Cuando se trata de adoptar videoconferencias en el lugar de trabajo, hay dos tipos de personas: los que intuitivamente "lo entienden" y los que necesitan algo de convencimiento. Para las personas del primer campo, la utilidad y el valor inherentes de un sistema de videoconferencia son evidentes; para citar a un director ejecutivo y gran usuario de Lifesize: "No justifico el uso de nuestros teléfonos o computadoras por el costo, entonces, ¿por qué justificar el uso de videoconferencias por el costo?" Pero para las personas del segundo campo, la videoconferencia representa un cambio en el statu quo y, como tal, requiere una justificación de costos adicional antes de que pueda adoptarse por completo en toda la organización. 

Cálculo de ROI y TCO para videoconferencias

¿Cuánto cuesta la videoconferencia?

Hoy en día, la mayoría de las organizaciones están adoptando servicios de videoconferencia basados ​​en la nube. El precio de estos servicios generalmente comienza con una prueba gratuita o una oferta 'freemium' con funcionalidad limitada y escala a precios empresariales diseñados para organizaciones más grandes con cientos o miles de usuarios. La mayoría, pero no todos, los proveedores de videoconferencias en la nube (incluido Lifesize) cobran en función de un modelo 'por host', lo que significa que el uso se factura en función de aquellos que programan y facilitan reuniones activamente, mientras que los asistentes a las reuniones y los invitados generalmente pueden unirse sin costo alguno.

Las organizaciones que recién comienzan con las videoconferencias generalmente deben presupuestar de $13 a $20 por anfitrión por mes, o de $150 a $250 por año cuando se factura anualmente. Para muchas organizaciones, esto es menos que el costo de los contratos heredados de solo audio o conferencias web, y una justificación de costos común es simplemente reemplazar un plan de audioconferencia heredado con una solución de videoconferencia moderna que incluye llamadas de audio y pantalla compartida también. 

El costo del equipo de videoconferencia puede variar desde configuraciones básicas de cámara web de $ 100 hasta kits de hardware de consumo estándar de $ 2,000, y hasta $ 10-20,000, 100 o más para soluciones integradas de telepresencia. El equipo de la sala de reuniones generalmente se vende como una compra inicial única, pero también se puede arrendar o financiar "como un servicio" con costos repartidos en varios años. En el último escenario, las organizaciones deben presupuestar de $300 a $1,200 por habitación por mes (o ~$3,600 a $5 pagados anualmente) para permitir que sus equipos tengan videoconferencias confiables de clase empresarial. (Tenga en cuenta que, al igual que las computadoras, los teléfonos inteligentes o cualquier otra tecnología, el ciclo de vida esperado para el equipo de videoconferencia varía mucho según el proveedor. Las organizaciones deben considerar la expectativa de vida útil del equipo de videoconferencia antes de comprarlo para comprender completamente el costo total de propiedad durante un período de 10 a XNUMX años. período).

Si no sabes por dónde empezar, puedes consultar nuestra lista de mejor equipo de videoconferencia

Costo del software/servicio de videoconferencia

Un servicio de software de videoconferencia en la nube es todo lo que se necesita para habilitar la videoconferencia en dispositivos personales como computadoras portátiles y teléfonos. Es posible que los equipos pequeños y los equipos remotos sin salas de conferencias no necesiten equipos de sala de reuniones y pueden optar por una solución de solo software. Aplicaciones de videoconferencia gratuitas están disponibles, pero normalmente restringen el uso por número de participantes o límites máximos de duración de la llamada. Los servicios de videoconferencia de clase empresarial encriptados y confiables tienen un promedio de entre $ 13 y $ 20 por anfitrión por mes.

  • Tamaño natural: a partir de $12.95 anfitrión/mes (Ver precios)
  • WebEx: a partir de $13.50 anfitrión/mes
  • GoToMeeting: a partir de las $14.00 anfitrión/mes
  • Ampliar: A partir de $14.99 anfitrión/mes
  • BlueJeans: A partir de $16.65 anfitrión/mes

Costos ocultos a tener en cuenta

Los precios de lista de suscripción fluctuarán a lo largo del año a medida que se publiquen funciones y se reconfiguren los paquetes, pero hay dos complementos principales que los compradores deben tener en cuenta:

Tarifas de audioconferencia RTC por minuto

La audioconferencia es un complemento común que permite una opción de acceso telefónico gratuito para los participantes que se unen a una reunión a través de una línea telefónica estándar. Muchos clientes de Zoom tienen que pagar una factura adicional solo por las llamadas de audio, según las tarifas de conferencias de audio regionales publicadas. Y cuando las tarifas se facturan por participante por minuto, los cargos adicionales pueden sumarse rápidamente.

Por ejemplo, una Audio bidireccional (PSTN) con participantes en el Reino Unido se factura a una tarifa de $0.87 por minuto ($0.087 por participante en la llamada), o $52.20 por hora. La misma llamada realizada semanalmente costaría $2,714.40 en tarifas de uso anual para una sola reunión recurrente. 

Interoperabilidad SIP/H.323

Otro complemento costoso son los conectores de salas de conferencias que se requieren para habilitar la interoperabilidad SIP/H.323. Para muchos proveedores de soluciones solo de software, la capacidad de agregar soporte de llamadas en la sala de conferencias tiene una tarifa anual por habitación con un promedio de $ 500 por habitación por año. Sin él, los participantes de su reunión no podrán unirse desde sus sistemas de sala de conferencias basados ​​en estándares y, en su lugar, se verán obligados a unirse desde la aplicación de software del proveedor.

Costo del equipo de videoconferencia

El costo de la tecnología para realizar una videoconferencia se ha reducido drásticamente en los últimos tres a cinco años. La disponibilidad de redes de alta velocidad y cámaras HD ha llevado a todo-en-uno sala de reuniones y soluciones para salas de conferencias que cuestan una décima parte de lo que se vendían soluciones similares hace menos de una década. Los kits de videoconferencia de bricolaje de dispositivos USB listos para usar se pueden ensamblar por alrededor de $ 2,000 y los dispositivos todo en uno se pueden implementar por tan solo $ 99 por habitación por mes.

  • Lifesize Icon 300: A partir de $99 habitación/mes o $1,999 (Ver precios)
  • Logitech Tap Kit para Zoom Rooms: desde $2,899 (CDW)
  • WebEx Room Kit Mini: A partir de $4,946.99 (CDW)
  • Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Requiere cotización personalizada y/o tarifa anual de conexión de sala de $500 (hardware no incluido)

Gastos de capital frente a gastos operativos

Hoy en día, las empresas tienen opciones en la forma en que eligen comprar o arrendar sistemas de cámaras de videoconferencia para sus salas de reuniones. Si bien los sistemas de video son tradicionalmente inversiones de gran capitalización de capital, habitaciones como servicio Los modelos brindan una opción OpEx para asegurar el hardware de la sala de reuniones a una tarifa fija mensual o anual.

Calculadora del costo total de propiedad (TCO) de videoconferencia

El TCO tiene en cuenta los costos directos e indirectos de un producto e incluye más que solo lo que está en la etiqueta de precio. Los costos adicionales, como tarifas de conferencias de audio por minuto, cargos de interoperabilidad SIP/H323 y cualquier mejora potencial de infraestructura necesaria para respaldar una solución, pueden sumarse. Estos son los cinco factores principales que contribuyen al costo total de propiedad:

  1. Cuotas de suscripción/licencia – Costos de suscripción contratados por host, incluidos los complementos como webinars, grabación o paquetes de integración
  2. Cargos por ancho de banda/llamadas de audio – Las videoconferencias pueden aumentar el uso del ancho de banda de Internet de una empresa, y muchas soluciones cobran una tarifa adicional por minuto para las llamadas de audio.
  3. EN LA MINA – Costos para equipar las salas de conferencias con pantallas adicionales o caídas de ethernet
  4. Solución de problemas de TI – Tiempo y recursos de TI para mantener el equipo y administrar las relaciones con los proveedores
  5. Solución de problemas del usuario final – Tiempo de usuario y recursos para aprender una nueva solución

Botón de calculadora de TCO de videoconferencia: haga clic para calcular los ahorros

Nuestros calculadora de TCO de videoconferencia le permite comparar proveedores en función de entradas de uso y usuarios simples y proporciona un resultado detallado de las ventajas y desventajas de cada solución.

Calcular ahorro

Fórmulas de ROI de videoconferencia

Si bien muchos de los beneficios más sociales de las videoconferencias son difíciles de calcular, sigue siendo importante evaluar el ROI de cualquier tecnología antes de realizar una inversión. Comprender el valor que se obtiene al implementar las videoconferencias ayuda a los responsables de la toma de decisiones empresariales a comprender por qué las videoconferencias deben verse como una necesidad, no solo como una sutileza. Aquí hay tres formas de calcular el ROI de su videoconferencia:

Ahorros de viaje

Mire los costos de viaje para los sitios a los que sus empleados suelen viajar. ¿Qué porcentaje de esos dólares de viajes se puede desplazar mediante videoconferencias? Calcula un presupuesto medio anual para viajes y aplica un porcentaje razonable que pueda ser sustituido por videoconferencia. 

[Gastos de viaje promedio] x [N.° de empleados que viajan] x [N.° de reuniones que requieren viajes]
x [% de desplazamiento de videoconferencia]

Compare el resultado de este cálculo con el costo de un servicio de videoconferencia. Puede ayudar a darle una estimación aproximada de cuánto tiempo llevará recuperar su inversión inicial.

[Gasto promedio de viaje de $1,000] x [50 empleados que viajan] x [20 reuniones]
= $1,000,000 de presupuesto de viaje

Si solo la mitad de esas reuniones se produjeran por videoconferencia, podría usar esos $ 500,000 para habilitar el video de toda su organización y equipar 100 salas de reuniones con Sistemas de videoconferencia 4K. Y con videoconferencias HD de alta calidad, no perderá ninguno de los detalles de la vida real, interacciones cara a cara.

Además del precio físico de la tarifa aérea y el alojamiento, también se pierden horas productivas para viajar. Viajar hacia y desde los aeropuertos, pasar por seguridad y esperar para abordar los aviones son formas en las que la productividad se ve obstaculizada. En promedio, se desperdician ocho horas en un viaje promedio. No olvide incluir el costo de las horas desperdiciadas en cada viaje en su gasto promedio de viaje. 

Aumento de la productividad de las reuniones

El empleado promedio tiene programadas casi 60 reuniones cada mes. Con uno de cada tres minutos de cada día de trabajo dedicado a las reuniones, es importante maximizar la productividad de las reuniones para aprovechar al máximo su tiempo. 

En Lifesize, nuestro tiempo promedio de reunión continúa registrando alrededor de 18 minutos, muy por debajo de los 30 o 60 minutos que sugiere su calendario. Al reducir el tiempo que lleva preguntar "¿Quién acaba de unirse?" diez veces una videollamada y eliminando los errores de comunicación no verbales, puede acceder directamente a la reunión en cuestión. Puede parecer una contribución menor al ROI, pero incluso 5 minutos de una reunión ahorrados en 60 reuniones le otorgan 5 horas adicionales al mes.

[Promedio mensual de reuniones] x [Promedio de minutos ahorrados]

Multiplique eso por los salarios en la sala de reuniones y encontrará rápidamente un retorno de su inversión.

Desplazamiento de tecnología

Una tercera consideración de ROI toma la forma de desplazamiento de tecnología. Por lo general, la videoconferencia se implementa como reemplazo de una solución de audioconferencia o conferencia web obsoleta. Tome el dinero que se usaría en conferencias tradicionales y aplíquelo a una solución todo en uno que cubra conferencias de audio, web y video. Es posible que pueda justificar el costo de una solución moderna alojada en la nube simplemente retirando un servicio obsoleto e infrautilizado.

[Nueva suscripción de videoconferencia] – [Suscripción de videoconferencia retirada]

Por supuesto, el ROI real de las videoconferencias es el valor que los usuarios le dan a la tecnología. Si los usuarios perciben un beneficio de las videoconferencias y les resulta fácil de usar, la usarán y la tecnología se verá rápidamente como un componente crítico para el negocio de su trabajo diario.

Comparación de costos: qué solución de videoconferencia es mejor para su empresa

Cuadro de precios que compara proveedores de videoconferencias, incluidos Lifesize, Zoom, BlueJeans, WebEx y GotoMeeting

Ver cuadro comparativo completo

 

Con opciones aparentemente infinitas para soluciones de videoconferencia en el lugar de trabajo actual, que incluyen ofertas de un grupo de marcas como Microsoft, Cisco, Google y más, queremos facilitar la navegación de proveedores potenciales y elegir la mejor videoconferencia para sus necesidades y su presupuesto. , ya sea que sea una gran corporación o una pequeñas empresas. nuestra guía de Selección de una solución de videoconferencia es un excelente punto de partida para preguntas y funciones que buscar al evaluar sus necesidades. Y armado con la información correcta, nuestro Calculadora de costo total de propiedad le dará una comparación de costos de muchos de los proveedores de videoconferencias más populares.