COVID-19-krisen overrasket organisasjoner rundt om i verden og fikk bedrifter til å kjempe for å finne ut hvordan de kan holde driften i gang, samtidig som de støttet en helt ekstern arbeidsstyrke og nye forretningsprosesser. En nylig Business Continuity Survey av industriforskningsfirmaet Gartner viste at bare 12 % av organisasjonene følte seg godt forberedt på virkningen av koronaviruset. "Denne mangelen på tillit viser at mange organisasjoner nærmer seg risikostyring på en utdatert og ineffektiv måte," sa Matt Shinkman, visepresident i Gartner Risk and Audit-praksis. "De best forberedte organisasjonene vil håndtere forstyrrelsene forårsaket av koronaviruset langt bedre enn sine mindre forberedte jevnaldrende."
Katastrofale hendelser som koronaviruspandemien er umulig å forutsi, så organisasjonen din må være forberedt med en forretningskontinuitetsplan på forhånd. Ikke bare hjelper en forretningskontinuitetsplan å redusere risikoen i en katastrofal hendelse, men den beskytter også dine ansatte og eiendeler, og sikrer at virksomheten din kommer seg så raskt som mulig. Å være dårlig forberedt på en krise kan være ekstremt kostbart for et selskap. Gartner anslår i gjennomsnitt bedrifter taper $5,600 hvert minutt under nedetid, som tilsvarer et område på $140,000–$540,000 per time. I denne bloggen forklarer vi begrunnelsen for å ha en gjeldende og testet forretningskontinuitetsplan og gir tips for å lage et forretningskontinuitetsprogram som beskytter din bedrift i tilfelle en krise.
Hva er en forretningskontinuitetsplan?
En forretningskontinuitetsplan (BCP) er et dokument som skisserer prosedyrer for å opprettholde driften, eller raskt gjenoppta driften, under en ikke-planlagt avbrudd, katastrofe eller krise. En BCP identifiserer vanligvis viktige nødhjelpspersonell og inneholder detaljerte instruksjoner som en organisasjon må følge i tilfelle betydelige forstyrrelser.
Hvorfor du trenger en plan: 5 typer kriser bedriften din kan møte
En krise kan være enhver uforutsett hendelse som forårsaker en ustabil og farlig situasjon for et selskap. Før eller siden, uansett størrelse eller bransje, vil alle organisasjoner møte en slags krise. Nedenfor er de fem vanligste typene kriser en bedrift kan møte.
1. Finanskrise
En finanskrise oppstår når en virksomhet mister verdi i sine eiendeler og selskapet skylder betydelig mer penger enn det med rimelighet kan betale. Vanligvis skjer dette når det er et plutselig skifte i markedet eller et dramatisk fall i etterspørselen etter selskapets produkt eller tjeneste. For eksempel kan en konkurrent som kommer ut med et lignende, men overlegent produkt med en billigere basiskostnad, føre til at etterspørselen etter produktet ditt synker betydelig, noe som resulterer i et betydelig økonomisk tap for bedriften din. Finansielle kriser resulterer direkte i verditap for et selskap og kan undergrave selskapets tillit blant ansatte, investorer og kunder.
2. Systembrudd eller nedetid
Informasjonsteknologi (IT), så vel som essensielle forretningsapplikasjoner og -systemer, er avgjørende for den daglige driften og for å holde virksomheter i gang. Teknologiske feil, cyberangrep, driftsstans eller sikkerhetsbrudd kan i stor grad hindre eller fullstendig stenge ned virksomhetens virksomhet, noe som resulterer i enorme tap for organisasjonen. Hyppige nyheter om datainnbrudd illustrere hvordan denne typen risiko er en økende bekymring for bedriftsbedrifter. IT-brudd og brudd kan også resultere i et stort tøff for produktets eller tjenestens omdømme.
3. Uplanlagt tap av nøkkelpersonell
En personalkrise oppstår når en ansatt eller en nøkkelperson som er tilknyttet en organisasjon brått forlater selskapet på grunn av helse, feil oppførsel eller andre uforutsette omstendigheter. Det uplanlagte tapet av nøkkelansatte, spesielt de i lederroller, har ofte en varig og negativ innvirkning på virksomhetens ytelse. I tillegg, hvis den ansattes avgang skyldes uredelig oppførsel, kan selskapet oppleve tilbakeslag og skade på omdømmet hvis krenkelsen oppfattes som en refleksjon av virksomhetens kultur. Sosiale medier har forsterket hastigheten og omfanget av negativ publisitet fra personell misbruk.
4. Organisatoriske ugjerninger
En organisatorisk ugjerning oppstår når en bedrifts ledelse villig og bevisst opptrer på en måte som resulterer i negative konsekvenser for dets aksjonærer, ansatte eller kunder. Denne typen kriser kan omfatte at et selskap holder tilbake viktig informasjon, utnytter ansatte, vedtar villedende retningslinjer, misbruker lederevner eller gir en feilaktig fremstilling av selskapets produkter eller tjenester. En bilprodusent som selger sin nyeste modellbil med defekte bremser er et eksempel på et selskap som har begått en organisatorisk ugjerning. Enten denne ugjerningen var utilsiktet eller planlagt, vil offentlig kjennskap til ugjerningen nesten helt sikkert føre til omdømme eller økonomisk skade for selskapet.
5. Naturkatastrofer
En naturkatastrofe er ethvert katastrofalt fenomen som påvirker et selskap negativt, for eksempel en vulkan, et jordskjelv, flom, en orkan, en tornado eller et utbrudd av et virus. Skader forårsaket av disse katastrofene er vanligvis store i omfang og kan påvirke et helt område eller industri eller til og med den globale økonomien. Den nylige COVID-19-pandemien er et eksempel på en naturkatastrofe som påvirket økonomier, ansatte og organisasjoner over hele verden negativt.
Hvordan skrive en forretningskontinuitetsplan i 5 trinn
Å lage en forretningskontinuitetsplan bidrar til å beskytte dine eiendeler og personell og gir deg den beste sjansen til å lykkes med å navigere i en uventet krise. Selv om ingen er i stand til å forutsi når og hvordan ødeleggende hendelser vil påvirke virksomheten deres negativt, er krisehåndtering viktig ettersom det hjelper deg å forberede deg på dem på forhånd.
For å begynne idédugnaden og utformingen av forretningskontinuitetsplanen din, form et team sammensatt av ansatte med inngående kunnskap om virksomhetens funksjoner og prosesser. Det er spesielt viktig å inkludere tverrfunksjonelle representanter som spenner over IT, Human Resources og finans for å finne ut hvilke strategier og planer som er levedyktige.
For de som ennå ikke har laget en forretningskontinuitetsplan, kan du følge trinnvise instruksjoner nedenfor. Det kan også være lurt å bruke en mal for forretningskontinuitetsplan for å veilede deg i utarbeidelsesprosessen.
Trinn 1: Gjennomfør en forretningskonsekvensanalyse
Det første trinnet i å utvikle en organisasjonsomfattende forretningskontinuitetsplan er å gjennomføre en analyse av virksomhetseffekter og risikovurderingsøvelse. Den første gjennomgangen vil identifisere trusler mot organisasjonen din og bestemme hvordan hver krise vil påvirke virksomheten din. Prøv å komme opp med en uttømmende liste som inkluderer åpenbare risikoer - som fysisk skade på bygningen din på grunn av ekstremvær eller et plutselig skifte i markedet - samt obskure trusler, som et utbrudd av et smittsomt virus. Når man skal fastslå tapt driftstid eller forsinkelser på grunn av en katastrofe eller krise, er det viktig å ta hensyn til de beste og verste scenariene. Når den er fullført, vil du kvantifisere den økonomiske innvirkningen hver hendelse potensielt kan ha på virksomheten din, slik at du kan planlegge deretter.
Trinn 2: Diskuter gjenopprettingsalternativer
Teamet ditt bør nå diskutere strategier for å komme seg etter en krise og den beste måten å gjenopprette forretningsdriften for hvert scenario. Inkluder de nødvendige ressursene som trengs for å utføre en nødrespons, hvert gjenopprettingsalternativ og hvordan disse ressursene skal fungere. For skade på dine fysiske bygninger eller for å redusere spredningen av et virus, implementere en teknisk stack og IT-strategi som kan støtte en ekstern arbeidsstyrke og holde driften i gang utenfor kontoret.
I tillegg støtter mange tredjepartsselskaper forretningskontinuitet og gjenopprettingsstrategier for informasjonsteknologi for kritiske forretningsfunksjoner. For IT-brudd og brudd kan du vurdere å inngå kontrakt med en leverandør som spesialiserer seg på tjenester for forebygging av datatap på forhånd. Avhengig av størrelsen på organisasjonen din og tilgjengelige ressurser, kan det være mange forskjellige gjenopprettingsalternativer som kan utforskes for hver hendelse.
Trinn 3: Avgrens kontinuitetsplanen din
Nå er det på tide å kartlegge hvert krisescenario med utvinningsplanene dine for å begrense listen til de beste alternativene. Bestem hvilke strategier som vil hjelpe virksomheten din å komme seg så raskt som mulig samtidig som du holder dine ansatte og eiendeler trygge. Selv om du vil ha planer for best- og worst-case-scenarier, er det viktig å forenkle planene med enkle å forstå instruksjoner. Husk at nødhjelpspersonell og ansatte kan trenge å implementere disse planene med et øyeblikks varsel når en katastrofe inntreffer.
Trinn 4: Tren laget ditt
En god plan er bare så god som dens utførelse. Derfor er det avgjørende at du utdanner og trener de ansatte i hvordan de skal reagere på kriser. Identifiser først nøkkelpersonell som vil være den første til å bistå og følge forretningskontinuitetsplanen i tilfelle en nødsituasjon. Disse ansatte bør kjenne deres spesifikke ansvar og roller i planen. Selv om de utpekte nødhjelpspersonellet trenger mest opplæring, bør du involvere hele personalet i BCP, selv om de ikke er direkte berørt. Bygg inn kontinuitetstrening i bedriftskulturen din slik at alle ansatte vet hvordan de skal reagere på ulike scenarier og hvem de bør kontakte i en nødssituasjon.
Diskuterer behovet for en forretningskontinuitetskultur, MHA Consulting's Richard Long skriver, "Når en organisasjon har en kontinuitetskultur, stiller dens ansatte hele tiden spørsmålet: Hvordan sikrer vi at denne prosessen, applikasjonen eller funksjonen forblir tilgjengelig (selv i en degradert tilstand) i tilfelle en katastrofe?"
Trinn 5: Kartlegg overgangsfasen
Til slutt, kartlegg overgangsfasen for å lette tilbake til normal drift og arbeid etter krise. Bestem hvilke krav som må oppfylles før virksomheten kan gjenopptas. Hvis den fysiske bygningen din ble skadet, hvilke trinn må fullføres før ansatte trygt kan returnere til kontoret? Hvis en nøkkelperson som er knyttet til organisasjonen din brått slutter på grunn av uredelig oppførsel, hvordan vil du kommunisere dette med dine ansatte og hjelpe dem med å gå tilbake til en normal arbeidsflyt? Effektene av enkelte hendelser kan være ekstremt personlige for de ansatte og strekker seg langt utover det første sjokket. Det er viktig å planlegge ulike scenarier for hvordan og når forretningsdriften kan gå tilbake til normalen etter en krise.
Business Continuity Plan i COVID-19-epoken
COVID-19-pandemien utgjør en alvorlig trussel for enkeltpersoner, bedrifter og hele økonomier rundt om i verden. Mange selskaper implementert obligatorisk arbeid hjemmefra for hele arbeidsstyrken deres for å bremse spredningen av viruset. Med den pågående usikkerheten rundt koronaviruset, står organisasjoner nå overfor en ny utfordring: hvordan og når de skal returnere ansatte trygt til arbeidsplassen. Mens det første fokuset ditt kan være å få de ansatte tilbake på kontoret, må du huske på de ansattes sikkerhet, komfort og velvære. Her er våre fem anbefalinger for planlegging av forretningskontinuitetsstyring i COVID-19-tiden.
1. Arbeid mot en hybridmodell for arbeid hjemmefra + kontor
Ikke alle ansatte vil være klare til å returnere til kontoret etter at COVID-19 er undertrykt. Noen vil måtte fortsette å jobbe hjemmefra av medisinske eller personlige årsaker og må derfor tas med i planleggingsprosessen. Andre ansatte vil være klare og ivrige etter å gå tilbake til kontorlivet på heltid eller vil kanskje fortsette å jobbe eksternt, men pendle til kontoret noen dager hver uke. Vurder å innføre en hybrid arbeidsmodell med noen ansatte som jobber fra kontoret og andre jobber hjemmefra på enten permanent eller turnusbasis. Dette gir de ansatte fleksibiliteten til å jobbe fra der de er mest komfortable, og holder alle produktive og engasjerte i denne overgangsfasen. Bestem hva målet for forretningsgjenopprettingspunktet er, og bestem hva som fungerer best for teammedlemmene dine; helt ekstern, hybrid arbeidsmodell eller den tradisjonelle kontorinnstillingen.
2. Bygg en teknologistabel som støtter eksternt arbeid
For å støtte en distribuert arbeidsstyrke som består av eksterne og ansatte på kontoret, må du investere i verktøy som muliggjør sømløst arbeid og samarbeid uavhengig av de ansattes plassering. Skybasert teknologi lar ansatte effektivt jobbe fra hvor som helst de kan koble seg til internett. Produktivitet og samarbeid skjer ikke lenger på ett enkelt kontorsted. Levert via skyen, videokonferanse, meldingsapper og prosjektstyringsverktøy gjør det enklere enn noen gang før for distribuerte teammedlemmer å møtes, dele ideer og sømløst arbeide sammen, selv om de ikke er fysisk sammen.
3. Lag en video-først kultur
Medarbeidertilfredshet og lykke går hånd i hånd med en samarbeidende og inkluderende kultur. Dette er spesielt viktig når du går over til en hybrid arbeidsmodell som består av eksterne og ansatte på kontoret. Eksterne ansatte skal føle seg like informert og inkludert som sine kolleger på kontoret. Lage en video-first kultur som prioriterer bruk av videokonferanseverktøy for alle teammøter, i motsetning til kun lydkonferansesamtaler eller tekstbaserte verktøy. Ansikt-til-ansikt-interaksjonene hjelper team med eksterne arbeidere med å holde seg engasjert under møter og bygge samarbeidende og autentiske relasjoner.
4. Reduser overføring av koronavirus på kontoret
Den beste måten å stoppe spredningen av viruset på arbeidsplassen er å holde bakteriene borte fra kontoret i utgangspunktet. Dette starter med å utdanne arbeidsstyrken din om tegn og symptomer på COVID-19 og oppmuntre ansatte til å holde seg hjemme hvis de føler seg syke. I tillegg bør ansatte følge med CDC retningslinjer for sosial distansering på kontoret og praktiser god hygiene ved å vaske hendene grundig gjennom dagen. Arbeidsstasjoner må ha riktig avstand fra hverandre og desinfiseres og rengjøres grundig hver dag for å redusere spredningen av viruset.
5. Lag en beredskapsstrategi
Din forretningskontinuitetsplan for tilbakevending til jobb etter COVID-19 bør inkludere en beredskapsstrategi i tilfelle det skulle være et utbrudd av viruset på kontoret. Nøkkelen til en solid beredskapsstrategi som raskt stopper spredningen av viruset er forberedelse og kommunikasjon. Ta kontakt med personalet umiddelbart hvis en ansatt tester positivt for viruset eller kommer i kontakt med en infisert person. Ansatte skal kunne begynne å jobbe eksternt med kort varsel. Dette betyr at ansatte må ta med seg bærbare datamaskiner og jobbe med dem hjem på daglig basis.
konklusjonen
Vi får sjelden forhåndsvarsel om at en katastrofal hendelse er i ferd med å skje. Selv med litt ledetid kan flere ting gå galt ettersom hendelsene utspiller seg på uventede måter. En effektiv forretningskontinuitetsplan er det beste sikkerhetsnettet for en organisasjon som står overfor en krise. Selv om kostnader og tid er involvert i å lage planen, er en BCP uvurderlig for din bedrift. Gjennomtenkte og gjennomførte planer gir din bedrift den beste sjansen til å holde dine ansatte og eiendeler trygge samtidig som du opprettholder eller gjenoppretter driften i tide under en krise.
