Kryzys związany z COVID-19 zaskoczył organizacje na całym świecie i sprawił, że firmy zaczęły zastanawiać się, jak utrzymać działalność operacyjną, jednocześnie wspierając całkowicie zdalną siłę roboczą i nowe procesy biznesowe. niedawny Badanie ciągłości biznesowej przez branżową firmę badawczą Gartner wykazało, że tylko 12% organizacji czuje się dobrze przygotowanych na wpływ koronawirusa. „Ten brak zaufania pokazuje, że wiele organizacji podchodzi do zarządzania ryzykiem w sposób przestarzały i nieskuteczny” — powiedział Matt Shinkman, wiceprezes ds. ryzyka i audytu firmy Gartner. „Najlepiej przygotowane organizacje poradzą sobie z zakłóceniami spowodowanymi przez koronawirusa znacznie lepiej niż ich mniej przygotowane odpowiedniki”.
Katastrofalne wydarzenia, takie jak pandemia koronawirusa, są niemożliwe do przewidzenia, dlatego Twoja organizacja musi być z wyprzedzeniem przygotowana z planem ciągłości działania. Plan ciągłości biznesowej nie tylko pomaga ograniczyć ryzyko w przypadku katastrofy, ale także chroni pracowników i aktywa, zapewniając jak najszybszą odbudowę firmy. Brak przygotowania na kryzys może być dla firmy bardzo kosztowny. Gartner szacuje, że średnio firmy tracą 5,600 USD co minutę podczas przestoju, co odpowiada zakresowi od 140,000 540,000 do XNUMX XNUMX USD za godzinę. Na tym blogu wyjaśniamy, dlaczego warto posiadać aktualny i przetestowany plan ciągłości działania oraz udzielamy wskazówek dotyczących tworzenia programu ciągłości działania, który chroni Twoją firmę w przypadku kryzysu.
Co to jest plan ciągłości działania?
Plan ciągłości działania (BCP) to dokument określający procedury utrzymania lub szybkiego wznowienia działalności w przypadku nieplanowanego zakłócenia, katastrofy lub kryzysu. BCP zazwyczaj identyfikuje kluczowe osoby udzielające pomocy w nagłych wypadkach i zawiera szczegółowe instrukcje, których organizacja musi przestrzegać w przypadku znacznych zakłóceń.
Dlaczego potrzebujesz planu: 5 rodzajów kryzysów, z którymi może spotkać się Twoja firma
Kryzysem może być każde nieprzewidziane zdarzenie, które powoduje niestabilną i niebezpieczną sytuację dla firmy. Prędzej czy później, bez względu na wielkość czy branżę, wszystkie organizacje napotkają jakiś kryzys. Poniżej znajduje się pięć najczęstszych rodzajów kryzysów, z którymi może się spotkać firma.
1. Kryzys finansowy
Kryzys finansowy ma miejsce, gdy firma traci wartość swoich aktywów, a firma jest winna znacznie więcej pieniędzy, niż jest w stanie zapłacić. Zwykle dzieje się tak, gdy następuje nagła zmiana na rynku lub dramatyczny spadek popytu na produkt lub usługę firmy. Na przykład konkurent, który oferuje podobny, ale lepszy produkt po niższej cenie podstawowej, może spowodować znaczny spadek popytu na Twój produkt, co spowoduje znaczne straty finansowe dla Twojej firmy. Kryzysy finansowe bezpośrednio skutkują utratą wartości firmy i mogą podważyć zaufanie do firmy wśród pracowników, inwestorów i klientów.
2. Awarie systemu lub przestoje
Technologia informacyjna (IT), a także podstawowe aplikacje i systemy biznesowe mają kluczowe znaczenie dla codziennej działalności i zapewniają płynne działanie firmy. Awarie technologiczne, cyberataki, awarie lub naruszenia bezpieczeństwa mogą znacznie utrudnić lub całkowicie zatrzymać działalność firmy, powodując ogromne straty dla organizacji. Częste wiadomości o naruszenia danych ilustrują, w jaki sposób ten rodzaj ryzyka jest coraz większym problemem dla przedsiębiorstw. Awarie i naruszenia IT mogą również spowodować poważny uszczerbek na reputacji produktu lub usługi.
3. Nieplanowana utrata kluczowego personelu
Kryzys personalny ma miejsce, gdy pracownik lub kluczowa osoba powiązana z organizacją nagle opuszcza firmę z powodu stanu zdrowia, niewłaściwego postępowania lub innych nieprzewidzianych okoliczności. Nieplanowana utrata kluczowych pracowników, zwłaszcza tych na stanowiskach kierowniczych, często ma trwały i negatywny wpływ na wyniki firmy. Ponadto, jeśli odejście pracownika jest spowodowane niewłaściwym postępowaniem, firma może doświadczyć sprzeciwu i uszczerbku na reputacji, jeśli wykroczenie jest postrzegane jako odzwierciedlenie kultury firmy. Media społecznościowe zwiększyły szybkość i zakres negatywnego rozgłosu na temat niewłaściwego postępowania personelu.
4. Błędy organizacyjne
Z przewinieniem organizacyjnym mamy do czynienia, gdy kierownictwo firmy dobrowolnie i świadomie zachowuje się w sposób, który skutkuje negatywnymi konsekwencjami dla jej akcjonariuszy, pracowników lub klientów. Ten rodzaj kryzysu może obejmować zatajanie przez firmę ważnych informacji, wykorzystywanie pracowników, przyjmowanie wprowadzających w błąd polityk, nadużywanie uprawnień kierowniczych lub przedstawianie w niewłaściwy sposób produktów lub usług firmy. Producent samochodów, który sprzedaje swój najnowszy model samochodu z wadliwymi hamulcami, jest przykładem przedsiębiorstwa popełniającego wykroczenie organizacyjne. Niezależnie od tego, czy wykroczenie było niezamierzone, czy zaplanowane, publiczna wiedza o wykroczeniu prawie na pewno spowoduje szkody wizerunkowe lub finansowe firmy.
5. Klęski żywiołowe
Klęska żywiołowa to każde zjawisko kataklizmowe, które negatywnie wpływa na firmę, takie jak wulkan, trzęsienie ziemi, powódź, huragan, tornado lub wybuch wirusa. Szkody powodowane przez te klęski żywiołowe mają zazwyczaj dużą skalę i mogą dotknąć cały obszar lub przemysł, a nawet gospodarkę światową. Niedawna pandemia COVID-19 jest przykładem klęski żywiołowej, która negatywnie wpłynęła na gospodarki, pracowników i organizacje na całym świecie.
Jak napisać plan ciągłości działania w 5 krokach
Stworzenie planu ciągłości działania pomaga chronić aktywa i personel oraz daje największe szanse na pomyślne pokonanie nieprzewidzianego kryzysu. Chociaż nikt nie jest w stanie przewidzieć, kiedy i jak katastrofalne wydarzenia wpłyną negatywnie na ich działalność, zarządzanie kryzysowe jest ważne, ponieważ pomaga przygotować się na nie z wyprzedzeniem.
Aby rozpocząć burzę mózgów i opracować plan ciągłości biznesowej, stwórz zespół złożony z pracowników posiadających dogłębną wiedzę na temat funkcji i procesów biznesowych. Szczególnie ważne jest włączenie międzyfunkcyjnych przedstawicieli obejmujących IT, zasoby ludzkie i finanse, aby określić, jakie strategie i plany są wykonalne.
Osoby, które nie stworzyły jeszcze planu ciągłości działania, mogą wykonać poniższe instrukcje krok po kroku. Możesz także chcieć użyć a szablon planu ciągłości działania aby pomóc Ci przejść przez proces redagowania.
Krok 1: Przeprowadź analizę wpływu na biznes
Pierwszym krokiem w opracowaniu planu ciągłości działania obejmującego całą organizację jest przeprowadzenie analiza wpływu na biznes i ćwiczenie oceny ryzyka. Wstępna ocena zidentyfikuje zagrożenia dla Twojej organizacji i określi, w jaki sposób każdy kryzys wpłynie na Twoją działalność. Postaraj się sporządzić wyczerpującą listę, która zawiera oczywiste zagrożenia — takie jak fizyczne uszkodzenie budynku spowodowane ekstremalnymi warunkami pogodowymi lub nagłą zmianą na rynku — a także niejasne zagrożenia, takie jak wybuch epidemii zakaźnego wirusa. Podczas określania strat czasu operacyjnego lub opóźnień spowodowanych katastrofą lub kryzysem ważne jest uwzględnienie najlepszych i najgorszych scenariuszy. Po zakończeniu będziesz chciał oszacować wpływ finansowy, jaki każde wydarzenie może potencjalnie mieć na Twoją firmę, aby móc odpowiednio zaplanować.
Krok 2: Omów opcje odzyskiwania
Twój zespół powinien teraz omówić strategie wyjścia z kryzysu i najlepszy sposób przywrócenia działalności biznesowej dla każdego scenariusza. Uwzględnij wymagane zasoby potrzebne do wykonania reakcji na awarię, każdą opcję odzyskiwania oraz sposób, w jaki te zasoby powinny funkcjonować. W przypadku uszkodzenia fizycznych budynków lub ograniczenia rozprzestrzeniania się wirusa, zaimplementować stos technologiczny oraz strategię IT, która może wspierać pracę zdalną i zapewniać ciągłość operacji poza biurem.
Ponadto wiele firm zewnętrznych obsługuje strategie ciągłości biznesowej i przywracania technologii informatycznych dla krytycznych funkcji biznesowych. W przypadku awarii i naruszeń IT można rozważyć zawarcie umowy z dostawcą specjalizującym się w usługi zapobiegania utracie danych z góry. W zależności od wielkości organizacji i dostępnych zasobów może istnieć wiele różnych opcji odzyskiwania, które można zbadać dla każdego zdarzenia.
Krok 3: Dopracuj swój plan ciągłości
Teraz nadszedł czas, aby zmapować każdy scenariusz kryzysowy z planami naprawczymi, aby zawęzić listę do najlepszych opcji. Zdecyduj, które strategie pomogą Twojej firmie odzyskać siły tak szybko, jak to możliwe, przy jednoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom i majątkowi. Chociaż będziesz chciał mieć plany na najlepsze i najgorsze scenariusze, ważne jest, aby uprościć plany za pomocą łatwych do zrozumienia instrukcji. Pamiętaj, że służby ratownicze i pracownicy mogą potrzebować natychmiastowego wdrożenia tych planów, gdy dojdzie do katastrofy.
Krok 4: Trenuj swój zespół
Świetny plan jest tak dobry, jak jego wykonanie. Dlatego tak ważne jest edukowanie i szkolenie personelu w zakresie reagowania na sytuacje kryzysowe. Najpierw zidentyfikuj kluczowy personel, który jako pierwszy udzieli pomocy i będzie postępował zgodnie z planem ciągłości działania w przypadku sytuacji awaryjnej. Pracownicy ci powinni znać swoje szczególne obowiązki i role w planie. Podczas gdy wyznaczeni ratownicy będą potrzebować najwięcej szkoleń, powinieneś zaangażować cały swój personel w BCP, nawet jeśli nie jest on bezpośrednio dotknięty. Wbuduj szkolenie ciągłości w kulturę swojej firmy, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, jak reagować na różne scenariusze i z kim powinni się kontaktować w nagłych wypadkach.
Omawiając potrzebę kultury ciągłości biznesowej, MHA Consulting's pisze Richard Long, „Kiedy organizacja ma kulturę ciągłości, jej pracownicy nieustannie zadają sobie pytanie: Jak zapewnić, że ten proces, aplikacja lub funkcja pozostaną dostępne (nawet w stanie zdegradowanym) w przypadku katastrofy?”
Krok 5: Nakreśl fazę przejściową
Na koniec zaplanuj fazę przejściową, aby ułatwić powrót do normalnej działalności i pracować po kryzysie. Określ, jakie wymagania muszą zostać spełnione, aby można było wznowić działalność biznesową. Jeśli Twój fizyczny budynek został uszkodzony, jakie kroki należy wykonać, zanim pracownicy będą mogli bezpiecznie wrócić do biura? Jeśli kluczowa osoba powiązana z Twoją organizacją nagle odchodzi z powodu niewłaściwego postępowania, w jaki sposób poinformujesz o tym swoich pracowników i pomożesz im wrócić do normalnego przepływu pracy? Skutki niektórych wydarzeń mogą być bardzo osobiste dla personelu i wykraczać daleko poza początkowy szok. Ważne jest, aby zaplanować różne scenariusze tego, jak i kiedy operacje biznesowe mogą powrócić do normy po kryzysie.
Plan ciągłości działania w erze COVID-19
Pandemia COVID-19 stanowi poważne zagrożenie dla osób fizycznych, przedsiębiorstw i całych gospodarek na całym świecie. Wiele firm wprowadziło obowiązek zasady pracy z domu dla całej siły roboczej, aby spowolnić rozprzestrzenianie się wirusa. W związku z ciągłą niepewnością związaną z koronawirusem organizacje stoją przed nowym wyzwaniem: jak i kiedy bezpiecznie wrócić pracowników do miejsca pracy. Chociaż Twoim początkowym celem może być przywrócenie pracowników do biura, musisz pamiętać o bezpieczeństwie, komforcie i dobrym samopoczuciu pracowników. Oto pięć naszych zaleceń dotyczących planowania zarządzania ciągłością działania w erze COVID-19.
1. Pracuj nad hybrydowym modelem pracy z domu + biura
Nie wszyscy pracownicy będą gotowi do powrotu do biura po wygaśnięciu COVID-19. Niektórzy będą musieli kontynuować pracę z domu z powodów medycznych lub osobistych i dlatego należy je uwzględnić w procesie planowania. Inni pracownicy będą gotowi i chętni do powrotu do życia biurowego w pełnym wymiarze godzin lub mogą chcieć kontynuować pracę zdalną, ale kilka dni w tygodniu dojeżdżać do biura. Rozważ ustanowienie a hybrydowy model pracy z niektórymi pracownikami pracującymi w biurze, a inni z domu na stałe lub rotacyjnie. Daje to Twoim pracownikom elastyczność pracy z miejsca, w którym jest im najwygodniej, i zapewnia wszystkim produktywność i zaangażowanie w tej fazie przejściowej. Zdecyduj, jaki jest cel punktu przywracania biznesowego i zdecyduj, co jest najlepsze dla członków Twojego zespołu; w pełni zdalny, hybrydowy model pracy, czy tradycyjne ustawienie biurowe.
2. Zbuduj stos technologiczny wspierający pracę zdalną
Aby wspierać rozproszoną siłę roboczą złożoną z pracowników zdalnych i pracowników biurowych, należy w nie inwestować narzędzia umożliwiające bezproblemową pracę i współpracę niezależnie od lokalizacji Twoich pracowników. Technologia oparta na chmurze umożliwia pracownikom efektywną pracę z dowolnego miejsca, w którym mogą połączyć się z Internetem. Produktywność i współpraca nie są już realizowane w jednym miejscu w biurze. Dostarczane przez chmurę, wideokonferencje, aplikacje do przesyłania wiadomości i narzędzia do zarządzania projektami ułatwiają niż kiedykolwiek wcześniej członkom rozproszonych zespołów spotykanie się, dzielenie się pomysłami i bezproblemową współpracę, nawet jeśli nie są fizycznie razem.
3. Stwórz kulturę opartą na wideo
Satysfakcja i szczęście pracowników idą w parze z kulturą współpracy i integracji. Jest to szczególnie ważne przy przechodzeniu na hybrydowy model pracy, na który składają się pracownicy zdalni i pracownicy biurowi. Zdalni pracownicy powinni czuć się tak samo poinformowani i włączeni jak ich koledzy w biurze. Stwórz kultura wideo który kładzie nacisk na używanie narzędzi do wideokonferencji na wszystkich spotkaniach zespołu, w przeciwieństwie do połączeń konferencyjnych zawierających tylko dźwięk lub narzędzi tekstowych. Bezpośrednie interakcje pomagają zespołom z pracownikami zdalnymi pozostać zaangażowanymi podczas spotkań i budować oparte na współpracy i autentyczne relacje.
4. Ogranicz transmisję koronawirusa w biurze
Najlepszym sposobem na powstrzymanie rozprzestrzeniania się wirusa w miejscu pracy jest przede wszystkim trzymanie zarazków z dala od biura. Zaczyna się to od edukowania pracowników na temat oznak i objawów COVID-19 oraz zachęcania pracowników do pozostania w domu, jeśli czują się chorzy. Ponadto pracownicy powinni podążać Wytyczne CDC zachowania dystansu społecznego w biurze i przestrzegania zasad higieny poprzez dokładne mycie rąk w ciągu dnia. Stacje robocze będą musiały być odpowiednio rozmieszczone i codziennie dokładnie dezynfekowane i czyszczone, aby ograniczyć rozprzestrzenianie się wirusa.
5. Stwórz strategię awaryjną
Twój plan ciągłości działania dotyczący powrotu do pracy po COVID-19 powinien obejmować strategię awaryjną na wypadek wybuchu wirusa w biurze. Kluczem do solidnej strategii awaryjnej, która szybko powstrzyma rozprzestrzenianie się wirusa, jest przygotowanie i komunikacja. Natychmiast skontaktuj się ze swoim personelem, jeśli wynik testu na obecność wirusa okaże się pozytywny lub wejdzie w kontakt z zarażoną osobą. Pracownicy powinni mieć możliwość rozpoczęcia pracy zdalnej z krótkim wyprzedzeniem. Oznacza to, że pracownicy będą musieli codziennie zabierać swoje laptopy i pracować z nimi w domu.
Wnioski
Rzadko otrzymujemy z wyprzedzeniem informację, że zbliża się katastrofa. Nawet przy pewnym czasie realizacji wiele rzeczy może pójść nie tak, ponieważ wydarzenia rozwijają się w nieoczekiwany sposób. Skuteczny plan ciągłości działania jest najlepszą siatką bezpieczeństwa dla organizacji w obliczu kryzysu. Chociaż tworzenie planu wiąże się z kosztami i czasem, BCP jest nieoceniony dla Twojej firmy. Dobrze przemyślane i zrealizowane plany dają Twojej firmie największe szanse na zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom i majątkowi przy jednoczesnym utrzymaniu lub przywróceniu działalności operacyjnej w czasie kryzysu.
