisenssin, kuin olisi ollut aloittaa kokonaan uusi sopimus. Viimeinen neuvo, jonka jätän sinulle, on, että älä aliarvioi yksinkertaisen käyttöliittymän tehoa. Muista tasapainottaa tietoturva- ja verkkovaatimukset sovellusten käytettävyyden kanssa. Yksi asioista, joita haluan etsiä, on ratkaisu, joka integroituu kertakirjautumisen kanssa. Tämä vain vähentää salasanojen määrää, joita työntekijöiden on seurattava ja päivitettävä ympäri vuoden.