Mitä tulee videoneuvottelujen käyttöön työpaikalla, on olemassa kahdenlaisia ​​ihmisiä: niitä, jotka intuitiivisesti "saavat sen", ja niitä, jotka tarvitsevat vakuuttamista. Ensimmäiseen leiriin kuuluville ihmisille videoneuvottelujärjestelmän luontainen hyödyllisyys ja arvo on itsestään selvää. lainatakseni yhtä toimitusjohtajaa ja raskasta Lifesize-käyttäjää: "En oikeuta puhelimiemme tai tietokoneidemme käyttöä kustannuksilla, joten miksi oikeuta videoneuvottelujen käyttö kustannuksiin?" Mutta toisen leirin ihmisille videoneuvottelu merkitsee muutosta vallitsevaan tilanteeseen, ja sellaisenaan se vaatii ylimääräisiä kustannusperusteita, ennen kuin se voidaan täysin omaksua ja omaksua koko organisaatiossa. 

ROI:n ja TCO:n laskeminen videoneuvottelua varten

Kuinka paljon videoneuvottelu maksaa?

Nykyään useimmat organisaatiot ottavat käyttöön pilvipohjaisia ​​videoneuvottelupalveluita. Näiden palveluiden hinnoittelu alkaa tyypillisesti ilmaisella kokeiluversiolla tai "freemium"-tarjouksella, jossa on rajoitettu toiminnallisuus ja joka skaalautuu yrityshinnoitteluun, joka on suunniteltu suuremmille organisaatioille, joissa on satoja tai tuhansia käyttäjiä. Useimmat, mutta eivät kaikki, pilvivideoneuvottelujen toimittajat (mukaan lukien Lifesize) veloittaa isäntäkohtaisen mallin perusteella, mikä tarkoittaa, että käyttö laskutetaan niiden perusteella, jotka suunnittelevat ja helpottavat kokouksia, kun taas kokouksen osallistujat ja vieraat voivat yleensä liittyä maksutta.

Organisaatioiden, jotka ovat vasta aloittaneet videoneuvottelun, tulisi yleensä budjetoida 13–20 dollaria isäntä kohden kuukaudessa – tai 150–250 dollaria vuodessa, kun ne laskutetaan vuosittain. Monille organisaatioille tämä on vähemmän kuin vanhojen vain ääni- tai verkkoneuvottelusopimusten kustannukset, ja yksi yleinen kustannusperuste on yksinkertaisesti korvata vanha äänineuvottelusuunnitelma nykyaikaisella videoneuvotteluratkaisulla, joka sisältää myös äänipuhelut ja näytön jakamisen. 

Videoneuvottelulaitteiden kustannukset voivat vaihdella 100 dollarin verkkokameran perusasennuksista 2,000 10 dollarin tee-se-itse -pakkauksiin, joissa on valmiita kuluttajalaitteistoja, ja jopa 20,000–100 300 dollaria tai enemmän integroitujen telepresence-ratkaisujen osalta. Kokoushuoneen varusteet myydään tyypillisesti kertaluonteisena ennakkohankintana, mutta ne voidaan myös vuokrata tai rahoittaa "palveluna", jolloin kustannukset jakautuvat usealle vuodelle. Jälkimmäisessä tilanteessa organisaatioiden tulisi budjetoida 1,200–3,600 dollaria huonetta kohden kuukaudessa (tai noin 5 10–XNUMX XNUMX dollaria vuodessa), jotta tiimisi voivat järjestää luotettavat bisnesluokan videoneuvottelut. (Huomaa, että kuten tietokoneiden, älypuhelimien tai minkä tahansa muun tekniikan, videoneuvottelulaitteiden odotettu elinkaari vaihtelee suuresti palveluntarjoajan mukaan. Organisaatioiden tulee harkita videoneuvottelulaitteiden odotettavissa olevaa elinikää ennen ostamista, jotta ne ymmärtäisivät kokonaiskustannukset XNUMX–XNUMX vuoden aikana. ajanjakso).

Jos et tiedä mistä aloittaa, voit tutustua luetteloomme parhaat videoneuvottelulaitteet

Videoneuvotteluohjelmiston/-palvelun hinta

Pilvivideoneuvotteluohjelmistopalvelu on kaikki mitä tarvitaan videoneuvottelujen mahdollistamiseen henkilökohtaisissa laitteissa, kuten kannettavissa tietokoneissa ja puhelimissa. Pienet tiimit ja etätyöryhmät, joissa ei ole kokoustiloja, eivät välttämättä tarvitse kokoushuoneen laitteita ja voivat valita pelkän ohjelmistoratkaisun. Ilmaiset videoneuvottelusovellukset ovat saatavilla, mutta tyypillisesti rajoittavat käyttöä osallistujamäärän tai puhelun enimmäispituuden mukaan. Salatut ja luotettavat bisnesluokan videoneuvottelupalvelut ovat keskimäärin 13–20 dollaria isäntä kohden kuukaudessa.

  • Lifesize: alkaen $12.95 isäntä/kuukausi (Näytä hinnat)
  • WebEx: alkaen klo $13.50 isäntä/kuukausi
  • GoToMeeting: alkaen klo $14.00 isäntä/kuukausi
  • Zoomaus: alkaen klo $14.99 isäntä/kuukausi
  • BlueJeans: alkaen klo $16.65 isäntä/kuukausi

Piilotettuja kustannuksia

Tilaushinnat vaihtelevat ympäri vuoden, kun ominaisuuksia julkaistaan ​​ja paketteja konfiguroidaan uudelleen, mutta ostajien tulee olla tietoisia kahdesta päälaajennuksesta:

Minuuttikohtaiset PSTN-äänineuvottelumaksut

Äänineuvottelut on yleinen lisäosa, joka mahdollistaa maksuttoman puhelinsoittovaihtoehdon osallistujille, jotka liittyvät kokoukseen tavallisen puhelinlinjan kautta. Monet Zoom-asiakkaat joutuvat nostamaan lisälaskun vain äänipuheluista heidän julkaistujen alueellisten äänineuvotteluhintojensa perusteella. Ja kun maksut laskutetaan per osallistuja per minuutti, lisäkulut voivat kasvaa nopeasti.

Esimerkiksi 10-äänentoisto (PSTN) -konferenssi, johon osallistuu Yhdistyneessä kuningaskunnassa, laskutetaan hintaan $0.87 minuutissa (0.087 dollaria per puhelun osallistuja) tai $52.20 tunnissa. Sama viikoittainen puhelu maksaisi $2,714.40 vuosimaksuina vain yhden toistuvan kokouksen osalta. 

SIP/H.323 yhteentoimivuus

Toinen kallis lisäosa on kokoushuoneen liittimet, joita tarvitaan SIP/H.323-yhteentoimivuuden mahdollistamiseen. Monille ohjelmistoratkaisujen tarjoajille mahdollisuus lisätä neuvotteluhuonepuhelutuki maksaa huonekohtaisen vuosimaksun, joka on keskimäärin 500 dollaria huonetta kohden vuodessa. Ilman sitä kokouksen osallistujat eivät voi liittyä standardipohjaisista neuvotteluhuonejärjestelmistään, vaan heidän on sen sijaan liittyttävä palveluntarjoajan ohjelmistosovelluksesta.

Videoneuvottelulaitteiden kustannukset

Videoneuvottelun järjestämiseen tarvittavan teknologian kustannukset ovat laskeneet dramaattisesti viimeisen kolmen tai viiden vuoden aikana. Nopeiden verkkojen ja HD-kameroiden saatavuus on johtanut all-in-one-toimintoon huddle-huone ja kokoushuoneratkaisut, jotka maksavat kymmenesosan siitä, mitä vastaavat ratkaisut myivät alle kymmenen vuotta sitten. Valmiiden USB-laitteiden tee-se-itse-videoneuvottelusarjat voidaan koota noin 2,000 99 dollarilla ja all-in-one-laitteita voidaan ottaa käyttöön vain XNUMX dollarilla per huone kuukaudessa.

  • Lifesize Icon 300: alkaen $99 huone/kk tai 1,999 XNUMX dollaria (Näytä hinnat)
  • Logitech Tap Kit zoom-huoneille: alkaen klo $2,899 (CDW)
  • WebEx Room Kit Mini: alkaen klo $4,946.99 (CDW)
  • Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Vaadi mukautettu tarjous ja/tai vuotuinen 500 dollarin huoneliitäntämaksu (laitteisto ei sisälly hintaan)

CapEx vs. OpEx

Nykyään yrityksillä on mahdollisuus ostaa tai vuokrata videoneuvottelukamerajärjestelmiä kokoushuoneisiinsa. Vaikka videojärjestelmät ovat perinteisesti raskaita investointeja, huoneet palveluna mallit tarjoavat OpEx-vaihtoehdon kokoushuoneen laitteiston turvaamiseen kiinteällä kuukausi- tai vuosihinnalla.

Videoneuvottelujen kokonaiskustannuslaskin (TCO).

TCO vaikuttaa tuotteen suoriin ja välillisiin kustannuksiin ja sisältää enemmän kuin vain sen, mikä on hintalappussa. Lisäkustannukset, kuten minuuttikohtaiset äänikonferenssimaksut, SIP/H323-yhteensopivuusmaksut ja mahdolliset ratkaisun tukemiseen tarvittavat infrastruktuurin parannukset, voivat kasvaa. Tässä on viisi tärkeintä tekijää, jotka vaikuttavat omistamisen kokonaiskustannuksiin:

  1. Tilaus-/lisenssimaksut – Sopimuksen mukaiset isäntäkohtaiset tilauskulut, mukaan lukien mahdolliset lisäosat, kuten verkkoseminaareja, tallennus- tai integrointipaketteja
  2. Kaistanleveys/äänipuhelumaksut – Videoneuvottelut voivat lisätä yrityksen internetin kaistanleveyden käyttöä, ja monet ratkaisut veloittavat äänipuheluista ylimääräisen minuuttimaksun
  3. Infrastruktuuri – Kokoushuoneiden varustaminen lisänäytöillä tai ethernet-pisaroilla
  4. IT-vianmääritys – IT-aikaa ja -resursseja laitteiden ylläpitoon ja toimittajasuhteiden hallintaan
  5. Loppukäyttäjän vianmääritys – Käyttäjien aikaa ja resursseja uuden ratkaisun oppimiseen

Videoneuvottelun TCO-laskurin painike - Laske säästöt napsauttamalla

Yhtiömme videoneuvottelujen TCO-laskin avulla voit vertailla toimittajia yksinkertaisten käyttäjä- ja käyttösyötteiden perusteella ja tarjoaa yksityiskohtaisen tulosteen kunkin ratkaisun eduista ja haitoista.

Laske säästöjä

Videoneuvottelujen ROI-kaavat

Vaikka monia videoneuvottelujen sosiaalisempia etuja on vaikea laskea, on silti tärkeää arvioida minkä tahansa tekniikan ROI ennen investoinnin tekemistä. Videoneuvottelujen käyttöönoton tuottaman arvon ymmärtäminen auttaa yritysten päättäjiä ymmärtämään, miksi videoneuvottelua tulisi pitää välttämättömyytenä, ei vain hienona asiana. Tässä on kolme tapaa laskea videoneuvottelusi sijoitetun pääoman tuottoprosentti:

Matkasäästöt

Katso matkakustannuksia työpaikoille, joihin työntekijäsi tavallisesti matkustavat. Kuinka monta prosenttia matkakuluista voidaan siirtää videoneuvottelujen avulla? Laske keskimääräinen vuotuinen matkabudjetti ja käytä kohtuullista prosenttiosuutta, joka voidaan korvata videoneuvotteluilla. 

[Keskimääräinen matkakustannus] x [matkoilevien työntekijöiden lukumäärä] x [matkaa vaativien kokousten lukumäärä]
x [% videoneuvottelun siirtymä]

Vertaa tämän laskelman tulosta videoneuvottelupalvelun hintaan. Se voi auttaa sinua antamaan karkean arvion siitä, kuinka kauan alkuperäisen sijoituksesi takaisinmaksu kestää.

[1,000 50 $ keskimääräiset matkakulut] x [20 matkustavaa työntekijää] x [XNUMX kokousta]
= 1,000,000 XNUMX XNUMX dollarin matkabudjetti

Jos vain puolet kokouksista tapahtuisi videoneuvotteluissa, voit käyttää 500,000 100 dollaria videon mahdollistamiseen koko organisaatiossasi ja XNUMX kokoushuoneen varustamiseen. 4K-videoneuvottelujärjestelmät. Ja korkealaatuisten HD-videoneuvottelujen avulla et menetä mitään tosielämän yksityiskohdista, kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta.

Lentolippujen ja majoituksen fyysisen hinnan lisäksi matkustamiseen menetetään myös tuottavia tunteja. Matkustaminen lentokentille ja lentokentiltä, ​​turvatoimien läpikäynti ja lentokoneeseen pääsyn odottaminen ovat kaikki tapoja, joilla tuottavuus heikkenee. Keskimääräisellä matkalla menee hukkaan keskimäärin kahdeksan tuntia. Älä unohda sisällyttää keskimääräisiin matkakuluihisi kunkin matkan hukkaan käytettyjen tuntien hintaa. 

Parempi kokousten tuottavuus

Keskimäärin työntekijälle on varattu kuukausittain lähes 60 tapaamista. Koska yksi kolmesta minuutista jokaisesta työpäivästä kuluu kokouksiin, on tärkeää maksimoida kokousten tuottavuus, jotta saat kaiken irti ajasta. 

Lifesizen keskimääräinen kokousaikamme on edelleen noin 18 minuuttia – selvästi alle 30 tai 60 minuuttia, mitä kalenterisi ehdottaa. Lyhentämällä aikaa, joka kuluu kysymään "Kuka juuri liittyi?" kymmenen kertaa videopuhelussa ja poistamalla sanattomat väärinkäytökset, pääset suoraan käsillä olevaan kokoukseen. Se saattaa tuntua vähäiseltä panokselta sijoitetun pääoman tuottoprosentissa, mutta jopa 5 minuuttia kokouksesta, joka säästää yli 60 kokousta, tuo sinulle 5 ylimääräistä tuntia kuukaudessa.

[Keskimääräinen kuukausittainen kokousmäärä] x [keskimääräinen säästöminuuttimäärä]

Kerro se kokoushuoneen palkoilla, niin saat nopeasti tuoton sijoituksellesi.

Teknologian siirtymä

Kolmas sijoitetun pääoman tuottoprosentti on teknologian siirtyminen. Tyypillisesti videoneuvottelua käytetään korvaamaan vanhentunut verkkoneuvottelu- tai äänineuvotteluratkaisu. Ota rahat, jotka käytettäisiin perinteisiin neuvotteluihin, ja käytä ne all-in-one-ratkaisussa, joka kattaa ääni-, verkko- ja videoneuvottelut. Voit ehkä perustella nykyaikaisen pilvipalveluratkaisun kustannukset vain poistamalla vanhentuneen ja vajaakäytön palvelun.

[Uusi videoneuvottelutilaus] – [Eläkkeellä oleva neuvottelutilaus]

Tietenkin videoneuvottelujen todellinen ROI on käyttäjien teknologialle antama arvo. Jos käyttäjät kokevat videoneuvottelun hyödyn ja pitävät sitä helppokäyttöisenä, he käyttävät sitä ja teknologia nähdään nopeasti liiketoimintakriittisenä osana heidän päivittäistä työtään.

Kustannusten vertailu: mikä videoneuvotteluratkaisu on paras yrityksellesi

Hinnoittelukaavio, jossa verrataan videoneuvottelupalveluntarjoajia, kuten Lifesize, Zoom, BlueJeans, WebEx ja GotoMeeting

Katso täydellinen vertailutaulukko

 

Koska nykypäivän työpaikoilla on näennäisesti loputtomia vaihtoehtoja videoneuvotteluratkaisuille, kuten Microsoftin, Ciscon, Googlen ja muiden tuotemerkkien tarjoukset, haluamme helpottaa mahdollisten toimittajien navigointia ja parhaan videoneuvottelun valitsemista tarpeisiisi ja budjettiisi. , olitpa suuri yritys tai a pienyritys. Opastamme Videoneuvotteluratkaisun valitseminen on loistava aloituspaikka kysymyksille ja ominaisuuksille, joita voit etsiä, kun arvioit tarpeitasi. Ja aseistettuna oikealla tiedolla, meidän TCO-laskin antaa sinulle vierekkäisen hintavertailun monista suosituimmista videoneuvottelutoimittajista.