Jak zarządzać rozproszonym zespołem

Zarządzanie rozproszonym zespołem może być wyzwaniem. Łatwo jest poczuć się odłączonym od swojego zespołu, napotkać problemy z komunikacją, a kiedy dodasz do tego różnice kulturowe, sprawy mogą się szybko skomplikować. Instruktorka z Uniwersytetu Harvarda, Julie Wilson wyjaśnia, „Zarządzanie wirtualnym zespołem wymaga od menedżerów podwójnego skupienia się na podstawach dobrego zarządzania, w tym ustalania jasnych celów, prowadzenia świetnych spotkań, jasnej komunikacji i wykorzystywania indywidualnych i zbiorowych mocnych stron członków zespołu”. Pomyślne zarządzanie zdalnym zespołem jest wyzwaniem, nawet dla najbardziej doświadczonych menedżerów. Wymaga to czasu, cierpliwości i dużo praktyki, ale dzięki odpowiednim procesom i narzędziom możliwe jest posiadanie produktywnego i zaangażowanego w pełni zdalnego zespołu.

8 wskazówek dotyczących zarządzania rozproszonym zespołem

1. Zatrudnij odpowiednich ludzi

Po pierwsze, musisz zatrudnić ludzi, którym możesz zaufać i którzy czują się komfortowo pracując samodzielnie. Ponieważ nie będziesz w stanie stale sprawdzać każdego zdalnego członka zespołu, musisz znaleźć osoby, które mogą pozytywnie przyczynić się do Twojego zespołu bez presji rówieśników, mikrozarządzania i ciągłej uwagi. „Zatrudnij wykonawców”, Wade Foster, współzałożyciel firmy Zapier, mówi. „Pracownicy załatwią sprawę, nawet jeśli pracują na odosobnionej wyspie. Nie musisz dawać wykonawcom zadań, aby wiedzieć, że coś zostanie zrobione. Nadal będziesz musiał zapewnić kierunek i wskazówki… ale w przypadku ich braku wykonawca sprawi, że coś się stanie”.

2. Dołącz do całego zespołu zdalnego w czasie rzeczywistym

Opracowanie skutecznego procesu onboardingu pomaga nowym pracownikom szybko zaaklimatyzować się w pracy i poznać ich zespół. Dzięki natychmiastowemu przedstawieniu nowych członków zespołu i zapewnieniu wszystkim możliwości wzajemnego poznania się podczas wideokonferencji twarzą w twarz, pracownicy są bardziej skłonni do wzajemnego zaufania i poczucia więzi ze swoim zespołem. Jest kilka zabaw wirtualne działania związane z przełamywaniem lodów możesz zrobić ze swoim rozproszonym zespołem za pomocą wideokonferencji. Ponadto dobrym pomysłem jest przypisanie a mentor aby pomóc Twojemu nowemu pracownikowi płynnie przejść do nowej roli. Mentor będzie również działał jako natychmiastowe źródło informacji dla pracownika, gdy utknie lub po prostu zada proste pytanie. Celem jest jak najszybsze sprawienie, aby nowo zatrudniony poczuł się doceniony i częścią zespołu. „Jako osoba, która pracuje zdalnie i sama zarządza zespołem pracowników zdalnych, wiem, jak ważny jest etap onboardingu w cyklu życia pracownika. Pomyślne wdrożenie zdalnych pracowników zależy od rozszerzenia kultury organizacji poza cztery ściany i przez ekran. Zacznij od prawie całkowitego zrezygnowania z poczty e-mail w ciągu pierwszych kilku tygodni i włącz wideo od samego początku, aby spędzić jak najwięcej czasu twarzą w twarz. Ponadto wcześnie organizuj spotkania z kluczowymi interesariuszami za pośrednictwem wideo, aby promować poczucie samowystarczalności i zapewnić pracownikowi poczucie więzi z szerszą społecznością”.Tim Maloney, starszy wiceprezes ds. globalnych kanałów w Lifesize

3. Ustal jasne oczekiwania

Przechodząc do zespołu w pełni zdalnego, menedżerowie powinni nadać priorytet opracowaniu jasnych wytycznych i oczekiwań. Większość zespołów składa się z różnych grup ludzi. Niektórzy pracownicy mogą mieć wcześniejsze doświadczenie w pracy zdalnej, podczas gdy inni pracownicy mogą być zupełnie nowi w pracy z domu. Aby wszyscy działali na równych prawach, ważne jest, aby od razu określić jasne i realistyczne oczekiwania dla całego zespołu.

Brak wyjaśnienia oczekiwań na wczesnym etapie może prowadzić do problemów i nieporozumień w późniejszym czasie, co może spowodować poważne zakłócenia w przepływie pracy i wydajności zespołu. Wyjaśnij, jakich narzędzi będzie używał Twój zespół, jak będziesz się komunikować, w jakich godzinach każdy ma pracować, jak i kiedy projekty zostaną zakończone, a gdy sytuacja się zmieni, również to komunikuj. Twoje oczekiwania powinny zostać spisane, przesłane w wiadomości e-mail i łatwo dostępne dla całego zespołu. Dzięki temu wszyscy będą na tej samej stronie i nie będzie niejasności co do tego, czego oczekuje się od każdego członka zespołu.

4. Korzystaj z odpowiednich narzędzi komunikacji online

Kiedy już jasno zdefiniowałeś swoje oczekiwania, czas znaleźć odpowiednie narzędzia, które pomogą Twojemu zespołowi spełnić te oczekiwania i sprawić, że jego dni pracy będą przebiegać płynnie i wydajnie. Badania pokazują, że przeciętny pracownik biurowy ma otwartych 5 lub więcej aplikacji w dowolnym momencie, dlatego ważne jest, aby wybierać mądrze, aby uniknąć jeszcze większego zmęczenia aplikacji lub zamieszania związanego z tym, gdzie pracownicy powinni szukać informacji.

Istnieją setki rozwiązań do współpracy i komunikacji oraz niezliczone narzędzia produktywności zaprojektowane, aby pomóc zespołom rozproszonym w zwiększaniu produktywności. Oparte na chmurze narzędzia do wideokonferencji, takie jak Rozmiar życia i aplikacje do czatowania, takie jak Slack i Zespoły Microsoft ułatw stałą komunikację ze zdalnymi członkami zespołu. Narzędzia do zarządzania projektami, np Asana, Poniedziałek.com i ProjectManager.com pomóż w zarządzaniu czasem i utrzymuj swój zespół na właściwej drodze, aby uniknąć marnowania czasu na rozpraszacze i nieproduktywną pracę. W świetle niedawnej sytuacji związanej z koronawirusem wiele firm oferuje swoje usługi za darmo, m.in Rozmiar życia. Przeprowadź badania, aby znaleźć narzędzia, które będą najlepsze dla Ciebie i Twojego zespołu.

5. Stwórz kulturę opartą na wideo

Bez codziennych interakcji osobistych, do których przyzwyczajeni są tradycyjni pracownicy biurowi, pracownicy, którzy po raz pierwszy pracują z domu, mogą czuć się samotni i oddzieleni od reszty zespołu. Tworząc kulturę wideo, w której priorytetem jest korzystanie z narzędzi wideokonferencji do komunikacji, w przeciwieństwie do połączeń konferencyjnych zawierających tylko dźwięk lub aplikacji tekstowych, Twój zespół może mieć znaczące i angażujące interakcje twarzą w twarz. Wideokonferencje zapewniają bardziej interakcję „osobistą” i dodają do rozmowy element ludzki, którego często brakuje w innych formach komunikacji cyfrowej. Będąc w stanie wyraźnie widzieć i słyszeć swoich kolegów z drużyny, możesz lepiej ich zrozumieć, podsłuchując sygnały niewerbalne i łącz się z nimi na głębszym poziomie, bez względu na różnicę stref czasowych. WP Engine to wiodąca platforma cyfrowych doświadczeń WordPress z ponad 500 pracownikami zlokalizowanymi w Stanach Zjednoczonych, Europie i Australii. Jako firma, dla której kultura jest najwyższym priorytetem, stanęła przed wyzwaniem zjednoczenia zespołów rozmieszczonych na trzech kontynentach w sześciu różnych biurach. Mając Lifesize w salach konferencyjnych we wszystkich biurach i na laptopie każdego pracownika, współpracownicy mogą natychmiast łączyć się ze sobą, a menedżerowie mogą skutecznie zarządzać pracownikami zdalnymi w rozmowach wideo jeden na jednego. Interakcja międzyludzka pomaga pracownikom prowadzić angażujące rozmowy i osobiste kontakty z menedżerami i członkami zespołu oddalonymi o tysiące kilometrów.[Przeczytaj pełne studium przypadku]

6. Organizuj regularne spotkania indywidualne i zespołowe

Stała komunikacja jest kluczem do utrzymania produktywności i zaangażowania rozproszonego zespołu. Zaplanuj regularne spotkania zespołu na początku tygodnia, korzystając z wideokonferencji, aby omówić stan projektu, przeszkody, z jakimi borykają się członkowie zespołu, oraz cele na dany tydzień. Następnie w dalszej części tygodnia rozważ zorganizowanie dłuższych spotkań „podsumowujących”, aby porozmawiać o osiągnięciach zespołu. Możesz również wykorzystać ten czas na docenienie zaległej pracy i zaplanowanie kolejnego tygodnia.

Oprócz spotkań zespołu, wysoce zalecane są regularne spotkania jeden na jeden z każdym z pracowników, aby wszyscy pozostali w kontakcie i zaangażowani. W rzeczywistości, badania naukowe wykazały, że pracownicy menedżerów, którzy nie odbywają regularnych spotkań 1:1, czterokrotnie częściej czują się niezaangażowani w pracę. Chociaż spotkania 1:1 mogą być czasochłonne dla menedżerów z dużymi zespołami, odgrywają one kluczową rolę w zapewnieniu członkom zespołu poczucia wartości jako jednostki, a jednocześnie dają im możliwość zadawania pytań, omawiania problemów lub zgłaszania sugestii, które mogły nie być dla nich wygodne udostępnianie w środowisku grupowym.

7. Nadmiernie komunikuj cele, aby pomóc zdalnym pracownikom odnieść sukces

Dla pracowników, dla których organizacja pracy zdalnej jest trudna, nadmierne komunikowanie indywidualnych celów i zadań jest skutecznym sposobem na upewnienie się, że są skoncentrowani na właściwych rzeczach. Oznacza to używanie jasnego i precyzyjnego języka, który pracownicy mogą łatwo zrozumieć dla każdego projektu. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami, aby pomóc pracownikom w wykonywaniu zadań, zrozumieniu każdego etapu projektu i poznaniu terminu realizacji projektu. Efektywne zarządzanie rozproszonym zespołem nie zadziała, jeśli skupisz się wyłącznie na śledzeniu czasu pracy pracowników. Zamiast tego najlepszym sposobem pomiaru wydajności pracownika jest skupienie się na jego wynikach. Tworzenie kultury zorientowanej na wyniki oznacza zaufanie do swojego zespołu i rezygnację z arbitralnego i wymuszonego 40-godzinnego tygodnia pracy od dziewiątej do piątej. Zamiast tego skup się na wkładzie poszczególnych członków zespołu. Jak i kiedy wykonują zadania, nie powinno mieć znaczenia, o ile praca jest wykonywana dobrze i na czas.

8. Oferuj możliwości tworzenia więzi

Ponieważ regularne spotkania osobiste nie są możliwe w przypadku większości pracowników zdalnych i rozproszonych zespołów, znajdź inne sposoby na nawiązanie więzi w zespole poza regularnymi spotkaniami zespołu. Pracownicy mogą zakładać odpowiednie dla pracy strony w mediach społecznościowych, kluby książki i prywatne grupy na czacie, gdzie mogą grać w gry, prowadzić beztroskie rozmowy o swojej pracy i życiu osobistym, publikować zdjęcia swoich rodzin lub zwierząt domowych oraz dzielić się osobistymi historiami sukcesu. Niektóre firmy nawet regularnie goszczą wirtualne happy hours aby umożliwić pracownikom swobodną interakcję i nadrabianie zaległości za pośrednictwem wideokonferencji podczas pracy zdalnej.

Sheel Gupta, dyrektor ds. wzrostu w firmie Skromna kropka, udostępnione w dniu Quora jak utrzymuje zaangażowanie swojego zespołu zdalnego: „Jednym z najczęstszych wyzwań związanych z pracą zdalną jest to, że członkowie zespołu czują się samotni i odłączeni. Bycie zdalnym oznacza, że ​​Twój zespół jest mniej skłonny do spontanicznych rozmów i działań niezwiązanych z pracą. Zachęcam zdalne zespoły do ​​wprowadzenia tradycji biurowych do swojego stylu pracy zdalnej. Na przykład mój zespół co dwa tygodnie organizuje wieczory z grami, a podczas naszego zdalnego eksperymentu zorganizowaliśmy wirtualny wieczór z grami”.

Na koniec spróbuj zorganizować osobiste spotkania z całym zespołem co najmniej raz lub dwa razy w roku. Może to być trudne i kosztowne, ale korzyści płynące z osobistego kontaktu zespołu i budowania lepszych relacji roboczych znacznie przewyższają koszty podróży.