Krize COVID-19 zaskočila organizace po celém světě a nechala společnosti, aby se snažily přijít na to, jak udržet své operace v chodu a zároveň podporovat zcela vzdálenou pracovní sílu a nové obchodní procesy. Nedávný Průzkum kontinuity podnikání od průmyslové výzkumné firmy Gartner ukázaly, že pouze 12 % organizací se cítilo velmi připraveno na dopad koronaviru. „Tento nedostatek důvěry ukazuje, že mnoho organizací přistupuje k řízení rizik zastaralým a neefektivním způsobem,“ řekl Matt Shinkman, viceprezident pro oddělení rizik a auditu Gartner. "Nejlépe připravené organizace budou zvládat narušení způsobené koronavirem mnohem lépe než jejich méně připravení kolegové."
Katastrofické události, jako je pandemie koronaviru, nelze předvídat, takže vaše organizace musí být připravena s plánem kontinuity podnikání předem. Plán kontinuity podnikání nejen pomáhá zmírnit rizika v případě katastrofické události, ale také chrání vaše zaměstnance a majetek a zajišťuje, že se vaše podnikání co nejrychleji zotaví. Špatná příprava na krizi může být pro společnost extrémně nákladná. Gartner odhaduje v průměru podniky ztrácejí během prostojů každou minutu 5,600 XNUMX USD, což se rovná rozmezí 140,000 540,000 – XNUMX XNUMX $ za hodinu. V tomto blogu vysvětlujeme důvody, proč mít aktuální a otestovaný plán kontinuity podnikání, a poskytujeme tipy pro vytvoření programu kontinuity podnikání, který ochrání vaši společnost v případě krize.
Co je plán kontinuity podnikání?
Plán zachování provozu (BCP) je dokument, který popisuje postupy pro udržení provozu nebo rychlé obnovení provozu během neplánovaného přerušení, katastrofy nebo krize. BCP obvykle identifikuje klíčové havarijní pracovníky a obsahuje podrobné pokyny, které musí organizace dodržovat v případě významného narušení.
Proč potřebujete plán: 5 typů krizí, kterým může vaše firma čelit
Krize může být jakákoli nepředvídaná událost, která způsobí nestabilní a pro společnost nebezpečnou situaci. Dříve nebo později, bez ohledu na velikost nebo odvětví, všechny organizace narazí na nějakou krizi. Níže je uvedeno pět nejčastějších typů krizí, kterým může firma čelit.
1. Finanční krize
Finanční krize nastává, když podnik ztratí hodnotu svých aktiv a společnost dluží výrazně více peněz, než je schopna rozumně zaplatit. Obvykle k tomu dochází, když dojde k náhlému posunu na trhu nebo dramatickému poklesu poptávky po produktu nebo službě společnosti. Například konkurence, která přijde s podobným, ale lepším produktem s levnější základní cenou, by mohla způsobit výrazné snížení poptávky po vašem produktu, což by vaší společnosti způsobilo značnou finanční ztrátu. Finanční krize přímo vedou ke ztrátě hodnoty pro společnost a mohou podkopat důvěru společnosti mezi zaměstnanci, investory a zákazníky.
2. Výpadky systému nebo prostoje
Informační technologie (IT), stejně jako základní podnikové aplikace a systémy, jsou zásadní pro každodenní provoz a pro udržení hladkého chodu podniků. Technologické poruchy, kybernetické útoky, výpadky nebo narušení bezpečnosti mohou značně zbrzdit nebo zcela zastavit provoz společnosti, což má za následek obrovské ztráty pro organizaci. Časté zprávy o narušení dat ilustrují, jak tento typ rizika v podnikových společnostech vzrůstá. Výpadky a narušení IT mohou mít také za následek velký zásah do reputace produktu nebo služby.
3. Neplánovaná ztráta klíčového personálu
Personální krize nastane, když zaměstnanec nebo klíčová osoba, která je spojena s organizací, náhle opustí společnost kvůli zdraví, špatnému chování nebo jiným nepředvídatelným okolnostem. Neplánovaná ztráta klíčových zaměstnanců, zejména těch ve vedoucích rolích, má často trvalý a negativní dopad na výkonnost podniku. Kromě toho, pokud je odchod zaměstnance způsoben nesprávným chováním, může společnost zažít odpor a poškození pověsti, pokud je trestný čin vnímán jako odraz firemní kultury. Sociální média zesílila rychlost a rozsah negativní publicity z personálního pochybení.
4. Organizační prohřešky
K organizačnímu prohřešku dochází, když se vedení společnosti chová ochotně a vědomě způsobem, který má negativní důsledky pro její akcionáře, zaměstnance nebo zákazníky. Tento typ krize může zahrnovat společnost zadržování životně důležitých informací, vykořisťování zaměstnanců, přijímání zavádějících politik, zneužívání manažerských pravomocí nebo zkreslování produktů nebo služeb společnosti. Automobilka, která prodává svůj nejnovější model auta s vadnými brzdami, je příkladem firmy, která se dopustila organizačního prohřešku. Ať už byl tento přečin neúmyslný nebo plánovaný, veřejné povědomí o přečinu téměř jistě povede k poškození pověsti nebo finanční újmě společnosti.
5. Přírodní katastrofy
Přírodní katastrofa je jakýkoli kataklyzmatický jev, který negativně ovlivňuje společnost, jako je sopka, zemětřesení, záplavy, hurikán, tornádo nebo vypuknutí viru. Škody způsobené těmito kalamitami jsou obvykle velkého rozsahu a mohou ovlivnit celou oblast nebo průmysl nebo dokonce globální ekonomiku. Nedávná pandemie COVID-19 je příkladem přírodní katastrofy, která negativně ovlivnila ekonomiky, zaměstnance a organizace po celém světě.
Jak napsat plán kontinuity podnikání v 5 krocích
Vytvoření plánu kontinuity podnikání pomáhá chránit váš majetek a personál a dává vám nejlepší šanci na úspěšné zvládnutí neočekávané krize. I když nikdo není schopen předpovědět, kdy a jak zničující události negativně ovlivní jeho podnikání, krizové řízení je důležité, protože vám pomůže se na ně předem připravit.
Chcete-li zahájit brainstorming a navrhnout svůj plán kontinuity podnikání, vytvořte tým složený ze zaměstnanců s hlubokými znalostmi vašich obchodních funkcí a procesů. Obzvláště důležité je zahrnout zástupce různých funkcí zahrnujících IT, lidské zdroje a finance, aby bylo možné určit, jaké strategie a plány jsou životaschopné.
Pro ty, kteří ještě nevytvořili plán kontinuity podnikání, můžete postupovat podle níže uvedených pokynů krok za krokem. Můžete také chtít použít a šablona plánu kontinuity podnikání které vám pomohou v procesu navrhování.
Krok 1: Proveďte analýzu dopadu na podnikání
Prvním krokem při vytváření plánu kontinuity podnikání pro celou organizaci je provedení a analýza dopadu na podnikání a cvičení hodnocení rizik. Počáteční kontrola identifikuje hrozby pro vaši organizaci a určí, jak každá krize ovlivní vaše podnikání. Pokuste se přijít s vyčerpávajícím seznamem, který zahrnuje zjevná rizika – jako fyzické poškození vaší budovy v důsledku extrémního počasí nebo náhlé změny na trhu – a také nejasné hrozby, jako je vypuknutí nakažlivého viru. Při určování provozních ztrát nebo zpoždění v důsledku katastrofy nebo krize je důležité vzít v úvahu nejlepší a nejhorší scénáře. Po dokončení budete chtít vyčíslit finanční dopad, který by každá událost mohla mít na vaše podnikání, abyste mohli podle toho plánovat.
Krok 2: Diskutujte o možnostech obnovení
Váš tým by měl nyní prodiskutovat strategie pro zotavení z krize a nejlepší způsob, jak obnovit obchodní operace pro každý scénář. Zahrňte požadované zdroje potřebné k provedení nouzové reakce, každou možnost obnovy a způsob, jakým by tyto prostředky měly fungovat. Chcete-li poškodit vaše fyzické budovy nebo omezit šíření viru, implementovat technologický zásobník a IT strategii, která může podporovat vzdálenou pracovní sílu a udržovat vaše operace v chodu mimo kancelář.
Mnoho společností třetích stran navíc podporuje strategie kontinuity podnikání a obnovy informačních technologií pro kritické obchodní funkce. V případě výpadků a porušení IT můžete zvážit uzavření smlouvy s dodavatelem, který se specializuje na služby prevence ztráty dat dopředu. V závislosti na velikosti vaší organizace a dostupných zdrojích může existovat mnoho různých možností obnovy, které lze pro každou událost prozkoumat.
Krok 3: Upřesněte svůj plán kontinuity
Nyní je čas zmapovat každý krizový scénář s vašimi plány obnovy a zúžit seznam na nejlepší možnosti. Rozhodněte se, které strategie pomohou vaší firmě co nejrychleji se zotavit a zároveň udržet vaše zaměstnance a majetek v bezpečí. I když budete chtít mít plány pro nejlepší a nejhorší scénáře, je nezbytné plány zjednodušit pomocí snadno srozumitelných pokynů. Pamatujte, že pohotovostní pracovníci a zaměstnanci možná budou muset implementovat tyto plány s okamžitým upozorněním, když dojde ke katastrofě.
Krok 4: Trénujte svůj tým
Skvělý plán je jen tak dobrý, jak dobrý je jeho uskutečnění. Proto je klíčové, abyste své zaměstnance vzdělávali a školili, jak reagovat na krize. Nejprve určete klíčové pracovníky, kteří jako první pomohou a dodržují plán kontinuity podnikání v případě nouze. Tito zaměstnanci by měli znát své konkrétní povinnosti a role v plánu. Zatímco vaši určení záchranáři budou potřebovat nejvíce školení, měli byste zapojit celý svůj personál do BCP, i když nejsou přímo ovlivněni. Zařaďte do své firemní kultury školení kontinuity, aby všichni zaměstnanci věděli, jak reagovat na různé scénáře a na koho by se měli v případě nouze obrátit.
Diskuse o potřebě kultury kontinuity podnikání, MHA Consulting Richard Long píše, "Když má organizace kulturu kontinuity, její zaměstnanci si neustále kladou otázku: Jak zajistíme, že tento proces, aplikace nebo funkce zůstanou dostupné (i ve zhoršeném stavu) v případě katastrofy?"
Krok 5: Zmapujte přechodnou fázi
Nakonec zmapujte přechodnou fázi, abyste se mohli vrátit do normálního provozu a práce po krizi. Určete, jaké požadavky je třeba splnit, než bude možné obnovit obchodní operace. Pokud byla vaše fyzická budova poškozena, jaké kroky je třeba provést, aby se zaměstnanci mohli bezpečně vrátit do kanceláře? Pokud klíčová osoba, která je spojena s vaší organizací, náhle odejde kvůli špatnému chování, jak to sdělíte svým zaměstnancům a pomůžete jim přejít zpět do normálního pracovního postupu? Dopady některých událostí mohou být pro vaše zaměstnance extrémně osobní a daleko přesahují počáteční šok. Je důležité naplánovat různé scénáře, jak a kdy se obchodní operace po krizi mohou vrátit k normálu.
Plán kontinuity podnikání v éře COVID-19
Pandemie COVID-19 představuje vážnou hrozbu pro jednotlivce, podniky a celé ekonomiky po celém světě. Mnoho společností zavedlo povinné zásady práce z domova aby celá jejich pracovní síla zpomalila šíření viru. S přetrvávající nejistotou kolem koronaviru nyní organizace čelí nové výzvě: jak a kdy bezpečně vrátit zaměstnance na pracoviště. Zatímco vaším počátečním cílem je dostat své zaměstnance zpět do kanceláře, musíte mít na paměti bezpečnost, pohodlí a pohodu svých zaměstnanců. Zde je našich pět doporučení pro plánování řízení kontinuity podnikání v éře COVID-19.
1. Pracujte na hybridním modelu práce z domova + kancelář
Ne všichni zaměstnanci budou připraveni vrátit se do kanceláře po potlačení COVID-19. Někteří budou muset pokračovat v práci z domova ze zdravotních nebo osobních důvodů, a proto je třeba s nimi počítat v procesu plánování. Ostatní zaměstnanci budou připraveni a touží vrátit se do kancelářského života na plný úvazek nebo mohou chtít pokračovat v práci na dálku, ale dojíždět do kanceláře několik dní v týdnu. Zvažte zavedení a hybridní pracovní model někteří zaměstnanci pracují z kanceláře a jiní pracují z domova buď trvale, nebo střídavě. To dává vašim zaměstnancům flexibilitu pracovat odkudkoli, kde je jim to nejpohodlnější, a během této přechodné fáze udržuje všechny produktivní a zapojené. Rozhodněte, jaký je cíl obchodního bodu obnovy, a rozhodněte, co bude pro členy vašeho týmu nejlepší; plně vzdálený, hybridní pracovní model nebo tradiční kancelářské prostředí.
2. Vytvořte technologický zásobník, který podporuje práci na dálku
Chcete-li podporovat distribuovanou pracovní sílu složenou ze vzdálených zaměstnanců a zaměstnanců v kanceláři, musíte investovat do nástroje, které umožňují bezproblémovou práci a spolupráci bez ohledu na umístění vašich zaměstnanců. Cloudová technologie umožňuje zaměstnancům efektivně pracovat odkudkoli, kde se mohou připojit k internetu. Produktivita a spolupráce již neprobíhají v jedné kanceláři. Doručováno přes cloud, video konference, aplikace pro zasílání zpráv a nástroje pro řízení projektů usnadňují než kdy předtím členům distribuovaného týmu setkání, sdílení nápadů a bezproblémovou spolupráci, i když spolu fyzicky nejsou.
3. Vytvořte kulturu videa jako první
Spokojenost a štěstí zaměstnanců jdou ruku v ruce s kulturou založenou na spolupráci a začlenění. To je zvláště důležité při přechodu na hybridní pracovní model složený ze vzdálených pracovníků a pracovníků v kanceláři. Vzdálení zaměstnanci by se měli cítit stejně informovaní a zapojení jako jejich kolegové v kanceláři. Vytvořit video-první kultura která klade důraz na používání nástrojů pro videokonference pro všechny týmové schůzky, na rozdíl od pouze zvukových konferenčních hovorů nebo textových nástrojů. Osobní interakce pomáhají týmům se vzdálenými pracovníky zůstat v kontaktu během schůzek a budovat společné a autentické vztahy.
4. Omezte přenos koronaviru v kanceláři
Nejlepší způsob, jak zastavit šíření viru na pracovišti, je v první řadě držet choroboplodné zárodky mimo kancelář. Začíná to vzděláváním vašich zaměstnanců o příznacích a příznacích COVID-19 a povzbuzováním zaměstnanců, aby zůstali doma, pokud se cítí nemocní. Kromě toho by měli následovat zaměstnanci Pokyny pro CDC pro sociální distancování v kanceláři a dodržují hygienu důkladným mytím rukou po celý den. Pracovní stanice budou muset být řádně rozmístěny a každý den důkladně dezinfikovány a čištěny, aby se omezilo šíření viru.
5. Vytvořte krizovou strategii
Váš plán kontinuity podnikání pro návrat do práce po COVID-19 by měl zahrnovat pohotovostní strategii pro případ, že v kanceláři dojde k propuknutí viru. Klíčem k pevné pohotovostní strategii, která rychle zastaví šíření viru, je příprava a komunikace. Okamžitě kontaktujte své zaměstnance, pokud má zaměstnanec pozitivní test na virus nebo přijde do kontaktu s nakaženou osobou. Zaměstnanci by měli mít možnost začít pracovat na dálku v krátké době. To znamená, že zaměstnanci si budou muset každý den brát své notebooky a pracovat s nimi domů.
Proč investovat do čističky vzduchu?
Málokdy dostaneme předem upozornění, že se blíží katastrofická událost. I po určité době se může mnoho věcí pokazit, protože se události vyvíjejí neočekávaným způsobem. Efektivní plán kontinuity podnikání je nejlepší záchrannou sítí pro organizaci, která čelí krizi. Přestože tvorba plánu vyžaduje náklady a čas, BCP je pro vaši společnost neocenitelná. Dobře promyšlené a provedené plány dávají vaší společnosti tu nejlepší šanci udržet vaše zaměstnance a majetek v bezpečí při zachování nebo včasné obnově provozu během krize.
