Når det gjelder å ta i bruk videokonferanser på arbeidsplassen, er det to typer mennesker: de som intuitivt "får det", og de som trenger litt overbevisning. For folk i den første leiren er den iboende nytten og verdien av et videokonferansesystem selvinnlysende; for å sitere en administrerende direktør og tung Lifesize-bruker, "Jeg rettferdiggjør ikke kostnadsrettferdiggjøring av bruken av våre telefoner eller datamaskiner, så hvorfor kostnadsrettferdiggjøre bruken av videokonferanser?" Men for folk i den andre leiren representerer videokonferanser en endring av status quo, og som sådan krever det ekstra kostnadsbegrunnelse før det kan bli fullt ut omfavnet og tatt i bruk i hele organisasjonen.
Hvor mye koster videokonferanser?
I dag tar de fleste organisasjoner i bruk skybaserte videokonferansetjenester. Prissetting for disse tjenestene starter vanligvis med en gratis prøveversjon eller "freemium"-tilbud med begrenset funksjonalitet og skalerer til bedriftspriser designet for større organisasjoner med hundrevis eller tusenvis av brukere. De fleste, men ikke alle, leverandører av nettsky-videokonferanser (inkludert Lifesize) tar betalt basert på en "per vert"-modell, noe som betyr at bruken faktureres basert på de som aktivt planlegger og tilrettelegger møter, mens møtedeltakere og gjester vanligvis kan bli med uten kostnad.
Organisasjoner som bare starter med videokonferanser bør generelt budsjettere $13 til $20 per vert per måned - eller $150 til $250 per år når de faktureres årlig. For mange organisasjoner er dette mindre enn kostnadene for eldre kontrakter for kun lyd eller nettkonferanser, og en vanlig kostnadsbegrunnelse er å ganske enkelt erstatte en eldre lydkonferanseplan med en moderne videokonferanseløsning som også inkluderer lydsamtaler og skjermdeling.
Kostnaden for videokonferanseutstyr kan variere fra grunnleggende webkameraoppsett på $100 til $2,000 DIY-sett med hyllevare for forbrukermaskinvare, og helt opp til $10-20,000 eller mer for integrerte telepresence-løsninger. Møteromsutstyr selges vanligvis som et engangskjøp på forhånd, men kan også leases eller finansieres "som en tjeneste" med kostnader spredt over flere år. I det siste scenariet bør organisasjoner budsjettere $100 til $300 per rom per måned (eller ~$1,200 til $3,600 betalt årlig) for å gi teamene dine pålitelige videokonferanser i bedriftsklassen. (Merk, som datamaskiner, smarttelefoner eller annen teknologi, varierer den forventede livssyklusen for videokonferanseutstyr sterkt fra leverandør til leverandør. Organisasjoner bør vurdere forventet levetid for videokonferanseutstyr før de kjøper for å forstå de totale eierkostnadene i løpet av 5-10 år periode).
Hvis du ikke vet hvor du skal begynne, kan du sjekke listen vår over beste videokonferanseutstyr.
Kostnad for videokonferanseprogramvare/tjeneste
En skybasert videokonferanseprogramvaretjeneste er alt som kreves for å aktivere videokonferanser på personlige enheter som bærbare datamaskiner og telefoner. Små team og eksterne team uten konferanserom trenger kanskje ikke møteromsutstyr og kan velge en løsning som kun er programvare. Gratis apper for videokonferanser er tilgjengelige, men begrenser vanligvis bruken etter antall deltakere eller maksimale samtalelengder. Krypterte og pålitelige videokonferansetjenester i bedriftsklassen er gjennomsnittlig mellom $13 og $20 per vert per måned.
- Livsstørrelse: Fra kl $12.95 vert/måned (Se priser)
- WebEx: Starter kl $13.50 vert/måned
- GoToMeeting: Starter kl $14.00 vert/måned
- Zoom: Starter kl $14.99 vert/måned
- BlueJeans: Starter kl $16.65 vert/måned
Skjulte kostnader å se etter
Abonnementslisteprisene vil svinge gjennom året etter hvert som funksjoner utgis og pakker rekonfigureres, men det er to hovedtillegg som kjøpere bør være oppmerksomme på:
Avgifter for PSTN-lydkonferanser per minutt
Lydkonferanser er et vanlig tillegg som muliggjør et gratis oppringingsalternativ for deltakere som deltar i et møte via en standard telefonlinje. Mange Zoom-kunder må hente en ekstra regning bare for lydsamtaler, basert på deres publiserte regionale lydkonferansepriser. Og når avgifter faktureres per deltaker per minutt, kan ekstrakostnadene øke raskt.
For eksempel kan en 10-veis lyd (PSTN) konferanse med deltakere i Storbritannia faktureres med en hastighet på $0.87 minutt ($0.087 per deltaker i samtalen), eller $52.20 per time. Den samme samtalen som kjøres på ukentlig basis vil koste $2,714.40 i årlige bruksavgifter for kun ett gjentakende møte.
SIP/H.323 interoperabilitet
Et annet kostbart tillegg er konferanseromskontakter som kreves for å muliggjøre SIP/H.323 interoperabilitet. For mange leverandører av programvareløsninger kommer muligheten til å legge til konferanseromsstøtte til en årlig avgift per rom på gjennomsnittlig $500 per rom per år. Uten det vil ikke møtedeltakerne kunne delta fra deres standardbaserte konferanseromsystemer, og vil i stedet bli tvunget til å bli med fra leverandørens programvareapplikasjon i stedet.
Kostnader for videokonferanseutstyr
Kostnaden for teknologi for å gjennomføre en videokonferanse har falt dramatisk de siste tre til fem årene. Tilgjengeligheten av høyhastighetsnettverk og HD-kameraer har ført til alt-i-ett klyngerom og konferanseromsløsninger som koster en tidel av hva tilsvarende løsninger solgte for mindre enn ti år siden. Gjør-det-selv-videokonferansesett av hyllevare USB-enheter kan settes sammen for rundt $2,000 og alt-i-ett-enheter kan distribueres for så lite som $99 per rom per måned.
- Lifesize Icon 300: Starter kl $99 rom/måned eller $1,999 XNUMX (Se priser)
- Logitech Tap Kit for Zoom-rom: Starter kl $2,899 (CDW)
- WebEx Room Kit Mini: Starter kl $4,946.99 (CDW)
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Krev tilpasset tilbud og/eller årlig tilkoblingsavgift på $ 500 (maskinvare ikke inkludert)
CapEx vs. OpEx
I dag har bedrifter muligheter for hvordan de velger å kjøpe eller leie videokonferansekamerasystemer for møterom. Mens videosystemer tradisjonelt er CapEx-tunge investeringer, rom-som-en-tjeneste modeller gir et OpEx-alternativ for å sikre møteromsmaskinvare til en fast månedlig eller årlig rate.
Kalkulator for totale eierkostnader (TCO) for videokonferanser
TCO tar hensyn til de direkte og indirekte kostnadene til et produkt og inkluderer mer enn bare det som står på prislappen. Ekstra kostnader som lydkonferanseavgifter per minutt, SIP/H323 interoperabilitetsgebyrer og eventuelle potensielle infrastrukturforbedringer som kreves for å støtte en løsning kan øke. Her er de fem viktigste faktorene som bidrar til de totale eierkostnadene:
- Abonnements-/lisensavgifter – Avtalte abonnementskostnader per vert, inkludert eventuelle tillegg som webinarer, opptak eller integreringspakker
- Båndbredde/lydanropsgebyrer – Videokonferanser kan øke et selskaps bruk av internettbåndbredde, og mange løsninger krever en ekstra avgift per minutt for lydsamtaler
- Infrastruktur – Kostnader for å utstyre konferanserom med ekstra skjermer eller Ethernet-dråper
- IT-feilsøking – IT-tid og -ressurser for å vedlikeholde utstyr og administrere leverandørrelasjoner
- Feilsøking for sluttbruker – Brukertid og ressurser til å lære en ny løsning
Vår TCO-kalkulator for videokonferanser lar deg sammenligne leverandører basert på enkle bruker- og bruksinndata og gir en detaljert oversikt over fordeler og ulemper ved hver løsning.
Formler for avkastning på videokonferanser
Selv om mange av de mer sosiale fordelene med videokonferanser er vanskelige å beregne, er det fortsatt viktig å vurdere avkastningen til enhver teknologi før du foretar en investering. Å forstå verdien oppnådd ved å implementere videokonferanser hjelper forretningsbeslutningstakere til å forstå hvorfor videokonferanser bør ses på som en nødvendighet, ikke bare en finhet. Her er tre måter å beregne avkastningen for videokonferanser på:
Reisebesparelser
Se på reisekostnadene for nettstedene dine ansatte vanligvis reiser til og fra. Hvor mange prosent av disse reisekronene kan fortrenges ved hjelp av videokonferanser? Beregn et gjennomsnittlig årlig reisebudsjett og bruk en rimelig prosentandel som kan erstattes av videokonferanser.
x [% videokonferanseforskyvning]
Sammenlign resultatet av denne beregningen med kostnadene for en videokonferansetjeneste. Det kan bidra til å gi deg et grovt estimat på hvor lang tid det vil ta å betale tilbake den opprinnelige investeringen.
= $1,000,000 XNUMX XNUMX reisebudsjett
Hvis bare halvparten av disse møtene skjedde over videokonferanser, kan du bruke disse $500,000 100 til å videoaktivere hele organisasjonen og utstyre XNUMX møterom med 4K videokonferansesystemer. Og med høykvalitets HD-videokonferanser mister du ikke noen av detaljene i det virkelige liv, ansikt til ansikt interaksjoner.
I tillegg til den fysiske prisen på flybillett og overnatting, er det også produktive timer tapt å reise. Å reise til og fra flyplasser, gå gjennom sikkerhetskontrollen og vente på å gå ombord på fly er alle måter produktiviteten hemmes på. I gjennomsnitt er åtte timer bortkastet på en gjennomsnittlig reise. Ikke glem å inkludere kostnadene for bortkastede timer hver tur i din gjennomsnittlige reiseutgift.
Økt møteproduktivitet
Gjennomsnittlig ansatt er planlagt til nesten 60 møter hver måned. Med ett av tre minutter av hver arbeidsdag brukt på møter, er det viktig å maksimere møteproduktiviteten for å få mest mulig ut av tiden din.
Hos Lifesize fortsetter vår gjennomsnittlige møtetid å være omtrent 18 minutter – godt under de 30 eller 60 minuttene kalenderen din foreslår. Ved å redusere tiden det tar å spørre «Hvem ble nettopp med?» ti ganger en videosamtale og fjerner ikke-verbal feilkommunikasjon, kan du komme rett inn i møtet. Det kan virke som et mindre bidrag til ROI, men selv 5 minutter et møte spart over 60 møter gir deg 5 ekstra timer i måneden.
Multipliser det med lønningene i møterommet, og du vil raskt finne avkastning på investeringen din.
Teknologiforskyvning
En tredje ROI-hensyn tar form av teknologiforskyvning. Vanligvis brukes videokonferanser som en erstatning for en utdatert nettkonferanse- eller lydkonferanseløsning. Ta pengene som ville blitt brukt på tradisjonelle konferanser og bruk dem på en alt-i-ett-løsning som dekker lyd-, nett- og videokonferanser. Du kan kanskje rettferdiggjøre kostnadene for en moderne skybasert løsning bare ved å trekke tilbake en utdatert og underutnyttet tjeneste.
Selvfølgelig er den virkelige avkastningen av videokonferanser verdien som settes på teknologien av brukerne. Hvis brukere opplever en fordel med videokonferanser og synes det er enkelt å bruke, vil de bruke det og teknologien vil raskt bli sett på som en forretningskritisk komponent i deres daglige arbeid.
Sammenligning av kostnader: Hvilken videokonferanseløsning er best for bedriften din
Med tilsynelatende uendelige muligheter for videokonferanseløsninger på dagens arbeidsplass, inkludert tilbud fra en rekke merker som Microsoft, Cisco, Google og flere, ønsker vi å gjøre det enkelt å navigere i potensielle leverandører og velge den beste videokonferansen for dine behov og ditt budsjett , enten du er et stort selskap eller en småbedrifter. Vår guide til Velge en videokonferanseløsning er et flott utgangspunkt for spørsmål å stille og funksjoner å se etter når du vurderer dine behov. Og bevæpnet med riktig informasjon, vår TCO kalkulator vil gi deg en side-ved-side-kostnadssammenligning av mange av de mest populære videokonferanseleverandørene.
