IT-chefen som krossade Shadow IT

Clark
Förkroppsligandet av en heroisk IT-chef för ett företag som inte liknar ditt eget

Det började med en artikel jag läste som hävdade, ???Sju av 10 chefer vet inte hur många Shadow IT-applikationer som används inom deras organisation.??? Jag var nyfiken på att se om det var sant i mitt företag. Ofta fick mitt team höra om alla dessa olika applikationer som avdelningarna använde på kontoret, men ingen kom direkt till oss om det. Och medan vissa var godartade, var andra potentiellt skadliga ??? och vi hade inte råd att riskera någonting. Vi började övervaka noga för att se om några nya och okända verktyg eller applikationer dök upp i våra vanliga skanningar, vilket resulterade i en företagsomfattande sårbarhetsskanning.

Det finns program speciellt skapade för att upptäcka nya applikationer på nätverket. Nätverkssniffer och säkerhetsskanningsverktyg kan ge detaljerad information om nya och okända dataströmmar. Naturligtvis tar övervakning inte bort hotet från skugg-IT helt, men det ger insikt. Den här skanningen visade oss inte bara att våra anställda använde verktyg som vi inte kände till, den gav oss tillräckligt med information för att påbörja riskbedömningar och i värsta fall undersöka alternativa lösningar som bättre överensstämde med våra krav.

Självklart. Vi stödjer många distansarbetare på vårt företag, och en av utmaningarna vi snabbt upptäckte är att om du inte har IT-godkända sätt att göra det möjligt för anställda att arbeta på distans eller på språng, kommer de att hitta sina egna sätt att göra det. Det är då saker och ting blir riskabla, med osäker dokumentöverföring, förlorade eller stulna enheter och så vidare. Vi upptäckte att genom att vara transparenta om våra säkerhets- och nätverkskrav och uppmuntra våra anställda att nå ut till IT under upptäcktsfasen av ny programvara, inkluderades vi i fler diskussioner och bättre positionerade för att göra de slutliga valen. Du skulle bli förvånad över hur glada människor är över att få din hjälp att leta efter och välja lösningar istället för att slå runt och försöka komma på det på egen hand.

Det var först. Shadow IT representerar en oförändrad fara endast för de företag som inte är villiga att ta itu med det, så vi åtgärdade det. Tendensen är att IT-organisationer bryter ner dörrar och hotar fängelse för dem som använder ogodkänd programvara, och det verkade lite hårt för min smak. Vi bestämde oss för att ta det lugna tillvägagångssättet, så vi erbjöd en fristad för de avdelningar som använder Shadow IT. Istället för att ta över dessa program omedelbart och stänga av dem tog vi ett steg tillbaka, bestämde risken och erbjöd jämförbara lösningar där det behövdes för att uppnå det resultat som affärsenheterna sökte. Det gjorde det också möjligt för oss att öppna en dialog om riskerna med varje program. Denna övning fick oss alla på samma sida och etablerade ett förtroende och uppriktighet mellan ???oss??? och dem.???

Du vet, många människor har ställt mig den här frågan, och svaret är ganska enkelt. Det handlar om relationer. Jag byggde upp en rapport med varje avdelningschef, träffades regelbundet för att diskutera teknikstrategi och skapade en öppen dialog mellan avdelningarna och IT-organisationen. Dessutom var det viktigt att min chef, Cynthia, CIO, höll nära kontakt med resten av e-personalen om teknologitransparens och de potentiella riskerna med att anta icke godkänd teknik.

Dra nytta av att skapa en öppen dialog med dina kollegor över hela företaget ??? dina kunder. Lyssna på deras feedback, lär dig mer om problemen de försöker lösa och var villiga att ge input. Jag fick en gång en begäran om att granska ett verktyg som redan var godkänt och implementerat av en annan avdelning i organisationen. I det här fallet var det mycket enklare, och mycket billigare, att anpassa vår plan för att lägga till några fler licenser än det skulle ha varit att starta ett helt nytt kontrakt. Det sista rådet jag lämnar dig med är att inte underskatta kraften i ett enkelt användargränssnitt. Se till att balansera dina säkerhets- och nätverkskrav med applikationernas slutanvändbarhet. En av de saker jag gillar att leta efter är en lösning som integreras med vår SSO. Det kommer bara att minska antalet lösenord som anställda behöver hålla reda på och uppdatera under året.