När det kommer till att använda videokonferenser på arbetsplatsen finns det två typer av människor: de som intuitivt "fattar det" och de som behöver lite övertygande. För människor i det första lägret är den inneboende användbarheten och värdet av ett videokonferenssystem självklart; för att citera en VD och tung Lifesize-användare, "Jag rättfärdigar inte kostnaden för användningen av våra telefoner eller datorer, så varför kostnadsrättfärdiga användningen av videokonferenser?" Men för människor i det andra lägret representerar videokonferenser en förändring av status quo, och kräver som sådan ytterligare kostnadsförklaring innan det fullt ut kan omfamnas och tillämpas i hela organisationen.
Hur mycket kostar videokonferenser?
Idag använder de flesta organisationer molnbaserade videokonferenstjänster. Prissättningen för dessa tjänster börjar vanligtvis med en gratis provperiod eller "freemium"-erbjudande med begränsad funktionalitet och skalas till företagspriser utformade för större organisationer med hundratals eller tusentals användare. De flesta, men inte alla, molnvideokonferensleverantörer (inklusive Lifesize) tar betalt baserat på en "per värd"-modell, vilket innebär att användningen faktureras baserat på de som aktivt schemalägger och underlättar möten, medan mötesdeltagare och gäster vanligtvis kan gå med utan kostnad.
Organisationer som precis har börjat med videokonferenser bör i allmänhet budgetera mellan 13 och 20 USD per värd och månad – eller 150 till 250 USD per år när de faktureras årligen. För många organisationer är detta mindre än kostnaden för äldre kontrakt för endast ljud eller webbkonferenser, och en vanlig kostnadsmotivering är att helt enkelt ersätta en äldre ljudkonferensplan med en modern videokonferenslösning som också inkluderar ljudsamtal och skärmdelning.
Kostnaden för videokonferensutrustning kan sträcka sig från grundläggande webbkamerainställningar för 100 USD till 2,000 10 USD gör-det-själv-kit med färdig konsumenthårdvara, och hela vägen upp till 20,000-100 300 USD eller mer för integrerade telepresence-lösningar. Mötesrumsutrustning säljs vanligtvis som ett engångsköp i förväg, men kan också leasas eller finansieras "som en tjänst" med kostnader spridda över flera år. I det senare scenariot bör organisationer budgetera mellan 1,200 och 3,600 USD per rum och månad (eller 5 10 till XNUMX XNUMX USD betalas årligen) för att ge dina team tillförlitliga videokonferenser i affärsklass. (Observera att, precis som datorer, smartphones eller annan teknik, den förväntade livscykeln för videokonferensutrustning varierar mycket beroende på leverantör. Organisationer bör överväga förväntad livslängd för videokonferensutrustning innan de köper för att till fullo förstå den totala ägandekostnaden under XNUMX-XNUMX år period).
Om du inte vet var du ska börja kan du kolla in vår lista med bästa videokonferensutrustning.
Kostnad för programvara/tjänst för videokonferenser
En mjukvarutjänst för videokonferenser i molnet är allt som krävs för att möjliggöra videokonferenser på personliga enheter som bärbara datorer och telefoner. Små team och fjärrstyrda team utan konferensrum behöver kanske inte mötesrumsutrustning och kan välja en lösning som endast är programvara. Gratis appar för videokonferenser är tillgängliga men begränsar vanligtvis användningen efter antal deltagare eller maxgränser för samtalslängd. Krypterade och pålitliga videokonferenstjänster i affärsklass i genomsnitt mellan $13 och $20 per värd och månad.
- Livsstorlek: Börjar kl $12.95 värd/månad (Visa prissättning)
- WebEx: Börjar kl $13.50 värd/månad
- GoToMeeting: Börjar kl $14.00 värd/månad
- Zoom: Börjar kl $14.99 värd/månad
- BlueJeans: Börjar kl $16.65 värd/månad
Dolda kostnader att hålla utkik efter
Prenumerationslistpriserna kommer att fluktuera under året när funktioner släpps och paket konfigureras om, men det finns två huvudsakliga tillägg som köpare bör vara medvetna om:
Avgifter för PSTN-ljudkonferenser per minut
Ljudkonferenser är ett vanligt tillägg som möjliggör ett avgiftsfritt uppringningsalternativ för deltagare som går med i ett möte via en vanlig telefonlinje. Många Zoom-kunder måste hämta en extra räkning bara för ljudsamtal, baserat på deras publicerade regionala ljudkonferenspriser. Och när avgifter faktureras per deltagare och minut, kan extraavgifterna öka snabbt.
Till exempel kan en 10-vägs ljud (PSTN) konferens med deltagare i Storbritannien faktureras med en hastighet av $0.87 per minut (0.087 USD per deltagare i samtalet), eller $52.20 per timme. Samma samtal som körs på veckobasis skulle kosta $2,714.40 i årliga användningsavgifter för bara ett återkommande möte.
SIP/H.323 interoperabilitet
Ett annat kostsamt tillägg är konferensrumsanslutningar som krävs för att möjliggöra SIP/H.323-kompatibilitet. För många leverantörer av mjukvarulösningar kommer möjligheten att lägga till support för konferensrumssamtal till en årlig avgift per rum på i genomsnitt 500 USD per rum och år. Utan det kommer dina mötesdeltagare inte att kunna gå med från sina standardbaserade konferensrumssystem utan kommer istället att tvingas gå med från leverantörens mjukvaruapplikation istället.
Kostnad för videokonferensutrustning
Kostnaden för teknik för att genomföra en videokonferens har sjunkit dramatiskt under de senaste tre till fem åren. Tillgången till höghastighetsnätverk och HD-kameror har lett till allt-i-ett kramrum och konferensrumslösningar som kostade en tiondel av vad liknande lösningar sålde för mindre än ett decennium sedan. Gör-det-själv-videokonferenssatser med vanliga USB-enheter kan monteras för cirka 2,000 99 USD och allt-i-ett-enheter kan användas för så lite som XNUMX USD per rum och månad.
- Lifesize Icon 300: Börjar kl $99 rum/månad eller $1,999 XNUMX (Visa prissättning)
- Logitech Tap Kit för zoomrum: Börjar kl $2,899 (CDW)
- WebEx Room Kit Mini: Börjar kl $4,946.99 (CDW)
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Kräv anpassad offert och/eller årlig 500 $ rumsanslutningsavgift (hårdvara ingår ej)
CapEx vs. OpEx
Idag har företag alternativ för hur de väljer att köpa eller hyra videokonferenskamerasystem för sina mötesrum. Medan videosystem traditionellt är stora investeringar, rum-som-en-tjänst modeller ger ett OpEx-alternativ för att säkra mötesrumshårdvara till en fast månads- eller årsavgift.
Kalkylator för total ägandekostnad (TCO) för videokonferenser
TCO tar hänsyn till de direkta och indirekta kostnaderna för en produkt och inkluderar mer än bara det som står på prislappen. Ytterligare kostnader som ljudkonferensavgifter per minut, SIP/H323 interoperabilitetsavgifter och eventuella infrastrukturförbättringar som krävs för att stödja en lösning kan läggas till. Här är de fem främsta faktorerna som bidrar till den totala ägandekostnaden:
- Prenumerations-/licensavgifter – Avtalade prenumerationskostnader per värd, inklusive eventuella tillägg som webbseminarier, inspelnings- eller integrationspaket
- Avgifter för bandbredd/ljudsamtal – Videokonferenser kan öka ett företags internetbandbreddsanvändning, och många lösningar tar ut en extra minutavgift för ljudsamtal
- Infrastruktur – Kostnader för att utrusta konferensrum med extra displayer eller Ethernet-droppar
- IT-felsökning – IT-tid och resurser för att underhålla utrustning och hantera leverantörsrelationer
- Felsökning för slutanvändare – Användartid och resurser för att lära sig en ny lösning
Vår TCO-kalkylator för videokonferenser låter dig jämföra leverantörer baserat på enkla användar- och användningsindata och ger en detaljerad utdata av för- och nackdelar med varje lösning.
Formler för ROI för videokonferenser
Även om många av de mer sociala fördelarna med videokonferenser är svåra att beräkna, är det fortfarande viktigt att utvärdera avkastningen på all teknik innan du gör en investering. Att förstå värdet som erhålls genom att implementera videokonferenser hjälper affärsbeslutsfattare att förstå varför videokonferenser bör ses som en nödvändighet, inte bara en trevlighet. Här är tre sätt att beräkna din ROI för videokonferenser:
Resebesparingar
Titta på resekostnaderna för de platser som dina anställda vanligtvis reser till och från. Hur många procent av dessa resepengar kan förskjutas med videokonferenser? Beräkna en genomsnittlig årlig resebudget och använd en rimlig procentandel som kan ersättas med videokonferenser.
x [% videokonferensförskjutning]
Jämför resultatet av denna beräkning med kostnaden för en videokonferenstjänst. Det kan hjälpa dig att ge dig en grov uppskattning av hur lång tid det kommer att ta att betala tillbaka din initiala investering.
= 1,000,000 XNUMX XNUMX USD resebudget
Om bara hälften av dessa möten ägde rum via videokonferenser skulle du kunna använda de 500,000 100 USD för att videoaktivera hela din organisation och utrusta XNUMX mötesrum med 4K videokonferenssystem. Och med högkvalitativa HD-videokonferenser förlorar du inte någon av detaljerna i verkligheten, interaktioner ansikte mot ansikte.
Utöver det fysiska priset för flyg och logi, finns det också produktiva timmar förlorade att resa. Att resa till och från flygplatser, gå igenom säkerhetskontrollen och vänta på att gå ombord på flygplan är alla sätt att produktiviteten hämmas. I genomsnitt slösas åtta timmar bort på en genomsnittlig resa. Glöm inte att inkludera kostnaden för bortkastade timmar varje resa i din genomsnittliga resekostnad.
Ökad mötesproduktivitet
Den genomsnittliga anställde är planerad till nästan 60 möten varje månad. Med en av tre minuter av varje arbetsdag som spenderas i möten är det viktigt att maximera mötesproduktiviteten för att få ut det mesta av din tid.
Hos Lifesize fortsätter vår genomsnittliga mötestid att vara cirka 18 minuter – långt under de 30 eller 60 minuter som din kalender föreslår. Genom att minska tiden det tar att fråga "Vem gick just med?" tio gånger ett videosamtal och ta bort icke-verbala felkommunikationer kan du komma direkt in i mötet. Det kan verka som ett mindre bidrag till avkastningen på investeringen, men även 5 minuter ett möte sparat över 60 möten ger dig 5 extra timmar i månaden.
Multiplicera det med lönerna i mötesrummet så får du snabbt avkastning på din investering.
Teknikförskjutning
En tredje ROI-övervägande tar formen av teknikförskjutning. Vanligtvis används videokonferenser som en ersättning för en föråldrad webbkonferens- eller ljudkonferenslösning. Ta pengarna som skulle användas på traditionella konferenser och använd dem på en allt-i-ett-lösning som täcker ljud-, webb- och videokonferenser. Du kanske kan motivera kostnaden för en modern molnbaserad lösning bara genom att avveckla en föråldrad och underutnyttjad tjänst.
Naturligtvis är den verkliga avkastningen på videokonferenser det värde som användarna lägger på tekniken. Om användare upplever en fördel med videokonferenser och tycker att det är lätt att använda kommer de att använda det och tekniken kommer snabbt att ses som en affärskritisk komponent i deras dagliga arbete.
Jämföra kostnader: Vilken videokonferenslösning är bäst för ditt företag
Med till synes oändliga alternativ för videokonferenslösningar på dagens arbetsplats, inklusive erbjudanden från en mängd varumärken som Microsoft, Cisco, Google och fler, vill vi göra det enkelt att navigera i potentiella leverantörer och välja den bästa videokonferensen för dina behov och din budget , oavsett om du är ett stort företag eller ett Small Business. Vår guide till Välja en videokonferenslösning är en bra startplats för frågor att ställa och funktioner att leta efter när du utvärderar dina behov. Och beväpnad med rätt information, vår TCO-kalkylator kommer att ge dig en sida vid sida kostnadsjämförelse av många av de mest populära videokonferensleverantörerna.
