Quando se trata de adotar a videoconferência no local de trabalho, existem dois tipos de pessoas: aquelas que intuitivamente “entendem” e aquelas que precisam ser convincentes. Para as pessoas do primeiro grupo, a utilidade e o valor inerentes de um sistema de videoconferência são evidentes; para citar um CEO e usuário pesado da Lifesize: "Eu não justifico o uso de nossos telefones ou computadores, então por que justificar o uso de videoconferência?" Mas para as pessoas do segundo campo, a videoconferência representa uma mudança no status quo e, como tal, requer uma justificativa de custo adicional antes que possa ser totalmente adotada e adotada em toda a organização.
Quanto custa a videoconferência?
Hoje, a maioria das organizações está adotando serviços de videoconferência baseados em nuvem. O preço desses serviços geralmente começa com uma avaliação gratuita ou oferta 'freemium' com funcionalidade limitada e escala para preços corporativos projetados para organizações maiores com centenas ou milhares de usuários. A maioria, mas não todos, os fornecedores de videoconferência na nuvem (incluindo Lifesize) cobram com base em um modelo 'por host', o que significa que o uso é cobrado com base naqueles que agendam e facilitam ativamente as reuniões, enquanto os participantes e convidados da reunião normalmente podem participar sem custo.
As organizações que estão começando com videoconferência geralmente devem orçar de US$ 13 a US$ 20 por host por mês — ou US$ 150 a US$ 250 por ano quando cobrado anualmente. Para muitas organizações, isso é menos do que o custo dos contratos herdados somente de áudio ou de webconferência, e uma justificativa de custo comum é simplesmente substituir um plano de audioconferência herdado por uma solução moderna de videoconferência que também inclui chamadas de áudio e compartilhamento de tela.
O custo do equipamento de videoconferência pode variar de configurações básicas de webcam de US$ 100 a kits DIY de US$ 2,000 de hardware de consumo pronto para uso, e até US$ 10-20,000 ou mais para soluções de telepresença integradas. O equipamento da sala de reunião é normalmente vendido como uma compra única e antecipada, mas também pode ser alugado ou financiado 'como um serviço' com custos distribuídos por vários anos. No último cenário, as organizações devem orçar de US$ 100 a US$ 300 por quarto por mês (ou ~ US$ 1,200 a US$ 3,600 pagos anualmente) para permitir que suas equipes tenham videoconferência confiável e de classe empresarial. (Observe que, como computadores, smartphones ou qualquer outra tecnologia, o ciclo de vida esperado para equipamentos de videoconferência varia muito de acordo com o fornecedor. As organizações devem considerar a expectativa de vida do equipamento de videoconferência antes de comprar para entender completamente o custo total de propriedade em um período de 5 a 10 anos período).
Se você não sabe por onde começar, confira nossa lista de melhor equipamento de videoconferência.
Custo do software/serviço de videoconferência
Um serviço de software de videoconferência na nuvem é tudo o que é necessário para habilitar a videoconferência em dispositivos pessoais, como laptops e telefones. Equipes pequenas e remotas sem salas de conferência podem não precisar de equipamentos de sala de reunião e podem optar por uma solução somente de software. Aplicativos de videoconferência gratuitos estão disponíveis, mas normalmente restringem o uso por número de participantes ou limites máximos de duração da chamada. Os serviços de videoconferência de classe empresarial criptografados e confiáveis custam em média entre US$ 13 e US$ 20 por host por mês.
- Tamanho de vida: A partir de $12.95 anfitrião/mês (Visualizar preços)
- WebEx: a partir de $13.50 anfitrião/mês
- GoToMeeting: começando em $14.00 anfitrião/mês
- Zoom: a partir de $14.99 anfitrião/mês
- BlueJeans: A partir de $16.65 anfitrião/mês
Custos ocultos a serem observados
Os preços da lista de assinaturas flutuarão ao longo do ano à medida que os recursos forem lançados e os pacotes forem reconfigurados, mas há dois complementos principais que os compradores devem conhecer:
Taxas de conferência de áudio PSTN por minuto
A audioconferência é um complemento comum que permite uma opção de discagem gratuita para os participantes que ingressam em uma reunião por meio de uma linha telefônica padrão. Muitos clientes do Zoom precisam pagar uma conta adicional apenas para chamadas de áudio, com base em suas taxas regionais de audioconferência publicadas. E quando as taxas são cobradas por participante por minuto, as cobranças extras podem aumentar rapidamente.
Por exemplo, um Áudio bidirecional (PSTN) com participantes no Reino Unido é cobrada a uma taxa de $0.87 por minuto (US$ 0.087 por participante da chamada), ou $52.20 por hora. A mesma chamada realizada semanalmente custaria $2,714.40 em taxas de uso anuais para apenas uma reunião recorrente.
Interoperabilidade SIP/H.323
Outro complemento caro são os conectores de sala de conferência necessários para habilitar a interoperabilidade SIP/H.323. Para muitos provedores de soluções somente de software, a capacidade de adicionar suporte a chamadas de sala de conferência tem uma taxa anual por sala com uma média de US$ 500 por sala por ano. Sem ele, os participantes da reunião não poderão ingressar a partir de seus sistemas de sala de conferência baseados em padrões e, em vez disso, serão forçados a ingressar a partir do aplicativo de software do provedor.
Custo do equipamento de videoconferência
O custo da tecnologia para realizar uma videoconferência caiu drasticamente nos últimos três a cinco anos. A disponibilidade de redes de alta velocidade e câmeras HD levaram a tudo-em-um sala de reunião e soluções para salas de conferências que custam um décimo do que soluções semelhantes eram vendidas há menos de uma década. Os kits de videoconferência DIY de dispositivos USB prontos para uso podem ser montados por cerca de US$ 2,000 e dispositivos all-in-one podem ser implantados por apenas US$ 99 por quarto por mês.
- Lifesize Icon 300: começando em $99 quarto/mês ou $ 1,999 (Visualizar preços)
- Kit de torneira da Logitech para salas de zoom: a partir de $2,899 (CDW)
- WebEx Room Kit Mini: A partir de $4,946.99 (CDW)
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Exigir cotação personalizada e/ou taxa anual de conector de sala de US$ 500 (hardware não incluído)
CapEx x OpEx
Hoje, as empresas têm opções de como escolher comprar ou alugar sistemas de câmeras de videoconferência para suas salas de reunião. Embora os sistemas de vídeo sejam tradicionalmente investimentos pesados em CapEx, quartos como serviço os modelos oferecem uma opção OpEx para proteger o hardware da sala de reunião a uma taxa fixa mensal ou anual.
Calculadora de custo total de propriedade (TCO) de videoconferência
O TCO leva em consideração os custos diretos e indiretos de um produto e inclui mais do que apenas o que está na etiqueta de preço. Custos adicionais, como taxas de conferência de áudio por minuto, taxas de interoperabilidade SIP/H323 e quaisquer melhorias de infraestrutura em potencial necessárias para dar suporte a uma solução podem aumentar. Aqui estão os cinco principais fatores que contribuem para o custo total de propriedade:
- Taxas de assinatura/licença – Custos de assinatura por host contratados, incluindo quaisquer complementos como webinars, pacotes de gravação ou integração
- Taxas de largura de banda/chamada de áudio – A videoconferência pode aumentar o uso da largura de banda da Internet de uma empresa, e muitas soluções cobram uma taxa adicional por minuto para chamadas de áudio
- Infraestrutura – Custos para equipar as salas de conferência com displays adicionais ou ethernet drops
- Solução de problemas de TI – Tempo e recursos de TI para manter equipamentos e gerenciar relacionamentos com fornecedores
- Solução de problemas do usuário final – Tempo e recursos do usuário para aprender uma nova solução
Os nossos calculadora de TCO de videoconferência permite comparar fornecedores com base em entradas simples de usuário e uso e fornece uma saída detalhada dos prós e contras de cada solução.
Fórmulas de ROI de videoconferência
Embora muitos dos benefícios mais sociais da videoconferência sejam difíceis de calcular, ainda é importante avaliar o ROI de qualquer tecnologia antes de fazer um investimento. Compreender o valor obtido com a implementação da videoconferência ajuda os tomadores de decisão de negócios a entender por que a videoconferência deve ser vista como uma necessidade, não apenas um detalhe. Aqui estão três maneiras de calcular o ROI de sua videoconferência:
Economia de viagem
Veja os custos de viagem para os locais de onde seus funcionários costumam viajar. Que porcentagem desses dólares de viagem pode ser deslocada usando videoconferência? Calcule um orçamento médio anual de viagens e aplique uma porcentagem razoável que pode ser substituída por videoconferência.
x [% deslocamento de videoconferência]
Compare o resultado desse cálculo com o custo de um serviço de videoconferência. Ele pode ajudar a fornecer uma estimativa aproximada de quanto tempo levará para pagar seu investimento inicial.
= orçamento de viagem de US$ 1,000,000
Se apenas metade dessas reuniões ocorresse por videoconferência, você poderia usar esses US$ 500,000 para habilitar vídeo para toda a sua organização e equipar 100 salas de reuniões com Sistemas de videoconferência 4K. E com videoconferência HD de alta qualidade, você não perde nenhum detalhe da vida real, interações face a face.
Além do preço físico da passagem aérea e da hospedagem, também há horas produtivas perdidas para viajar. Viajar de e para aeroportos, passar pela segurança e esperar para embarcar em aviões são formas de prejudicar a produtividade. Em média, oito horas são desperdiçadas em uma viagem média. Não se esqueça de incluir o custo das horas desperdiçadas em cada viagem em sua despesa média de viagem.
Maior produtividade da reunião
O funcionário médio está agendado para cerca de 60 reuniões por mês. Com um em cada três minutos de cada dia de trabalho gasto em reuniões, é importante maximizar a produtividade da reunião para aproveitar ao máximo seu tempo.
Na Lifesize, nosso tempo médio de reunião continua em cerca de 18 minutos - bem abaixo dos 30 ou 60 minutos sugeridos pelo seu calendário. Reduzindo o tempo necessário para perguntar “Quem acabou de entrar?” dez vezes uma chamada de vídeo e removendo falhas de comunicação não-verbais, você pode ir direto para a reunião em questão. Pode parecer uma pequena contribuição para o ROI, mas mesmo 5 minutos em uma reunião economizou mais de 60 reuniões e você ganha 5 horas extras por mês.
Multiplique isso pelos salários na sala de reuniões e você encontrará rapidamente o retorno do seu investimento.
Deslocamento de Tecnologia
Uma terceira consideração de ROI assume a forma de deslocamento de tecnologia. Normalmente, a videoconferência é implantada como um substituto para uma solução desatualizada de webconferência ou audioconferência. Pegue o dinheiro que seria usado em conferências tradicionais e aplique-o a uma solução completa que abrange áudio, web e videoconferência. Você pode justificar o custo de uma solução moderna hospedada em nuvem apenas desativando um serviço desatualizado e subutilizado.
Obviamente, o ROI real da videoconferência é o valor atribuído à tecnologia pelos usuários. Se os usuários perceberem um benefício para a videoconferência e acharem fácil de usar, eles a usarão e a tecnologia será rapidamente vista como um componente crítico para os negócios de seu trabalho diário.
Comparando custos: qual solução de videoconferência é melhor para sua empresa
Com opções aparentemente infinitas para soluções de videoconferência no local de trabalho de hoje, incluindo ofertas de várias marcas como Microsoft, Cisco, Google e muito mais, queremos facilitar a navegação por fornecedores em potencial e escolher a melhor videoconferência para suas necessidades e seu orçamento , seja você uma grande corporação ou um empresa de pequeno porte. Nosso guia para Selecionando uma solução de videoconferência é um ótimo ponto de partida para fazer perguntas e recursos para procurar ao avaliar suas necessidades. E armados com as informações certas, nossos Calculadora de TCO fornecerá uma comparação de custos lado a lado de muitos dos fornecedores de videoconferência mais populares.
