De COVID-19-crisis verraste organisaties over de hele wereld en liet bedrijven worstelen om erachter te komen hoe ze hun activiteiten draaiende konden houden en tegelijkertijd een volledig extern personeelsbestand en nieuwe bedrijfsprocessen konden ondersteunen. Een recent Onderzoek naar bedrijfscontinuïteit van brancheonderzoeksbureau Gartner toonde aan dat slechts 12% van de organisaties zich goed voorbereid voelde op de impact van het coronavirus. "Dit gebrek aan vertrouwen laat zien dat veel organisaties risicobeheer op een achterhaalde en ineffectieve manier benaderen", zegt Matt Shinkman, vice-president in de Gartner Risk and Audit-praktijk. "De best voorbereide organisaties zullen de verstoring veroorzaakt door het coronavirus veel beter aankunnen dan hun minder voorbereide collega's."
Catastrofale gebeurtenissen zoals de pandemie van het coronavirus zijn onmogelijk te voorspellen, dus uw organisatie moet van tevoren zijn voorbereid met een bedrijfscontinuïteitsplan. Een bedrijfscontinuïteitsplan helpt niet alleen de risico's bij een catastrofale gebeurtenis te beperken, maar het beschermt ook uw werknemers en activa, zodat uw bedrijf zo snel mogelijk herstelt. Slecht voorbereid zijn op een crisis kan een bedrijf enorm duur komen te staan. Gartner schat gemiddeld bedrijven verliezen $ 5,600 per minuut tijdens downtime, wat neerkomt op een bereik van $ 140,000 - $ 540,000 per uur. In deze blog leggen we de grondgedachte uit voor het hebben van een actueel en getest bedrijfscontinuïteitsplan en geven we tips voor het opzetten van een bedrijfscontinuïteitsprogramma dat uw bedrijf beschermt in geval van een crisis.
Wat is een bedrijfscontinuïteitsplan?
Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is een document dat procedures schetst voor het handhaven van de activiteiten of het snel hervatten van de activiteiten tijdens een ongeplande verstoring, ramp of crisis. Een BCP identificeert doorgaans de belangrijkste hulpverleners en bevat gedetailleerde instructies die een organisatie moet volgen in het geval van een aanzienlijke storing.
Waarom u een plan nodig heeft: 5 soorten crises waarmee uw bedrijf te maken kan krijgen
Een crisis kan elke onvoorziene gebeurtenis zijn die een onstabiele en gevaarlijke situatie voor een bedrijf veroorzaakt. Vroeg of laat, ongeacht de grootte of branche, krijgen alle organisaties te maken met een soort crisis. Hieronder staan de vijf meest voorkomende soorten crises waarmee een bedrijf te maken kan krijgen.
1. Financiële crisis
Een financiële crisis doet zich voor wanneer een bedrijf waarde in zijn activa verliest en het bedrijf aanzienlijk meer geld verschuldigd is dan het redelijkerwijs kan betalen. Dit gebeurt meestal wanneer er een plotselinge verschuiving in de markt is of een dramatische daling van de vraag naar het product of de dienst van het bedrijf. Een concurrent die bijvoorbeeld met een vergelijkbaar maar superieur product komt met goedkopere basiskosten, kan ervoor zorgen dat de vraag naar uw product aanzienlijk daalt, wat resulteert in een aanzienlijk financieel verlies voor uw bedrijf. Financiële crises leiden direct tot waardeverlies voor een bedrijf en kunnen het vertrouwen van het bedrijf onder werknemers, investeerders en klanten ondermijnen.
2. Systeemstoringen of downtime
Informatietechnologie (IT), evenals essentiële bedrijfsapplicaties en -systemen, zijn van cruciaal belang voor de dagelijkse bedrijfsvoering en om ervoor te zorgen dat bedrijven soepel blijven draaien. Technologische storingen, cyberaanvallen, storingen of inbreuken op de beveiliging kunnen de activiteiten van een bedrijf sterk belemmeren of volledig stilleggen, met enorme verliezen voor de organisatie tot gevolg. Regelmatige nieuwsberichten over datalekken illustreren hoe dit soort risico's een groeiende zorg is voor grote ondernemingen. IT-storingen en -inbreuken kunnen ook leiden tot een grote klap voor de reputatie van het product of de dienst.
3. Ongepland verlies van sleutelpersoneel
Een personeelscrisis doet zich voor wanneer een medewerker of een sleutelfiguur die verbonden is aan een organisatie het bedrijf abrupt verlaat vanwege gezondheid, wangedrag of andere onvoorziene omstandigheden. Het ongeplande verlies van sleutelmedewerkers, met name die in leidinggevende functies, heeft vaak een blijvende en negatieve invloed op de bedrijfsprestaties. Bovendien, als het vertrek van de werknemer het gevolg is van wangedrag, kan het bedrijf terugslag en reputatieschade ondervinden als de overtreding wordt gezien als een weerspiegeling van de bedrijfscultuur. Sociale media hebben de snelheid en reikwijdte van negatieve publiciteit over wangedrag van personeel vergroot.
4. Organisatorische wandaden
Een organisatorische misdaad doet zich voor wanneer het management van een bedrijf zich vrijwillig en willens en wetens gedraagt op een manier die negatieve gevolgen heeft voor haar aandeelhouders, werknemers of klanten. Dit type crisis kan bestaan uit het achterhouden van essentiële informatie door een bedrijf, het uitbuiten van werknemers, het aannemen van misleidend beleid, het misbruiken van managementbevoegdheden of het verkeerd voorstellen van de producten of diensten van het bedrijf. Een autofabrikant die zijn nieuwste model auto met defecte remmen verkoopt, is een voorbeeld van een bedrijf dat een organisatorische misdaad begaat. Of deze wandaad nu onopzettelijk of gepland was, publieke kennis van de wandaad zal vrijwel zeker resulteren in reputatie- of financiële schade voor het bedrijf.
5. Natuurrampen
Een natuurramp is elk rampzalig fenomeen dat een negatieve invloed heeft op een bedrijf, zoals een vulkaan, een aardbeving, overstroming, een orkaan, een tornado of een uitbraak van een virus. Schade veroorzaakt door deze calamiteiten is meestal grootschalig en kan een heel gebied of een hele industrie of zelfs de wereldeconomie treffen. De recente COVID-19-pandemie is een voorbeeld van een natuurramp die economieën, werknemers en organisaties over de hele wereld negatief heeft beïnvloed.
In 5 stappen een bedrijfscontinuïteitsplan schrijven
Het opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan helpt uw activa en personeel te beschermen en geeft u de beste kans om met succes door een onverwachte crisis te navigeren. Hoewel niemand kan voorspellen wanneer en hoe verwoestende gebeurtenissen hun bedrijf negatief zullen beïnvloeden, is crisisbeheer belangrijk omdat het u helpt om u er van tevoren op voor te bereiden.
Om te beginnen met brainstormen en het opstellen van uw bedrijfscontinuïteitsplan, vormt u een team dat bestaat uit personeel met diepgaande kennis van uw bedrijfsfuncties en -processen. Het is vooral belangrijk om multifunctionele vertegenwoordigers van IT, Human Resources en financiën erbij te betrekken om te bepalen welke strategieën en plannen levensvatbaar zijn.
Voor degenen die nog geen bedrijfscontinuïteitsplan hebben gemaakt, kunt u de onderstaande stapsgewijze instructies volgen. Misschien wilt u ook een sjabloon voor bedrijfscontinuïteitsplan om u te helpen bij het ontwerpproces.
Stap 1: Voer een bedrijfsimpactanalyse uit
De eerste stap bij het ontwikkelen van een organisatiebreed bedrijfscontinuïteitsplan is het uitvoeren van een Business Impact Analysis en risicobeoordelingsoefening. De eerste beoordeling identificeert bedreigingen voor uw organisatie en bepaalt hoe elke crisis uw bedrijf zal beïnvloeden. Probeer een uitputtende lijst te maken met zowel duidelijke risico's, zoals fysieke schade aan uw gebouw als gevolg van extreem weer of een plotselinge verschuiving in de markt, als obscure bedreigingen, zoals een uitbraak van een besmettelijk virus. Bij het bepalen van verloren operationele tijd of vertragingen als gevolg van een ramp of crisis, is het belangrijk rekening te houden met de beste en slechtste scenario's. Eenmaal voltooid, wilt u de financiële impact van elke gebeurtenis op uw bedrijf kwantificeren, zodat u dienovereenkomstig kunt plannen.
Stap 2: Bespreek herstelopties
Uw team zou nu strategieën moeten bespreken om te herstellen van een crisis en de beste manier om de bedrijfsvoering voor elk scenario te herstellen. Vermeld de vereiste middelen die nodig zijn om een noodhulp uit te voeren, elke hersteloptie en hoe die middelen zouden moeten functioneren. Voor schade aan uw fysieke gebouwen of om de verspreiding van een virus te verminderen, een techstack implementeren en IT-strategie die een extern personeelsbestand kan ondersteunen en uw activiteiten buiten kantoor draaiende kan houden.
Bovendien ondersteunen veel externe bedrijven strategieën voor bedrijfscontinuïteit en herstel van informatietechnologie voor kritieke bedrijfsfuncties. Voor IT-storingen en -inbreuken kunt u overwegen een leverancier in te schakelen die gespecialiseerd is in diensten ter voorkoming van gegevensverlies van tevoren. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de beschikbare middelen, kunnen er voor elke gebeurtenis veel verschillende herstelopties zijn die kunnen worden onderzocht.
Stap 3: Verfijn uw continuïteitsplan
Nu is het tijd om elk crisisscenario in kaart te brengen met uw herstelplannen om de lijst te verfijnen tot de beste opties. Bepaal welke strategieën uw bedrijf zo snel mogelijk zullen helpen herstellen terwijl u uw werknemers en activa veilig houdt. Hoewel u plannen wilt hebben voor de beste en slechtste scenario's, is het essentieel om de plannen te vereenvoudigen met gemakkelijk te begrijpen instructies. Onthoud dat hulpverleners en werknemers deze plannen mogelijk in een oogwenk moeten uitvoeren wanneer zich een ramp voordoet.
Stap 4: Train je team
Een goed plan is zo goed als de uitvoering ervan. Daarom is het van cruciaal belang dat u uw personeel opleidt en traint in hoe te reageren op crises. Identificeer eerst sleutelpersoneel dat als eerste zal helpen en volg het bedrijfscontinuïteitsplan in geval van nood. Deze werknemers moeten hun specifieke verantwoordelijkheden en rollen in het plan kennen. Hoewel uw aangewezen hulpverleners de meeste training nodig hebben, moet u uw hele personeel bij de BCP betrekken, ook als zij niet direct worden getroffen. Integreer continuïteitstraining in uw bedrijfscultuur, zodat alle medewerkers weten hoe ze op verschillende scenario's moeten reageren en met wie ze contact moeten opnemen in geval van nood.
De noodzaak van een bedrijfscontinuïteitscultuur bespreken, die van MHA Consulting Richard Long schrijft, “Als een organisatie een continuïteitscultuur heeft, stellen haar medewerkers zich continu de vraag: hoe zorgen we ervoor dat dit proces, deze applicatie of functie beschikbaar blijft (ook in gedegradeerde toestand) bij een calamiteit?”
Stap 5: Breng de overgangsfase in kaart
Breng ten slotte de overgangsfase in kaart om na de crisis terug te keren naar de normale bedrijfsvoering en het werk. Bepaal aan welke vereisten moet worden voldaan voordat de bedrijfsvoering kan worden hervat. Als uw fysieke gebouw beschadigd is, welke stappen moeten er dan worden doorlopen voordat werknemers veilig naar kantoor kunnen terugkeren? Als een sleutelfiguur die verbonden is aan uw organisatie plotseling vertrekt vanwege wangedrag, hoe communiceert u dit dan met uw werknemers en helpt u hen terug te keren naar een normale workflow? De effecten van sommige gebeurtenissen kunnen zeer persoonlijk zijn voor uw personeel en veel verder reiken dan de eerste schok. Het is belangrijk om verschillende scenario's te plannen over hoe en wanneer de bedrijfsvoering na een crisis weer normaal kan worden.
Bedrijfscontinuïteitsplan in het COVID-19-tijdperk
De COVID-19-pandemie vormt een ernstige bedreiging voor individuen, bedrijven en hele economieën over de hele wereld. Veel bedrijven hebben verplicht geïmplementeerd beleid voor thuiswerken voor hun hele personeelsbestand om de verspreiding van het virus te vertragen. Met de aanhoudende onzekerheid rond het coronavirus staan organisaties nu voor een nieuwe uitdaging: hoe en wanneer kunnen werknemers veilig weer op de werkvloer komen. Hoewel uw eerste focus misschien is om uw werknemers weer op kantoor te krijgen, moet u rekening houden met de veiligheid, het comfort en het welzijn van uw werknemers. Hier zijn onze vijf aanbevelingen voor het plannen van bedrijfscontinuïteitsbeheer in het COVID-19-tijdperk.
1. Werk toe naar een hybride model van thuiswerken + kantoor
Niet alle werknemers zullen klaar zijn om terug te keren naar kantoor nadat COVID-19 is onderdrukt. Sommigen zullen om medische of persoonlijke redenen thuis moeten blijven werken en moeten daarom in uw planningsproces worden verantwoord. Andere werknemers zullen klaar en enthousiast zijn om fulltime terug te keren naar het kantoorleven of willen misschien op afstand blijven werken, maar een paar dagen per week naar kantoor pendelen. Overweeg het opzetten van een hybride werkmodel waarbij sommige werknemers op kantoor werken en anderen permanent of roulerend vanuit huis werken. Dit geeft uw personeel de flexibiliteit om te werken waar ze zich het prettigst voelen en houdt iedereen productief en betrokken tijdens deze overgangsfase. Bepaal wat het doel van het bedrijfsherstelpunt is en beslis wat het beste werkt voor uw teamleden; volledig op afstand, hybride werkmodel of de traditionele kantooromgeving.
2. Bouw een tech-stack die werken op afstand ondersteunt
Om een gedistribueerd personeelsbestand te ondersteunen dat bestaat uit medewerkers op afstand en op kantoor, moet u investeren in tools die naadloos werken en samenwerken mogelijk maken ongeacht de locatie van uw medewerkers. Dankzij cloudgebaseerde technologie kunnen werknemers effectief werken vanaf elke plek waar ze verbinding kunnen maken met internet. Productiviteit en samenwerking gebeuren niet meer op één kantoorlocatie. Geleverd via de cloud, videoconferentie, messaging-apps en projectmanagementtools maken het gemakkelijker dan ooit voor verspreide teamleden om elkaar te ontmoeten, ideeën uit te wisselen en naadloos samen te werken, zelfs als ze niet fysiek bij elkaar zijn.
3. Creëer een video-eerst-cultuur
Medewerkerstevredenheid en -geluk gaan hand in hand met een samenwerkings- en inclusieve cultuur. Dit is vooral belangrijk bij de overgang naar een hybride werkmodel dat bestaat uit medewerkers op afstand en op kantoor. Werknemers op afstand moeten zich net zo geïnformeerd en betrokken voelen als hun collega's op kantoor. Maak een video-eerste cultuur dat prioriteit geeft aan het gebruik van tools voor videoconferenties voor alle teamvergaderingen, in tegenstelling tot telefonische vergaderingen met alleen audio of op tekst gebaseerde tools. De face-to-face interacties helpen teams met externe werknemers betrokken te blijven tijdens vergaderingen en samenwerkings- en authentieke relaties op te bouwen.
4. Verminder de overdracht van het coronavirus op kantoor
De beste manier om de verspreiding van het virus op de werkplek te stoppen, is om de ziektekiemen in de eerste plaats buiten kantoor te houden. Dit begint met het voorlichten van uw personeel over de tekenen en symptomen van COVID-19 en het aanmoedigen van werknemers om thuis te blijven als ze zich ziek voelen. Bovendien moeten werknemers volgen CDC-richtlijnen voor sociale afstand op kantoor en oefen goede hygiëne door de hele dag door hun handen grondig te wassen. Werkstations moeten op de juiste afstand van elkaar staan en elke dag grondig worden gedesinfecteerd en schoongemaakt om de verspreiding van het virus tegen te gaan.
5. Creëer een noodstrategie
Uw bedrijfscontinuïteitsplan om weer aan het werk te gaan na COVID-19 moet een noodstrategie bevatten voor het geval er een uitbraak van het virus op kantoor plaatsvindt. De sleutel tot een solide noodstrategie die de verspreiding van het virus snel stopt, is voorbereiding en communicatie. Neem direct contact op met uw personeel als een medewerker positief test op het virus of in contact komt met een besmette persoon. Werknemers moeten op korte termijn op afstand kunnen gaan werken. Dit betekent dat medewerkers dagelijks hun laptop mee naar huis moeten nemen.
Conclusie
We krijgen zelden vooraf bericht dat er een catastrofale gebeurtenis staat te gebeuren. Zelfs met enige doorlooptijd kunnen er meerdere dingen fout gaan als de gebeurtenissen zich op onverwachte manieren ontvouwen. Een effectief bedrijfscontinuïteitsplan is het beste vangnet voor een organisatie die in een crisis verkeert. Ook al zijn er kosten en tijd gemoeid met het maken van het plan, een BCP is van onschatbare waarde voor uw bedrijf. Goed doordachte en uitgevoerde plannen geven uw bedrijf de beste kans om uw werknemers en activa veilig te houden en tegelijkertijd de activiteiten tijdig te behouden of te herstellen tijdens een crisis.
