Als het gaat om het gebruik van videoconferenties op de werkplek, zijn er twee soorten mensen: degenen die het intuïtief 'snappen' en degenen die wat overtuiging nodig hebben. Voor mensen in het eerste kamp is het inherente nut en de waarde van een videoconferentiesysteem vanzelfsprekend; om een CEO en zware Lifesize-gebruiker te citeren: "Ik rechtvaardig de kosten niet voor het gebruik van onze telefoons of computers, dus waarom zou ik het gebruik van videoconferenties rechtvaardigen?" Maar voor mensen in het tweede kamp betekent videoconferentie een verandering van de status quo, en als zodanig is er een extra rechtvaardiging van de kosten nodig voordat het volledig kan worden omarmd en door de hele organisatie kan worden overgenomen.
Hoeveel kost videoconferentie?
Tegenwoordig maken de meeste organisaties gebruik van cloudgebaseerde videoconferentieservices. Prijzen voor deze services beginnen meestal met een gratis proefversie of 'freemium'-aanbod met beperkte functionaliteit en schalen naar ondernemingsprijzen die zijn ontworpen voor grotere organisaties met honderden of duizenden gebruikers. De meeste, maar niet alle leveranciers van cloudvideoconferenties (waaronder Lifesize) brengen kosten in rekening op basis van een 'per host'-model, wat inhoudt dat het gebruik wordt gefactureerd op basis van degenen die actief vergaderingen plannen en faciliteren, terwijl deelnemers aan vergaderingen en gasten doorgaans gratis kunnen deelnemen.
Organisaties die net beginnen met videoconferenties, zouden over het algemeen $ 13 tot $ 20 per host per maand moeten budgetteren - of $ 150 tot $ 250 per jaar wanneer ze jaarlijks worden gefactureerd. Voor veel organisaties is dit minder dan de kosten van oudere contracten voor alleen audio of webconferenties, en een veelvoorkomende rechtvaardiging voor de kosten is om simpelweg een verouderd abonnement voor audioconferenties te vervangen door een moderne oplossing voor videoconferenties die ook audiobellen en scherm delen omvat.
De kosten van apparatuur voor videoconferenties kunnen variëren van standaard webcamconfiguraties van $ 100 tot $ 2,000 doe-het-zelfkits met kant-en-klare consumentenhardware, en helemaal tot $ 10-20,000 of meer voor geïntegreerde telepresence-oplossingen. Apparatuur voor vergaderruimten wordt doorgaans verkocht als een eenmalige aankoop vooraf, maar kan ook worden geleased of 'als een service' worden gefinancierd, waarbij de kosten over meerdere jaren worden gespreid. In het laatste scenario zouden organisaties $ 100 tot $ 300 per kamer per maand moeten budgetteren (of ~ $ 1,200 tot $ 3,600 per jaar betaald) om uw teams betrouwbare, zakelijke videoconferenties te bieden. (Let op: net als bij computers, smartphones of andere technologie varieert de verwachte levenscyclus van apparatuur voor videoconferenties sterk per aanbieder. Organisaties moeten rekening houden met de levensverwachting van apparatuur voor videoconferenties voordat ze deze aanschaffen om volledig inzicht te krijgen in de totale eigendomskosten over een periode van 5-10 jaar periode).
Als u niet weet waar u moet beginnen, kunt u onze lijst met beste apparatuur voor videoconferenties.
Kosten van software/service voor videoconferenties
Een softwareservice voor videoconferenties in de cloud is alles wat nodig is om videoconferenties mogelijk te maken op persoonlijke apparaten zoals laptops en telefoons. Kleine teams en teams op afstand zonder vergaderruimtes hebben mogelijk geen vergaderruimteapparatuur nodig en kunnen kiezen voor een software-only oplossing. Gratis apps voor videoconferenties zijn beschikbaar, maar beperken het gebruik doorgaans op basis van het aantal deelnemers of de maximale gespreksduur. Gecodeerde en betrouwbare zakelijke videoconferentieservices kosten gemiddeld tussen $ 13 en $ 20 per host per maand.
- Levensgroot: vanaf $12.95 gastheer/maand (Bekijk prijzen)
- WebEx: vanaf $13.50 gastheer/maand
- GoToMeeting: vanaf $14.00 gastheer/maand
- Zoomen: vanaf $14.99 gastheer/maand
- BlueJeans: vanaf $16.65 gastheer/maand
Verborgen kosten om op te letten
Abonnementsprijzen zullen het hele jaar door fluctueren naarmate functies worden vrijgegeven en pakketten opnieuw worden geconfigureerd, maar er zijn twee belangrijke add-ons waar kopers op moeten letten:
Tarieven voor PSTN-audioconferenties per minuut
Audioconferenties zijn een veelgebruikte add-on die een gratis inbeloptie mogelijk maakt voor deelnemers die deelnemen aan een vergadering via een standaardtelefoonlijn. Veel Zoom-klanten moeten alleen voor audiogesprekken een extra rekening betalen, op basis van hun gepubliceerde regionale tarieven voor audioconferenties. En wanneer vergoedingen per deelnemer per minuut worden gefactureerd, kunnen de extra kosten snel oplopen.
Bijvoorbeeld een 10-way audio (PSTN) conferentie met deelnemers in het VK wordt gefactureerd tegen een tarief van $0.87 per minuut ($ 0.087 per deelnemer aan het gesprek), of $52.20 per uur. Wekelijks dezelfde oproep uitvoeren zou kosten $2,714.40 in jaarlijkse gebruiksvergoedingen voor slechts één terugkerende vergadering.
SIP/H.323-interoperabiliteit
Een andere kostbare toevoeging zijn connectoren voor vergaderruimten die nodig zijn om SIP/H.323-interoperabiliteit mogelijk te maken. Voor veel leveranciers van software-only oplossingen geldt voor de mogelijkheid om ondersteuning voor bellen in vergaderruimten toe te voegen een jaarlijkse vergoeding per kamer van gemiddeld $ 500 per kamer per jaar. Zonder dit kunnen uw deelnemers aan de vergadering niet deelnemen vanuit hun op standaarden gebaseerde vergaderruimtesystemen en worden ze in plaats daarvan gedwongen om deel te nemen vanuit de softwaretoepassing van de provider.
Kosten van apparatuur voor videoconferenties
De kosten van technologie voor het houden van een videoconferentie zijn de afgelopen drie tot vijf jaar dramatisch gedaald. De beschikbaarheid van snelle netwerken en HD-camera's hebben geleid tot alles-in-één huddle kamer en oplossingen voor vergaderruimten die een tiende kosten van wat vergelijkbare oplossingen minder dan tien jaar geleden verkochten. Doe-het-zelf videoconferentiekits van kant-en-klare USB-apparaten kunnen worden samengesteld voor ongeveer $ 2,000 en alles-in-één-apparaten kunnen worden ingezet voor slechts $ 99 per kamer per maand.
- Lifesize Icon 300: vanaf $99 kamer/maand of $1,999 (Bekijk prijzen)
- Logitech Tap Kit voor Zoom Rooms: vanaf $2,899 (CDW)
- WebEx Room Kit Mini: vanaf $4,946.99 (CDW)
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Vereist aangepaste offerte en/of jaarlijkse $ 500 kamerverbindingskosten (hardware niet inbegrepen)
CapEx versus OpEx
Tegenwoordig hebben bedrijven verschillende opties voor het kopen of leasen van camerasystemen voor videoconferenties voor hun vergaderruimten. Terwijl videosystemen traditioneel CapEx-zware investeringen zijn, kamers-als-een-service modellen bieden een OpEx-optie voor het beveiligen van vergaderruimtehardware tegen een vast maandelijks of jaarlijks tarief.
Calculator voor totale eigendomskosten (TCO) voor videoconferenties
TCO houdt rekening met de directe en indirecte kosten van een product en omvat meer dan alleen wat er op het prijskaartje staat. Bijkomende kosten, zoals kosten voor audioconferenties per minuut, SIP/H323-interoperabiliteitskosten en eventuele infrastructuurverbeteringen die nodig zijn om een oplossing te ondersteunen, kunnen oplopen. Dit zijn de vijf belangrijkste factoren die bijdragen aan de totale eigendomskosten:
- Abonnements-/licentiekosten – Gecontracteerde abonnementskosten per host, inclusief eventuele add-ons zoals webinars, opname- of integratiepakketten
- Kosten voor bandbreedte/audiogesprekken – Videoconferenties kunnen het gebruik van internetbandbreedte van een bedrijf verhogen, en veel oplossingen brengen een extra vergoeding per minuut in rekening voor audiogesprekken
- Infrastructuur – Kosten om vergaderzalen uit te rusten met extra beeldschermen of ethernet-drops
- IT-probleemoplossing – IT-tijd en middelen om apparatuur te onderhouden en leveranciersrelaties te beheren
- Problemen met eindgebruikers oplossen – Gebruik tijd en middelen om een nieuwe oplossing te leren
Onze TCO-calculator voor videoconferenties laat u leveranciers vergelijken op basis van eenvoudige gebruikers- en gebruiksinvoer en biedt een gedetailleerd overzicht van de voor- en nadelen van elke oplossing.
ROI-formules voor videoconferenties
Hoewel veel van de meer sociale voordelen van videoconferenties moeilijk te berekenen zijn, is het nog steeds belangrijk om de ROI van elke technologie te evalueren voordat u een investering doet. Door de waarde te begrijpen die wordt verkregen door het implementeren van videoconferenties, kunnen zakelijke besluitvormers begrijpen waarom videoconferenties moeten worden gezien als een noodzaak, niet alleen als een aardigheidje. Hier zijn drie manieren om uw ROI voor videoconferenties te berekenen:
Reisbesparingen
Kijk naar de reiskosten voor de locaties waar uw medewerkers gewoonlijk heen en weer reizen. Welk percentage van die reisdollars kan worden verplaatst met behulp van videoconferenties? Bereken een gemiddeld reisbudget per jaar en hanteer een redelijk percentage dat vervangen kan worden door videoconferencing.
x [% verplaatsing videoconferenties]
Vergelijk de output van deze berekening met de kosten van een videoconferentieservice. Het kan u helpen een ruwe schatting te geven van hoe lang het duurt om uw initiële investering terug te verdienen.
= $ 1,000,000 reisbudget
Als slechts de helft van die vergaderingen via videoconferenties zou plaatsvinden, zou u die $ 500,000 kunnen gebruiken om uw hele organisatie video-enabled te maken en 100 vergaderruimten uit te rusten met 4K-videoconferentiesystemen. En met HD-videoconferenties van hoge kwaliteit verliest u geen enkel detail van het echte leven, face-to-face interacties.
Naast de fysieke prijs van vliegtickets en accommodatie, gaan er ook productieve uren verloren om te reizen. Reizen van en naar luchthavens, door de beveiliging gaan en wachten om aan boord van vliegtuigen te gaan zijn allemaal manieren waarop de productiviteit wordt belemmerd. Gemiddeld gaat er acht uur verloren aan een gemiddelde rit. Vergeet niet de kosten van verspilde uren per reis op te nemen in uw gemiddelde reiskosten.
Verhoogde vergaderingsproductiviteit
De gemiddelde werknemer is ingepland voor bijna 60 vergaderingen per maand. Met één op de drie minuten van elke werkdag besteed aan vergaderingen, is het belangrijk om de vergaderproductiviteit te maximaliseren om het meeste uit uw tijd te halen.
Bij Lifesize blijft onze gemiddelde vergadertijd ongeveer 18 minuten bedragen - ruim onder de 30 of 60 minuten die uw agenda suggereert. Door de tijd te verkorten die nodig is om te vragen "Wie is er net lid geworden?" tien keer een videogesprek en het verwijderen van non-verbale miscommunicatie, je kunt meteen in de vergadering komen. Het lijkt misschien een kleine bijdrage aan de ROI, maar zelfs 5 minuten per vergadering bespaart meer dan 60 vergaderingen levert u 5 extra uren per maand op.
Vermenigvuldig dat met de salarissen in de vergaderruimte en u zult snel een rendement op uw investering vinden.
Technologie verplaatsing
Een derde ROI-overweging is de verplaatsing van technologie. Meestal wordt videoconferencing ingezet als vervanging voor een verouderde oplossing voor webconferencing of audioconferencing. Neem het geld dat zou worden gebruikt voor traditionele conferenties en gebruik het voor een alles-in-één oplossing voor audio-, web- en videoconferenties. Mogelijk kunt u de kosten van een moderne, in de cloud gehoste oplossing rechtvaardigen door een verouderde en onderbenutte service buiten gebruik te stellen.
De echte ROI van videoconferenties is natuurlijk de waarde die de gebruikers aan de technologie hechten. Als gebruikers een voordeel zien aan videoconferenties en het gebruiksvriendelijk vinden, zullen ze het gebruiken en zal de technologie snel worden gezien als een bedrijfskritisch onderdeel van hun dagelijkse werk.
Kosten vergelijken: welke oplossing voor videoconferenties het beste is voor uw bedrijf
Met schijnbaar eindeloze opties voor oplossingen voor videoconferenties op de werkplek van vandaag, inclusief aanbiedingen van een groot aantal merken zoals Microsoft, Cisco, Google en meer, willen we het gemakkelijk maken om door potentiële leveranciers te navigeren en de beste videoconferenties voor uw behoeften en uw budget te kiezen , of u nu een groot bedrijf bent of een kleine bedrijven. Onze gids voor Een oplossing voor videoconferenties selecteren is een geweldige startplaats voor vragen die u kunt stellen en functies waarnaar u moet zoeken bij het evalueren van uw behoeften. En gewapend met de juiste informatie, onze TCO-calculator geeft u een zij-aan-zij kostenvergelijking van veel van de meest populaire leveranciers van videoconferenties.
