COVID-19-kriisi yllätti organisaatiot ympäri maailmaa ja jätti yritykset pohtimaan, miten toimintansa pysyy käynnissä ja samalla tuki täysin etätyövoimaa ja uusia liiketoimintaprosesseja. Viimeaikainen Toiminnan jatkuvuustutkimus Alan tutkimusyhtiö Gartner osoitti, että vain 12 % organisaatioista tunsi olevansa erittäin valmistautunut koronaviruksen vaikutuksiin. "Tämä epäluottamus osoittaa, että monet organisaatiot lähestyvät riskienhallintaa vanhentuneella ja tehottomalla tavalla", sanoi Matt Shinkman, Gartnerin riski- ja tarkastuskäytännön varatoimitusjohtaja. "Parhaiten valmistautuneet organisaatiot hallitsevat koronaviruksen aiheuttaman häiriön paljon paremmin kuin heikommin valmistautuneet ikätoverinsa."
Koronaviruspandemian kaltaisia katastrofaalisia tapahtumia on mahdoton ennustaa, joten organisaatiosi tulee valmistautua liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaan etukäteen. Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma ei ainoastaan auta vähentämään riskejä katastrofitilanteessa, vaan se myös suojaa työntekijöitäsi ja omaisuuttasi varmistaen, että yrityksesi toipuu mahdollisimman nopeasti. Huono valmistautuminen kriisiin voi tulla yritykselle erittäin kalliiksi. Gartner arvioi keskimäärin yritykset menettävät 5,600 XNUMX dollaria joka minuutti seisokkien aikana, mikä vastaa 140,000 540,000–XNUMX XNUMX dollaria tunnissa. Tässä blogissa kerromme perustelut nykyisen ja testatun liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmalle ja annamme vinkkejä liiketoiminnan jatkuvuusohjelman luomiseen, joka suojaa yritystäsi kriisitilanteissa.
Mikä on liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma?
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma (BCP) on asiakirja, joka hahmottaa menettelyt toiminnan ylläpitämiseksi tai toiminnan nopeaksi jatkamiseksi suunnittelemattoman häiriön, katastrofin tai kriisin aikana. BCP tyypillisesti tunnistaa keskeiset hätäapuhenkilöt ja sisältää yksityiskohtaiset ohjeet, joita organisaation on noudatettava merkittävän häiriön sattuessa.
Miksi tarvitset suunnitelman: 5 erilaista kriisiä, joita yrityksesi voi kohdata
Kriisi voi olla mikä tahansa odottamaton tapahtuma, joka aiheuttaa yritykselle epävakaan ja vaarallisen tilanteen. Ennemmin tai myöhemmin, koosta tai toimialasta riippumatta, kaikki organisaatiot kohtaavat jonkinlaisen kriisin. Alla on viisi yleisintä kriisityyppiä, jotka yritys voi kohdata.
1. Finanssikriisi
Talouskriisi syntyy, kun yritys menettää omaisuutensa arvoa ja yritys on velkaa huomattavasti enemmän kuin se pystyy kohtuudella maksamaan. Tyypillisesti tämä tapahtuu, kun markkinoilla tapahtuu äkillinen muutos tai yrityksen tuotteen tai palvelun kysyntä laskee dramaattisesti. Esimerkiksi kilpailija, joka tulee esille samankaltaisella, mutta ylivoimaisella tuotteella halvemmalla peruskustannuksilla, voi aiheuttaa tuotteesi kysynnän merkittävän laskun, mikä voi aiheuttaa huomattavia taloudellisia tappioita yrityksellesi. Rahoituskriisit johtavat suoraan yrityksen arvon menetykseen ja voivat heikentää yrityksen luottamusta työntekijöiden, sijoittajien ja asiakkaiden keskuudessa.
2. Järjestelmäkatkokset tai seisokit
Tietotekniikka (IT) sekä keskeiset liiketoimintasovellukset ja -järjestelmät ovat tärkeitä päivittäisen toiminnan ja yritysten sujuvan toiminnan kannalta. Tekniset epäonnistumiset, kyberhyökkäykset, seisokit tai tietoturvaloukkaukset voivat suuresti haitata tai sulkea kokonaan yrityksen toiminnan, mistä voi seurata valtavia tappioita organisaatiolle. Usein uutisia aiheesta tietojen rikkomukset osoittavat, kuinka tämäntyyppiset riskit ovat kasvava huolenaihe yritysyrityksille. IT-seisokit ja -rikkomukset voivat myös aiheuttaa suuren osuman tuotteen tai palvelun maineelle.
3. Avainhenkilöiden suunnittelematon menetys
Henkilöstökriisi syntyy, kun työntekijä tai organisaatioon liittyvä avainhenkilö poistuu äkillisesti yrityksestä terveyden, väärinkäytösten tai muiden odottamattomien olosuhteiden vuoksi. Avainhenkilöiden, erityisesti johtotehtävissä olevien, suunnittelemattomalla menetyksellä on usein pysyvä ja kielteinen vaikutus liiketoiminnan tulokseen. Lisäksi jos työntekijän lähteminen johtuu väärinkäytöksestä, yritys voi kokea vastareaktiota ja mainevaurioita, jos rikkomuksen nähdään heijastavan yrityksen kulttuuria. Sosiaalinen media on lisännyt henkilöstön väärinkäytösten negatiivisen julkisuuden nopeutta ja laajuutta.
4. Organisatoriset väärinkäytökset
Organisaatiovirhe syntyy, kun yrityksen johto vapaaehtoisesti ja tietoisesti käyttäytyy tavalla, joka aiheuttaa kielteisiä seurauksia sen osakkeenomistajille, työntekijöille tai asiakkaille. Tämäntyyppinen kriisi voi sisältää yrityksen, joka salaa tärkeitä tietoja, käyttää työntekijöiden hyväkseen, omaksuu harhaanjohtavia käytäntöjä, käyttää väärin johtamisvaltuuksia tai antaa vääriä tietoja yrityksen tuotteista tai palveluista. Autonvalmistaja, joka myy uusinta mallia autoaan viallisilla jarruilla, on esimerkki organisaation virheestä. Olipa tämä väärinteko tahaton tai suunniteltu, julkinen tieto virheestä johtaa lähes varmasti yrityksen maineeseen tai taloudellisiin vahinkoihin.
5. Luonnonkatastrofit
Luonnonkatastrofi on mikä tahansa kataklysminen ilmiö, joka vaikuttaa negatiivisesti yritykseen, kuten tulivuori, maanjäristys, tulva, hurrikaani, tornado tai viruksen puhkeaminen. Näiden onnettomuuksien aiheuttamat vahingot ovat tyypillisesti suuria ja voivat koskea koko aluetta tai toimialaa tai jopa maailmantaloutta. Äskettäinen COVID-19-pandemia on esimerkki luonnonkatastrofista, joka vaikutti kielteisesti talouksiin, työntekijöihin ja organisaatioihin ympäri maailmaa.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman kirjoittaminen viidessä vaiheessa
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatiminen auttaa suojaamaan omaisuuttasi ja henkilöstöäsi ja antaa sinulle parhaat mahdollisuudet selviytyä odottamattomasta kriisistä. Vaikka kukaan ei pysty ennustamaan, milloin ja kuinka tuhoisat tapahtumat vaikuttavat negatiivisesti heidän liiketoimintaansa, kriisinhallinta on tärkeää, sillä se auttaa varautumaan niihin etukäteen.
Aloita aivoriihi ja liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman laatiminen muodostamalla tiimi, joka koostuu henkilökunnasta, jolla on syvällinen tietämys liiketoimintasi toiminnoista ja prosesseista. On erityisen tärkeää ottaa mukaan monia toimintoja edustavia edustajia IT:stä, henkilöstöhallinnosta ja rahoituksesta, jotta voidaan määrittää, mitkä strategiat ja suunnitelmat ovat toteuttamiskelpoisia.
Ne, jotka eivät ole vielä luoneet liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa, voivat seurata alla olevia vaiheittaisia ohjeita. Voit myös haluta käyttää a liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman malli auttaa sinua opastamaan luonnosteluprosessissa.
Vaihe 1: Tee liiketoimintavaikutusten analyysi
Ensimmäinen askel koko organisaation laajuisen liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelman kehittämisessä on a liiketoimintavaikutusten analyysi ja riskinarviointiharjoitus. Ensimmäisessä katsauksessa tunnistetaan organisaatioosi kohdistuvat uhat ja määritellään, miten kukin kriisi vaikuttaa liiketoimintaasi. Yritä laatia kattava luettelo, joka sisältää ilmeisiä riskejä – kuten rakennuksesi fyysiset vauriot äärimmäisen sään tai äkillisen markkinoiden muutoksen vuoksi – sekä epäselviä uhkia, kuten tarttuvan viruksen puhkeamisen. Katastrofin tai kriisin vuoksi menetettyä toiminta-aikaa tai viivästyksiä määritettäessä on tärkeää ottaa huomioon paras ja pahin mahdollinen skenaario. Kun olet valmis, sinun kannattaa arvioida kunkin tapahtuman taloudellinen vaikutus yritykseesi, jotta voit suunnitella sen mukaisesti.
Vaihe 2: Keskustele palautusvaihtoehdoista
Ryhmäsi tulisi nyt keskustella strategioista kriisistä toipumiseen ja parhaaseen tapaan palauttaa liiketoiminta kussakin skenaariossa. Sisällytä tarvittavat resurssit, joita tarvitaan hätätoimien suorittamiseen, jokainen palautusvaihtoehto ja kuinka näiden resurssien pitäisi toimia. Fyysisten rakennusten vahingoittamiseksi tai viruksen leviämisen vähentämiseksi, toteuttaa tekninen pino ja IT-strategia, joka tukee etätyövoimaa ja pitää toimintasi käynnissä toimiston ulkopuolella.
Lisäksi monet kolmannen osapuolen yritykset tukevat liiketoiminnan jatkuvuutta ja tietotekniikan elvytysstrategioita kriittisissä liiketoimintatoiminnoissa. IT-katkosten ja -rikkomusten tapauksessa voit harkita sopimuksen tekemistä erikoistuneen toimittajan kanssa Tietojen katoamisen estopalvelut etukäteen. Organisaatiosi koosta ja käytettävissä olevista resursseista riippuen kunkin tapahtuman kohdalla voi olla useita erilaisia palautusvaihtoehtoja.
Vaihe 3: Tarkenna jatkuvuussuunnitelmaasi
Nyt on aika kartoittaa kukin kriisiskenaario toipumissuunnitelmiesi kanssa ja rajata luettelo parhaisiin vaihtoehtoihin. Päätä, mitkä strategiat auttavat yritystäsi elpymään mahdollisimman nopeasti ja pitävät samalla työntekijäsi ja omaisuutesi turvassa. Vaikka haluat tehdä suunnitelmia parhaille ja pahimmille skenaarioille, on tärkeää yksinkertaistaa suunnitelmat helposti ymmärrettävillä ohjeilla. Muista, että hätäkeskuksen ja työntekijöiden on ehkä pantava nämä suunnitelmat täytäntöön vain hetken varoitusajalla, kun katastrofi iskee.
Vaihe 4: Kouluta joukkuettasi
Suuri suunnitelma on vain niin hyvä kuin sen toteutus. Siksi on erittäin tärkeää, että koulutat ja koulutat henkilöstöäsi reagoimaan kriiseihin. Ensin tulee tunnistaa avainhenkilöt, jotka ovat ensimmäisenä auttamassa ja noudattavat liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa hätätilanteessa. Näiden työntekijöiden tulisi tietää erityiset vastuunsa ja roolinsa suunnitelmassa. Vaikka nimeämäsi pelastushenkilökuntasi tarvitsevat eniten koulutusta, sinun tulee saada koko henkilökuntasi mukaan BCP:hen, vaikka he eivät suoraan vaikuttaisikaan. Upota jatkuvuuskoulutus yrityksesi kulttuuriin, jotta kaikki työntekijät tietävät, kuinka reagoida erilaisiin skenaarioihin ja keneen heidän tulee ottaa yhteyttä hätätilanteessa.
Keskustelemassa liiketoiminnan jatkuvuuskulttuurin tarpeesta, MHA Consulting's Richard Long kirjoittaa, "Kun organisaatiolla on jatkuvuuskulttuuri, sen työntekijät kysyvät itseltään jatkuvasti: kuinka varmistamme, että tämä prosessi, sovellus tai toiminto on käytettävissä (jopa heikentyneessä tilassa) katastrofin sattuessa?"
Vaihe 5: Kartoita siirtymävaihe
Lopuksi kartoitetaan siirtymävaihe helpottaaksesi takaisin normaaliin toimintaan ja työhön kriisin jälkeen. Selvitä, mitkä vaatimukset on täytettävä, ennen kuin liiketoimintaa voidaan jatkaa. Jos fyysinen rakennuksesi vaurioitui, mitä vaiheita on suoritettava ennen kuin työntekijät voivat palata turvallisesti toimistoon? Jos avainhenkilö, joka liittyy organisaatioosi, lähtee äkillisesti väärinkäytösten vuoksi, miten kommunikoit asiasta työntekijöillesi ja autat heitä siirtymään takaisin normaaliin työnkulkuun? Joidenkin tapahtumien vaikutukset voivat olla äärimmäisen henkilökohtaisia henkilökunnallesi ja ulottua paljon alkuperäistä shokkia pidemmälle. On tärkeää suunnitella erilaisia skenaarioita siitä, miten ja milloin liiketoiminta voi palata normaaliksi kriisin jälkeen.
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma COVID-19-aikakaudella
COVID-19-pandemia on vakava uhka yksilöille, yrityksille ja kokonaisille talouksille ympäri maailmaa. Monet yritykset toteuttavat pakollisia työ kotona -käytännöt koko työvoimansa hidastaakseen viruksen leviämistä. Koronavirukseen liittyvän jatkuvan epävarmuuden vuoksi organisaatiot ovat nyt uuden haasteen edessä: miten ja milloin palautetaan työntekijät turvallisesti työpaikalle. Vaikka ensisijainen tavoite saattaa olla työntekijöiden saaminen takaisin toimistoon, sinun on pidettävä mielessä työntekijöiden turvallisuus, mukavuus ja hyvinvointi. Tässä on viisi suosituksemme liiketoiminnan jatkuvuuden hallinnan suunnittelulle COVID-19-aikakaudella.
1. Työskentele kodin ja toimiston hybridimallin suuntaan
Kaikki työntekijät eivät ole valmiita palaamaan toimistoon sen jälkeen, kun COVID-19 on tukahdutettu. Jotkut joutuvat jatkamaan työskentelyä kotoa lääketieteellisistä tai henkilökohtaisista syistä, ja siksi ne on otettava huomioon suunnitteluprosessissasi. Muut työntekijät ovat valmiita ja innokkaita palaamaan toimistoelämään kokopäiväisesti tai haluavat ehkä jatkaa etätyötä, mutta matkustaa toimistoon muutamana päivänä viikossa. Harkitse perustamista a hybridityömalli Jotkut työntekijät työskentelevät toimistossa ja toiset kotoa joko vakituisesti tai kiertävästi. Tämä antaa henkilöstöllesi joustavuutta työskennellä missä tahansa, missä he viihtyvät ja pitää kaikki tuottavina ja sitoutuneina tämän siirtymävaiheen aikana. Päätä, mikä on liiketoiminnan palautumispisteen tavoite ja päätä, mikä toimii parhaiten tiimisi jäsenille; täysin etänä, hybridityömalli tai perinteinen toimistoympäristö.
2. Rakenna tekniikkapino, joka tukee etätyötä
Tukeaksesi hajautettua työvoimaa, joka koostuu etä- ja toimistotyöntekijöistä, sinun on investoitava työkaluja, jotka mahdollistavat saumattoman työn ja yhteistyön riippumatta työntekijöiden sijainnista. Pilvipohjaisen teknologian avulla työntekijät voivat työskennellä tehokkaasti missä tahansa, missä he voivat muodostaa yhteyden Internetiin. Tuottavuus ja yhteistyö eivät enää tapahdu yhdessä toimistossa. Toimitetaan pilven kautta, videoneuvottelu, viestisovellukset ja projektinhallintatyökalut tekevät hajautettujen tiimien jäsenten tapaamisesta, ideoiden jakamisesta ja saumattomasti työskentelemisestä helpompaa kuin koskaan ennen, vaikka he eivät olisikaan fyysisesti yhdessä.
3. Luo ensin videokulttuuri
Työntekijöiden tyytyväisyys ja onnellisuus kulkevat käsi kädessä yhteistyökykyisen ja osallistavan kulttuurin kanssa. Tämä on erityisen tärkeää siirryttäessä hybridityömalliin, joka koostuu etä- ja toimistotyöntekijöistä. Etätyöntekijöiden tulisi tuntea olevansa yhtä informoituja ja mukana kuin heidän toimistotyötoverinsa. Luo videon ensimmäinen kulttuuri joka asettaa etusijalle videoneuvottelutyökalujen käytön kaikissa tiimikokouksissa, toisin kuin vain ääntä sisältävät neuvottelupuhelut tai tekstipohjaiset työkalut. Kasvokkain tapahtuva vuorovaikutus auttaa etätyöntekijöitä käyttäviä tiimejä pysymään sitoutuneina tapaamisten aikana ja rakentamaan yhteistyökykyisiä ja aitoja suhteita.
4. Vähennä koronaviruksen leviämistä toimistossa
Paras tapa estää viruksen leviäminen työpaikalla on pitää bakteerit ensisijaisesti poissa toimistosta. Tämä alkaa kouluttamalla työntekijöitäsi COVID-19:n merkeistä ja oireista ja rohkaisemalla työntekijöitä pysymään kotona, jos he tuntevat olonsa sairaaksi. Lisäksi työntekijöiden tulee seurata CDC-ohjeet sosiaalinen etäisyys toimistossa ja hyvä hygienia pesemällä kätensä perusteellisesti koko päivän. Työasemat on sijoitettava asianmukaisesti erilleen, ja ne on desinfioitava ja puhdistettava perusteellisesti joka päivä viruksen leviämisen estämiseksi.
5. Luo valmiusstrategia
Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaasi COVID-19:n jälkeiseen työhön paluuseen tulee sisältää varastrategia siltä varalta, että toimistossa on viruksenpurkaus. Avain vakaaseen varastrategiaan, joka pysäyttää viruksen leviämisen nopeasti, on valmistautuminen ja viestintä. Ota välittömästi yhteyttä henkilökuntaan, jos työntekijän virustesti on positiivinen tai hän joutuu kosketuksiin tartunnan saaneen henkilön kanssa. Työntekijöiden tulee voida aloittaa etätyö lyhyellä varoitusajalla. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden on otettava kannettavat tietokoneet ja työskenneltävä kotona heidän kanssaan päivittäin.
Yhteenveto
Saamme harvoin ennakkoilmoituksen, että katastrofi on tulossa. Jopa jonkin verran läpimenoaikaa, monet asiat voivat mennä pieleen, kun tapahtumat kehittyvät odottamattomilla tavoilla. Tehokas liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelma on paras turvaverkko kriisissä olevalle organisaatiolle. Vaikka suunnitelman luomiseen liittyy kustannuksia ja aikaa, BCP on korvaamaton yrityksellesi. Hyvin harkitut ja toteutetut suunnitelmat antavat yrityksellesi parhaat mahdollisuudet pitää työntekijäsi ja omaisuutesi turvassa ja samalla ylläpitää tai palauttaa toiminta oikeaan aikaan kriisin aikana.
