Jeśli chodzi o przyjęcie wideokonferencji w miejscu pracy, istnieją dwa rodzaje ludzi: ci, którzy intuicyjnie „łapią” i ci, którzy potrzebują przekonania. Dla osób należących do pierwszego obozu nieodłączna użyteczność i wartość systemu wideokonferencyjnego są oczywiste; cytując jednego dyrektora generalnego i intensywnego użytkownika Lifesize: „Nie uzasadniam kosztów korzystania z naszych telefonów lub komputerów, więc po co uzasadniać koszty korzystania z wideokonferencji?” Jednak dla osób z drugiego obozu wideokonferencje oznaczają zmianę status quo i jako takie wymagają dodatkowego uzasadnienia kosztów, zanim będą mogły zostać w pełni przyjęte i przyjęte w całej organizacji.
Ile kosztuje wideokonferencja?
Obecnie większość organizacji wdraża usługi wideokonferencji w chmurze. Ceny tych usług zwykle zaczynają się od bezpłatnej wersji próbnej lub oferty „freemium” z ograniczoną funkcjonalnością i skalują się do cen korporacyjnych zaprojektowanych dla większych organizacji z setkami lub tysiącami użytkowników. Większość, choć nie wszyscy, dostawców rozwiązań wideokonferencyjnych w chmurze (w tym Lifesize) pobiera opłaty w oparciu o model „od hosta”, co oznacza, że opłaty za korzystanie są naliczane na podstawie osób aktywnie planujących i ułatwiających spotkania, podczas gdy uczestnicy spotkań i goście zazwyczaj mogą dołączyć bez żadnych kosztów.
Organizacje, które dopiero zaczynają przygodę z wideokonferencjami, powinny mieć budżet w wysokości od 13 do 20 USD na hosta miesięcznie lub od 150 do 250 USD rocznie przy rozliczaniu rocznym. Dla wielu organizacji jest to mniej niż koszt dotychczasowych umów dotyczących tylko audio lub konferencji internetowych, a jednym z powszechnych uzasadnień kosztów jest po prostu zastąpienie dotychczasowego planu konferencji audio nowoczesnym rozwiązaniem do wideokonferencji, które obejmuje również połączenia audio i udostępnianie ekranu.
Koszt sprzętu do wideokonferencji może wahać się od podstawowej konfiguracji kamery internetowej za 100 USD do zestawów DIY gotowego sprzętu konsumenckiego za 2,000 USD, a nawet do 10-20,000 100 USD lub więcej za zintegrowane rozwiązania teleobecności. Wyposażenie sal konferencyjnych jest zazwyczaj sprzedawane jako jednorazowy zakup z góry, ale może być również wynajmowane lub finansowane „jako usługa”, a koszty rozłożone są na wiele lat. W tym drugim scenariuszu organizacje powinny dysponować budżetem od 300 do 1,200 USD na pokój miesięcznie (lub ~3,600 do 5 USD rocznie), aby zapewnić zespołom niezawodne wideokonferencje klasy biznesowej. (Należy pamiętać, że podobnie jak w przypadku komputerów, smartfonów lub innych technologii, oczekiwany cykl życia sprzętu do wideokonferencji różni się znacznie w zależności od dostawcy. Przed zakupem organizacje powinny rozważyć oczekiwaną żywotność sprzętu do wideokonferencji, aby w pełni zrozumieć całkowity koszt posiadania w okresie 10-XNUMX lat okres).
Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, możesz sprawdzić naszą listę najlepszy sprzęt do wideokonferencji.
Koszt oprogramowania/usługi do wideokonferencji
Usługa oprogramowania do wideokonferencji w chmurze to wszystko, czego potrzeba, aby umożliwić wideokonferencje na urządzeniach osobistych, takich jak laptopy i telefony. Małe zespoły i zespoły zdalne bez sal konferencyjnych mogą nie potrzebować wyposażenia sali konferencyjnej i mogą zdecydować się na rozwiązanie obejmujące wyłącznie oprogramowanie. Darmowe aplikacje do wideokonferencji są dostępne, ale zazwyczaj ograniczają użycie według liczby uczestników lub limitów maksymalnej długości połączenia. Szyfrowane i niezawodne usługi wideokonferencji klasy biznesowej wynoszą średnio od 13 do 20 USD na hosta miesięcznie.
- Lifesize: od godz $12.95 gospodarz/miesiąc (Wyświetl ceny)
- WebEx: od godz $13.50 gospodarz/miesiąc
- GoToMeeting: od godz $14.00 gospodarz/miesiąc
- Zoom: od godz $14.99 gospodarz/miesiąc
- BlueJeans: od godz $16.65 gospodarz/miesiąc
Ukryte koszty, na które należy zwrócić uwagę
Ceny subskrypcji będą się zmieniać w ciągu roku w miarę udostępniania funkcji i rekonfiguracji pakietów, ale istnieją dwa główne dodatki, o których kupujący powinni wiedzieć:
Opłaty za minuty rozmów głosowych PSTN
Konferencje audio to popularny dodatek, który umożliwia bezpłatne połączenie telefoniczne uczestnikom dołączającym do spotkania za pośrednictwem standardowej linii telefonicznej. Wielu klientów Zoom musi uiścić dodatkowy rachunek tylko za połączenia audio, na podstawie opublikowanych stawek za regionalne konferencje audio. A kiedy opłaty są naliczane za uczestnika za minutę, dodatkowe opłaty mogą szybko się sumować.
Na przykład, Dźwięk 10 (PSTN) konferencja z uczestnikami w Wielkiej Brytanii jest rozliczana według stawki $0.87 za minutę (0.087 USD na uczestnika rozmowy), lub $52.20 na godzinę. Taka sama rozmowa co tydzień kosztowałaby $2,714.40 w rocznych opłatach za korzystanie tylko z jednego spotkania cyklicznego.
Współpraca SIP/H.323
Kolejnym kosztownym dodatkiem są złącza do sal konferencyjnych, które są wymagane do umożliwienia współdziałania SIP/H.323. W przypadku wielu dostawców rozwiązań opartych wyłącznie na oprogramowaniu możliwość dodania obsługi połączeń w salach konferencyjnych wiąże się z roczną opłatą za pokój wynoszącą średnio 500 USD za pokój rocznie. Bez tego uczestnicy spotkania nie będą mogli dołączyć z ich opartych na standardach systemów sal konferencyjnych i zamiast tego będą zmuszeni do dołączenia z aplikacji dostawcy.
Koszt sprzętu do wideokonferencji
Koszt technologii do prowadzenia wideokonferencji drastycznie spadł w ciągu ostatnich trzech do pięciu lat. Dostępność szybkich sieci i kamer HD doprowadziła do powstania urządzeń typu „wszystko w jednym”. pokój ciasny oraz rozwiązania do sal konferencyjnych, które kosztują jedną dziesiątą ceny podobnych rozwiązań sprzedawanych mniej niż dziesięć lat temu. Gotowe zestawy do wideokonferencji DIY z gotowych urządzeń USB można zmontować za około 2,000 USD, a urządzenia typu „wszystko w jednym” można wdrożyć za jedyne 99 USD za pokój miesięcznie.
- Lifesize Icon 300: od godz $99 pokój/miesiąc lub 1,999 USD (Wyświetl ceny)
- Zestaw Logitech Tap Kit do Zoom Rooms: od godz $2,899 (CDW)
- WebEx Room Kit Mini: od godz $4,946.99 (CDW)
- Zoom, BlueJeans, GoToMeeting: Wymagaj niestandardowej wyceny i/lub rocznej opłaty za podłączenie do pokoju w wysokości 500 USD (sprzęt nie wchodzi w skład zestawu)
CapEx kontra OpEx
Obecnie firmy mają wybór w zakresie zakupu lub dzierżawy systemów kamer do wideokonferencji w swoich salach konferencyjnych. Chociaż systemy wideo są tradycyjnie inwestycjami wymagającymi dużych nakładów inwestycyjnych, pokoje jako usługa Modele oferują opcję OpEx do zabezpieczania sprzętu do sali konferencyjnej po stałej miesięcznej lub rocznej opłacie.
Kalkulator całkowitego kosztu posiadania (TCO) wideokonferencji
TCO uwzględnia bezpośrednie i pośrednie koszty produktu i obejmuje więcej niż tylko to, co jest na metce. Dodatkowe koszty, takie jak opłaty za minutę konferencji audio, opłaty za interoperacyjność SIP/H323 oraz wszelkie potencjalne ulepszenia infrastruktury wymagane do obsługi rozwiązania, mogą się sumować. Oto pięć najważniejszych czynników wpływających na całkowity koszt posiadania:
- Opłaty abonamentowe/licencyjne – Zakontraktowane koszty subskrypcji na hosta, w tym wszelkie dodatki, takie jak seminaria, nagrania czy pakiety integracyjne
- Opłaty za przepustowość/połączenia audio – Wideokonferencje mogą zwiększyć wykorzystanie przepustowości łącza internetowego w firmie, a wiele rozwiązań nalicza dodatkową opłatę za minutę połączeń głosowych
- Infrastruktura – Koszty wyposażenia sal konferencyjnych w dodatkowe wyświetlacze lub przyłącza ethernetowe
- Rozwiązywanie problemów informatycznych – Czas i zasoby IT potrzebne do konserwacji sprzętu i zarządzania relacjami z dostawcami
- Rozwiązywanie problemów użytkowników końcowych – Czas użytkownika i zasoby potrzebne do nauki nowego rozwiązania
Autonomiczne Kalkulator całkowitego kosztu posiadania wideokonferencji pozwala porównywać dostawców na podstawie prostych danych wejściowych dotyczących użytkowników i użytkowania oraz zapewnia szczegółowe wyniki zalet i wad każdego rozwiązania.
Formuły zwrotu z inwestycji w wideokonferencje
Chociaż trudno jest obliczyć wiele korzyści społecznych płynących z wideokonferencji, przed dokonaniem inwestycji należy ocenić zwrot z inwestycji każdej technologii. Zrozumienie wartości uzyskanej dzięki wdrożeniu wideokonferencji pomaga decydentom biznesowym zrozumieć, dlaczego wideokonferencje powinny być postrzegane jako konieczność, a nie tylko uprzejmość. Oto trzy sposoby obliczania zwrotu z inwestycji w wideokonferencje:
Oszczędności w podróży
Przyjrzyj się kosztom podróży do miejsc, do których Twoi pracownicy zwykle podróżują. Jaki procent tych pieniędzy na podróże można przesunąć za pomocą wideokonferencji? Oblicz średni roczny budżet na podróże i zastosuj rozsądny procent, który można zastąpić wideokonferencjami.
x [% Przemieszczenie wideokonferencji]
Porównaj wynik tego obliczenia z kosztem usługi wideokonferencji. Może pomóc w przybliżeniu oszacowania, ile czasu zajmie spłata początkowej inwestycji.
= 1,000,000 XNUMX XNUMX $ budżetu na podróże
Gdyby tylko połowa tych spotkań odbywała się podczas wideokonferencji, możesz wykorzystać te 500,000 100 USD na wideo w całej organizacji i wyposażyć XNUMX sal konferencyjnych w Systemy wideokonferencyjne 4K. A dzięki wysokiej jakości wideokonferencjom HD nie tracisz żadnych szczegółów z prawdziwego życia, interakcje twarzą w twarz.
Oprócz fizycznej ceny biletu lotniczego i zakwaterowania, istnieją również produktywne godziny stracone na podróż. Podróże do iz lotnisk, przechodzenie przez kontrolę bezpieczeństwa i oczekiwanie na pokład samolotu to wszystko sposoby, które utrudniają produktywność. Podczas przeciętnej podróży marnuje się średnio osiem godzin. Nie zapomnij uwzględnić kosztu godzin zmarnowanych podczas każdej podróży w swoim średnim wydatku na podróż.
Zwiększona produktywność spotkania
Przeciętny pracownik jest zaplanowanych na blisko 60 spotkań miesięcznie. Ponieważ jedna trzecia minut każdego dnia roboczego spędzana jest na spotkaniach, ważne jest, aby zmaksymalizować produktywność spotkania, aby jak najlepiej wykorzystać swój czas.
W Lifesize nasz średni czas spotkań nadal wynosi około 18 minut — znacznie mniej niż 30 lub 60 minut sugerowanych przez kalendarz. Skrócenie czasu potrzebnego na zadanie pytania „Kto właśnie dołączył?” dziesięciokrotna rozmowa wideo i usunięcie niewerbalnych nieporozumień, możesz od razu przystąpić do spotkania. Może się to wydawać niewielkim wkładem w zwrot z inwestycji, ale nawet 5 minut spotkania zaoszczędzone na ponad 60 spotkaniach daje Ci 5 dodatkowych godzin miesięcznie.
Pomnóż to przez pensje w sali konferencyjnej, a szybko znajdziesz zwrot z inwestycji.
Przemieszczenie technologii
Trzecią kwestią dotyczącą zwrotu z inwestycji jest zmiana technologii. Zwykle wideokonferencje są wdrażane jako zamiennik przestarzałych rozwiązań do konferencji internetowych lub konferencji audio. Weź pieniądze, które zostałyby wydane na tradycyjne konferencje, i wykorzystaj je do kompleksowego rozwiązania obejmującego konferencje audio, internetowe i wideo. Możesz uzasadnić koszt nowoczesnego rozwiązania hostowanego w chmurze, po prostu wycofując przestarzałą i niedostatecznie wykorzystywaną usługę.
Oczywiście prawdziwy zwrot z inwestycji w wideokonferencje to wartość, jaką użytkownicy przywiązują do technologii. Jeśli użytkownicy dostrzegą korzyści płynące z wideokonferencji i uznają je za łatwe w użyciu, będą z nich korzystać, a technologia szybko stanie się postrzegana jako kluczowy element ich codziennej pracy.
Porównanie kosztów: które rozwiązanie do wideokonferencji jest najlepsze dla Twojej firmy
Dzięki pozornie nieskończonym opcjom rozwiązań do wideokonferencji w dzisiejszym miejscu pracy, w tym ofert od wielu marek, takich jak Microsoft, Cisco, Google i innych, chcemy ułatwić nawigację wśród potencjalnych dostawców i wybór najlepszego wideokonferencji dla Twoich potrzeb i budżetu , niezależnie od tego, czy jesteś wielką korporacją, czy small business. Nasz przewodnik po Wybór rozwiązania do wideokonferencji to świetne miejsce do zadawania pytań i szukania funkcji podczas oceny potrzeb. I uzbrojony we właściwe informacje, nasz Kalkulator całkowitego kosztu posiadania daje bezpośrednie porównanie kosztów wielu najpopularniejszych dostawców rozwiązań wideokonferencyjnych.
