Pokud jde o zavádění videokonferencí na pracovišti, existují dva typy lidí: ti, kteří to intuitivně „chápou“, a ti, kteří potřebují nějaké přesvědčování. Pro lidi v prvním táboře je vlastní užitečnost a hodnota videokonferenčního systému samozřejmá; abych citoval jednoho generálního ředitele a těžkého uživatele Lifesize: "Neodůvodňuji náklady na používání našich telefonů nebo počítačů, tak proč náklady na videokonference?" Pro lidi ve druhém táboře však videokonference představuje změnu status quo a jako taková vyžaduje dodatečné zdůvodnění nákladů, než je bude možné plně přijmout a přijmout v celé organizaci.
Kolik stojí videokonference?
Dnes většina organizací přijímá cloudové videokonferenční služby. Ceny za tyto služby obvykle začínají bezplatnou zkušební verzí nebo nabídkou „freemium“ s omezenou funkčností a rozsahem až po podnikové ceny určené pro větší organizace se stovkami nebo tisíci uživatelů. Většina, ale ne všichni, poskytovatelé cloudových videokonferencí (včetně Lifesize) si účtují poplatky na základě modelu „za hostitele“, což znamená, že použití je účtováno na základě těch, kteří aktivně plánují a usnadňují schůzky, zatímco účastníci schůze a hosté se obvykle mohou připojit zdarma.
Organizace, které s videokonferencemi teprve začínají, by obecně měly mít rozpočet 13 až 20 USD na hostitele měsíčně – nebo 150 až 250 USD ročně, když se účtuje ročně. Pro mnoho organizací je to méně než náklady na starší smlouvy týkající se pouze zvuku nebo webových konferencí a jedním z běžných důvodů pro náklady je jednoduše nahradit starší plán zvukových konferencí moderním řešením videokonferencí, které zahrnuje také zvukové hovory a sdílení obrazovky.
Náklady na vybavení pro videokonference se mohou pohybovat od základního nastavení webové kamery v hodnotě 100 USD po 2,000 10 USD kutilské sady běžného spotřebního hardwaru a až 20,000-100 300 USD nebo více za integrovaná řešení teleprezence. Vybavení zasedacích místností se obvykle prodává jako jednorázový nákup předem, ale lze jej také pronajmout nebo financovat „jako službu“ s náklady rozloženými na několik let. V druhém scénáři by organizace měly mít rozpočet 1,200 až 3,600 USD na místnost měsíčně (nebo ~5 10 až XNUMX XNUMX USD placených ročně), aby vašim týmům umožnily spolehlivé videokonference na podnikové úrovni. (Upozorňujeme, že jako u počítačů, chytrých telefonů nebo jakékoli jiné technologie se očekávaný životní cyklus zařízení pro videokonference velmi liší podle poskytovatele. Organizace by měly před nákupem zvážit očekávanou životnost zařízení pro videokonference, aby plně pochopily celkové náklady na vlastnictví za XNUMX–XNUMX let. doba).
Pokud nevíte, kde začít, můžete se podívat na náš seznam nejlepší vybavení pro videokonference.
Náklady na software/službu pro videokonference
K umožnění videokonferencí na osobních zařízeních, jako jsou notebooky a telefony, stačí cloudová softwarová služba pro videokonference. Malé týmy a vzdálené týmy bez konferenčních místností nemusí potřebovat vybavení zasedací místnosti a mohou se rozhodnout pro pouze softwarové řešení. Bezplatné aplikace pro videokonference jsou k dispozici, ale obvykle omezují použití podle počtu účastníků nebo maximální délky hovoru. Šifrované a spolehlivé videokonferenční služby podnikové třídy se v průměru pohybují mezi 13 a 20 USD na hostitele měsíčně.
- Životní velikost: Začátek v $12.95 hostitel/měsíc (Zobrazit ceny)
- WebEx: Začátek v $13.50 hostitel/měsíc
- GoToMeeting: Začátek v $14.00 hostitel/měsíc
- Zoom: Začátek v $14.99 hostitel/měsíc
- BlueJeans: Začátek v $16.65 hostitel/měsíc
Skryté náklady, na které je třeba dávat pozor
Katalogové ceny předplatného budou v průběhu roku kolísat, jak budou funkce vydány a balíčky budou překonfigurovány, ale kupující by si měli být vědomi dvou hlavních doplňků:
Poplatky za minutové audiokonference PSTN
Audiokonference je běžný doplněk, který umožňuje účastníkům, kteří se připojují ke schůzce přes standardní telefonní linku, možnost bezplatného připojení po telefonu. Mnoho zákazníků Zoom si musí vyzvednout další účet pouze za audiohovory na základě zveřejněných regionálních sazeb za audiokonference. A když jsou poplatky účtovány za účastníka za minutu, mohou se dodatečné poplatky rychle sčítat.
Například, Audio 10 (PSTN) konference s účastníky ve Spojeném království je účtována sazbou $0.87 za minutu (0.087 USD na účastníka hovoru), popř $52.20 za hodinu. Stejný hovor provozovaný na týdenní bázi by stál $2,714.40 v ročních poplatcích za užívání pouze za jednu opakovanou schůzku.
Interoperabilita SIP/H.323
Dalším nákladným doplňkem jsou konektory pro konferenční místnosti, které jsou nutné pro umožnění interoperability SIP/H.323. Pro mnoho poskytovatelů softwarových řešení je možnost přidat podporu volání do konferenční místnosti za roční poplatek za pokoj v průměru 500 USD za pokoj a rok. Bez něj se účastníci vašich schůzek nebudou moci připojit ze svých systémů konferenčních místností založených na standardech a místo toho budou nuceni se připojit ze softwarové aplikace poskytovatele.
Náklady na vybavení pro videokonference
Náklady na technologii pro pořádání videokonferencí za poslední tři až pět let dramaticky klesly. Dostupnost vysokorychlostních sítí a HD kamer vedla k all-in-one schoulit místnost a řešení konferenčních místností, která stojí desetinu toho, co se podobná řešení prodávala před méně než deseti lety. Vlastní sady pro videokonference standardních USB zařízení lze sestavit za přibližně 2,000 99 USD a zařízení typu vše v jednom lze nasadit již za XNUMX USD za pokoj měsíčně.
- Lifesize Icon 300: Počínaje $99 pokoj/měsíc nebo 1,999 XNUMX $ (Zobrazit ceny)
- Logitech Tap Kit pro Zoom Rooms: Začíná v $2,899 (CDW)
- WebEx Room Kit Mini: Začátek v $4,946.99 (CDW)
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Vyžadovat vlastní cenovou nabídku a/nebo roční poplatek za připojení pokoje 500 USD (hardware není součástí dodávky)
CapEx vs. OpEx
Dnes mají podniky různé možnosti, jak se rozhodnou koupit nebo pronajmout videokonferenční kamerové systémy pro své zasedací místnosti. Zatímco video systémy jsou tradičně investicemi s vysokým kapitálem, pokoje jako služba modely poskytují možnost OpEx pro zabezpečení hardwaru pro zasedací místnosti za paušální měsíční nebo roční sazbu.
Videokonference Kalkulačka celkových nákladů na vlastnictví (TCO).
Celkové náklady na vlastnictví zohledňují přímé a nepřímé náklady na produkt a zahrnují více než jen to, co je na cenovce. Dodatečné náklady, jako jsou poplatky za minutové audio konference, poplatky za interoperabilitu SIP/H323 a jakákoli potenciální vylepšení infrastruktury nutná pro podporu řešení, se mohou sčítat. Zde je pět hlavních faktorů, které přispívají k celkovým nákladům na vlastnictví:
- Předplatné/licenční poplatky – Smluvní náklady na předplatné na hostitele, včetně jakýchkoli doplňků, jako jsou Webové semináře, nahrávací nebo integrační balíčky
- Poplatky za šířku pásma/audio volání – Videokonference mohou zvýšit využití šířky internetového pásma společnosti a mnoho řešení účtuje další minutový poplatek za audiohovory
- Infrastruktura – Náklady na vybavení konferenčních místností dalšími displeji nebo ethernetovými kapkami
- Odstraňování problémů s IT – Čas a zdroje IT na údržbu zařízení a řízení vztahů s dodavateli
- Odstraňování problémů s koncovým uživatelem – Čas a zdroje uživatelů na naučení se nového řešení
Náš kalkulačka TCO pro videokonference umožňuje porovnávat dodavatele na základě jednoduchých uživatelských a uživatelských vstupů a poskytuje podrobný výstup kladů a záporů každého řešení.
Vzorce návratnosti investic pro videokonference
I když je obtížné vypočítat mnoho sociálních výhod videokonferencí, je stále důležité vyhodnotit ROI jakékoli technologie před provedením investice. Pochopení hodnoty získané implementací videokonferencí pomáhá osobám s rozhodovací pravomocí porozumět tomu, proč by videokonference měly být považovány za nezbytnost, nikoli jen jako maličkost. Zde jsou tři způsoby, jak vypočítat návratnost investic do videokonferencí:
Cestovní úspory
Podívejte se na cestovní náklady na místa, kam vaši zaměstnanci obvykle cestují. Jaké procento těchto cestovních dolarů lze přemístit pomocí videokonferencí? Vypočítejte průměrný roční cestovní rozpočet a použijte přiměřené procento, které lze nahradit videokonferencí.
x [% přemístění videokonferencí]
Porovnejte výstup tohoto výpočtu s náklady na službu videokonference. Může vám pomoci poskytnout hrubý odhad, jak dlouho bude trvat splacení vaší počáteční investice.
= 1,000,000 XNUMX XNUMX $ cestovní rozpočet
Pokud by se pouze polovina těchto schůzek odehrála prostřednictvím videokonferencí, mohli byste těch 500,000 100 $ použít na videoumožnění celé vaší organizace a vybavení XNUMX zasedacích místností 4K videokonferenční systémy. A díky vysoce kvalitním HD videokonferencím nepřijdete o žádné detaily skutečného života, interakce tváří v tvář.
Kromě fyzické ceny letenek a ubytování jsou zde také produktivní hodiny ztracené cestováním. Cestování na letiště az letiště, procházení bezpečnostními opatřeními a čekání na nástup do letadla jsou způsoby, jak omezovat produktivitu. Průměrnou cestou se ztratí osm hodin. Nezapomeňte započítat náklady na hodiny promarněné při každé cestě do svých průměrných nákladů na cestu.
Zvýšená produktivita schůzek
Průměrný zaměstnanec je naplánován na téměř 60 schůzek každý měsíc. Při jedné ze tří minut každého pracovního dne stráveném na schůzkách je důležité maximalizovat produktivitu schůzek, abyste svůj čas využili na maximum.
Ve společnosti Lifesize se naše průměrná doba schůzek nadále pohybuje kolem 18 minut – což je výrazně méně než 30 nebo 60 minut, které by navrhoval váš kalendář. Zkrácením času, který zabere otázka „Kdo se právě připojil?“ desetkrát videohovor a odstranění neverbálních nedorozumění, můžete se dostat přímo do schůzky. Může se to zdát jako nepatrný příspěvek k ROI, ale i 5 minut schůzky ušetřených přes 60 schůzek vám přinese 5 hodin měsíčně navíc.
Vynásobte to platy v zasedací místnosti a rychle zjistíte, že se vaše investice vrátí.
Technologický posun
Třetí úvaha o návratnosti investic má podobu přesunu technologie. Videokonference se obvykle nasazují jako náhrada za zastaralé řešení pro webové konference nebo audiokonference. Vezměte peníze, které by byly použity na tradiční konference, a použijte je na komplexní řešení, které pokrývá audio, webové a video konference. Náklady na moderní řešení hostované v cloudu můžete ospravedlnit pouze tím, že zastaralou a nedostatečně využívanou službu vyřadíte z provozu.
Skutečnou návratností investic do videokonferencí je samozřejmě hodnota, kterou do technologie přikládají uživatelé. Pokud uživatelé vnímají přínos videokonferencí a považují je za snadno použitelné, využijí je a tato technologie bude rychle vnímána jako kritická obchodní součást jejich každodenní práce.
Porovnání nákladů: Které řešení pro videokonference je pro vaši firmu nejlepší
Se zdánlivě nekonečnými možnostmi řešení pro videokonference na dnešním pracovišti, včetně nabídek mnoha značek jako Microsoft, Cisco, Google a dalších, chceme usnadnit orientaci potenciálních prodejců a vybrat ty nejlepší videokonference pro vaše potřeby a váš rozpočet. ať už jste velká korporace nebo a malé firmy. Náš průvodce po Výběr řešení pro videokonference je skvělým výchozím místem pro otázky a funkce, které je třeba hledat při vyhodnocování vašich potřeb. A vyzbrojeni správnými informacemi, naše Kalkulačka TCO vám poskytne vedle sebe srovnání nákladů mnoha nejoblíbenějších prodejců videokonferencí.
